Cotizaciones en Kapi: de la propuesta al cobro sin capturar dos veces

En muchos negocios la cotización vive en un limbo: se hace en Word, se manda por WhatsApp, el cliente dice "déjamelo pensar" y nadie vuelve a saber de ese papel. Cuando el cliente por fin dice sí, empieza la segunda captura: se vuelve a teclear todo en la caja, con el riesgo de que el precio ya no sea el mismo o de que el producto ya no exista. El módulo de Cotizaciones de Kapi Punto de Venta existe para cerrar ese hueco: la propuesta se crea, se envía, se da seguimiento por estado y, cuando el cliente aprueba, se convierte en una venta real del POS con un clic — sin volver a capturar nada.

Fuentes: Manual de Kapi — Operaciones: Cotizaciones · Kapi para mueblerías.

Para quién es esto

Para negocios que venden por pedido o por proyecto antes de cobrar:

• Mueblerías y carpinterías: un mueble por encargo que se cotiza hoy y se cobra en dos semanas.
• Abarrotes y distribuidoras con clientes de negocio: la tintorería de la esquina, el puesto de tamales, la cafetería que le compra por cajas. El pedido se cotiza, se aprueba y se entrega.
• Ferreterías y materiales: materiales para una obra completa que se cotizan por partida.
• Cualquier venta B2B donde el precio se negocia antes del cobro.

Si tu venta es de mostrador — el cliente pide, cobra y se va — no necesitas este módulo. Si alguna vez perdiste una venta porque la cotización quedó en un papel que nadie encontró, sigue leyendo.

El tablero: el pulso de las propuestas

Desde el menú principal entra a Cotizaciones. Se abre un panel con el resumen del área: tarjetas de totales (cotizaciones, aprobadas, enviadas y monto total), un selector de periodo, accesos rápidos (Nueva Cotización, Ver Todas), las cotizaciones recientes y gráficas de estados y de tendencia de los últimos meses.

La lista completa vive en la pestaña Cotizaciones de la barra superior (Dashboard · Cotizaciones · Nueva Cotización). Desde ahí:

• Filtras por estado, fecha, cliente o vendedor.
• Buscas por número de cotización (folio) o nombre del cliente.
• Ves en columnas: folio, cliente, fecha, vigencia, monto total, estado y acciones.

Los seis estados de una cotización

Cada cotización sigue un recorrido claro:

El flujo normal es Borrador → Enviada → Aprobada → Convertida. De ahí pueden desviarse a Rechazada o Vencida. El cliente puede aprobar o rechazar desde el enlace en línea o por teléfono; el vendedor o gerente también puede cambiar el estado manualmente en el sistema. Las cotizaciones vencidas se marcan solas al pasar la fecha de vigencia — nadie tiene que andar revisando calendarios.

Tres reglas que conviene conocer antes de empezar

1. Una cotización en Borrador o Enviada se edita libremente. Una cotización Aprobada ya no se puede modificar; si necesitas cambios, se crea una versión nueva.
2. Las cotizaciones vencidas no se pueden convertir a venta. Si caducó, se crea una nueva. Por eso conviene definir una vigencia realista desde el inicio.
3. Los precios de la cotización pueden ser distintos a los del POS. Esto te deja negociar con el cliente sin tocar los precios de tu catálogo — el descuento que le diste a ese cliente para ese pedido no se contagia a nadie más.

Crear una cotización

Haz clic en Nueva Cotización y arma la propuesta:

1. Selecciona o crea el cliente.
2. Agrega los productos, buscándolos por nombre, código o categoría. Define cantidad y precio — puedes ajustar el precio solo para esta cotización — y aplica descuentos si es necesario.
3. Configura los detalles:
   • Vigencia: cuántos días es válida la cotización.
   • Condiciones de pago: contado, crédito o plazos.
   • Notas: observaciones para el cliente.
   • Vendedor asignado.
4. Guarda como borrador o envía directamente al cliente.

Cómo le llega la cotización al cliente

Tres opciones: correo electrónico (se genera un PDF profesional y se manda al correo del cliente), impresión en formato carta, o un enlace para que la vea en línea. El PDF con tu logo y formato limpio cambia la percepción: ya no es una nota a mano, es una propuesta formal.

Convertir la cotización en venta cobrada

Aquí está el pago de todo el proceso. Cuando el cliente aprueba:

1. Abres la cotización aprobada.
2. Clic en Convertir a venta.
3. El sistema crea una venta en el POS con los mismos productos y cantidades, los precios acordados en la cotización y el cliente ya asignado.
4. Se abre el POS con la venta pre-cargada y cobras normalmente — efectivo, tarjeta, transferencia, la forma de pago que sea.
5. La cotización cambia a estado Convertida.

Cero segunda captura. El precio que se negoció es el que se cobra, el cliente que se cotizó es el que queda en la venta, y los productos ya venían con su cantidad.

Trazabilidad completa en ambos sentidos

La venta queda vinculada a la cotización original: desde el ticket de venta puedes rastrear qué cotización la generó, y desde la cotización ves a qué venta se convirtió. Cuando alguien pregunta "¿esta venta de dónde salió?", la respuesta está en el sistema, no en la memoria de quien cotizó.

Un cierre de semana más tranquilo

Con el módulo funcionando, la conversación cambia:

• Ya no preguntas "¿qué pasó con la cotización del mueble?" — entras al tablero y la ves en su estado.
• Las propuestas vencidas se marcan solas, así que sabes a quién darle seguimiento esta semana.
• El monto total cotizado del periodo te da una idea del trabajo que viene en camino antes de que llegue a la caja.

El módulo conecta con el POS y con tus catálogos, de modo que una cotización aprobada se convierte en venta con un clic. La propuesta deja de ser un papel suelto y se vuelve el primer paso de una venta que el sistema sigue de principio a fin.

Empieza hoy

Si tu negocio vende por pedido, ábrele la puerta a las cotizaciones esta semana:

1. Entra a Cotizaciones desde el menú principal.
2. Crea tu primera cotización de prueba con un cliente real y un producto de tu catálogo.
3. Envíala al correo del cliente y apruébala desde el enlace para ver el flujo completo.
4. Conviértela en venta y cóbrala — ya tienes el ciclo completo dominado.

¿Quieres que lo dejemos configurado para tu operación — vigencias, condiciones de pago y vendedores de tu equipo? Escríbenos por WhatsApp y te acompañamos en la puesta en marcha.

¿Tienes una mueblería o vendes mueble por encargo? Conoce Kapi para mueblerías y la guía completa de operaciones en el manual.