Facturar cada venta en Kapi: CFDI por ticket, sin agrupar al público general

Si tu cliente te dio su RFC al momento de la compra y quiere su factura en el momento —no mañana, no la próxima semana, ahora—, lo que necesitas es el flujo de CFDI por ticket del módulo de Facturación de Kapi. Es el camino por defecto cuando un comprador con identidad fiscal quiere su comprobante: una venta, una factura, un UUID. Este artículo recorre, paso a paso, cómo se emite ese comprobante desde Kapi Punto de Venta, qué datos del cliente tienes que tener listos, qué validaciones hace el sistema antes de timbrar, y los errores típicos que conviene evitar.

Toda la información viene del manual oficial de Kapi (kapi.mx/manual/facturacion/). Si algo no coincide con lo que ves en tu sistema, escríbenos por WhatsApp (wa.me/5216621050329) y lo revisamos contigo. [WEB]

Si la mayoría de tus clientes no te piden factura y son ventas al público en general (sin RFC), el camino correcto es la factura global por periodo. Este artículo es para el caso contrario: cliente identificado que sí quiere su CFDI al momento.

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Por qué hay negocios que facturan cada venta y otros que facturan global

No es una decisión técnica, es una decisión de modelo de negocio. El manual de Kapi distingue los dos flujos según el tipo de cliente al que le vendes:

• Cliente con RFC (empresa, profesionista, persona moral con actividad empresarial, Régimen Simplificado de Confianza que pide factura, etc.): cada venta se factura de forma individual con los datos fiscales del receptor. El resultado es un CFDI por ticket con RFC del cliente.
• Público en general (venta de mostrador donde el cliente no te da RFC): las ventas se acumulan y se reportan en una factura global del periodo. El resultado es un solo CFDI al cierre, con el RFC genérico del público en general.

El manual lo explica así: la sección "Facturar una venta" está pensada para "convertir uno o varios tickets del punto de venta en una factura CFDI" cuando el cliente quiere comprobante propio (kapi.mx/manual/facturacion/). La sección "Factura global", en cambio, es la ruta para "agrupar en una sola factura todas las ventas al público en general (sin RFC) de un periodo" (kapi.mx/manual/facturacion/).

La elección de qué ruta tomar se decide al momento de la venta —no al cierre del mes—: si el cliente te da su RFC y pide factura, lo correcto es facturar esa venta en el momento con su identidad fiscal. Si no te da nada, esa venta queda pendiente para la global del periodo. Mezclar ambos casos es lo que provoca errores de duplicidad que el SAT rechaza después.

Una nota importante del manual: el módulo permite agrupar varios tickets en un solo CFDI cuando el mismo cliente compra varias veces en el día y quiere una sola factura ("puedes seleccionar varios tickets y facturarlos en un solo CFDI", kapi.mx/manual/facturacion/). El caso por defecto —y el tema de este artículo— es el opuesto: una venta, un CFDI.

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Qué necesitas antes de timbrar

Antes de entrar al flujo de "Factura basada en ventas" conviene tener dos cosas resueltas: la infraestructura fiscal de tu cuenta Kapi y los datos del cliente que el sistema te va a pedir.

Certificado de Sello Digital (CSD) y folios

El módulo de Facturación necesita, al igual que cualquier CFDI desde cualquier sistema en México, dos requisitos básicos (kapi.mx/manual/facturacion/):

• CSD vigente. Tu Certificado de Sello Digital cargado en Kapi debe estar vigente. El panel principal de Facturación muestra el estado: si dice "certificado caducado", no vas a poder timbrar hasta renovarlo en el portal del SAT (sat.gob.mx → Certisat) y volver a cargarlo en la Configuración fiscal. Los CSD duran cuatro años; conviene poner un recordatorio antes de la fecha de vencimiento.
• Folios disponibles. Tu PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) te vende paquetes de timbres. El panel muestra cuántos te quedan. Si dice "folios agotados", usa Solicitar folios para comprar más antes de seguir emitiendo.

Ninguno de estos dos pasos es exclusivo del flujo por ticket: aplican igual para la global, las notas de crédito o los REP. Pero si alguno falla, no timbras nada.

Datos fiscales del cliente

El sistema te va a pedir datos del receptor. Todos vienen de la Constancia de Situación Fiscal que el cliente descarga gratis del portal del SAT. El manual lo recalca: "el RFC y el régimen fiscal del cliente deben ser correctos o la factura no se puede emitir. Pide siempre la Constancia de Situación Fiscal actualizada del SAT" (kapi.mx/manual/facturacion/).

Lo que necesitas del cliente, antes de sentarte a facturar:

• RFC — el que aparece tal cual en la constancia. Una letra mal escrita y el sistema rechaza el timbrado.
• Razón social — el nombre o razón social tal como aparece en el documento del SAT, con su régimen de capital (S.A. de C.V., S.C., etc.) si aplica.
• Régimen fiscal — el código del régimen bajo el que tributa el cliente (lista oficial del SAT).
• Código postal fiscal — el CP del domicilio fiscal registrado ante el SAT (no necesariamente el de la sucursal donde se vendió).
• Uso del CFDI — la clave que el cliente te indique para qué va a usar la factura. Las más comunes: G01 (adquisición de mercancías), G03 (gastos en general). El cliente lo confirma con su contador.

Conviene pedirle al cliente su constancia al momento del pedido, no cuando ya estás facturando —ahorra tiempos y evita errores de captura.

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Facturar una venta paso a paso: el caso por defecto (un ticket, un CFDI)

El flujo está descrito en la sección "Facturar una venta" del manual (kapi.mx/manual/facturacion/). Son once pasos; los detallo uno por uno.

1. Entrar al módulo de Facturación

Abre el menú principal y haz clic en Facturación. Si tu usuario no ve el módulo, probablemente no tiene permisos de gerente o administrador —el módulo está restringido a esos roles (kapi.mx/manual/facturacion/).

2. Crear una factura basada en ventas

Dentro del módulo, haz clic en Nuevo ▼ y elige Factura basada en ventas. Esta opción es la del flujo por ticket; no la confundas con Factura electrónica (CFDI libre sin venta previa) ni con Factura global en sucursales (público general).

3. Seleccionar la venta a facturar

El sistema te muestra las ventas del POS para que elijas una o varias. Puedes buscar por:

• Número de ticket.
• Fecha.
• Cliente.

Para el caso por defecto (un ticket, un CFDI) seleccionas una sola venta. Si el mismo cliente pidió consolidar varios tickets del día en una sola factura, selecciónalos todos —el sistema lo permite (kapi.mx/manual/facturacion/).

Una validación importante: el sistema solo te deja elegir ventas activas y no facturadas antes. Si la venta ya tiene un CFDI previo, no la vuelve a facturar; te avisa y bloquea el intento. Esto es lo que evita las facturas duplicadas ante el SAT.

4. Capturar los datos del receptor

Aquí entran los datos fiscales del cliente que preparaste antes. Captura:

• RFC.
• Razón social.
• Régimen fiscal.
• Código postal fiscal.

Si el cliente ya está en tu catálogo de receptores (sección Catálogo de receptores del módulo), el sistema autollena estos campos desde ahí —ahorra tiempo y errores—. Si es la primera vez, los capturas manualmente.

5. Elegir el uso del CFDI

El cliente te debe decir el uso que le va a dar a la factura. Las claves más comunes que el manual lista (kapi.mx/manual/facturacion/):

• G01 — Adquisición de mercancías.
• G03 — Gastos en general.
• I04 — Equipo de cómputo y accesorios.
• D01 — Honorarios médicos y gastos hospitalarios.
• P01 — Por definir (úsala solo si el cliente no te supo decir).

El dato lo confirma el cliente, no lo inventas tú.

6. Definir el método de pago (PUE / PPD)

El manual define los dos métodos así (kapi.mx/manual/facturacion/):

• PUE (Pago en Una sola Exhibición): el cliente pagó todo al momento de la compra. Es el caso más común en venta de mostrador.
• PPD (Pago en Parcialidades o Diferido): el cliente pagará después, a crédito o en abonos. Si eliges PPD, más adelante tendrás que emitir un REP (Recibo Electrónico de Pago) cuando el cliente pague.

La elección es del cliente, pero normalmente si está pagando en caja al momento de la venta, es PUE.

7. Definir la forma de pago

La forma de pago es el instrumento con el que el cliente pagó. El manual lista las claves más comunes (kapi.mx/manual/facturacion/):

• 01 — Efectivo.
• 02 — Cheque nominativo.
• 03 — Transferencia electrónica.
• 04 — Tarjeta de crédito.
• 28 — Tarjeta de débito.
• 99 — Por definir (se usa con PPD cuando aún no se sabe cómo pagará).

Una regla importante: PPD usa forma de pago 99 (Por definir); PUE usa 01, 02, 03, 04 o 28 según cómo haya pagado. Mezclar PPD con 01 efectivo es un error típico que el SAT detecta.

8. Revisar el resumen

Antes de timbrar, el sistema te muestra un resumen con los conceptos, los impuestos (IVA 16% / 0% / exento según el caso) y el total. Revisa que coincida con la venta original. Si algo no cuadra, todavía estás a tiempo de corregir.

9. Timbrar

Haz clic en Timbrar. Lo que pasa en segundo plano es esto (kapi.mx/manual/facturacion/):

• El sistema genera el XML del CFDI.
• Envía el XML al PAC para que lo timbre (le ponga el sello digital del SAT y le asigne un UUID, que es el folio fiscal único del comprobante).
• Recibe el XML timbrado con el UUID.
• Genera el PDF como representación impresa.

10. Confirmar el UUID y descargar / enviar el PDF

Al terminar, el sistema te muestra el UUID del CFDI. Ese identificador es lo que hace válido el comprobante ante el SAT. Anótalo o guárdalo: lo vas a necesitar si después hay que cancelar o relacionar la factura (nota de crédito, motivo 01 con sustitución, etc.).

El PDF lo puedes descargar desde el sistema o enviar por email al cliente directamente.

11. Lo que se queda guardado en Kapi

La factura ya emitida aparece en el historial de facturas y suma al resumen mensual del panel de Facturación (facturas realizadas, total facturado, desglose de IVA). Desde ahí puedes reimprimir, cancelar o consultar el XML cuando lo necesites.

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Errores típicos al facturar cada venta y cómo resolverlos

Los errores que el propio manual lista, más los que se repiten en la operación real con el flujo por ticket.

RFC mal escrito o constancia vencida

Si copias mal un carácter del RFC, o el cliente te dio una constancia vieja, el PAC rechaza el timbrado: "RFC no válido" o "Datos del receptor no coinciden" (kapi.mx/manual/facturacion/). Solución: pide al cliente su Constancia de Situación Fiscal actualizada (gratis en el portal del SAT) y captura los datos exactamente como aparecen. Una coma, un acento o un espacio son suficientes para que el sistema rechace.

Elegir PPD con forma de pago 01 (efectivo)

No cuadra fiscalmente: PPD significa que el cliente pagará después, así que la forma de pago al momento de timbrar la venta no puede ser "efectivo" —todavía no ha pagado. Solución: PPD se usa con forma 99 Por definir; PUE se usa con 01, 02, 03, 04 o 28.

Marcar uso del CFDI incorrecto

El cliente (o su contador) es quien sabe si la factura va a G01, G03 o cualquier otra clave. Si pones P01 Por definir cuando en realidad es G03, el cliente puede tener problemas para deducir el gasto. Solución: confirma el uso del CFDI con el cliente antes de timbrar; si dudas, pregunta.

Intentar refacturar una venta ya facturada

El sistema lo bloquea y te avisa: la venta ya tiene un CFDI previo. Solución: si la factura original fue un error, se cancela (motivo 01 con sustitución) o se ajusta con una nota de crédito —ambos flujos están cubiertos en Cancelar y corregir facturas en Kapi.

CSD caducado o folios agotados al momento de timbrar

Aparece "Certificado no válido" o "Folios agotados" antes de que el PAC procese el XML (kapi.mx/manual/facturacion/). Solución: revisa el panel de Facturación antes de empezar a facturar; si el CSD caducó, renueva en el SAT y cárgalo en Configuración fiscal; si los folios se agotaron, usa Solicitar folios para comprar más con tu PAC.

"Error al timbrar" o "El PAC no responde"

Causa común: el PAC está en mantenimiento o hay un problema transitorio de conexión (kapi.mx/manual/facturacion/). Solución: espera 5–10 minutos y reintenta. Si persiste, revisa tu internet —recuerda que Kapi funciona al 100% en la nube, así que una falla de conectividad puede detener el timbrado hasta que vuelvas a tener red.

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Cuándo NO te conviene facturar cada venta (y agrupar en global)

El flujo por ticket es la respuesta correcta solo cuando el cliente te da su RFC y quiere su comprobante de inmediato. Si la mayoría de tus ventas son al público en general (sin RFC), lo correcto es la factura global del periodo. Mezclar ambos caminos es lo que genera los errores de duplicidad que el SAT castiga.

El manual lo señala de manera directa: "solo las que no se facturaron individualmente" entran a la global (kapi.mx/manual/facturacion/). Es decir:

• Si el cliente pidió factura al momento, esa venta ya está en una factura individual y no debe volver a salir en la global.
• Si el cliente no pidió nada, la venta queda pendiente y entra en la global del periodo.

La regla operativa, en una línea: al cliente que te dio su RFC, lo facturas a él en el momento; al cliente que no te dio RFC, lo incluye la global del cierre.

Si la mayoría de tu operación es de mostrador con público general, conviene leer primero Factura global en Kapi: cómo cumplir con el SAT sin perseguir a nadie para configurar bien esa ruta, y volver a este artículo solo para los clientes que sí te pidan CFDI por ticket.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar una sola venta horas después de la compra? Sí. El manual lo confirma: "puedes buscar la venta por número de ticket o fecha" siempre que no haya sido facturada antes (kapi.mx/manual/facturacion/). Lo importante es que la venta siga activa en el POS.

¿Puedo cambiar el método de pago después de timbrar? No de forma directa. Lo que se hace es cancelar la factura original y emitir una nueva con el método correcto, o bien compensar con una nota de crédito. Ambos caminos están detallados en Cancelar y corregir facturas en Kapi.

¿El PDF es el comprobante legal? No. El documento fiscal legalmente válido es el XML con UUID; el PDF es solo su representación impresa (kapi.mx/manual/facturacion/). Conserva los XML al menos durante el plazo que el SAT marca para tu régimen.

¿Puedo agrupar varios tickets del mismo cliente en una sola factura? Sí, el módulo lo permite: "puedes seleccionar varios tickets y facturarlos en un solo CFDI" (kapi.mx/manual/facturacion/). Pero ese es el caso contrario al tema de este artículo, que es el flujo de una venta, un CFDI.

¿Qué pasa si el cliente quiere la factura meses después? Puedes emitir el CFDI mientras la venta siga activa y no haya sido facturada antes. El manual no fija un plazo; el límite operativo lo defines tú en tu política interna. Lo que sí conviene es hacerlo pronto —al mes siguiente ya es más difícil dar con el ticket—.

¿Necesito al cliente presente para facturar? No. Con su RFC, razón social, régimen fiscal y CP fiscal puedes emitir el CFDI en cualquier momento, sin que el cliente esté físicamente. Después le envías el PDF por email o se lo entregas cuando vuelva.

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¿Listo para facturar venta por venta en tu Kapi?

Si tu operación tiene clientes frecuentes que piden factura al momento —empresas, profesionistas, negocios con crédito— el flujo por ticket es el camino. Los datos del cliente, su constancia de situación fiscal vigente y tu CSD con folios disponibles son lo único que necesitas para timbrar sin tropiezos.

Si necesitas apoyo para dejar lista la Configuración fiscal, validar que el CSD siga vigente, cargar tu catálogo de receptores frecuentes o revisar la ruta por ticket paso a paso en tu sistema, escríbenos por WhatsApp y lo vemos contigo:

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