Conteo físico y ajustes de inventario en Kapi: cómo cuadrar sin parar la tienda

Para quién es este artículo

Para dueños y gerentes de tienda que ya operan con Kapi Punto de Venta unos meses y sospechan que el inventario del sistema no coincide con el físico. Si te cuadra la caja pero no el inventario —porque hay mermas, robos hormiga, productos sin código o errores de captura— este artículo explica la mecánica concreta para cerrarlo usando dos herramientas del módulo de Inventario: el conteo físico y los ajustes de inventario.

Está basado en la documentación oficial del manual de Kapi, en la sección de Operaciones, apartados de Ajustes y Conteo físico (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-ajustes y kapi.mx/manual/operaciones/#inv-conteo). Si quieres ver primero el panorama general de por qué conviene tener el inventario bajo control —antes de meterte a la mecánica—, te recomendamos el artículo "Cómo dejar de perder dinero en el inventario" (Recursos Kapi, número 1).

Por qué el sistema y el físico se desfasan con el tiempo

El inventario del sistema y el inventario físico rara vez coinciden al 100% después de unas semanas de operación, y eso no significa que Kapi esté mal. Significa que el sistema está registrando ventas, entradas por compras y devoluciones, y el mundo real está registrando, además, todo lo que ese flujo formal no captura: mermas por caducidad, daño de empaque, robo hormiga, conteos mal hechos, productos dados de alta sin código de barras que se confunden en el anaquel, y errores de captura al momento de la venta. La diferencia entre lo que el sistema dice y lo que realmente tienes en el estante se acumula operación tras operación hasta que un día intentas vender algo que "según el sistema hay" pero ya no está.

No se corrige sola. Se corrige con disciplina operativa: comparando lo que dice el sistema contra lo que hay en el estante con regularidad, y registrando las diferencias —las que sean— para que el sistema vuelva a reflejar la realidad. El manual de Kapi divide esa disciplina en dos operaciones complementarias: el conteo físico (que detecta las diferencias) y los ajustes de inventario (que las corrigen y dejan rastro).

Conteo físico: qué es y cuándo conviene hacerlo

El conteo físico es la operación de comparar lo que el sistema dice que tienes contra lo que realmente hay en el anaquel. No es un inventario anual que cierra la tienda un día; el manual describe dos modalidades que están pensadas para no detener la operación (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-conteo):

• Conteo completo. Cuentas todos los productos de la sucursal. El manual recomienda hacer al menos uno por trimestre para tener un punto de referencia fresco.
• Conteo cíclico. Cuentas solo una categoría o sección —bebidas, abarrotes secos, limpieza, línea blanca, lo que aplique a tu giro— y lo haces con más frecuencia, semanal o quincenal, rotando categorías hasta cubrir todo el catálogo al mes.

La recomendación operativa del propio manual es clara: conteos cíclicos semanales rotando categorías, más un conteo completo cada tres meses. Esa es la mejor forma de detectar problemas rápido sin cerrar la tienda un día entero.

Cómo se hace un conteo cíclico en Kapi

El flujo del manual, paso a paso, es este (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-conteo):

1. Crear la sesión de conteo. Defines qué productos o categorías vas a contar.
2. Imprimir la hoja de conteo. El sistema genera una lista de los productos incluidos con espacio para anotar cantidades físicas; esa hoja es la que el personal va a llenar estante por estante.
3. Capturar el conteo. Se ingresan al sistema las cantidades reales que se contaron.
4. Comparar. El sistema muestra las diferencias entre lo que el inventario registraba y lo que se contó físicamente, producto por producto.
5. Generar ajustes. Para las diferencias encontradas, el sistema propone ajustes automáticos que corrigen el stock a la cantidad real.
6. Autorizar. Un gerente o administrador revisa los ajustes propuestos y los aprueba.

El último paso es la pieza clave del control: nadie, ni siquiera el cajero que hizo el conteo, puede aplicar un ajuste sin que un gerente lo revise y apruebe. Esto cierra la puerta a ajustes "por descuido" o de favor.

Ajustes de inventario: cuándo usar Entrada y cuándo Salida

Una vez que el conteo detectó diferencias, o cuando simplemente necesitas corregir el stock por una razón específica sin esperar al siguiente conteo, entras al flujo de ajustes de inventario (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-ajustes). Aquí el sistema maneja dos tipos de movimiento y tres tipos de motivo.

Tipos de ajuste

• Entrada. Suma al stock registrado. Úsala cuando el sistema tiene menos producto del que realmente existe: por ejemplo, encontraste una caja de producto sin código de barras que no se había dado de alta, o el proveedor te entregó mercancía que ya tenías cancelada de la orden de compra.
• Salida. Resta del stock registrado. Úsala cuando el sistema tiene más producto del que realmente existe: mermas por caducidad, daño, robo hormiga, error de captura que dejó un producto con dos unidades registradas cuando solo había una.

Motivos de ajuste (se registran obligatoriamente)

El sistema te pide seleccionar un motivo para cada ajuste. Los motivos disponibles en el manual son (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-ajustes):

• Merma, daño o caducidad. Producto que se echó a perder, se rompió o venció sin venderse. Es la razón más común para una Salida.
• Error de captura. Se dio de alta o se vendió una cantidad incorrecta. Puede ser Entrada o Salida.
• Resultado de conteo físico. Se ajusta por la diferencia detectada en un conteo. El sistema lo sugiere; tú lo apruebas.
• Otro (especificar). Para casos que no encajan en los anteriores. El sistema te pide escribir el motivo.

El motivo no es decorativo: queda guardado en el Kardex junto con el usuario que hizo el ajuste y el que lo autorizó. Esa trazabilidad es la que después te permite entender por qué una categoría se descuadra mes tras mes, o detectar a un operador que está ajustando de más.

Herramientas disponibles

El manual distingue dos caminos según el volumen del ajuste (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-ajustes):

• Ajuste rápido (módulo Inventario). Para un producto suelto. Lo buscas por nombre o por código, corriges la cantidad al momento. Es la herramienta del piso de venta cuando el cajero o el gerente detectan una diferencia mientras están viendo el producto.
• Ajuste Masivo (Inventario multisucursal → Ajuste Masivo). Para varios productos a la vez. Es lo que se usa cuando el resultado del conteo físico generó una lista larga de diferencias, o cuando un evento (un corte de luz en refrigeración, una devolución masiva de proveedor) afecta a toda una categoría de golpe.

Ambos caminos terminan en el Kardex con su motivo y su autor. Ningún ajuste —ni el rápido ni el masivo— se aplica sin autorización, según la configuración de tu tienda.

Buenas prácticas que cierran la fuga

Tres hábitos operativos convierten al conteo y al ajuste en un sistema que de verdad controla el inventario, y no en un trámite que solo detecta el problema después de que es grande.

Ajusta solo lo que el conteo demuestra

El ajuste rápido es útil y tentador, pero conviene reservarlo para correcciones puntuales —un producto que se dañó hoy, un alta que quedó mal hecha. Las diferencias grandes o las categorías completas ajusta siempre desde el resultado de un conteo, con la sesión creada y autorizada. Si no, los ajustes "por intuición" empiezan a acumularse y se pierde la trazabilidad de por qué el inventario se descuadró en primer lugar.

Rota categorías, no esperes al trimestre

El conteo completo cada tres meses es el respaldo. El trabajo fino lo hace el conteo cíclico semanal o quincenal. Si tu tienda tiene diez categorías y rotas dos o tres por semana, al final del mes cubriste el catálogo sin parar la operación ni medio día. Es la rutina que recomienda el propio manual como forma rápida de poner el inventario en cero de errores.

Cierra el ciclo con Kardex

De nada sirve un ajuste si después no lo revisas. El Kardex del módulo de Inventario muestra todos los movimientos: ventas, entradas por compra, devoluciones, traspasos entre sucursales y ajustes. Revísalo al cierre del mes con la misma disciplina con la que revisas el corte de caja. Si una categoría sale con muchos ajustes de Salida por merma, ya tienes la señal clara de dónde está la fuga: producto próximo a caducar, empaque frágil, falta de rotación. Lo que merma mucho en el Kardex te está diciendo dónde apretar operación o surtido.

Cierre

El conteo físico y los ajustes de inventario son las dos caras de la misma moneda: uno te dice dónde estás mal contra la realidad, el otro te permite corregirlo dejando rastro. Las dos operaciones están documentadas en el módulo de Inventario de Kapi —sección de Operaciones del manual— y están pensadas para que las hagas sin cerrar la tienda ni un solo día. Si ya cubriste la parte conceptual en el artículo de Recursos Kapi número 1, esta guía es la mecánica para que esa teoría se vuelva rutina operativa.

Activar el conteo cíclico toma una tarde. Empezar la siguiente semana con dos categorías contadas ya es la diferencia entre descubrir un faltante cuando aún es chico y descubrirlo cuando ya no hay producto en el anaquel. Cualquiera de las dos opciones es trabajo manual; la diferencia es a cuántas ventas perdidas equivale.

Para profundizar en el panorama general antes de lanzarte a la operación, revisa el artículo "Cómo dejar de perder dinero en el inventario" en Recursos Kapi. Para dudas puntuales sobre cómo se configura el conteo o los motivos de ajuste en tu versión del sistema, escríbenos por WhatsApp al +52 1 662 105 0329 o revisa directamente la guía en kapi.mx/manual/operaciones/#inv-conteo.