CEDIS y traspasos entre sucursales en Kapi: cómo mover inventario sin descuadres
Cuando operas una sola tienda, mover mercancía entre áreas es simple: la tomas del almacén y la pones en el anaquel. No hay más. Pero cuando tienes dos sucursales, o tres, o una bodega central que surte a todas, mover inventario se convierte en un problema real. No sabes cuánto salió, cuándo salió ni si lo que dice la tienda receptora coincide con lo que registró la tienda que envió.那头
El módulo CEDIS de Kapi Punto de Venta le pone orden a esa operación. Este artículo explica qué hace, cómo funciona en la práctica y qué necesitas para empezar si tu cadena ya se está topando con esos descuadres.
¿Qué es el CEDIS en Kapi?
CEDIS significa Centro de Distribución. Es el módulo de Kapi dedicado a recibir mercancía de proveedores en tu almacén central, almacenarla por ubicación y distribuirla a tus sucursales mediante traspasos registrados. Cada movimiento queda conectado al inventario de toda la cadena.
El manual lo describe así: el CEDIS recibe lo que compras en el módulo de Adquisiciones y reparte a sucursales moviendo el Inventario de cada una. Juntos, tu cadena queda ordenada de punta a punta (kapi.mx/manual/guias/cedis/).
Qué incluye el módulo:
- Recepción de mercancía de proveedores en el almacén central.
- Almacenamiento por ubicaciones definidas dentro del CEDIS.
- Distribución a sucursales mediante traspasos con registro en ambos lados.
- Inventario central con su propio Kardex y conteos, igual que cualquier sucursal.
En la práctica: recibes mercancía del proveedor, la acomodas por ubicación, preparas el pedido de cada sucursal como traspaso, y el inventario central baja mientras el de la sucursal sube. Sin misterio en el camino.
Señales de que tu distribución necesita un CEDIS
El manual de Kapi identifica tres señales claras de que tu esquema actual de distribución está fallando (kapi.mx/manual/guias/cedis/):
- Surtes a las sucursales "a ojo". No hay un documento, un registro ni un sistema detrás de lo que mandas a cada tienda. Dependes de la memoria de quien surte.
- No sabes con certeza qué salió del almacén central ni a dónde. Si no hay un registro de saída, no hay forma de auditar la distribución. El producto "desaparece" en el camino.
- Se pierde mercancía entre la bodega y la sucursal. Cajas que no llegan completas, productos que se dañan en tránsito y nunca se registran, diferencias que solo se detectan cuando la tienda receptora hace su propio conteo.
Si reconoces aunque sea una de estas tres, el problema ya te está costando dinero. Y tenderá a empeorar mientras más sucursales abras.
Cómo funciona un traspaso entre sucursales en Kapi
El concepto central es simple: un traspaso en Kapi mueve inventario de un punto a otro y registra la operación en ambos lados simultáneamente.
Sin sistema: el problema
En un esquema manual, cuando surtes una sucursal desde la bodega, el flujo típico es así:
- La bodega anota en una libreta qué productos manda.
- La mercancía se transporta.
- La sucursal recibe y anota lo que llegó.
- Al final del día — o de la semana, o del mes — alguien compara las dos libretas.
El problema es que entre el paso 1 y el paso 3 pueden pasar horas. La sucursal puede recibir menos de lo que la bodega registró. Un producto puede dañarse en el camino. Alguien puede haber copiado mal un número. Y cuando descubres la diferencia, ya no hay forma de saber qué pasó.
Con Kapi: el flujo
Con el módulo de Inventario y el CEDIS funcionando juntos, el traspaso se registra en tiempo real (kapi.mx/manual/operaciones/#inventario):
- Desde el CEDIS: generas una orden de traspaso especificando qué productos, cuántas unidades y a qué sucursal van.
- El sistema descuenta las unidades del inventario del CEDIS en ese momento.
- La sucursal destinataria recibe la notificación del traspaso entrante.
- El inventario de la sucursal aumenta con las unidades recibidas, normalmente confirmadas al momento de la recepción.
Lo que sale del CEDIS entra a la sucursal. Si hay una diferencia entre lo enviado y lo recibido, el sistema la marca y queda documentada. No desaparece en una libreta extraviada.
El Kardex de cada punto — CEDIS y sucursal — lleva el registro de todos los movimientos, incluyendo los traspasos. Puedes consultar el historial de cualquier producto y ver de dónde vino y a dónde fue (kapi.mx/manual/guias/kardex/).
Recepción de mercancía en el CEDIS
Antes de que puedas distribuir, tienes que recibir. El flujo de recepción en el CEDIS funciona en conjunto con el módulo de Adquisiciones (kapi.mx/manual/guias/cedis/):
- Crear una orden de compra desde Adquisiciones para el proveedor.
- Recibir la mercancía en el CEDIS: al llegar el pedido, registras la recepción indicando qué productos llegaron y en qué cantidades.
- El inventario del CEDIS se actualiza con lo recibido. Aquí es donde empieza la trazabilidad: desde este momento, cada unidad tiene un registro.
- Almacenar por ubicación: si defines ubicaciones dentro del CEDIS (por ejemplo, pasillo A, anaquel 3), puedes registrar dónde se guarda cada producto dentro del almacén central.
Este paso importa porque conecta la recepción con el kardex del CEDIS. Cada producto que entra queda registrado, y cuando sale como parte de un traspaso, el movimiento también queda registrado. En cualquier momento puedes consultar qué tienes, cuánto tienes y dónde lo tienes.
Por qué el kardex del CEDIS es clave para multi-sucursal
El Kardex es el historial de movimientos de cada producto. Kapi lo genera automáticamente cada vez que entra o sale mercancía de cualquier punto: una sucursal, el CEDIS o cualquier almacén que definas (kapi.mx/manual/guias/kardex/).
Para una cadena con varias sucursales y un CEDIS, el Kardex tiene un valor que va más allá del control interno: es tu herramienta de auditoría. Si una sucursal reporta un faltante, puedes rastrear el último traspaso que recibió, quién lo preparó, cuándo salió del CEDIS y cuándo lo confirmó la tienda. La información existe porque se registró, no porque alguien la haya copiado a mano en un cuaderno.
Para el dueño o gerente que supervisa desde la plataforma, esto significa que no tienes que confiar en nadie. El sistema te muestra exactamente qué se movió, de dónde y cuándo. Si hay un patrón de diferencias —siempre le faltan 5 piezas de cierto producto cuando lo recibe de cierto proveedor— lo ves en el reporte, no cuando el problema ya explotó.
Apartados, pedidos y CEDIS: cerrando el ciclo completo
El manual de Kapi menciona que el CEDIS trabaja en conjunto con Adquisiciones e Inventario, y eso tiene una implicación práctica importante: el flujo de distribución de una cadena completa empieza en compras, pasa por el CEDIS y termina en la sucursal (kapi.mx/manual/guias/cedis/).
En una operación pequeña, puedes estar manejando esto con notas, WhatsApp y libretas. Pero cuando tienes varias sucursales y proveedores recurrentes, ese flujo manual genera cuellos de botella que no se notan hasta que se acumulan: pedidos duplicados, mercancía que llega y no se sabe a quién le pertenece, inventarios que no cuadran.
Kapi conecta estos tres módulos para que la información fluya sin tener que reescribirla:
- Adquisiciones: generas la orden de compra. El sistema la aprueba según tus reglas configuradas.
- CEDIS: recibes la mercancía en el almacén central. Se actualiza el inventario del CEDIS.
- Inventario: distribuyes a sucursales via traspasos. El inventario de cada punto se actualiza en tiempo real.
Un pedido进来的尽头 es que no tienes que llamar a la bodega para preguntar qué hay. Abres el panel, buscas el producto y ves exactamente cuánto tienes en cada punto.
Cómo empezar con el CEDIS en Kapi
El módulo CEDIS viene incluido en tu cuenta de Kapi. Para acceder, ve a Operaciones › CEDIS desde el menú principal (kapi.mx/manual/guias/cedis/).
Antes de empezar, necesitas tener configuradas tus sucursales en el sistema — al menos las que van a participar en la distribución. Si aún no las das de alta, el módulo de administración permite agregar sucursales y asignarles su inventario independiente.
El flujo para ponerlo a funcionar:
- Recibe mercancía de proveedores en el CEDIS usando el módulo de Adquisiciones. Cada recepción actualiza el inventario central.
- Organiza el almacén por ubicaciones si tienes volumen suficiente. No es obligatorio, pero facilita encontrar productos cuando preparas pedidos.
- Genera traspasos desde el CEDIS a cada sucursal. Especifica productos, cantidades y sucursal destinataria.
- Confirma la recepción en la sucursal destinataria. El traspaso cierra cuando ambos lados confirman o cuando la sucursal recibe la mercancía.
- Consulta el Kardex para auditar cualquier movimiento. Cada traspaso deja un registro que puedes rastrear.
Traspasos directos entre sucursales: sin pasar por el CEDIS
Además de los traspasos desde el CEDIS, Kapi también permite hacer traspasos directos entre sucursales — movimientos que no pasan por el almacén central. Esto es útil cuando una sucursal tiene exceso de inventario y otra tiene faltante, y puedes resolverlo directamente entre las dos tiendas sin involucra al CEDIS.
El módulo de Inventario permite hacer ajustes y traspasos entre cualquier par de sucursales. La lógica es la misma que en el CEDIS: el movimiento se registra en el inventario de ambas sucursales al mismo tiempo. Lo que sale de una entra a la otra, y la diferencia — si la hay — queda documentada (kapi.mx/manual/operaciones/#inventario).
Lo que necesitas para que funcione
Antes de activar el CEDIS y los traspasos en tu operación, asegúrate de tener estas bases:
- Sucursales registradas en Kapi. Cada una tiene su propio inventario.
- Usuarios con los permisos correctos. El personal de bodega necesita poder hacer recepciones y traspasos; los gerentes de sucursal necesitan poder confirmar recepciones. Esto se configura en el módulo de permisos.
- Productos dados de alta en el catálogo con su código de barras. El traspaso funciona mejor cuando puedes escanear en lugar de escribir.
- Conexión a internet. Kapi es 100% web: funciona desde cualquier navegador. Al ser web, necesitas conexión para registrar los movimientos en tiempo real. Si en algún momento la conexión se interrumpe, puedes compartir datos desde un celular y seguir operando.
Resumen: lo que ganas con el CEDIS
| Problema sin sistema | Lo que resuelve el CEDIS en Kapi |
|---|---|
| No sé qué salió de la bodega | Registro automático: cada salida queda documentada en el Kardex |
| La sucursal dice que recibió menos | Traspaso confirmado: ambas partes registran, la diferencia se marca |
| Pierdo mercancía en tránsito | Trazabilidad: el historial de cada producto muestra de dónde vino y a dónde fue |
| Surto "a ojo" | Distribución basada en stock real del CEDIS, no en suposiciones |
| Inventario descontrolado en cada sucursal | Inventario centralizado: ves todo desde un solo panel |
El módulo CEDIS no es solo para cadenas grandes. Cualquier negocio con más de una sucursal que distribuye desde un punto central se beneficia de tener el control. La diferencia entre operar a ojo y operar con sistema se nota más cuando las operaciones crecen — y se siente más cuando algo falla y necesitas saber qué pasó.
Para consultas sobre cómo configurar tu CEDIS o resolver un problema específico con traspasos, puedes escribir directamente a soporte por WhatsApp: wa.me/5216621050329.
Fuentes: kapi.mx/manual/guias/cedis/, kapi.mx/manual/operaciones/#inventario, kapi.mx/manual/operaciones/#cedis, kapi.mx/manual/guias/kardex/.
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