Contabilidad en Kapi para dueños y contadores: pólizas automáticas desde tus CFDI, balanza de comprobación y Anexo 24

Cada fin de mes se repite la misma escena en muchos negocios: exportar las ventas a un Excel, mandar capturas de pantalla de las facturas por WhatsApp y que el contador vuelva a capturar todo en su sistema para armar pólizas, balanza y declaraciones. Doble captura, diferencias que nadie explica y una prisa de más el día límite. Este artículo recorre cómo se resuelve eso dentro del propio Kapi Punto de Venta: el módulo Contabilidad toma los CFDI de tu RFC, arma las pólizas, la balanza de comprobación y los estados financieros, y prepara los archivos de contabilidad electrónica del Anexo 24 para el SAT.

Toda la información viene de la guía oficial «Contabilidad en Kapi: pólizas, balanza y contabilidad electrónica» del Manual de Kapi, actualizada al 21 de octubre de 2026. Y una aclaración honesta de entrada: Kapi es 100% web, así que para trabajar la contabilidad se necesita internet — ante una falla, el sistema se sigue usando compartiendo datos de un celular, sin instalar nada.

Para quién es esto

Para dueños que ya facturan desde Kapi y quieren dejar de «pasar el mes» a su contador a mano, y para contadores que quieren trabajar sobre el mismo dato del negocio, sin esperar Excel ni capturas de pantalla. Sirve si ya operas Kapi —el módulo ya viene incluido: se abre desde Módulos → Contabilidad, la tarjeta «Pólizas, impuestos y CFDI»— o si estás evaluando un punto de venta y la contabilidad es parte de tu decisión.

El costo de llevar la contabilidad aparte

La guía del manual lo resume en cuatro fugas:

• Cada mes alguien descarga facturas y las vuelve a capturar en otro sistema. El mismo dato tecleado dos veces, con el error de captura de rigor en cada pasada.
• La balanza no cuadra y nadie sabe qué póliza falta. Las horas de cierre se van en buscar la diferencia que rompe las sumas.
• Una factura cancelada sigue sumando en tus cifras. Y te enteras cuando la declaración ya salió.
• Te enteras de un proveedor en la lista 69-B cuando ya declaraste. Con todo lo que eso complica.

Lo que sigue es cómo ataca cada una el módulo de Contabilidad, con las pantallas exactas de la guía.

Qué resuelve Kapi

Una regla que la guía deja clara: si tu RFC está en varias sucursales, la contabilidad se lleva en una sola — ahí viven las pólizas, el catálogo y las declaraciones. Un administrador la designa con «Llevar aquí la contabilidad de este RFC», y para usar el módulo se entra a Kapi con esa sucursal.

El recorrido, pantalla por pantalla

Primera vez: preparación del módulo

1. Entra con un usuario Administrador o Propietario y abre Módulos → Contabilidad. ¿No ves la tarjeta? Revisa los permisos de tu perfil; el Administrador puede mostrarla para toda la empresa con Mostrar u ocultar módulos.
2. En Preparación del módulo captura la Identidad fiscal del emisor: RFC, Régimen y Nombre fiscal tal como aparecen en tu constancia. Al guardar, Kapi prepara lo mecánico; si el catálogo de cuentas está vacío, instala la plantilla PyME con los códigos agrupadores del SAT.
3. ¿Vienes de otro sistema? Carga tu póliza de apertura en Contable ▼ → Saldos iniciales: descargas la plantilla, capturas el saldo deudor o acreedor de cada cuenta, subes el Excel, revisas la vista previa y aplicas.
4. Con tu contador ajustan el plan de cuentas en Catálogo de cuentas —cada cuenta con su Código agrupador SAT— y en Cuentas clave definen qué cuenta usa cada categoría de gasto y su deducibilidad. Cada cambio vale desde el mes que elijan: los meses anteriores no se tocan.
5. Dale a tu contador un usuario de Kapi con los permisos que necesite: ver la contabilidad, operar pólizas, configurarla, asistente fiscal y declaraciones, descargas de CFDI. Por omisión los tienen Administrador y Propietario; se asignan en Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles.

1. Los CFDI entran a Contabilidad

Las pólizas automáticas nacen de los CFDI de tu RFC: facturas emitidas y recibidas, complementos de pago y recibos de nómina. Llegan de dos formas, desde el menú Descargas CFDI:

• Solicitud al SAT: eliges Fecha inicial y Fecha final (hasta un año por solicitud) y pulsas Solicitar descarga; el avance se sigue en el panel. Para una sola factura, va el Folio fiscal (UUID) en Descargar un CFDI específico.
• Subida manual: un ZIP con XML timbrados (hasta 100 MB y 1000 XMLs). Los UUID ya registrados no se duplican: puedes volver a subir un ZIP que ya habías cargado y no pasa nada.

La descarga directa desde el SAT se activa dando de alta tu empresa en el servicio de descarga con tu e.firma: escríbenos y lo dejamos listo. Mientras tanto, la subida manual de XMLs cubre el flujo.

Tus ventas de mostrador también entran: la factura global es un CFDI de ingreso como cualquier otro — cuando llega a Contabilidad, entra a la póliza de ingresos de su día. Hazla cada periodo; la mecánica está en la guía de factura global.

2. Pólizas automáticas, sin captura doble

En Contable ▼ → Pólizas: pulsa Generar automáticas, elige año y mes, Previsualizar, revisa la lista y Aplicar pólizas. Kapi genera ingresos y cobros por día, una póliza por factura de proveedor, pagos por día, además de notas de crédito, la nómina —por fecha de pago, desde los recibos timbrados— y la depreciación de tus activos fijos. Si repites el proceso, solo se crea lo que falte.

Son pólizas de apoyo: el contador las revisa y ajusta. Los ajustes van como póliza manual con Nueva póliza — cargo y abono por renglón, y Kapi avisa si va Cuadrada o marca la diferencia. Las cuotas patronales (IMSS, RCV, INFONAVIT) y el impuesto estatal sobre nómina se registran por aquí, con póliza manual. ¿Llegó una factura tarde o cancelaron una? Recontabilizar mes regenera las automáticas que ya no coinciden con los CFDI y no toca las manuales. Y si una póliza aplicada salió mal, se cancela con su motivo: queda marcada con quién, cuándo y por qué.

3. Balanza, estados financieros y libros

Todo sale de las pólizas aplicadas:

• Balanza de comprobación: eliges el mes y pulsas Generar. Saldo inicial, cargos, abonos y saldo final por cuenta; al pie, las Sumas iguales (afectables) dicen Cuadra o muestran la diferencia. Con el filtro Solo cuentas con saldo o movimiento se limpia la vista y con Excel se descarga.
• Estados financieros: estado de resultados, balance general, comparativo anual y flujo de efectivo, también con descarga a Excel.
• Libro diario y auxiliares: el libro del mes y el auxiliar por cuenta para el rango de meses que pidas.

El contador trabaja sobre el mismo dato que el punto de venta, sin pedirle al dueño un solo reporte preparado a mano.

4. Conciliación bancaria

En Contable ▼ → Conciliación bancaria se sube el estado de cuenta del banco (.csv o .xlsx), se elige la Cuenta contable y se pulsa Importar y conciliar. El match automático usa monto exacto y fecha a ±5 días; lo ambiguo queda en la Bandeja como pendiente, y cada renglón se puede conciliar, ignorar o convertir en póliza ahí mismo con Crear póliza y conciliar — el lugar natural para comisiones, intereses y cargos bancarios. Abajo, Movimientos contables de Bancos sin estado de cuenta muestra lo que ningún renglón del banco respalda: falta un movimiento en el estado o la póliza está mal fechada.

5. Contabilidad electrónica (Anexo 24)

En Contable ▼ → Contabilidad electrónica eliges el año y el mes —o Cierre del ejercicio (13)— y pulsas Revisar periodo. Hay tres tarjetas:

• Catálogo de cuentas: se envía la primera vez y cada vez que el catálogo cambie. Botón Descargar catálogo (CT).
• Balanza de comprobación: con envío Normal, Descargar balanza (BN); con envío Complementaria, se captura la Fecha del cambio y sale la complementaria (BC). Diciembre va sin la póliza de cierre: esa va en la balanza del mes 13.
• Pólizas y auxiliares: solo cuando el SAT las pide — acto de fiscalización, fiscalización compulsa, devolución o compensación, con su número de orden o de trámite — y salen como Pólizas (PL), Auxiliar de folios (XF) o Auxiliar de cuentas (XC).

Cada archivo sale con los esquemas 1.3 del Anexo 24, ya validado contra el esquema del SAT y comprimido en .zip con el nombre que pide el SAT (RFC + año + mes + tipo). El contador revisa el código agrupador de cada cuenta y sube el .zip al buzón tributario; el envío se registra después en Declaraciones.

Sobre el calendario, la guía lo resume citando al SAT: el catálogo va una sola vez y cada vez que se modifique; la balanza, cada mes en el segundo mes siguiente al que corresponden los datos; pólizas y auxiliares, solo cuando el SAT necesita verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones. El envío es por el buzón tributario, con e.firma vigente.

La rutina del mes: dueño y contador

La guía reparte los papeles así:

Entre semana (dueño): opera el punto de venta con normalidad — venta, factura global por periodo, facturas a clientes. Nada se «manda» a la contabilidad: los CFDI llegan por descarga o por subida de XMLs, y de ahí se arman las pólizas.

Arranque de mes (contador):

1. Abre Contabilidad: se posiciona en el mes anterior, el que se cierra y declara.
2. Trae los CFDI del periodo (descarga al SAT o ZIP de XMLs).
3. Generar automáticas → previsualizar → aplicar; revisa lo que necesite ajuste y captura las manuales.
4. Genera la balanza y confirma que diga Cuadra.
5. Concilia el banco.
6. Recorre el Checklist de cierre del Resumen: CFDI del periodo, contabilización automática, pólizas en borrador, conciliación bancaria, balanza cuadrada, vigencia ante el SAT, proveedores en la lista 69-B y declaraciones del periodo.
7. Cerrar periodo. Si queda algún bloqueante, la justificación es obligatoria; si después llega una factura tarde, se reabre con su motivo y todo queda en la bitácora del periodo.
8. Descarga la balanza (BN) del Anexo 24 y súbela al buzón tributario dentro del plazo — el segundo mes siguiente al mes declarado.
9. En Declaraciones revisa el calendario de obligaciones de tu régimen con su fecha límite, y con Registrar anota monto, fecha de presentación y folio o línea de captura, y Marcar presentada.

Al dueño le tocan dos lecturas: el Resumen —IVA e ISR estimados del mes, próxima obligación y checklist de cierre— y los estados financieros. El Asistente fiscal muestra mes por mes los ingresos cobrados, los egresos pagados, el ISR estimado y el IVA a pagar según tu régimen (626 RESICO, 612 personas físicas con actividades empresariales, 601 personas morales, o detectar). Y en diciembre, Cerrar ejercicio genera la póliza del 31 de diciembre que salda las cuentas de resultados contra el resultado de ejercicios anteriores: se revisa y se aplica.

Hasta dónde llega (y dónde entra el contador)

Para no inventarle funciones al sistema, la guía es explícita en los límites:

• Las cifras del Asistente fiscal, de Declaraciones y de Reportes fiscales son de apoyo, no una declaración: tu contador debe validarlas antes de declarar. Kapi no sustituye la asesoría fiscal.
• El envío al SAT lo hace el contador por el buzón tributario. Kapi prepara y valida los archivos del Anexo 24; no los presenta.
• La descarga directa de CFDI requiere activación (el alta de tu empresa en el servicio con tu e.firma): escríbenos y lo dejamos listo. Mientras tanto, la subida manual de XMLs cubre el flujo completo.
• La DIOT descarga un .TXT con el formato de carga del SAT: se revisa con el contador antes de presentarlo.

Errores comunes al arrancar

• Entrar con la sucursal equivocada. Si el RFC tiene varias sucursales, Contabilidad vive en una sola: entra con esa, o pide que la muestren con Mostrar u ocultar módulos.
• No darle usuario al contador. Sin usuario y permisos no puede traer CFDI, operar pólizas ni conciliar, y la captura doble regresa por la puerta trasera.
• Dejar pólizas en borrador. El checklist de cierre lo marca y el mes no aparece como «Listo para cerrar».
• Capturar a mano lo que ya es automático. Antes de teclear una póliza de ingresos o de compras, prueba Generar automáticas: si la vuelves a correr, solo se crea lo que falte.
• Declarar sin «Verificar ante el SAT». La verificación revisa la vigencia de los CFDI del periodo y la lista 69-B, y avisa si un CFDI cancelado es de un mes que ya cerraste o declaraste. En ese caso: reabre el periodo, Recontabilizar mes y, si la balanza ya se envió, descarga la complementaria (BC).

El punto en una frase

Los CFDI que tu negocio ya emite se convierten en pólizas, la balanza se genera desde las pólizas aplicadas y el Anexo 24 sale validado y en .zip para el buzón tributario: dueño y contador trabajan sobre el mismo dato, sin Excel puente ni captura doble (Manual › Contabilidad).

¿Quieres verlo con tus números?

Si ya facturas desde Kapi, el módulo ya lo tienes: abre Módulos → Contabilidad y sigue el recorrido de arriba. Si quieres activar la descarga directa de CFDI del SAT o prefieres ver el flujo completo con tus propias facturas, mándanos un mensaje y lo dejamos listo.

Activar contabilidad por WhatsApp

Fuentes: Manual de Kapi — Contabilidad: pólizas, balanza y contabilidad electrónica; Manual — Guía factura global; resumen de obligaciones del SAT citado en la guía del manual.