Kardex de productos en Kapi: cómo auditar cada movimiento de inventario

Si llevas varios meses operando Kapi y necesitas rastrear por qué el inventario del sistema no coincide con el físico — o cerrar una conciliación contable al cierre de mes — esta guía es para ti. Aquí está el Kardex: qué es, qué registra, cómo consultarlo y, sobre todo, cómo auditarlo para encontrar la diferencia entre lo que el sistema dice y lo que hay en la tienda.

Audiencia: administradores y gerentes que ya operan Kapi unos meses y quieren auditar el inventario a nivel transacción.

Qué es el Kardex (en una línea)

Es el reporte que lista, movimiento por movimiento, todo lo que entra y sale de un producto en tu inventario: compras, ventas, traspasos, ajustes y devoluciones. Cada fila lleva cantidad, costo y el documento que originó el movimiento (ticket, orden de compra o ajuste). El Kardex te dice, para un producto y un rango de fechas, cuántas piezas tenías al inicio, qué pasó y cuántas te quedaron al final.

Es el reporte que usas cuando necesitas responder "¿por qué tengo menos piezas de las que debería tener?" con evidencia transacción por transacción.

Dónde está y cómo abrirlo

Sigue la ruta estándar de Reportes POS, igual que cualquier otro reporte operativo:

1. Entra al menú principal y abre Reportes (sección Punto de Venta).
2. En el menú desplegable elige Kardex de productos.
3. Define fecha de inicio y fecha final.
4. Haz clic en Consultar.
5. Revisa los resultados en la tabla.
6. Si necesitas trabajarlo fuera del sistema, haz clic en Descargar y expórtalo a Excel (.xlsx), PDF o CSV.

Tip de rendimiento: como cualquier reporte de periodos largos, el Kardex tarda más cuando pides más de tres meses. Si lo que buscas es una transacción específica, usa rangos cortos primero y amplía solo cuando ya localizaste la pista.

Qué registra exactamente cada fila

Cada fila del Kardex corresponde a un movimiento atómico de inventario. Lo que el reporte captura — según la documentación de Kapi — es esto:

• Entradas:
  • Compras (recepción de mercancía de proveedor).
  • Traspasos recibidos (mercancía que llega de otra sucursal).
  • Ajustes positivos (entradas manuales cuando encontraste un producto, hubo una donación o se corrigió un error).
• Salidas:
  • Ventas (cada ticket descuenta piezas).
  • Traspasos enviados (mercancia que sale hacia otra sucursal).
  • Ajustes negativos (mermas, robo, producto dañado o caducado, error de captura).
  • Devoluciones (cuando regresas piezas a inventario).
• Saldo: la existencia del producto después de aplicar ese movimiento. Es la columna que te dice si la cuenta cuadra.
• Documento: la referencia que originó el movimiento — el folio del ticket de venta, el número de orden de compra o el identificador del ajuste. Esta columna es la base de la auditoría: con ese dato puedes abrir el documento original y verificar que la cantidad, fecha y usuario coincidan.
• Costo unitario y costo total del movimiento: te deja ver el impacto monetario de cada entrada o salida, no solo las piezas.

Fuente: Manual de Kapi, sección Reportes / Kardex de productos (consultado 2026-07-07 en kapi.mx/manual/reportes/#kardex).

Las dos columnas que importan para una auditoría

Si solo pudieras mirar dos columnas del Kardex para encontrar la fuga de inventario, serían Documento y Saldo. Una te dice qué originó el movimiento; la otra te dice si después de ese movimiento la existencia seguía siendo razonable.

El patrón clásico para auditar es:

1. Tomas la existencia final del Kardex en una fecha de corte.
2. Cuentas físicamente ese día (o el más cercano posible).
3. Si hay diferencia, recorres el Kardex hacia atrás, fila por fila, comparando saldo teórico contra lo que esperabas. Donde el saldo "saltó" de forma inexplicable casi siempre hay un ajuste o un traspaso sin documento claro.

Caso real: el traspaso que no cuadró

Los traspasos entre sucursales son el origen más común de diferencias de inventario, y por eso el manual les dedica un flujo explícito. El recorrido en Kapi es Crear → Enviar → En tránsito → Recibir en destino → Completado:

1. Crear. Entras a Inventario → Traspasos → Nuevo Traspaso.
2. Seleccionar origen y destino. Sucursal de la que sale la mercancía y sucursal que la recibe.
3. Agregar productos y cantidades. Con notas u observaciones si hace falta.
4. Enviar. Aquí ocurre el primer cambio: al enviar, el inventario se descuenta en la sucursal origen.

Mientras el traspaso está en tránsito, la mercancía aparece como "en camino" en ambas sucursales: ya no figura en el stock de origen, pero todavía no se acreditó al destino.

5. Recibir. La sucursal destino confirma la recepción. En ese momento el inventario se acredita al destino.
6. Discrepancias. Si la sucursal destino recibe menos productos de los enviados, el sistema lo registra como discrepancia antes de cerrar el traspaso. Esa fila aparece después en el Kardex — y ahí es donde la mayoría de las auditorías descubren ajustes negativos que nadie documentó.

Cada paso queda en el Kardex con su documento (el folio del traspaso). Cuando auditas, el Kardex te permite reconstruir la cadena origen → tránsito → destino y detectar exactamente en qué paso se perdió la pieza.

Fuente: Manual de Kapi, sección Operaciones / Inventario / Traspasos entre sucursales (kapi.mx/manual/operaciones/#inv-traspasos).

Caso real: ajustes que se acumulan

Los ajustes manuales son la otra fuente principal de variaciones. Sirven para corregir diferencias entre el inventario del sistema y el físico, y hay dos tipos:

• Entrada (suma al inventario): producto encontrado, donación, corrección de un error previo.
• Salida (resta del inventario): merma, robo, producto dañado, caducado, error de captura.

El flujo en Kapi es el siguiente:

1. Eliges la herramienta según el volumen: para un producto suelto usa Inventario (ajuste rápido desde el buscador por nombre o código); para varios a la vez entra a Inventario multisucursal → Ajuste Masivo.
2. Seleccionas el tipo: Entrada o Salida.
3. Seleccionas el motivo: merma / daño / caducidad, error de captura, resultado de conteo físico u otro (especificar). Este campo es crítico: sin motivo, el ajuste es invisible para auditoría.
4. Confirmas el ajuste.

Dos reglas del sistema que necesitas saber:

• Los ajustes pueden requerir autorización según tu configuración: un gerente o administrador debe aprobarlos. Esa aprobación es parte del documento que queda en el Kardex.
• Todos los ajustes quedan registrados en el Kardex con el usuario que los realizó. Por eso, cuando auditas, si ves un ajuste sin motivo o con motivo "otro" repetido muchas veces para el mismo producto, es una señal de alerta.

Fuente: Manual de Kapi, sección Operaciones / Inventario / Ajustes de inventario (kapi.mx/manual/operaciones/).

Cómo auditar un producto paso a paso

Supongamos que el sistema dice 30 piezas de un SKU y el físico tiene 22. Aquí está el procedimiento para cerrar la diferencia con evidencia:

1. Corte en el Kardex. Abre Reportes → Kardex de productos, filtra por ese SKU y pon el rango desde el primer día del mes hasta hoy.
2. Exporta a Excel. Haz clic en Descargar → Excel. Vas a trabajar con filtros y tablas dinámicas fuera del sistema.
3. Separa entradas y salidas. Suma todas las entradas (compras + traspasos recibidos + ajustes positivos). Suma todas las salidas (ventas + traspasos enviados + ajustes negativos + devoluciones). La diferencia contra la existencia inicial tiene que ser exactamente el saldo que muestra el Kardex al final.
4. Revisa la columna Documento. Cada fila apunta a un ticket, orden de compra, traspaso o ajuste. Abre los documentos más grandes (los de mayor cantidad) y verifica:
   • Que la fecha del documento coincida con la fecha del movimiento.
   • Que el usuario que registró el movimiento sea quien dice el Kardex.
   • Que la cantidad coincida con la orden o ticket original.
5. Detecta patrones. Si un mismo usuario acumula muchos ajustes negativos por "merma", pregúntale. Si un traspaso entre dos sucursales específicas aparece con discrepancia, pide el folio al destinatario y revisa si se cerró sin witness.
6. Concilia al final. Una vez explicada la diferencia (y solo entonces), genera el ajuste necesario con motivo claro. El Kardex va a reflejar el ajuste nuevo, y ese es el nuevo punto de partida.

Cuándo el Kardex no es suficiente

El Kardex es excelente para auditorías a nivel transacción, pero hay dos reportes relacionados que complementan la mirada:

• Histórico de existencias. Si solo quieres la foto del periodo sin el detalle transacción por transacción, este reporte te da: existencia inicial → entradas por compras → entradas por traspasos → salidas por ventas → salidas por traspasos → ajustes → existencia final. Es la lectura rápida para comparar contra un conteo.
• Inventario valorado. Te dice cuánto vale hoy tu inventario (existencia × costo promedio), margen unitario y días de inventario (cuántos días dura el stock al ritmo de ventas actual). Sirve para responder "¿qué tan cerca estoy de tener que reponer?" y para conciliaciones contables a fin de mes.

Si lo que te preocupa es rentabilidad, el Kardex no es el reporte adecuado — necesitas Utilidad por producto. Pero para responder "¿cuántas piezas hay y por qué?", el Kardex y el Histórico de existencias son el lugar correcto.

Fuente: Manual de Kapi, secciones Reportes / Kardex, Histórico de existencias, Inventario valorado (kapi.mx/manual/reportes/).

Buenas prácticas para que el Kardex cuente la verdad

El Kardex solo es útil si los datos que alimentan sus filas son honestos. Estas cuatro prácticas evitan auditorías largas:

1. Exige motivo en cada ajuste. Bloquea en política interna cualquier ajuste sin motivo documentado. La auditoría se vuelve imposible si la columna Documento queda vacía.
2. No cierres traspasos con discrepancia a la ligera. Si la sucursal destino recibió menos de lo enviado, la discrepancia debe quedar registrada en el documento antes de marcar el traspaso como Completado. Esa fila es la que después te dice dónde se perdió la pieza.
3. Conteo cíclico semanal, conteo completo trimestral. Recomienda el manual: haz conteos rotando categorías cada semana o cada quincena, y un conteo completo cada tres meses. Esto detecta fugas rápido sin cerrar la tienda un día entero, y cada conteo genera ajustes automáticos que ya quedan registrados.
4. Revisa un producto distinto cada semana. No intentes auditar todo el catálogo de golpe. Escoge 2 o 3 SKUs críticos cada semana (los de mayor margen, los más robados, los de caducidad corta) y haz por completo el procedimiento de este artículo sobre ellos.

Resumen

• El Kardex lista movimiento por movimiento: entradas (compras, traspasos recibidos, ajustes positivos), salidas (ventas, traspasos enviados, ajustes negativos, devoluciones), saldo, documento y costo unitario/total.
• Se abre desde Reportes → Kardex de productos, igual que cualquier Reporte POS.
• Las columnas Documento y Saldo son el corazón de cualquier auditoría.
• Los traspasos son el origen más común de diferencias: revisa las discrepancias antes de cerrar el flujo.
• Los ajustes son la segunda fuente: sin motivo y sin autorización visible, son invisibles para auditoría.
• Para una conciliación mensual, Kardex + Histórico de existencias + Inventario valorado cubren el 100% de lo que necesitas.
• Conteos cíclicos semanales + conteo completo trimestral son la práctica recomendada.

Activa esta función en tu Kapi

Reportes → Kardex de productos está disponible en todas las cuentas Kapi. Si ya operas multi-sucursal, configura también Inventario multisucursal para que los traspasos entre sucursales queden trazados de origen a destino.

¿Necesitas ayuda para armar la rutina de auditoría mensual o para detectar los primeros productos a revisar? Escríbenos por WhatsApp y un especialista de Kapi te acompaña.

Fuente principal: Manual de Kapi Punto de Venta, secciones Reportes / Kardex de productos y Operaciones / Inventario / Traspasos entre sucursales. Consultado el 2026-07-07.