Adquisiciones en Kapi: cómo dejar de comprar de más y no quedarte sin producto
Si tu tienda maneja inventario, conoces las dos fugas más comunes: comprar de más y quedarte sin producto. Las dos cuestan dinero, pero casi nunca las ves juntas en un mismo reporte. Adquisiciones en Kapi las ataca en un solo flujo: desde que una sucursal pide un producto hasta que pagas la factura al proveedor. Esta guía te lo recorre paso a paso, con la información tal como aparece en el Manual de Kapi — Adquisiciones y en la guía de Operaciones.
Para quién es esto
Este artículo es para dueños, gerentes, administradores y personas del área de compras y tesorería en tiendas con inventario: abarrotes, misceláneas, mueblerías, farmacias, tiendas de conveniencia y, en general, cualquier negocio con varios proveedores y varios productos que reponer.
El problema real: comprar de más y comprar tarde son la misma enfermedad
La mayoría de los negocios termina manejando el inventario por intuición:
- Fijas un mínimo mental, pero olvidas que el proveedor tarda una semana en surtir.
- Pides cuando ya se agotó, así que pagas fletes urgentes o aceptas lo que hay.
- Recibes la mercancía sin comparar contra la factura, y de vez en cuando el proveedor "redondea" hacia arriba.
- Pagas la factura sin cruzarla con la orden, y aparece un cargo que nadie detectó a tiempo.
El manual de Kapi resume las señales de que estás pagando de más:
- Pagas facturas sin cruzarlas con lo que pediste y recibiste.
- Compras por WhatsApp o teléfono, sin orden de compra.
- Aparecen diferencias con el proveedor que nadie detecta a tiempo.
Y al mismo tiempo, sin un sistema que avise al caer al mínimo, lo que pasa es que te quedas sin producto justo cuando el cliente lo está pidiendo. Adquisiciones ataca los dos problemas con la misma herramienta: el ciclo completo de compras, con un candado financiero al final.
Qué es Adquisiciones en Kapi
Adquisiciones es el módulo de Kapi que cubre todo el ciclo de compras a proveedores: requisición → orden de compra → recepción → 3-Way Match. Vive en el menú principal, en la sección Administración, dentro de Operaciones.
Al entrar te recibe el Dashboard del Comprador, con los indicadores del ciclo:
- Gasto gestionado del periodo.
- Requisiciones en aprobación (lo que está esperando que alguien lo autorice).
- Facturas con discrepancias (3-Way Match que no cuadra).
- Entregas a tiempo (OTIF) del proveedor.
Además tienes accesos rápidos a Requisiciones, Órdenes de Compra, Facturas y Devoluciones. Las pestañas del módulo son: Inicio · Requisiciones · Órdenes C. · Recepción · Tesorería · Gastos OP. · Fiscal.
Fuente: Manual de Kapi — Adquisiciones y Operaciones › Adquisiciones, consultados 2026-07-27.
Paso 1. La requisición: lo que pide la sucursal o el CEDIS
Una requisición es la solicitud interna de compra de productos que necesita una sucursal o el CEDIS. No se la mandas al proveedor todavía: primero la aprueban dentro de tu negocio.
Para crearla:
- Ve a Adquisiciones → Requisiciones → Nueva Requisición.
- Selecciona la sucursal solicitante.
- Agrega los productos y cantidades requeridas.
- Indica la urgencia: Normal, Urgente o Crítica.
- Agrega una justificación o nota si hace falta.
- Envía la requisición para autorización.
El flujo completo es Crear → Autorizar → Generar OC → Comprar → Recibir. Un gerente o admin revisa y aprueba; se puede rechazar con motivo (no hay presupuesto, stock suficiente, etc.). Una cosa útil: varias requisiciones se pueden agrupar en una sola Orden de Compra, en lugar de mandar tres pedidos separados al mismo proveedor.
Tip: si tu negocio es una sola tienda y no manejas CEDIS, este paso es igual de importante: la requisición es lo que te obliga a justificar internamente cada compra antes de ir al proveedor.
Fuente: Manual de Kapi — Requisiciones, consultado 2026-07-27.
Paso 2. Cómo no quedarte sin producto: la orden de compra automática al llegar al mínimo
De comprar de más se trata el 3-Way Match (más abajo). De no quedarte sin producto se trata acá: en cómo Kapi dispara la reposición antes de que se agote.
La lógica es directa. En el módulo de Inventario defines para cada producto un mínimo (la cantidad por debajo de la cual ya no quieres estar). Cuando el stock real cae a ese mínimo, Kapi puede sugerir la orden de compra por ti: tú la revisas, ajustas y autorizas antes de enviarla al proveedor. No es una orden silenciosa: es una sugerencia que tú apruebas.
La orden de compra (OC) es el documento formal que se la mandas al proveedor. Para crearla:
- Ve a Adquisiciones → Órdenes C. → Nueva OC (o genérala desde una requisición aprobada).
- Selecciona el proveedor.
- Agrega los productos, cantidades y precios negociados.
- Define las condiciones: fecha de entrega esperada, condiciones de pago (contado, crédito, plazo) y lugar de entrega (CEDIS o sucursal directa).
- Envía para autorización.
Una vez autorizada, la OC se envía al proveedor. Los estados por los que pasa son: Borrador → Pendiente de autorización → Autorizada → Enviada → Parcial o Completa (o Cancelada si la retiras). Las OC por encima de cierto monto pueden requerir autorización adicional del dueño o director, según la configuración de tu empresa.
Fuente: Manual de Kapi — Órdenes de compra y Adquisiciones — Compra sin pagar de más, consultados 2026-07-27.
Paso 3. La recepción: lo que entra, contra lo que pediste
Cuando el proveedor entrega los productos, registras la recepción contra la Orden de Compra. Esto es lo que conecta Adquisiciones con tu inventario.
- Ve a Adquisiciones → Recepción → Nueva Recepción.
- Selecciona la Orden de Compra asociada.
- Verifica físicamente: ¿coincide la cantidad recibida con lo solicitado?, ¿están en buen estado?, ¿las fechas de caducidad son aceptables (si aplica)?
- Registra las cantidades recibidas de cada producto.
- Si hay diferencias, documenta los faltantes o sobrantes.
- Confirma la recepción.
El sistema actualiza automáticamente el inventario del CEDIS o sucursal. No hay que capturar de nuevo los productos.
Dos detalles importantes:
- Recepciones parciales. Si el proveedor entrega solo una parte del pedido, registra lo recibido, la OC queda en estado Parcial y puedes hacer otra recepción cuando llegue el resto. No tienes que esperar a tenerlo todo para empezar a contabilizar lo que sí llegó.
- Lotes y caducidades. Si tu plan maneja lotes y caducidades, en la recepción se captura el lote y la fecha de caducidad de cada producto. Así el inventario sabe qué se vence y cuándo, y se puede vender primero lo más próximo a vencer.
Regla de oro del manual: siempre comparar la cantidad recibida contra la OC y la remisión del proveedor. Las discrepancias se reportan inmediatamente, antes de firmar.
Fuente: Manual de Kapi — Recepción de mercancía, consultado 2026-07-27.
Paso 4. El 3-Way Match: el candado contra pagar de más
El 3-Way Match (conciliación triple) es el proceso de verificar que tres documentos coincidan antes de autorizar el pago a un proveedor:
- Orden de Compra: qué se pidió, a qué precio y en qué condiciones.
- Recepción: qué se recibió realmente (cantidades y estado).
- Factura del proveedor: cuánto cobra el proveedor (monto e impuestos).
Si los tres coinciden, se autoriza el pago. Si no coinciden, la factura queda marcada con discrepancia y se resuelve la excepción:
- Diferencia en cantidad: se recibió más o menos de lo facturado → solicitar nota de crédito o reenvío.
- Diferencia en precio: el proveedor factura a un precio distinto al de la OC → renegociar o aceptar con autorización.
- Producto incorrecto: se recibió un producto diferente → devolver y solicitar reposición.
Por qué importa: el 3-Way Match es lo que evita pagar de más, pagar por mercancía que no recibiste o pagar a precios incorrectos. Es un control financiero fundamental para cualquier tienda con volumen de compras, no solo para empresas grandes.
Fuente: Manual de Kapi — 3-Way Match, consultado 2026-07-27.
Lo que pasa después: la conexión con Tesorería
Cuando la factura pasa el 3-Way Match, llega a la pestaña Tesorería dentro de Adquisiciones. Ahí se gestionan los pagos a proveedores y se controla la salud financiera del negocio:
- Cuentas por pagar: total de facturas pendientes de pagar a proveedores.
- Cuentas por cobrar: total de facturas pendientes de cobro a clientes (si manejas crédito).
- Próximos vencimientos: pagos que vencen en los próximos 7, 15 y 30 días.
- Flujo de efectivo: entradas vs. salidas del periodo.
Desde ahí se programa el pago (transferencia, cheque, efectivo), se registra con su comprobante y, en pagos parciales, el sistema lleva el saldo pendiente. Si la factura era PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), Kapi puede generar el REP (Recibo Electrónico de Pago) automáticamente.
Fuente: Manual de Kapi — Tesorería, consultado 2026-07-27.
Resumen práctico
- Adquisiciones cubre todo el ciclo de compras: requisición → orden de compra → recepción → 3-Way Match.
- Para no quedarte sin producto, configura el mínimo en Inventario y deja que Kapi sugiera la orden de compra cuando un producto llegue a ese umbral; tú la apruebas antes de mandarla.
- Para no pagar de más, usa el 3-Way Match antes de autorizar cualquier pago a proveedor: la OC, la recepción y la factura del proveedor tienen que coincidir.
- Las recepciones parciales se registran conforme va llegando la mercancía, y el inventario se actualiza solo.
- Si tu plan maneja lotes y caducidades, captúralos en la recepción para que el sistema rote primero lo más próximo a vencer.
- El cierre del ciclo es Tesorería: programación de pagos, comprobantes y REP automáticos.
¿Quieres activarlo en tu Kapi?
Adquisiciones y el 3-Way Match ya vienen en tu Kapi. Si hoy estás pagando facturas a proveedor sin cruzarlas contra la orden y la recepción, o si te sigue faltando producto sin entender por qué, te ayudamos a dejar el ciclo cerrado en una sola sesión.
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