Reportes y BI

Kapi tiene más de 20 reportes operativos (Reportes POS) más un módulo de Informes Analíticos. Todos funcionan igual: eliges un reporte, defines un rango de fechas, consultas y exportas a Excel. Los Reportes POS te dan el día a día (cuánto vendiste, cómo cuadró la caja, qué se movió en inventario). Los Informes Analíticos te dan la mirada estratégica (comparativos entre sucursales, tendencias, año contra año). Acceso: gerentes y administradores.

Cómo usar los reportes #

Todos los reportes POS siguen la misma lógica: seleccionas el tipo de reporte, un rango de fechas, consultas y revisas los resultados en una tabla.

Para acceder a un reporte POS:

1. En el menú principal, entra a Reportes (sección Punto de Venta).
2. Elige el tipo de reporte en el menú desplegable.
3. Define la fecha de inicio y la fecha final.
4. Haz clic en Consultar.
5. Los resultados aparecen en una tabla.
6. Haz clic en Descargar para exportar a Excel.

Filtros disponibles #

Exportación #

Los reportes se pueden exportar para trabajarlos fuera del sistema:

• Excel (.xlsx): para análisis adicional en hojas de cálculo.
• PDF: para impresión y archivo.
• CSV: para importar en otros sistemas.

Reportes de ventas #

Los reportes de ventas responden las preguntas más frecuentes del negocio: cuánto, qué, quién, cuándo y a quién le vendiste.

Ventas por día #

El reporte más usado. Muestra el detalle de todas las ventas de un periodo. Tiene dos variantes: detalle (ticket por ticket) y resumen (agregado por día).

Columnas del detalle:

La variante Resumen muestra datos agregados por día en lugar del detalle por ticket: total de transacciones, ticket promedio, piezas promedio por venta, total vendido, comparativo contra el día anterior y porcentaje de crecimiento.

Ventas por producto #

Analiza qué productos se venden más, cuáles generan más ingresos y cuáles dejan mejor margen.

Cómo aprovecharlo:

• Top por cantidad: los más populares. Nunca dejes que se agoten.
• Top por monto: los que más ingresos generan.
• Mejor margen: los más rentables. Promociónalos más.
• Baja rotación: considera descuentos o quitarlos del catálogo.

Ventas por categoría #

Mide el rendimiento de cada línea de productos: productos vendidos, piezas totales, monto total, margen promedio y porcentaje de participación en las ventas totales.

Ventas por cliente #

Conoce a tus mejores clientes y su comportamiento de compra.

El reporte clasifica a los clientes automáticamente:

• VIP: los que más gastan. Dales atención especial.
• Frecuentes: compran seguido. Son la base de tu negocio.
• Nuevos: primera compra en el periodo. Oportunidad de fidelización.
• Inactivos: no han comprado recientemente. Necesitan reactivación.

Ventas por vendedor #

Evalúa el desempeño individual de tu equipo.

Variantes:

• Resumen por vendedor: KPIs consolidados, ranking y cumplimiento de metas.
• Vendedor global: ventas consolidadas multi-sucursal (si trabaja en varias).
• Detalle vendedor global: desglose por sucursal con productos específicos.

Ventas por hora #

Identifica horarios pico y horas de baja actividad. Muestra, por cada hora del día (de 0:00 a 23:00), el número de transacciones, el total vendido y resalta los picos y las horas valle.

Sirve para:

• Planear personal: más cajeros en horarios pico, menos en horas tranquilas.
• Promociones por horario: descuentos en horas valle para atraer clientes.
• Reabastecimiento: resurtir productos populares antes del pico.
• Horarios de operación: decidir si conviene abrir antes o cerrar más tarde.

Caja y efectivo #

Estos reportes te dejan auditar el manejo del dinero: cómo cuadró cada corte y qué entradas y salidas de efectivo hubo fuera de las ventas.

Cierres de caja #

Historial de todos los cortes realizados por los cajeros.

Movimientos de efectivo #

Registro de todas las entradas y salidas de efectivo que no son ventas. Muestra fecha y hora, tipo (entrada o salida), monto, concepto/motivo, usuario que lo registró, quién lo autorizó (si aplica) y la caja/sucursal.

Movimientos típicos:

• Entradas: cambio para caja, depósito de proveedor, cobro en efectivo externo.
• Salidas: pago a proveedor, gasto de operación, envío a banco, retiro para depósito.

Inventario y kardex #

Reportes para controlar el stock y entender el movimiento de mercancía.

Kardex de productos #

El Kardex es el registro detallado de todos los movimientos de un producto:

• Entradas: compras, traspasos recibidos, ajustes positivos.
• Salidas: ventas, traspasos enviados, ajustes negativos, devoluciones.
• Saldo: existencia después de cada movimiento.
• Documento: ticket, orden de compra o ajuste que generó el movimiento.
• Costo unitario y total de cada movimiento.

Inventario valorado #

Muestra el valor total de tu inventario actual: existencia, costo promedio por unidad, costo total (existencia × costo promedio), precio de venta, margen unitario y días de inventario (cuántos días dura el stock al ritmo de ventas actual).

Histórico de existencias #

Muestra cómo cambió el stock durante un periodo: existencia inicial → entradas por compras → entradas por traspasos → salidas por ventas → salidas por traspasos → ajustes → existencia final.

Utilidad #

El reporte más importante para la rentabilidad: cuánto ganas realmente con cada producto (margen real = precio de venta − costo).

Cómo consultarlo:

1. Ve a Reportes → Utilidad por producto.
2. Selecciona el rango de fechas (recomendado: último mes).
3. Haz clic en Consultar.
4. Ordena por Utilidad total para ver los más rentables.
5. Revisa los productos con margen negativo (están en pérdida).

Compras y proveedores #

Registro de todas las compras realizadas a proveedores y cómo se cruzan con las ventas.

El historial de compras muestra fecha de compra, número de orden, proveedor, productos y cantidades, costo unitario y total, y estado (Pendiente, Recibida, Finalizada).

El reporte Ventas por proveedor cruza compras con ventas para ver qué tan bien se venden los productos de cada proveedor: productos vendidos por proveedor, margen promedio, rotación de inventario y los productos más exitosos de cada uno.

El Resumen de compras da una vista consolidada para evaluar proveedores: total comprado, comparativo de precios y tiempos de entrega.

Horarios de trabajo #

Control de asistencia basado en el checador del punto de venta. Muestra, por empleado: fecha, hora de entrada, hora de salida, horas trabajadas, horas extra y ausencias.

Informes Analíticos #

El módulo de Informes Analíticos ofrece reportes avanzados con análisis comparativo, filtros dinámicos y gráficas para decisiones estratégicas. A diferencia de los Reportes POS (operativos, del día a día), el BI está pensado para dueños y administradores que necesitan ver tendencias, comparar sucursales y medir contra años anteriores.

Cómo acceder:

1. En el menú principal, entra a Reportes (sección Administración).
2. Se abre el panel de Informes Analíticos con un sidebar de categorías.
3. Selecciona una categoría y un reporte.
4. Configura los filtros y haz clic en Ejecutar Reporte.

Reportes POS vs. Informes Analíticos #

Filtros y acciones del BI #

Filtros avanzados:

• Sucursales: selecciona una, varias o todas.
• Fecha inicio / Fecha fin: periodo a analizar.
• Años atrás: compara con hasta 5 años de histórico.

Acciones:

• Ejecutar Reporte: genera el reporte con los filtros seleccionados.
• Exportar a Excel: descarga los datos.
• Actualizar Histórico: recalcula los datos históricos (úsalo si notas datos inconsistentes).

Categorías de Informes Analíticos #

Los Informes Analíticos se organizan en 6 categorías:

Dentro de Análisis, los dos reportes más usados son:

• Análisis de Ventas por Sucursal: comparativo de ventas entre sucursales por año y mes. Identifica tendencias, crecimiento y qué sucursales rinden mejor.
• Margen de Utilidad: análisis detallado de márgenes por producto, categoría y sucursal. Te muestra dónde se gana y dónde se pierde dinero.

¿Qué reporte uso para…? #

Guía rápida para saber qué consultar según lo que necesitas.