Receta médica, lotes y caducidad en tu farmacia

Desde el 25 de agosto de 2010 ninguna farmacia en México puede vender antibióticos sin receta, y cada venta debe quedar en un registro. Los medicamentos controlados llevan además libro de control autorizado. Kapi te deja ese registro hecho desde la caja, ligado al folio de cada venta, sin libreta aparte ni criterio del cajero.

¿Qué es? #

Es la captura de receta médica al cobrar. Tú defines palabras clave (por ejemplo antibiótico o controlado). Cuando el nombre de un producto del carrito contiene una de esas palabras, el punto de venta abre una ventana antes de terminar la venta y pide los datos de la receta y de cada medicamento. Lo que captures queda guardado con la fecha y el folio de esa venta.

Qué incluye #

• Datos del médico: nombre, cédula profesional y dirección. Kapi te sugiere los médicos que ya capturaste antes, así no los tecleas dos veces.
• Casilla «Retener receta», para dejar constancia de si la receta se quedó en la farmacia.
• Por cada medicamento de la venta: cantidad, número de lote y mes y año de caducidad. Sin lote y caducidad la venta no cierra.
• Fecha y folio de venta: cada registro queda ligado al ticket. Ese folio es el número consecutivo que el Acuerdo pide para relacionar el registro con la receta retenida.
• Caducidad desde la entrada de mercancía: la fecha de caducidad se captura al recibir por nota de entrada, y el producto vencido se da de baja con un ajuste de inventario con motivo, que queda en el Kardex con quién, cuándo y cuánto costó.

¿Para qué te sirve? #

• Antibióticos con registro, sin libreta: los datos de la venta que pide el Acuerdo (fecha, medicamento, cantidad, médico, cédula y domicilio) quedan capturados en el momento y ligados al ticket.
• Controlados con respaldo: el libro de control autorizado sigue siendo obligatorio para las fracciones I, II y III; Kapi te deja el respaldo digital de cada surtido con médico, cédula, lote y fecha.
• Menos producto vencido en el anaquel: lote y caducidad se capturan desde que entra la mercancía, y la merma por caducidad queda registrada con su costo.
• Cero criterio del cajero: la ventana sale sola cuando el producto lo pide. No depende de que alguien se acuerde.

Cómo se activa #

1. Entra a la configuración del punto de venta, pestaña Productos, y busca la tarjeta Recetas médicas.
2. Enciende Capturar receta médica al vender.
3. En Palabras clave escribe, separadas por comas, las palabras que hacen que el POS pida la receta cuando aparecen en el nombre del producto. Por ejemplo: antibiótico, controlado, o los principios activos que manejas.
4. Revisa en Catálogos → Productos que los medicamentos sujetos a receta lleven esa palabra en el nombre. Por ejemplo: «Amoxicilina 500 mg 12 cápsulas · antibiótico».

Cómo se usa en caja #

1. El cajero cobra como siempre. Si algún producto del carrito lleva palabra clave, al cobrar aparece la ventana Receta médica.
2. Captura el nombre del médico (Kapi autocompleta si ya lo tienes), su cédula profesional y su dirección.
3. Por cada medicamento, captura cantidad, número de lote y mes y año de caducidad.
4. Deja marcada Retener receta si la receta se queda en la farmacia. En antibióticos, eso pasa cuando se agota la cantidad prescrita; en controlados de la fracción II, siempre.
5. Termina la venta. El registro queda guardado con la fecha y el folio del ticket.

Lo que pide la ley, resumido #

Esta sección resume la norma para orientarte. No sustituye la asesoría de tu responsable sanitario.

Antibióticos (fracción IV del artículo 226 de la Ley General de Salud; Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 27 de mayo de 2010, en vigor desde el 25 de agosto de 2010):

• Venta y dispensación solo contra receta médica.
• Un registro de cada antibiótico con: fecha de adquisición; fecha de venta, dispensación o desechamiento; denominación distintiva o genérica; presentación; cantidad adquirida, vendida, dispensada o desechada; y nombre, cédula profesional y domicilio de quien prescribe. Si la receta se retiene, esos tres datos del médico pueden sustituirse por un número consecutivo que relacione el registro con la receta.
• Cada vez que se surte, la receta se sella con la cantidad vendida y la fecha. Al agotarse la cantidad prescrita, la receta se retiene.
• La receta retenida y su registro se conservan 365 días naturales.
• Solo se surte dentro del tiempo de duración del tratamiento indicado en la receta.
• COFEPRIS publica la lista de antibióticos sujetos a este control y vigila su cumplimiento junto con las autoridades sanitarias estatales.

Medicamentos controlados (fracciones I, II y III del artículo 226 de la Ley General de Salud; artículos 117 y 159 del Reglamento de Insumos para la Salud):

• Fracción I: solo con receta o permiso especial de la Secretaría de Salud.
• Fracción II: receta que se retiene en la farmacia y se registra en el libro de control; vigencia de 30 días y máximo dos presentaciones del mismo producto.
• Fracción III: receta que se puede surtir hasta tres veces; se sella y se registra en el libro cada vez.
• Al surtir, se anota en el libro de control autorizado por la Secretaría de Salud: folio y fecha de la receta, medicamento, cantidad, dosificación y saldo, nombre, domicilio y cédula del médico, y fecha del descargo. El reglamento permite usar además sistemas automatizados, sin que eso sustituya al libro autorizado.

Fuentes: Acuerdo sobre venta y dispensación de antibióticos, DOF 27-may-2010 · Ley General de Salud, artículo 226 · Reglamento de Insumos para la Salud.

Preguntas frecuentes #

¿Kapi decide qué productos piden receta? No. Tú defines las palabras clave. Si el nombre del producto las contiene, el POS pide la receta; si no, cobra normal.

¿Sustituye el libro de control de los controlados? No. Para las fracciones I, II y III el libro autorizado sigue siendo obligatorio. Kapi te deja el respaldo digital de cada surtido, con médico, cédula, medicamento, cantidad, lote y fecha.

¿Y para antibióticos? El Acuerdo pide un registro, no un libro autorizado. Kapi captura al cobrar los datos de la venta que ese registro exige y los liga al folio del ticket, que funciona como número consecutivo.

¿Qué pasa con la caducidad? Se captura al recibir la mercancía por nota de entrada y, por medicamento, al cobrar con receta. Lo que caduca se da de baja como ajuste de inventario con motivo y queda en el Kardex.