Retener la receta de antibióticos y controlados: lo que COFEPRIS le pide a tu farmacia y cómo dejarlo registrado desde la caja

Si tienes una farmacia, ya lo sabes: el antibiótico se vende solo con receta, y la receta no se tira. Lo que muchas farmacias no tienen resuelto es el paso siguiente, el registro. La receta se queda en una caja, el cuaderno se llena a medias, y el día que llega la verificación sanitaria nadie puede relacionar una venta con su receta. Este artículo explica, con la norma en la mano, qué te piden exactamente para antibióticos y para controlados, y cómo Kapi Punto de Venta deja ese registro hecho desde la caja, ligado al folio de cada venta.

Fuentes: Acuerdo sobre venta y dispensación de antibióticos, DOF 27 de mayo de 2010 · Ley General de Salud, artículo 226 · Reglamento de Insumos para la Salud, artículos 117 y 159 · Guía de Kapi: receta médica, lotes y caducidad.

Para quién es esto

Para dueños, encargados y responsables sanitarios de farmacias con una o varias sucursales que venden antibióticos y medicamentos controlados, y que quieren tener el registro en orden sin depender de una libreta ni de la memoria del cajero.

1. Antibióticos: lo que dice el Acuerdo de 2010

El 27 de mayo de 2010 la Secretaría de Salud publicó en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo por el que se determinan los lineamientos a los que estará sujeta la venta y dispensación de antibióticos. Entró en vigor 90 días después, el 25 de agosto de 2010, y sigue vigente. Aplica a los medicamentos de la fracción IV del artículo 226 de la Ley General de Salud que COFEPRIS publica en su lista de antibióticos.

Lo que exige a todo establecimiento que venda antibióticos al público:

• Venta solo contra receta. La venta y dispensación se hace única y exclusivamente contra la exhibición de la receta médica (punto PRIMERO).
• Un registro de cada antibiótico (punto SEGUNDO, fracción I) con estos datos: fecha de adquisición; fecha de venta, dispensación o desechamiento; denominación distintiva o genérica; presentación; cantidad adquirida, vendida, dispensada o desechada; y nombre, número de cédula profesional y domicilio de quien prescribe. Si la receta se retiene, esos tres datos del médico pueden sustituirse por un número consecutivo que relacione el registro con la receta retenida.
• Conservación de 365 días naturales de toda receta retenida y de su registro (fracción II).
• Sello en cada surtido. Cada vez que se surte el antibiótico, la receta se sella indicando la cantidad vendida y la fecha. Al agotarse la cantidad prescrita, la receta se retiene en el establecimiento (fracción III).
• Solo dentro del tratamiento. La receta se surte únicamente dentro del tiempo de duración del tratamiento indicado (fracción IV).

La vigilancia corresponde a COFEPRIS en coordinación con las autoridades sanitarias de cada estado (punto CUARTO).

Fíjate en un detalle: el Acuerdo pide un registro, no un libro autorizado. Puede llevarse en el medio que la farmacia decida, siempre que contenga esos datos y se conserve el plazo. Ahí es donde un punto de venta bien configurado te ahorra la libreta.

2. Controlados: receta retenida y libro de control

Los medicamentos controlados tienen reglas más estrictas. El artículo 226 de la Ley General de Salud los clasifica así:

• Fracción I: solo se adquieren con receta o permiso especial expedido por la Secretaría de Salud.
• Fracción II: requieren receta médica que debe retenerse en la farmacia que la surte y registrarse en los libros de control. La receta tiene vigencia de 30 días y el médico puede prescribir como máximo dos presentaciones del mismo producto.
• Fracción III: requieren receta médica que se puede surtir hasta tres veces, y que debe sellarse y registrarse en los libros de control cada vez.

El Reglamento de Insumos para la Salud detalla el registro. El artículo 117 dice que, al surtir una receta especial que debe retenerse, el personal de la farmacia registrará en el libro de control autorizado, "sin perjuicio de utilizar para tal efecto sistemas automatizados", estos datos: folio y fecha de la receta; nombre del medicamento, cantidad, dosificación y saldo; nombre, domicilio y cédula profesional del médico; y fecha del descargo. El artículo 159 explica cómo se autorizan esos libros: libretas foliadas tamaño legal, empastadas, con separaciones por producto, autorizadas por la Secretaría.

La consecuencia práctica: para controlados, el libro autorizado no se sustituye con software. Lo que sí puedes hacer es llevar el respaldo digital de cada surtido, con los mismos datos, para que el libro y el sistema cuenten la misma historia.

3. Dónde se rompe esto en la operación real

En la mayoría de las farmacias el problema no es desconocer la norma, es la ejecución diaria:

• La receta sin ticket. Se retiene la receta, pero no queda relacionada con la venta. En una verificación no puedes demostrar qué se vendió contra qué receta.
• El registro a mano. El cuaderno depende del turno. Un cajero lo llena, el siguiente no.
• El criterio del cajero. Con prisa, alguien decide "al ojo" si ese producto pide receta.
• Lote y caducidad sueltos. El lote se anota en la receta, pero el inventario no sabe qué lote se vendió ni cuándo caduca lo que queda en el anaquel.

Cada uno de esos puntos es una falta esperando a que alguien la revise, y también dinero: el producto vencido que nadie vio venir es merma pura.

4. Cómo lo deja registrado Kapi desde la caja

Kapi Punto de Venta trae la captura de receta médica integrada al cobro. Así funciona:

Se configura una vez. En la configuración del punto de venta, pestaña Productos, enciendes Capturar receta médica al vender y escribes las palabras clave separadas por comas (por ejemplo antibiótico, controlado, o los principios activos que manejas). Después revisas que los medicamentos sujetos a receta lleven esa palabra en el nombre del producto.

En caja sale sola. Cuando el carrito lleva un producto con palabra clave, al cobrar aparece la ventana de receta médica. El cajero captura:

1. Nombre del médico (Kapi autocompleta los que ya capturaste), cédula profesional y dirección.
2. Por cada medicamento: cantidad, número de lote y mes y año de caducidad. Sin lote y caducidad la venta no cierra.
3. Si se retuvo la receta, con la casilla Retener receta.

Queda ligado al ticket. El registro se guarda con la fecha y el folio de la venta. Ese folio funciona como el número consecutivo que el Acuerdo pide para relacionar el registro con la receta retenida.

Así cubres desde el cobro los datos de la venta que exige el registro de antibióticos: fecha, medicamento, cantidad, lote, caducidad, médico, cédula y domicilio. Y para controlados, tienes el respaldo digital de cada surtido con los mismos datos que van al libro autorizado.

Si necesitas exportar o imprimir el registro para una verificación, escríbenos y te ayudamos.

5. Lotes y caducidad: la otra mitad

La caducidad no empieza en la caja, empieza cuando entra la mercancía. En Kapi la fecha de caducidad se captura al recibir por nota de entrada, y los ajustes de inventario llevan motivo. Cuando algo caduca, se da de baja como ajuste con motivo y queda en el Kardex quién lo hizo, cuándo y cuánto costó. Con eso el registro de antibióticos también tiene su "fecha de desechamiento", y tú sabes cuánto dinero se te fue en producto vencido.

6. Lo que Kapi no hace por ti

Vale decirlo claro, porque una verificación no perdona medias verdades:

• No sustituye el libro de control autorizado de las fracciones I, II y III. Ese libro sigue siendo obligatorio y físico.
• No sella la receta. El sello con cantidad y fecha en cada surtido lo pone la farmacia en el papel.
• No decide qué productos piden receta. Eso lo defines tú con las palabras clave y los nombres de producto.
• La fecha de adquisición vive en las entradas de mercancía y en Adquisiciones, no en la ventana de receta.

Lo que sí hace es quitarle a tu equipo la parte que siempre falla: capturar, en el momento y sin criterio personal, los datos del registro y dejarlos relacionados con la venta.

Checklist para tu farmacia

• Antibióticos: venta solo con receta, registro completo, sello por surtido, retención al agotarse, conservación de 365 días.
• Controlados: receta retenida o sellada según la fracción, libro de control autorizado, registro por surtido.
• Palabras clave configuradas y medicamentos nombrados de forma que el POS pida la receta solo.
• Lote y caducidad capturados desde la entrada, ajustes con motivo cuando algo caduca.

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Te mostramos en 20 minutos cómo se configura la captura de receta, cómo se ve en caja y cómo queda el registro por ticket.

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