Cómo armar tu catálogo de productos en Kapi: guía desde cero

Para quién es este artículo

Para dueños y administradores que acaban de dar de alta su tienda en Kapi Punto de Venta, o para quienes llevan meses operando con productos a medias, categorías improvisadas y clientes en una libreta. Aquí se explica, en orden, cómo se arma el catálogo base del sistema: productos, categorías y clientes. Sin entrar a promociones ni a permisos de usuarios — esos tienen guías aparte.

Toda la información de este artículo viene de la documentación oficial de Kapi: la guía de Catálogos en kapi.mx/manual/catalogos/. Si algo no coincide con lo que ves en tu sistema, escríbenos por WhatsApp y lo revisamos contigo.

Por qué los catálogos son lo primero que hay que limpiar

El manual lo dice con claridad y conviene tomarlo en serio antes de seguir leyendo: "Los catálogos son la base de Kapi Punto de Venta: aquí defines qué vendes, a quién, con qué precios y quién puede operar el sistema. Todo lo demás —ventas, inventario, facturación y reportes— se alimenta de lo que capturas aquí. Si los catálogos están limpios y al día, el punto de venta funciona solo." (kapi.mx/manual/catalogos/)

En otras palabras: si tu catálogo está desordenado, todo lo que viene después —el ticket, el inventario, los reportes, la facturación— va a salir desordenado también. La captura inicial es la parte aburrida del trabajo, pero es la que define si los siguientes meses van a fluir o vas a estar apagando incendios a cada rato.

El módulo de Catálogos es de acceso restringido: lo usan gerentes y administradores, no los cajeros. Esto no es capricho: las decisiones que se toman aquí afectan precio, stock y datos fiscales, así que no conviene que cualquier persona con la contraseña del POS las pueda mover.

Cómo entrar al módulo

Desde el menú principal, haz clic en Catálogos. Lo primero que verás es el dashboard del módulo: un panel con tarjetas de resumen que te dice, de un vistazo, cuántos productos tienes, cuántos están activos, cuántos con stock bajo, cuántos clientes, cuántas categorías y cuántas promociones activas. Cada tarjeta es un atajo a su sección. (kapi.mx/manual/catalogos/)

La barra superior del módulo tiene cinco entradas: Dashboard, Productos (con submenú para Categorías), Clientes, Promociones y Usuarios. En esta guía cubrimos las primeras tres; las últimas dos tienen su propio artículo.

Productos: lo que vas a vender

Qué ves en la lista

La vista principal es una tabla con todos tus productos. Las columnas que muestra el sistema son: imagen, ID, código interno, código de barras, nombre, existencia, existencia mínima, existencia máxima y categoría. Arriba de la tabla hay un campo de búsqueda que filtra por nombre, código o código de barras, y un botón Restablecer para limpiar los filtros cuando ya no los necesites.

Datos mínimos para dar de alta un producto

Cuando haces clic en Nuevo Producto, el formulario te pide, en este orden:

• Nombre. Como va a aparecer en el POS y en el ticket. Es lo primero que el cajero va a leer al cobrar.
• Código interno. El código que usa tu negocio para identificar el producto.
• Código de barras. Si el producto lo trae de fábrica, captúralo tal cual; así lo va a poder escanear el cajero con el lector.
• Precio. Precio de venta al público.
• Categoría. La que corresponda —este punto se aborda más adelante.

Después, la sección de inventario:

• Existencia. Stock actual.
• Existencia mínima. El sistema te va a alertar cuando baje de este número.
• Existencia máxima. Una referencia para reabastecimiento, no un tope duro.

Después, la sección de impuestos:

• IVA 16%. La mayoría de los productos.
• IVA 0%. Alimentos básicos, medicinas.
• Exento. Productos exentos de IVA.

Opcionalmente puedes agregar una imagen del producto. Cuando todo esté capturado, haz clic en Guardar.

Un punto práctico que el manual subraya: si vendes a granel o productos sin empaque, asígnales un código interno único. El cajero los podrá buscar por nombre en el POS aunque no tengan código de barras físico.

Precios múltiples, sin trampa

Un mismo producto puede tener varios precios según el tipo de cliente. El sistema maneja, de entrada, dos niveles:

• Precio público, para clientes generales.
• Precio mayorista, para clientes frecuentes o VIP con compras por volumen.

Y se pueden configurar hasta cinco niveles adicionales. Lo importante —y esto el manual lo dice tal cual— es que "el precio correcto se aplica solo": el sistema detecta el tipo de cliente al momento de la venta y aplica el precio correspondiente. El cajero no tiene que cambiar nada a mano. (kapi.mx/manual/catalogos/)

Datos fiscales para facturar

Si emites facturas, cada producto necesita sus datos del SAT correctamente capturados. Sin esto, el CFDI va a rebotar al timbrar:

• Clave de producto/servicio SAT. El código del catálogo del SAT que corresponde al producto.
• Unidad de medida SAT. Pieza, kilogramo, servicio, etc.
• Tasa de IVA. 16%, 8% (frontera), 0% o exento.
• IEPS. Si aplica impuesto especial —bebidas, tabaco y algunos otros giros.

Estos datos viajan al CFDI cuando facturas la venta. El flujo completo de timbrado se cubre en la guía de Facturación; lo que importa aquí es que, sin estos campos bien capturados, no vas a poder facturar ese producto aunque todo lo demás esté perfecto.

Comisiones por producto

Si manejas vendedores con comisión, puedes asignar un monto o un porcentaje por producto. Cuando un vendedor lo vende, el sistema calcula su comisión automáticamente para los reportes —sin cálculos manuales, sin planillas a mano. Es una pieza pequeña del catálogo pero muy útil cuando hay un equipo de ventas detrás del mostrador.

Activar y desactivar sin perder historial

Hay un detalle operativo que vale la pena saber desde el inicio: los productos se pueden activar o desactivar sin borrarlos. El historial de ventas, el inventario y los reportes siguen ligados al producto aunque esté inactivo. Esto te permite "esconder" productos de temporada, descatalogar uno sin perder su rastro o simplemente limpiar el catálogo visible sin borrar información. El manual lo confirma: "Puedes activar o desactivar productos sin borrarlos, conservando su historial". (kapi.mx/manual/catalogos/)

Categorías: cómo se agrupa tu tienda

Las categorías organizan tus productos en grupos lógicos. Sirven para dos cosas concretas: que el cajero encuentre el producto más rápido en el POS, y que los reportes tengan sentido cuando los leas.

La estructura es jerárquica

Las categorías pueden tener subcategorías, formando un árbol. El manual da un ejemplo que aplica a una tienda de abarrotes:

• Abarrotes
  • Botanas
  • Bebidas
  • Enlatados
• Carnes y quesos
  • Res
  • Cerdo
  • Quesos
• Frutas y verduras

Crear una categoría toma tres pasos: clic en Nueva Categoría, escribir el nombre, y si es subcategoría, seleccionar la categoría padre. Guardar y listo.

Una recomendación que el manual repite

El manual hace una recomendación breve pero importante: usa categorías que reflejen cómo están acomodados los productos en tu tienda física. La razón es operativa: si tus categorías en el sistema no coinciden con la forma en que tu tienda está exhibida, los cajeros van a perder tiempo buscando, y los reportes van a agrupar productos que en la realidad no tienen relación comercial.

Los reportes de ventas se pueden filtrar por categoría, lo cual te permite analizar qué líneas de producto generan más ingresos, más margen y más rotación. Si las categorías están bien armadas desde el inicio, esa lectura se vuelve inmediata; si no, te va a tocar reinterpretar cada reporte.

Clientes: a quién le vendes

Qué información guardar de cada cliente

La tabla de clientes muestra, entre otras, las siguientes columnas: ID, nombre completo, email, teléfono, tipo de cliente, número de cliente, celular, ciudad, estado, RFC. No todo es obligatorio —nombre completo sí, el resto depende del tipo de relación que tengas con cada cliente.

Cómo registrar un cliente nuevo

El formulario de Nuevo Cliente pide, en orden, la información de contacto (nombre completo obligatorio, email, teléfono, celular, fecha de nacimiento útil para programas de lealtad), después el tipo de cliente —General, Frecuente, VIP o Corporativo—, y después los datos fiscales si va a facturar: RFC, razón social, régimen fiscal y código postal fiscal.

Opcionalmente puedes configurar, por cliente:

• Límite de crédito, si vendes a crédito.
• Descuento por defecto en porcentaje.
• Método de pago preferido.

Un punto operativo importante que el manual subraya y que vale la pena aplicar desde el día uno: para facturar, pide siempre la Constancia de Situación Fiscal actualizada del SAT. Los datos dictados verbalmente por el cliente suelen no coincidir con los registrados oficialmente, y el timbrado rebota si el RFC, el régimen o el código postal fiscal están mal.

Monedero electrónico

Cada cliente puede tener un saldo a favor en su monedero electrónico, que sirve como forma de pago en cualquier compra. El saldo se genera de tres formas: devoluciones (cuando un cliente devuelve un producto, el monto se carga a su monedero en lugar de regresarse en efectivo), promociones que otorgan saldo, o carga manual por parte de un administrador. Es un detalle pequeño del catálogo pero tiene impacto directo en caja.

Crédito a clientes

Si tu negocio vende a crédito, configura por cada cliente su límite de crédito. El sistema calcula automáticamente el crédito disponible (límite menos deuda) y muestra la deuda actual. Más importante todavía: el sistema valida que el cliente tenga crédito disponible antes de permitir una venta a crédito. Si la operación excede su límite, la venta no procede. Es un control automático que evita que el crédito se te salga de las manos sin darte cuenta.

Puntos de lealtad

El sistema puede generar puntos por cada compra del cliente. Los puntos acumulados se canjean como descuento en compras futuras. La regla de cuántos puntos se generan por peso y su valor de canje se define en la configuración de clientes, dentro de la guía del Administrador. Lo que se captura en el módulo de Catálogos es el alta del cliente y, cuando aplique, su activación en el programa.

Orden sugerido para armar el catálogo desde cero

Si estás empezando con una tienda nueva o limpiando un catálogo heredado, el orden que menos errores deja es este:

1. Categorías primero. Aunque tengas cinco categorías y tres productos, define la estructura. Te va a ahorrar reasignar productos después.
2. Productos base. Da de alta primero los productos de alta rotación —los que más se venden y los que más se buscan. Los productos de lenta rotación pueden esperar al segundo día.
3. Datos fiscales de los productos que facturas. Si emites CFDI, captura las claves SAT y la unidad de medida desde el inicio. Cambiarlas después implica revisar facturas pasadas.
4. Clientes frecuentes y de crédito. Captura primero a los clientes que ya te compran y, sobre todo, a los que te compran a crédito. Así configuras el límite desde el principio y el sistema empieza a controlar la deuda desde la primera venta.
5. El resto, en lotes. Una vez que la base esté sólida, lo demás se va capturando por bloques —una categoría a la semana, una tanda de clientes al mes— sin afectar la operación diaria.

El manual es directo sobre esto: si los catálogos están limpios y al día, el punto de venta funciona solo. La inversa también es cierta.

Cierre

Un catálogo bien armado no se nota cuando todo sale bien —se nota cuando hay un problema y lo puedes rastrear en cinco minutos en lugar de una hora. Productos con datos fiscales correctos, categorías que reflejan cómo está exhibida la tienda, clientes con sus RFC bien capturados y, cuando aplique, su límite de crédito definido: esos cuatro puntos son el piso mínimo sobre el que se construye todo lo demás.

Para terminar de configurar el sistema, las siguientes piezas naturales del catálogo comercial son las promociones (descuentos automáticos en el POS, con vigencia y reglas por tipo de cliente) y los usuarios y perfiles (quién entra al sistema y qué puede hacer). Cada una tiene su propia guía en el manual.

Si te atoras en algún paso o algo en tu sistema no coincide con lo que está descrito aquí, el equipo de Kapi lo revisa contigo por WhatsApp: wa.me/5216621050329.

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Fuentes

• Kapi Punto de Venta — Manual oficial, módulo de Catálogos: kapi.mx/manual/catalogos/. Documentación oficial del producto, consultada para este artículo.
• Kapi Punto de Venta — Guías del manual: kapi.mx/manual/guias/.