Operaciones

Operaciones reúne los módulos de back-office de Kapi Punto de Venta: lo que pasa detrás de la venta. Aquí coordinas cotizaciones, el CRM con los chats de WhatsApp, el control de inventario en todas tus sucursales, el centro de distribución (CEDIS), las compras a proveedores con 3-Way Match, la tesorería y la agenda de citas. Cada módulo conecta con el POS y con tus catálogos, de modo que una cotización aprobada se convierte en venta con un clic y una recepción de mercancía actualiza el inventario al instante. Esta guía está dirigida a gerentes, administradores, bodegueros, compradores y al área de tesorería.

Cotizaciones #

Las cotizaciones te permiten crear propuestas de venta formales que el cliente puede aprobar y convertir en una venta real del POS con un clic. Llevas el seguimiento por estado (borrador, enviada, aprobada, rechazada, convertida, vencida), negocias precios sin afectar tu catálogo y mantienes la trazabilidad completa entre la cotización y la venta.

Panel de cotizaciones #

Para entrar, desde el menú principal haz clic en Cotizaciones. Se abre el panel con la lista de cotizaciones y sus filtros.

• Filtros: por estado, fecha, cliente o vendedor.
• Búsqueda: por número de cotización (folio) o nombre del cliente.
• Columnas: folio, cliente, fecha, vigencia, monto total, estado y acciones.

Estados de una cotización #

Crear una cotización #

1. Haz clic en Nueva Cotización.
2. Selecciona o crea un cliente.
3. Agrega los productos:
   • Búscalos por nombre, código o categoría.
   • Define cantidad y precio (puedes ajustar el precio solo para esta cotización).
   • Aplica descuentos si es necesario.
4. Configura los detalles:
   • Vigencia: cuántos días es válida la cotización.
   • Condiciones de pago: contado, crédito, plazos.
   • Notas: observaciones para el cliente.
   • Vendedor asignado.
5. Guarda como borrador o envía directamente al cliente.

Para hacerla llegar al cliente tienes tres opciones: email (se genera un PDF profesional y se manda al correo del cliente), impresión en formato carta o un enlace para verla en línea.

Flujo de aprobación #

El recorrido normal es Borrador → Enviada → Aprobada → Convertida a venta. De ahí pueden desviarse a Rechazada o Vencida.

• El cliente puede aprobar o rechazar desde el enlace en línea o por teléfono.
• El vendedor o gerente puede cambiar el estado manualmente en el sistema.
• Las cotizaciones vencidas se marcan en automático al pasar la fecha de vigencia.

Sobre las modificaciones: una cotización en Borrador o Enviada se edita libremente. Una cotización Aprobada ya no se puede modificar; si necesitas cambios, se crea una versión nueva.

Convertir cotización a venta #

Cuando el cliente aprueba la cotización, la conviertes en una venta real del POS con un clic.

1. Abre la cotización aprobada.
2. Haz clic en Convertir a venta.
3. El sistema crea una venta en el POS con los mismos productos y cantidades, los precios acordados en la cotización y el cliente ya asignado.
4. Se abre el POS con la venta pre-cargada.
5. Cobra al cliente normalmente (efectivo, tarjeta, etc.).
6. La cotización cambia a estado Convertida.

CRM y WhatsApp #

El CRM centraliza toda la información comercial de tus clientes para mejorar el seguimiento y cerrar más ventas: directorio, actividades, pipeline e indicadores. Su pieza clave es que integra los chats de WhatsApp dentro del perfil del cliente, así toda la conversación queda en un solo lugar junto con su historial de compras y datos fiscales.

Panel CRM #

Para entrar, desde el menú principal haz clic en CRM. Se abre la vista general de clientes y actividades comerciales. El módulo se organiza en cuatro componentes:

• Directorio de clientes: base de datos centralizada con historial de compras, datos fiscales y notas.
• Actividades: registro de llamadas, visitas, correos, mensajes de WhatsApp y seguimientos pendientes.
• Pipeline: embudo de ventas con oportunidades y probabilidad de cierre.
• Indicadores: métricas de conversión, ticket promedio y retención.

Gestión de clientes #

La ficha del cliente en el CRM es más completa que en el catálogo: incluye información comercial y de seguimiento.

El CRM clasifica a los clientes según su comportamiento: General (público general, sin historial significativo), Frecuente (compra con regularidad), VIP (alto volumen, atención prioritaria) y Corporativo (empresa con facturación y condiciones especiales).

Seguimiento comercial #

Registra cada interacción con el cliente para que ningún seguimiento se pierda. Los tipos de actividad son:

• Llamada: registro de llamada telefónica con notas.
• Correo: email enviado o recibido.
• WhatsApp: conversación de mensajería integrada al perfil.
• Visita: visita presencial al cliente o del cliente.
• Tarea: acción pendiente (enviar cotización, dar seguimiento, etc.).
• Nota: nota interna sobre el cliente.

Para crear una actividad: desde la ficha del cliente haz clic en Nueva Actividad, selecciona el tipo, escribe un resumen de la interacción, define una fecha de seguimiento si es una tarea pendiente, asigna al vendedor responsable y guarda.

Las oportunidades de venta se organizan en un pipeline (embudo):

Inventario #

Controla el stock de todas tus sucursales desde un solo lugar: existencias, traspasos, ajustes individuales y masivos, conteo físico y control de mínimos y máximos. Todos los movimientos quedan registrados en el Kardex.

Panel de inventario #

Para entrar, desde el menú del POS ve a Herramientas → Inventario, o desde el menú principal haz clic en Inventario. La vista general te muestra:

• Existencias por producto: stock actual en la sucursal seleccionada.
• Mínimos y máximos: los productos por debajo del mínimo aparecen resaltados.
• Búsqueda: por nombre, código de barras o categoría.
• Filtros: por sucursal, categoría o estado de stock.

Traspasos entre sucursales #

Mueve mercancía de una sucursal a otra para balancear el inventario.

1. Ve a Inventario → Traspasos → Nuevo Traspaso.
2. Selecciona la sucursal origen (de dónde sale la mercancía).
3. Selecciona la sucursal destino (a dónde llega).
4. Agrega los productos y cantidades a transferir.
5. Agrega notas u observaciones si es necesario.
6. Haz clic en Enviar.

El flujo del traspaso es Crear → Enviar → En tránsito → Recibir en destino → Completado:

• Al enviar: el inventario se descuenta en la sucursal origen.
• En tránsito: la mercancía aparece como “en camino” en ambas sucursales.
• Al recibir: la sucursal destino confirma la recepción y el inventario se acredita.

Ajustes de inventario #

Son correcciones manuales al stock cuando hay diferencias entre el inventario del sistema y el físico.

Para crear un ajuste:

1. Ve a Inventario → Ajustes → Nuevo Ajuste.
2. Selecciona el tipo: Entrada o Salida.
3. Selecciona el motivo: merma / daño / caducidad, error de captura, resultado de conteo físico u otro (especificar).
4. Agrega los productos y cantidades.
5. Confirma el ajuste.

Conteo físico #

Es el proceso de verificar físicamente que el inventario del sistema coincida con las existencias reales.

1. Crear sesión de conteo: define qué productos o categorías contarás.
2. Imprimir hoja de conteo: lista de productos con espacio para anotar cantidades.
3. Contar físicamente: recorre la tienda o bodega contando cada producto.
4. Capturar conteo: ingresa al sistema las cantidades reales.
5. Comparar: el sistema muestra las diferencias entre inventario registrado y conteo físico.
6. Generar ajustes: crea ajustes automáticos para las diferencias encontradas.
7. Autorizar: el gerente o admin revisa y aprueba los ajustes.

Hay dos tipos de conteo: completo (todos los productos de la sucursal; se recomienda al menos uno por trimestre) y cíclico (solo una categoría o sección; se hace con más frecuencia, semanal o quincenal, rotando categorías).

CEDIS #

El CEDIS (Centro de Distribución) es el almacén central que recibe mercancía de proveedores y la distribuye a las sucursales. Es el módulo donde viven las adquisiciones: requisiciones, órdenes de compra, recepciones y 3-Way Match.

Para entrar, desde el menú principal haz clic en CEDIS. El acceso está restringido a perfiles de Bodeguero, Comprador y Admin. Sus cuatro funciones principales son:

• Recepción: recibir mercancía de proveedores, verificar cantidades y calidad.
• Almacenamiento: organizar productos en ubicaciones del almacén.
• Distribución: preparar y enviar pedidos a sucursales (traspasos).
• Control: inventario del almacén central, Kardex y conteos.

Adquisiciones #

Adquisiciones es todo el ciclo de compras a proveedores, desde que una sucursal pide un producto hasta que pagas la factura: requisición → orden de compra → recepción → 3-Way Match. Vive dentro del módulo CEDIS.

Requisiciones #

Una requisición es la solicitud interna de compra de productos que necesita una sucursal o el CEDIS.

1. Ve a CEDIS → Adquisiciones → Nueva Requisición.
2. Selecciona la sucursal solicitante.
3. Agrega los productos y cantidades requeridas.
4. Indica la urgencia: Normal, Urgente o Crítica.
5. Agrega justificación o notas.
6. Envía la requisición para autorización.

El flujo es Crear → Autorizar → Generar OC → Comprar → Recibir. Un gerente o admin revisa y aprueba; se puede rechazar con motivo (no hay presupuesto, stock suficiente, etc.); y varias requisiciones se pueden agrupar en una sola Orden de Compra.

Órdenes de compra #

La Orden de Compra (OC) es el documento formal que se envía al proveedor para solicitar mercancía.

1. Ve a CEDIS → Adquisiciones → Nueva OC (o genérala desde una requisición aprobada).
2. Selecciona el proveedor.
3. Agrega los productos, cantidades y precios negociados.
4. Define las condiciones: fecha de entrega esperada, condiciones de pago (contado, crédito, plazo) y lugar de entrega (CEDIS o sucursal directa).
5. Envía para autorización.
6. Una vez autorizada, se envía al proveedor.

Recepción de mercancía #

Cuando el proveedor entrega los productos, se registra la recepción contra la Orden de Compra.

1. Ve a CEDIS → Recepciones → Nueva Recepción.
2. Selecciona la Orden de Compra asociada.
3. Verifica los productos físicamente: ¿coincide la cantidad recibida con lo solicitado?, ¿están en buen estado?, ¿las fechas de caducidad son aceptables (si aplica)?
4. Registra las cantidades recibidas de cada producto.
5. Si hay diferencias, documenta los faltantes o sobrantes.
6. Confirma la recepción.
7. El sistema actualiza automáticamente el inventario del CEDIS o sucursal.

Si el proveedor entrega solo una parte del pedido (recepción parcial), registra lo recibido, la OC queda en estado Parcial y puedes hacer otra recepción cuando llegue el resto.

3-Way Match #

El 3-Way Match (conciliación triple) es el proceso de verificar que tres documentos coincidan antes de autorizar el pago a un proveedor: la Orden de Compra, la Recepción y la Factura del proveedor. Si los tres coinciden, se autoriza el pago.

Cuando los documentos no coinciden, se resuelve la excepción:

• Diferencia en cantidad: se recibió más o menos de lo facturado → solicitar nota de crédito o reenvío.
• Diferencia en precio: el proveedor factura a un precio distinto al de la OC → renegociar o aceptar con autorización.
• Producto incorrecto: se recibió un producto diferente → devolver y solicitar reposición.

Tesorería #

Tesorería gestiona los pagos a proveedores, controla la agenda de vencimientos y monitorea la salud financiera del negocio: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, flujo de efectivo y KPIs como DPO y DSO.

Panel de tesorería #

Para entrar, desde el menú principal haz clic en Tesorería. El acceso está restringido a perfiles de Tesorería y Admin. La vista principal te muestra:

• Cuentas por pagar: total de facturas pendientes de pagar a proveedores.
• Cuentas por cobrar: total de facturas pendientes de cobro a clientes (crédito).
• Próximos vencimientos: pagos que vencen en los próximos 7, 15 y 30 días.
• Flujo de efectivo: entradas vs. salidas del periodo.

Agenda de pagos #

Organiza y programa los pagos a proveedores según las fechas de vencimiento. Sus funciones principales son el calendario de pagos (vista por día, semana o mes), la priorización (los pagos urgentes y vencidos se destacan), programar pago (agendar fecha y método: transferencia, cheque) y registrar pago (marcarlo como realizado con comprobante).

Para registrar un pago:

1. Selecciona la factura del proveedor a pagar.
2. Elige la forma de pago (transferencia, cheque, efectivo).
3. Ingresa la referencia (número de transferencia o de cheque).
4. Adjunta el comprobante si aplica.
5. Confirma el pago.
6. Si la factura era PPD, el sistema puede generar el REP (Recibo Electrónico de Pago) automáticamente.

En los pagos parciales, el saldo pendiente se mantiene en la agenda, se registra cada abono con su comprobante y se genera un REP por cada pago parcial.

KPIs financieros #

Indicadores clave para medir la salud financiera del negocio.

Citas #

La agenda de citas administra servicios con disponibilidad por horario. Es útil para negocios que combinan venta de productos con servicios (talleres, estéticas, clínicas, refaccionarias con instalación, etc.).

Con el módulo de citas puedes:

• Programar citas con fecha, hora y duración estimada.
• Asignar la cita a un colaborador o recurso (silla, bahía, equipo).
• Definir la disponibilidad por horario para evitar empalmes.
• Ver la agenda del día, la semana o el mes.
• Vincular la cita con el cliente del CRM y, al terminar el servicio, cobrarlo en el POS.

Kapi AI #