Factura global en Kapi: cómo cumplir con el SAT sin perseguir a nadie
Si vendes de mostrador y la mayoría de tus clientes no te piden factura, ya sabes cómo se siente el cierre de mes: decenas —o cientos— de tickets que reportar al SAT y la sensación de que la próxima fecha límite te va a agarrar otra vez con la pila pendiente. La factura global existe justo para eso. Es el documento que el SAT te permite emitir cuando consolidas, en un CFDI por sucursal, todas las ventas al público en general que no facturaste de forma individual durante un periodo. Kapi Punto de Venta ya la trae incorporada en el módulo de Facturación CFDI 4.0; este artículo recorre, basado en el manual oficial de Kapi (kapi.mx/manual/facturacion/ y kapi.mx/manual/guias/facturacion-global/), cómo se emite desde el sistema, qué ventas entran y cuáles no, qué errores típicos conviene evitar, y cuándo conviene mejor facturar una venta en lo individual.
En este artículo (7 secciones)
- Qué es la factura global y por qué existe
- Qué ventas entran en la global y cuáles no
- Cómo se emite la factura global desde Kapi
- El RFC genérico del público en general
- Errores típicos al emitir la factura global
- Cuándo conviene mejor facturar una venta individual
- Hacer de la global parte del cierre mensual
Toda la información de aquí viene del módulo de Facturación de Kapi y de la guía dedicada de Factura global del manual. Si algo no coincide con lo que ves en tu sistema, escríbenos por WhatsApp (wa.me/5216621050329) y lo revisamos contigo. [BLOG]
Qué es la factura global y por qué existe
La factura global es un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que agrupa todas las ventas al público en general —las que no se facturaron de forma individual— de un periodo en un solo documento. La guía del manual lo define así: "Es la factura que agrupa las ventas al público en general que no se facturaron individualmente. Kapi consulta los tickets del periodo y prepara una global para cada sucursal que elijas" Manual ↗.
La razón de existir es operativa. Cuando tienes venta de mostrador con tickets de importes pequeños y la mayoría de tus clientes no piden factura, no puedes facturar ticket por ticket —no tiene sentido comercial ni administrativo—. La factura global resuelve ese hueco: reporta esas ventas sin factura propia y, en lugar de un CFDI por cada ticket de público general, emites una global por sucursal en cada periodo.
Para emitir cualquier tipo de CFDI desde Kapi necesitas tu CSD (Certificado de Sello Digital) vigente y tu PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) conectado; el panel te avisa si algo falla antes de que pierdas tiempo Manual ↗. Esos requisitos aplican igual a la global: no se salta ningún paso del timbrado, solo se consolida la información.
En Facturación solo aparecen las acciones que permite tu perfil. Si un término fiscal no te queda claro, el propio manual remite a su Glosario.
Qué ventas entran en la global y cuáles no
Esta es la parte que más confunde al principio y, por lo mismo, la fuente más común de errores: la global no incluye todas las ventas del periodo. Solo incluye las que no se facturaron de forma individual.
La guía lo señala directo en su sección "Qué incluye" Manual ↗:
- Agrupa todas las ventas al público en general (sin RFC) de un periodo.
- Por sucursal(es) y periodo configurable.
- Solo ventas no facturadas antes (las que ya pidieron factura no entran).
- RFC genérico del público en general, automático.
- Una global por cada sucursal elegida, con sus importes para revisar.
El manual de Facturación lo repite en la sección "Factura global": "Una venta ya facturada no vuelve a entrar" Manual ↗.
Lo que esto significa en la práctica es simple: si un cliente llegó con su RFC y te pidió su CFDI al momento de la compra, esa venta ya quedó facturada por su cuenta y no debe volver a aparecer en la global del periodo. El sistema la excluye por ti; lo único que tienes que validar al final, antes de timbrar, es que el importe de cada sucursal corresponde a sus tickets sin facturar del periodo.
Una nota práctica: Kapi reúne las ventas sin factura del periodo y emite una global por cada sucursal seleccionada, no un solo CFDI para todas. Si eliges dos sucursales, Kapi emite dos globales, cada una con sus importes.
Cómo se emite la factura global desde Kapi
El camino dentro del sistema está descrito en la sección "Factura global" del manual de Facturación Manual ↗. Son seis pasos, en este orden:
- Ve a Facturación → Nuevo → Factura global.
- En ¿De qué periodo?, elige el mes anterior, el mes actual u Otras fechas (con Desde y Hasta).
- Revisa lo que se declara ante el SAT. Si necesitas otro dato, abre Cambiar periodicidad y revisa Periodicidad, Mes y Año.
- En ¿De qué sucursales?, revisa los importes y desmarca las que no van. El sistema ya agrupó las ventas sin facturar del periodo.
- Pulsa el botón de timbrar y revisa en la confirmación el periodo, las sucursales y los importes.
- Confirma el timbrado y revisa el resultado de cada sucursal: queda una global por cada una.
La periodicidad la eliges tú; no tiene que ser mensual. Kapi ofrece periodos diario, semanal, quincenal y mensual, y el bimestral aparece para el régimen 621. Ese dato va en el nodo de información global del CFDI, que describe la Guía de llenado del CFDI 4.0 del SAT. Acuerda con tu contador la periodicidad que te corresponde y el momento de emitirla antes de correr el cierre.
Antes de timbrar conviene tener claros dos requisitos generales del módulo:
- CSD vigente. Si el panel marca "certificado caducado", no podrás emitir facturas hasta renovar tu CSD en el portal del SAT (sat.gob.mx → Certisat) y volverlo a cargar en la Configuración fiscal.
- Folios disponibles. Si en Inicio aparece Sin folios, pulsa Solicitar junto a los folios, elige la cantidad y sigue el flujo de recarga de Kapi Manual ↗.
Ninguno de estos dos requisitos es propio de la global: son del módulo de Facturación en general. Pero si no los tienes al día, no vas a poder timbrar la global ni ninguna otra factura.
El RFC genérico del público en general
La guía de Factura global menciona el RFC genérico del público en general como un dato que Kapi ya trae configurado de forma automática, y el manual de Facturación lo repite en su advertencia sobre periodicidad: "La factura global se emite con el RFC genérico del público en general" Manual ↗.
¿Qué significa eso? En el SAT existe un RFC genérico asignado al público en general (no a un contribuyente específico). Cuando emites una factura global, todas las ventas que la componen van a nombre de ese RFC genérico, no a nombre del cliente final —porque el cliente final, por definición, no te pidió comprobante. Por eso la global es el camino adecuado cuando la venta es de mostrador, anónima y sin identidad fiscal del comprador.
El detalle importante: el RFC genérico lo pone Kapi automáticamente; tú no tienes que capturarlo. Lo que sí tienes que cuidar es que la ruta elegida sea la correcta (Factura global) y no la de "Factura de ventas", porque esa última ruta pide RFC y datos fiscales del receptor —son dos flujos distintos del mismo módulo.
Ahora bien, hay casos en los que la global no es el camino correcto y conviene emitir una factura individual. Esos casos los revisamos más adelante.
Errores típicos al emitir la factura global
La guía y el manual no listan errores en un solo lugar, pero al cruzar la información aparecen varios que se repiten en la operación real:
- Duplicar tickets ya facturados. Incluir en la global ventas que un cliente ya pidió facturar por su cuenta. Si la global entra al SAT con ventas repetidas, el documento no va a coincidir con tus facturas individuales y te genera una discrepancia fiscal. La sección "Qué ventas entran" del manual lo deja explícito: las ventas ya facturadas no entran.
- No cerrar el periodo a tiempo. Dejar que se acumulen varios periodos sin emitir la global. Esto suele pasar cuando la operación del negocio no tiene un responsable claro de facturación.
- Sucursal equivocada. Elegir mal las sucursales al emitir. Kapi emite una global por cada sucursal marcada: si desmarcas una que sí iba, sus ventas del periodo se quedan sin global; si dejas marcada una que no tocaba, emites una global de más.
- CSD caducado o folios agotados al timbrar. No revisar el estado fiscal del panel antes de correr la global. El panel marca el estado del CSD y los folios disponibles; si alguno falla, el timbrado se rechaza Manual ↗.
- Confundir global con facturación de una venta. Intentar meter una venta con RFC propio a la global. Esa venta va por la ruta de Factura de ventas, no por la de Factura global.
Cuándo conviene mejor facturar una venta individual
La global está diseñada para venta al público en general sin RFC. Hay escenarios donde ese flujo no es el correcto y conviene usar la facturación individual desde el módulo:
- Clientes recurrentes con RFC propio. Si tu cliente ya tiene su constancia de situación fiscal y te pide factura cada vez, lo correcto es emitir un CFDI por venta (ruta Facturación → Nuevo → Factura de ventas). Así su factura lleva su RFC, su razón social y el uso de CFDI que corresponda (G01 para adquisición de mercancías, G03 para gastos en general, etc., según lo que indique el cliente).
- Tickets grandes. Ventas de monto considerable donde el comprador sí requiere comprobante fiscal. La global no es el vehículo para eso.
- Devoluciones y notas de crédito. Si después de emitida una factura individual hay una devolución o descuento, lo correcto es una nota de crédito (CFDI de tipo Egreso) sobre la factura original —no tocar la global—. El manual describe este flujo en su sección "Nota de crédito (egreso)" y aclara que la nota de crédito "compensa parcial o totalmente la factura de ingreso" Manual ↗.
- Cancelaciones. Si una factura fue un error y no debió existir, se cancela —no se compensa con una nota de crédito—. El manual tiene una sección específica para ese flujo.
La regla operativa, en una línea: al cliente que te dio su RFC, lo facturas a él; al cliente que no te dio RFC, lo incluye la global.
Hacer de la global parte del cierre mensual
La guía cierra con una recomendación que vale la pena retomar: "Genera tu factura global con la periodicidad que te corresponde y deja de cargar pendientes fiscales de un mes a otro" Manual ↗.
En la práctica eso significa asignar un responsable (administración o quien lleve la facturación) y un momento del mes para correr el flujo. La ruta es siempre la misma —Facturación → Nuevo → Factura global—, y los datos que tienes que tener a la mano son pocos: las sucursales que entran al periodo, la fecha de inicio y fin, y la verificación previa de que el CSD está vigente y los folios disponibles alcanzan.
Si tu negocio tiene venta de mostrador con mucho ticket pequeño al público general, este flujo es el que te quita la carga del cierre fiscal. Y si necesitas apoyo para dejarlo listo —revisar tu Configuración fiscal, validar que el CSD esté vigente, confirmar la periodicidad que te aplica— escríbenos por WhatsApp y lo vemos contigo.
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Fuentes: Guía de llenado del CFDI 4.0 (SAT)
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