Guía del panel de facturación en Kapi: lo que ves, lo que significa, lo que puedes hacer

Para quién es este artículo

Para administradores y gerentes de negocios mexicanos que ya emiten CFDI desde Kapi o están a punto de empezar, y quieren entender la pantalla principal del módulo de Facturación antes de meterse a crear su primera factura. Aquí se explica qué información fiscal ves al entrar, qué métricas del mes te muestra el resumen, cómo se navega al historial y a los reportes, y a dónde ir cuando una venta común se vuelve un problema fiscal.

Toda la información de este artículo viene del manual oficial de Kapi, módulo Facturación CFDI 4.0 (kapi.mx/manual/facturacion/), específicamente las secciones de Panel de facturación, Resumen mensual, y Reportes fiscales. Si en tu sistema algo no coincide con lo aquí descrito, escríbenos por WhatsApp y lo revisamos contigo.

1. Qué es el panel de facturación

El módulo de Facturación arranca con un panel (dashboard) que muestra de un vistazo el estado fiscal del negocio: si tu certificado está vigente, cuántos folios te quedan, cuánto llevas facturado este mes y a qué botones entrar para cada tarea común. No es la pantalla para timbrar una factura: es la pantalla de control desde la que decides a dónde ir.

Para entrar, abre el menú principal y haz clic en Facturación. El módulo está disponible para gerentes y administradores. Si un término fiscal como CSD, PAC o REP no te queda claro, el manual tiene un glosario dedicado.

El panel se organiza en tres zonas que vale la pena aprender a leer:

• Información fiscal (columna izquierda). El estado de lo que te permite (o te impide) timbrar.
• Resumen mensual (centro). Las métricas del mes en curso.
• Tareas frecuentes (columna derecha). Los cinco accesos directos a lo que más haces: crear factura de ingresos, facturar tickets, nota de crédito, historial y crear receptor.

Más abajo están el menú de navegación hacia las otras vistas del módulo y una sección de conceptos básicos. Lo primero que conviene aprender es la columna izquierda.

2. Lo que ves al entrar: información fiscal

Lo primero que revisa el panel es si estás en condiciones de timbrar. Esto vive en la columna izquierda bajo el título Información fiscal y te muestra tres datos críticos:

• Certificado digital. Estado del CSD (Certificado de Sello Digital) ante el SAT: vigente o caducado.
• Número de serie. Del certificado activo.
• Folios disponibles. Cuántas facturas puedes emitir antes de necesitar más timbres.

Esos tres datos son la respuesta a la pregunta "¿puedo facturar ahora mismo?". Si los tres están en verde, adelante; si alguno está en rojo o amarillo, conviene resolverlo antes de seguir. El manual señala dos casos típicos que el panel marca de manera explícita.

Certificado caducado

Si el panel marca certificado caducado, no podrás emitir facturas. El sistema bloquea el timbrado hasta que se renueve. La solución no vive en Kapi: tienes que ir al portal del SAT (sat.gob.mx → Certisat) a renovar tu CSD y volver a cargarlo en la Configuración fiscal del sistema. Hasta que el certificado vigente esté cargado, ningún botón de timbrado va a funcionar.

Folios agotados

Si el panel marca folios agotados, significa que ya usaste todos los timbres fiscales que tenías contratados con tu PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). Desde el propio panel hay un botón de Solicitar folios para adquirir más. Los PAC venden paquetes de distintos tamaños; el tamaño adecuado depende del volumen mensual de facturación de tu negocio. El manual no asume un número específico — la decisión de paquete es tuya y de tu contador.

Por qué esta columna va primero

La columna de información fiscal está primero porque un negocio con el certificado vencido o sin folios no puede facturar, no importa cuánto quiera. Revisar el panel cada mañana antes de abrir la caja es una buena manera de detectar a tiempo estos bloqueos y evitar que la primera factura del día rebote.

3. Resumen mensual: cuánto llevas facturado este mes

El centro del panel es un resumen del mes en curso con las métricas que tu contador y tú necesitan para el cierre. Lo que muestra, según el manual, es:

• Facturas realizadas. Total de CFDI emitidos en el mes.
• Total facturado. Monto total de las facturas emitidas.
• Desglose de IVA. Subtotal con IVA 0%, subtotal con IVA 16% y total de IVA cobrado.
• Pagos recibidos. Total de REP (complementos de pago) emitidos.
• Descuentos / bonificaciones. Total en notas de crédito.
• Facturas canceladas. Número y monto de cancelaciones.

El resumen se actualiza conforme emites o cancelas facturas, así que refleja la operación casi en tiempo real. Para una revisión de cierre, basta con entrar al panel al final del mes y leer esos seis números.

Cómo se conecta con el resto del módulo

El resumen mensual te da los totales pero no te da el detalle. Si necesitas ver cuáles facturas específicas se emitieron hoy o cuáles se cancelaron esta semana, no están en el panel: están en Ver historial (en el menú de navegación de la izquierda). El panel es para vista rápida; el historial es para auditoría.

Lo que el panel no incluye (y dónde encontrarlo)

El manual es específico: el resumen mensual es para métricas, no para reportes fiscales. Si lo que necesitas es un reporte para tu declaración o para tu contador con un desglose por periodo, tipo de comprobante o sucursal, lo que buscas está en otra sección: Reportes fiscales.

4. Reportes fiscales: para tu contador y tus declaraciones

Desde el panel se accede a la sección de Reportes fiscales, que vive en el menú Ver Reportes. Estos reportes están pensados para entregar al contador o para preparar declaraciones; no son la vista de operación diaria.

Lo que generan, según el manual, son reportes por periodo que permiten filtrar por rango de fechas y, según la configuración, por sucursal o tipo de comprobante. El flujo típico es: eliges el periodo (una semana, un mes, un trimestre), el tipo de reporte, lo generas y lo descargas en PDF o XML para enviarlo a tu contador.

Cuándo usar el reporte en lugar del historial

El historial lista facturas individuales con su UUID, receptor, monto y estado. Sirve para encontrar una factura específica o para auditorías puntuales. El reporte fiscal agrega totales y subtotales por periodo, con criterios que el contador necesita (por ejemplo, desglose de IVA trasladado, cancelaciones, complementos de pago). Si solo quieres encontrar la factura de un cliente, usa historial. Si quieres el número que va a tu declaración mensual, usa reportes.

Reportes disponibles en el módulo

El manual lista los siguientes reportes en el menú Ver Reportes:

• Reporte de facturas emitidas.
• Reporte de notas de crédito.
• Reporte de complementos de pago (REP).
• Reporte de cancelaciones.
• Reporte de facturas globales del público en general.

Cada uno descarga con su periodo seleccionado. Para el cierre mensual, lo habitual es generar todos los reportes del mes y entregarlos juntos al contador.

5. Cuando te quedas atorado

El panel no resuelve todo. Hay situaciones frecuentes donde el panel por sí solo no basta y necesitas saber a dónde ir dentro del módulo o del manual:

• "Timbro y el SAT rechazó la factura". No es un problema del panel; es un problema de datos del receptor o del producto. Revisa la sección de Catálogo de receptores (para clientes frecuentes) y los datos fiscales de tus productos en Catálogos → Productos (claves SAT, unidad de medida, tasa de IVA). Ambos tienen que estar correctos antes de timbrar.
• "Me equivoqué en una factura ya timbrada". Tienes dos caminos según el caso: cancelar la factura (cuando fue un error y no debió existir) o emitir una nota de crédito (cuando quieres ajustar el monto y conservar ambos documentos). El módulo tiene ambas rutas; no es lo mismo una que otra.
• "Facturé algo como PPD y el cliente ya pagó". Necesitas emitir el REP (Recibo Electrónico de Pago) que acredita el pago. El SAT fija un plazo en días hábiles para emitirlo. No lo dejes pendiente: a partir de la fecha de pago tienes una ventana para timbrar el REP antes de que sea una observación.
• "Necesito ver solo los tickets de hoy". No es un reporte del módulo de Facturación. Para la operación diaria de caja (qué se vendió, qué se cobró), los reportes viven en el módulo de Reportes y BI, no en Facturación.
• "¿Quién puede timbrar?". Solo gerentes y administradores, según el manual. Si un cajero necesita facturar una venta, lo hace entrando a una factura basada en ventas desde el menú Nuevo, pero la emisión de CFDI desde el módulo requiere rol de gerente o administrador.

La lógica general del módulo es: panel para estado fiscal y resumen, tareas frecuentes para las acciones de cada día, historial para encontrar comprobantes individuales, reportes para el contador. Cuando algo no encaje en ninguna de esas cuatro cajas, es casi seguro que estás en otro módulo (Catálogos, Reportes, Operaciones) o que necesitas soporte directo.

Cierre

El panel de facturación es la pantalla de control del módulo. No emite facturas; te dice si estás en condiciones de emitirlas, cuánto llevas del mes y a dónde ir para cada necesidad específica. Si lo lees con esa lógica — estado fiscal a la izquierda, resumen al centro, tareas y navegación a la derecha — el resto del módulo se vuelve mucho más fácil.

La recomendación práctica es simple: empieza el día en el panel. Revisa certificado y folios antes de abrir caja. Una vez que esos dos estén en verde, todo lo demás —facturar tickets, generar notas de crédito, emitir REP, correr reportes del mes para tu contador— está a dos clics desde ahí.

Si en tu sistema algo no coincide con lo aquí descrito, o si necesitas apoyo para configurar el módulo o revisar un caso específico, el equipo de Kapi te lo revisa por WhatsApp: wa.me/5216621050329.

Fuentes

• Kapi Punto de Venta — Manual oficial, módulo de Facturación CFDI 4.0, sección Panel de facturación: kapi.mx/manual/facturacion/#dashboard. Documentación oficial del producto, consultada para este artículo.
• Kapi Punto de Venta — Manual oficial, módulo de Facturación CFDI 4.0, sección Resumen mensual: kapi.mx/manual/facturacion/#resumen-mensual. Documentación oficial del producto, consultada para este artículo.
• Kapi Punto de Venta — Manual oficial, módulo de Facturación CFDI 4.0, sección Reportes fiscales: kapi.mx/manual/facturacion/#reportes-fiscal. Documentación oficial del producto, consultada para este artículo.
• Kapi Punto de Venta — Índice del manual: kapi.mx/manual/.