Factura global en Kapi: cómo cumplir con el SAT sin perseguir a nadie

Si vendes de mostrador y la mayoría de tus clientes no te piden factura, ya sabes cómo se siente el cierre de mes: decenas —o cientos— de tickets que reportar al SAT y la sensación de que la próxima fecha límite te va a agarrar otra vez con la pila pendiente. La factura global existe justo para eso. Es el documento que el SAT te permite emitir cuando consolidas, en un solo CFDI, todas las ventas al público en general que no facturaste de forma individual durante un periodo. Kapi Punto de Venta ya la trae incorporada en el módulo de Facturación CFDI 4.0; este artículo recorre, basado en el manual oficial de Kapi (kapi.mx/manual/facturacion/ y kapi.mx/manual/guias/facturacion-global/), cómo se emite desde el sistema, qué ventas entran y cuáles no, qué errores típicos conviene evitar, y cuándo conviene mejor facturar una venta en lo individual.

Toda la información de aquí viene del módulo de Facturación de Kapi y de la guía dedicada de Factura global del manual. Si algo no coincide con lo que ves en tu sistema, escríbenos por WhatsApp (wa.me/5216621050329) y lo revisamos contigo. [BLOG]

Qué es la factura global y por qué existe

La factura global es un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que agrupa todas las ventas al público en general —las que no se facturaron de forma individual— de un periodo en un solo documento. La guía del manual lo define así: "es el documento que agrupa tus ventas al público en general —las que no se facturaron de forma individual— en un solo CFDI (tu factura digital ante el SAT). Eliges el periodo y las sucursales, Kapi junta los tickets y tú revisas y timbras" (kapi.mx/manual/guias/facturacion-global/).

La razón de existir es operativa. Cuando tienes venta de mostrador con tickets de importes pequeños y la mayoría de tus clientes no piden factura, no puedes facturar ticket por ticket —no tiene sentido comercial ni administrativo—, pero la obligación de reportar esas ventas al SAT sí aplica. La factura global resuelve ese hueco: en lugar de N CFDIs al mes para público general, emites uno solo por periodo.

Para emitir cualquier tipo de CFDI desde Kapi necesitas tu CSD (Certificado de Sello Digital) vigente y tu PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) conectado; el panel te avisa si algo falla antes de que pierdas tiempo (kapi.mx/manual/facturacion/). Esos requisitos aplican igual a la global: no se salta ningún paso del timbrado, solo se consolida la información.

El módulo de Facturación está disponible para gerentes y administradores. Si un término fiscal no te queda claro, el propio manual remite a su Glosario.

Qué ventas entran en la global y cuáles no

Esta es la parte que más confunde al principio y, por lo mismo, la fuente más común de errores: la global no incluye todas las ventas del periodo. Solo incluye las que no se facturaron de forma individual.

La guía lo señala directo en su sección "Qué incluye" (kapi.mx/manual/guias/facturacion-global/):

• Agrupa todas las ventas al público en general (sin RFC) de un periodo.
• Por sucursal(es) y periodo configurable.
• Solo ventas no facturadas antes (las que ya pidieron factura no entran).
• RFC genérico del público en general, automático.
• Total consolidado por las sucursales elegidas.

El manual de Facturación lo repite en el paso a paso de la sección "Factura global en sucursales": "solo las que no se facturaron individualmente. Si un cliente ya pidió su factura, esa venta no entra en la global" (kapi.mx/manual/facturacion/).

Lo que esto significa en la práctica es simple: si un cliente llegó con su RFC y te pidió su CFDI al momento de la compra, esa venta ya quedó facturada por su cuenta y no debe volver a aparecer en la global del periodo. El sistema la excluye por ti; lo único que tienes que validar al final, antes de timbrar, es que el total consolidado que ves corresponde a la suma de tickets sin facturar del periodo y de las sucursales elegidas.

Una nota práctica que la guía rescata con un ejemplo: "en junio generas la global de mayo: el sistema junta automáticamente las ventas sin factura de tus dos sucursales en un solo CFDI listo para timbrar". Es decir, la global de un mes X usualmente se emite al cierre del mes X (o a inicios del mes X+1), no en tiempo real.

Cómo se emite la factura global desde Kapi

El camino dentro del sistema está descrito en la sección "Factura global en sucursales" del manual de Facturación (kapi.mx/manual/facturacion/#global). Son seis pasos, en este orden:

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Factura global en sucursales.
2. Selecciona las sucursales a incluir.
3. Define el periodo: fecha de inicio y fin, periodicidad (mensual) y mes/año.
4. El sistema agrupa automáticamente todas las ventas sin facturar del periodo.
5. Revisa el total consolidado.
6. Timbra la factura global.

La periodicidad que el manual ofrece como ajuste es mensual —es la periodicidad natural para una obligación que se cierra al fin de mes—. El plazo concreto para emitirla es el que marque el SAT para el periodo correspondiente (el manual no fija un número de días, por lo que conviene verificarlo en la miscelánea fiscal vigente o con tu contador antes de correr el cierre).

Antes de timbrar conviene tener claros dos requisitos generales del módulo:

• CSD vigente. Si el panel marca "certificado caducado", no podrás emitir facturas hasta renovar tu CSD en el portal del SAT (sat.gob.mx → Certisat) y volverlo a cargar en la Configuración fiscal.
• Folios disponibles. Si el panel marca "folios agotados", usa Solicitar folios para adquirir más timbres fiscales con tu PAC (kapi.mx/manual/facturacion/).

Ninguno de estos dos requisitos es propio de la global: son del módulo de Facturación en general. Pero si no los tienes al día, no vas a poder timbrar la global ni ninguna otra factura.

El RFC genérico del público en general

La guía de Factura global menciona el RFC genérico del público en general como un dato que Kapi ya trae configurado de forma automática, y el manual de Facturación lo repite en su advertencia sobre periodicidad: "La factura global se emite con el RFC genérico del público en general" (kapi.mx/manual/facturacion/).

¿Qué significa eso? En el SAT existe un RFC genérico asignado al público en general (no a un contribuyente específico). Cuando emites una factura global, todas las ventas que la componen van a nombre de ese RFC genérico, no a nombre del cliente final —porque el cliente final, por definición, no te pidió comprobante. Por eso la global es el camino adecuado cuando la venta es de mostrador, anónima y sin identidad fiscal del comprador.

El detalle importante: el RFC genérico lo pone Kapi automáticamente; tú no tienes que capturarlo. Lo que sí tienes que cuidar es que la ruta elegida sea la correcta (Factura global en sucursales) y no la de "Factura basada en ventas", porque esa última ruta pide RFC y datos fiscales del receptor —son dos flujos distintos del mismo módulo.

Ahora bien, hay casos en los que la global no es el camino correcto y conviene emitir una factura individual. Esos casos los revisamos más adelante.

Errores típicos al emitir la factura global

La guía y el manual no listan errores en un solo lugar, pero al cruzar la información aparecen varios que se repiten en la operación real:

• Duplicar tickets ya facturados. Incluir en la global ventas que un cliente ya pidió facturar por su cuenta. Si la global entra al SAT con ventas repetidas, el documento no va a coincidir con tus facturas individuales y te genera una discrepancia fiscal. La sección "Qué ventas entran" del manual lo deja explícito: las ventas ya facturadas no entran.
• No cerrar el periodo a tiempo. Dejar que se acumulen varios periodos sin emitir la global. Esto suele pasar cuando la operación del negocio no tiene un responsable claro de facturación. El manual no fija un plazo numérico; el plazo es el que marque el SAT para el periodo correspondiente.
• Sucursal equivocada. Elegir mal las sucursales al consolidar. Si tu negocio tiene varias tiendas, la global debe corresponder a las sucursales correctas; un error aquí significa que parte de la facturación queda en la global de otra tienda y otra parte queda sin reportar.
• CSD caducado o folios agotados al timbrar. No revisar el estado fiscal del panel antes de correr la global. El panel marca el estado del CSD y los folios disponibles; si alguno falla, el timbrado se rechaza (kapi.mx/manual/facturacion/).
• Confundir global con facturación de una venta. Intentar meter una venta con RFC propio a la global. Esa venta va por la ruta de Factura basada en ventas, no por la de Factura global en sucursales.

Cuándo conviene mejor facturar una venta individual

La global está diseñada para venta al público en general sin RFC. Hay escenarios donde ese flujo no es el correcto y conviene usar la facturación individual desde el módulo:

• Clientes recurrentes con RFC propio. Si tu cliente ya tiene su constancia de situación fiscal y te pide factura cada vez, lo correcto es emitir un CFDI por venta (ruta Facturación → Nuevo ▼ → Factura basada en ventas). Así su factura lleva su RFC, su razón social y el uso de CFDI que corresponda (G01 para adquisición de mercancías, G03 para gastos en general, etc., según lo que indique el cliente).
• Tickets grandes. Ventas de monto considerable donde el comprador sí requiere comprobante fiscal. La global no es el vehículo para eso.
• Devoluciones y notas de crédito. Si después de emitida una factura individual hay una devolución o descuento, lo correcto es una nota de crédito (CFDI de tipo Egreso) sobre la factura original —no tocar la global—. El manual describe este flujo en su sección "Nota de crédito (egreso)" y aclara que la nota de crédito "compensa parcial o totalmente la factura de ingreso" (kapi.mx/manual/facturacion/).
• Cancelaciones. Si una factura fue un error y no debió existir, se cancela —no se compensa con una nota de crédito—. El manual tiene una sección específica para ese flujo.

La regla operativa, en una línea: al cliente que te dio su RFC, lo facturas a él; al cliente que no te dio RFC, lo incluye la global.

Hacer de la global parte del cierre mensual

La guía cierra con una recomendación que vale la pena retomar: "Genera tu factura global con la periodicidad que te corresponde y deja de cargar pendientes fiscales de un mes a otro" (kapi.mx/manual/guias/facturacion-global/).

En la práctica eso significa asignar un responsable (administración o quien lleve la facturación) y un momento del mes para correr el flujo. La ruta es siempre la misma —Facturación → Nuevo ▼ → Factura global en sucursales—, y los datos que tienes que tener a la mano son pocos: las sucursales que entran al periodo, la fecha de inicio y fin, y la verificación previa de que el CSD está vigente y los folios disponibles alcanzan.

Si tu negocio tiene venta de mostrador con mucho ticket pequeño al público general, este flujo es el que te quita la carga del cierre fiscal. Y si necesitas apoyo para dejarlo listo —revisar tu Configuración fiscal, validar que el CSD esté vigente, confirmar la periodicidad que te aplica— escríbenos por WhatsApp y lo vemos contigo.

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