Reportes y BI

Kapi tiene más de 20 reportes operativos (Reportes POS) más un módulo de Informes Analíticos. Todos funcionan igual: eliges un reporte, defines un rango de fechas, consultas y exportas a Excel. Los Reportes POS te dan el día a día (cuánto vendiste, cómo cuadró la caja, qué se movió en inventario). Los Informes Analíticos te dan la mirada estratégica (comparativos entre sucursales, tendencias, año contra año). Acceso: gerentes y administradores.

Cómo usar los reportes #

Todos los reportes POS siguen la misma lógica: seleccionas el tipo de reporte, un rango de fechas, consultas y revisas los resultados en una tabla.

Para acceder a un reporte POS:

1. En el menú principal, entra a Reportes (sección Punto de Venta).
2. Elige el tipo de reporte en el menú desplegable.
3. Define la fecha de inicio y la fecha final.
4. Haz clic en Consultar.
5. Los resultados aparecen en una tabla.
6. Con el botón de descarga (el icono junto a Consultar) elige Excel (.xlsx) o CSV (.csv).

Filtros disponibles #

Reportes POS tiene un solo filtro: el Rango de fechas (obligatorio, con atajos de periodos). El reporte es siempre de la sucursal en la que estás. Para ver todas tus sucursales juntas, usa los reportes que dicen «(todas las sucursales)», el Resumen por sucursal o el Resumen de sucursales de Informes Analíticos.

Exportación #

Los reportes se pueden exportar para trabajarlos fuera del sistema:

• Excel (.xlsx): para análisis adicional en hojas de cálculo.
• CSV (.csv): para importar en otros sistemas.

Reportes de ventas #

Los reportes de ventas responden las preguntas más frecuentes del negocio: cuánto, qué, quién, cuándo y a quién le vendiste.

Ventas por día #

El reporte más usado. Muestra el detalle de todas las ventas de un periodo. Tiene dos variantes: detalle (ticket por ticket) y resumen (agregado por día).

Columnas del detalle:

La variante Resumen muestra datos agregados por día en lugar del detalle por ticket: total de transacciones, ticket promedio, piezas promedio por venta, total vendido, comparativo contra el día anterior y porcentaje de crecimiento.

Ventas por producto #

Analiza qué productos se venden más y cuáles generan más ingresos.

Cómo aprovecharlo:

• Top por cantidad: los más populares. Nunca dejes que se agoten.
• Top por total: los que más ingresos generan.
• Mejor margen: este reporte no trae costos; para ver cuánto ganas con cada producto usa Utilidad por producto.
• Poco movimiento: si Veces Vendido es bajo y la Existencia alta, considera descuentos o quitarlo del catálogo.

Ventas por categoría #

Reportes POS no tiene un reporte por categoría. Para ver cuánto vende y cuánto deja cada línea de productos, abre Informes Analíticos → VENTAS → Ventas por Categoría.

Ventas por cliente #

Conoce a tus mejores clientes y su comportamiento de compra.

Ordena por Total para ver quién gasta más y por Cantidad para ver quién compra más seguido. Si alguien que compraba seguido tiene una Ultima compra lejana, búscalo antes de perderlo.

Consumo por cliente y producto #

Para clientes que te compran seguido (reparto, restaurantes, tiendas a las que surtes): el reporte Consumo por Cliente y Producto muestra cuánto lleva cada cliente de cada producto por semana o por mes, cada cuántos días compra, una estimación de cuándo le toca la siguiente compra según su historial y quién dejó de comprar. Se descarga a Excel.

Solo cuenta las ventas registradas a nombre del cliente: si cobras como Público General, ese cliente no aparece. Descargar a Excel pide el permiso de exportar, y solo verás las sucursales que tienes asignadas.

Ventas por vendedor #

Evalúa el desempeño individual de tu equipo. Hay cuatro reportes:

• Ventas por vendedor: Usuario · Ventas · Total, de mayor a menor.
• Detalle de ventas por vendedor: una fila por venta (Ticket, Fecha, Producto, Cantidad, Total, Usuario, Cliente) y el botón «N productos» para ver sus renglones.
• Ventas por vendedor (todas las sucursales): Usuario · Total · Tarjeta · Efectivo · Ventas · Sucursales.
• Detalle de ventas por vendedor (todas las sucursales): Usuario · Total · Tarjeta · Efectivo · Fecha · Sucursal.

Las comisiones no salen aquí: se calculan y se pagan en el módulo Comisiones.

Ventas por hora #

Identifica horarios pico y horas de baja actividad. Muestra, por cada hora del día (de 0:00 a 23:00), el número de transacciones, el total vendido y resalta los picos y las horas valle.

Sirve para:

• Planear personal: más cajeros en horarios pico, menos en horas tranquilas.
• Promociones por horario: descuentos en horas valle para atraer clientes.
• Reabastecimiento: resurtir productos populares antes del pico.
• Horarios de operación: decidir si conviene abrir antes o cerrar más tarde.

Caja y efectivo #

Estos reportes te dejan auditar el manejo del dinero: cómo cuadró cada corte y qué entradas y salidas de efectivo hubo fuera de las ventas.

Cierres de caja #

Historial de los cortes que hicieron los cajeros. Lo abres desde el punto de venta en Consultar → Cierres de caja: eliges el periodo (Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Mes actual o tus fechas) y arriba ves el Total retirado y cuántos cierres hubo.

Cada cierre muestra:

Con el ícono de impresora vuelves a imprimir el comprobante del corte.

Reimpresiones de tickets #

Cada copia de un ticket queda registrada: qué venta, quién la pidió, desde qué caja y pantalla y a qué hora. El ticket de la copia sale marcado debajo del número como REIMPRESION con su número y la hora, y con Por: y el nombre de quien la pidió; el ticket original no cambia. Las copias de la nota de venta en PDF también se registran (la primera descarga después del cobro cuenta como el original), pero el PDF no lleva esa marca.

Consúltalo en Informes → Herramientas → Reimpresiones de tickets, con filtros por sucursal, periodo, quién la pidió o número de ticket, y exporta a Excel. Ver este registro pide su propio permiso (el administrador y el propietario ya lo tienen) y solo muestra las sucursales que tienes asignadas. Si alguien sin permiso de reimprimir saca una copia, también queda registrada, marcada «Sin permiso de reimpresión».

Sirve para revisar, no para impedir: la copia se imprime aunque en ese momento el registro falle. Si ves muchas copias de las mismas ventas, compáralas con los cierres de caja de esos turnos.

Movimientos de efectivo #

Registro de todas las entradas y salidas de efectivo que no son ventas. Muestra fecha y hora, tipo (entrada o salida), monto, concepto/motivo, usuario que lo registró, quién lo autorizó (si aplica) y la caja/sucursal.

Movimientos típicos:

• Entradas: cambio para caja, depósito de proveedor, cobro en efectivo externo.
• Salidas: pago a proveedor, gasto de operación, envío a banco, retiro para depósito.

Inventario y kardex #

Reportes para controlar el stock y entender el movimiento de mercancía.

Kardex de productos #

El Kardex es el registro detallado de todos los movimientos de un producto:

• Entradas: compras, traspasos recibidos, ajustes positivos.
• Salidas: ventas, traspasos enviados, ajustes negativos, devoluciones.
• Saldo: existencia después de cada movimiento.
• Documento: ticket, orden de compra o ajuste que generó el movimiento.
• Costo unitario y total de cada movimiento.

Inventario valorado #

Muestra el valor total de tu inventario actual: existencia, costo promedio por unidad, costo total (existencia × costo promedio), precio de venta, margen unitario y días de inventario (cuántos días dura el stock al ritmo de ventas actual).

Histórico de existencias #

Muestra cómo cambió el stock durante un periodo: existencia inicial → entradas por compras → entradas por traspasos → salidas por ventas → salidas por traspasos → ajustes → existencia final.

Utilidad #

El reporte más importante para la rentabilidad: cuánto ganas realmente con cada producto (margen real = precio de venta − costo).

Cómo consultarlo:

1. Ve a Reportes → Utilidad por producto.
2. Selecciona el rango de fechas (recomendado: último mes).
3. Haz clic en Consultar.
4. Ordena por Utilidad para ver los más rentables.
5. Revisa los productos con utilidad negativa (están en pérdida).

Compras y proveedores #

Registro de todas las compras realizadas a proveedores y cómo se cruzan con las ventas.

El historial de compras muestra fecha de compra, número de orden, proveedor, productos y cantidades, costo unitario y total, y estado (Pendiente, Recibida, Finalizada).

El reporte Ventas por proveedor cruza compras con ventas para ver qué tan bien se venden los productos de cada proveedor: productos vendidos por proveedor, margen promedio, rotación de inventario y los productos más exitosos de cada uno.

El Resumen de compras da una vista consolidada para evaluar proveedores: total comprado, comparativo de precios y tiempos de entrega.

Horarios de trabajo #

Control de asistencia basado en el checador del punto de venta. Muestra, por empleado: fecha, hora de entrada, hora de salida, horas trabajadas, horas extra y ausencias.

Informes Analíticos #

El módulo de Informes Analíticos ofrece reportes avanzados con análisis comparativo, filtros dinámicos, gráficas y un asistente con IA para decisiones estratégicas. A diferencia de los Reportes POS (operativos, del día a día), el BI está pensado para dueños y administradores que necesitan ver tendencias, comparar sucursales y medir contra años anteriores.

Cómo acceder:

1. En el menú principal, entra a Informes Analíticos (sección Administración).
2. Se abre el panel principal con el buscador con IA al centro: escribe lo que buscas en tus palabras (por ejemplo, “ventas de la semana pasada”) y presiona Enter, o usa los accesos rápidos por categoría (Ventas, Inventario, Stock, Clientes, Vendedores, Caja).
3. También puedes abrir el Resumen de sucursales, explorar el menú lateral de categorías (Análisis, Inventario, Operaciones, Ventas, Herramientas) o cambiar de pestaña arriba: Informes, Resumen, Dashboard, Consultas IA y Asesor IA.
4. Dentro de un reporte, configura los filtros y haz clic en Ejecutar Reporte.

Desde los accesos rápidos del panel también entras al Resumen de sucursales, al Dashboard Personalizado (widgets interactivos con indicadores en tiempo real) y a la Vista Movil (reportes optimizados para celular).

Resumen de sucursales #

Cuánto lleva vendido cada sucursal hoy, ayer, en la semana y en el mes, en una sola tabla. Ábrelo con la pestaña Resumen de la barra de arriba, con el primer renglón del menú lateral (Resumen de sucursales) o desde su acceso rápido. Muestra solo las sucursales a las que tienes acceso.

• Ventas por sucursal: columnas Sucursal, Hoy, Ayer, Semana y Mes, con un renglón de Toda la empresa arriba. Haz clic en una sucursal para ver cómo se cobró. Activa Comparar con el periodo anterior para ver la diferencia contra el periodo pasado, y Barras por sucursal para comparar cada tienda contra la que más vendió. Ordenar por acomoda la tabla por Hoy, Ayer, Semana, Mes o Nombre.
• Ritmo del mes: para cada sucursal, Mes a la fecha, Mes anterior, Δ mes, Año anterior, Δ año, Proyección del cierre, Ticket prom. y los últimos 30 días.
• Excel descarga el resumen, las formas de pago y el ritmo del mes (si tu perfil puede exportar). Actualizar vuelve a consultar.

No incluye costos ni margen: para eso usa Margen de Utilidad. Las cifras se refrescan cada par de minutos, y la comparación del mes aparece a partir del día 7.

Desde la página de módulos: el botón Ver resumen de ventas del panel «Resumen hoy» te trae aquí si tu perfil tiene acceso a Informes Analíticos. Si no lo tiene, abre el resumen de ventas de la sucursal como siempre.

Buscar reportes con IA #

En vez de recorrer las categorías, escribe la pregunta en la barra superior como se la harías a una persona (“¿cuáles son mis productos más vendidos?”) y presiona Enter: el buscador te acomoda los reportes que responden esa pregunta, del más relevante al menos. No genera cifras — te lleva al reporte correcto para que veas el dato real de tu negocio.

Dashboard Personalizado #

El tablero se arma con widgets que tú eliges y acomodas: venta del día, stock crítico, productos sin existencia, gráfica de los últimos 30 días, alertas de stock, top de productos, ticket promedio, ranking de vendedores, comparativo entre sucursales y devoluciones del mes, entre otros. Con Agregar widget abres el catálogo completo, con Guardar dejas fijo el acomodo, y el selector de Sucursal filtra todo el tablero.

Reportes POS vs. Informes Analíticos #

Filtros y acciones del BI #

Filtros avanzados:

• Sucursales: selecciona una, varias o todas.
• Fecha inicio / Fecha fin: periodo a analizar.
• Años atrás: compara con hasta 5 años de histórico.

Acciones:

• Ejecutar Reporte: genera el reporte con los filtros seleccionados.
• Exportar a Excel: descarga los datos.
• Actualizar Histórico: recalcula los datos históricos (úsalo si notas datos inconsistentes).

Categorías de Informes Analíticos #

Los Informes Analíticos se organizan en cuatro categorías con 25 reportes, más Herramientas y Ver Reportes Adicionales:

Dentro de Análisis, los dos reportes más usados son:

• Tendencias de Ventas por Sucursal: evolución de las ventas de cada sucursal mes a mes, comparada entre años. Identifica tendencias, crecimiento y qué sucursales rinden mejor.
• Margen de Utilidad: análisis detallado de márgenes por producto, categoría y sucursal. Te muestra dónde se gana y dónde se pierde dinero.

¿Qué reporte uso para…? #

Guía rápida para saber qué consultar según lo que necesitas.