Contabilidad en Kapi: pólizas, balanza y contabilidad electrónica

Llevar la contabilidad suele significar exportar facturas, capturarlas en otro sistema y cuadrar a mano cada mes. En Kapi, Contabilidad toma los CFDI de tu RFC, arma las pólizas, la balanza y los estados financieros, y te prepara los archivos de contabilidad electrónica para el SAT. Tu contador revisa, ajusta y presenta.

¿Qué es? #

Es el módulo de contabilidad de partida doble de Kapi. En Módulos lo abres con la tarjeta Contabilidad («Pólizas, impuestos y CFDI»). Trae los CFDI que emitiste y recibiste, los convierte en pólizas y de ahí salen la balanza de comprobación, los estados financieros, los libros, la conciliación bancaria, las estimaciones de impuestos y los archivos del Anexo 24.

Qué incluye #

• Resumen: checklist de cierre del periodo, IVA e ISR estimados del mes y la próxima obligación.
• Pólizas de ingreso, egreso y diario, manuales o generadas desde los CFDI.
• Balanza de comprobación, Estados financieros (estado de resultados, balance general, comparativo anual y flujo de efectivo) y Libro diario y auxiliares, con descarga a Excel.
• Conciliación bancaria: importas el estado de cuenta y Kapi lo cruza contra tu cuenta de bancos.
• Activos fijos con depreciación mensual automática en línea recta.
• Viáticos: viajes de trabajo con sus facturas ligadas.
• Catálogo de cuentas con código agrupador del SAT, Cuentas clave y Saldos iniciales desde Excel.
• Reportes fiscales: DIOT con su archivo .TXT, Balance IVA, libros de compras y de ventas, facturas canceladas, nómina, gasto por categoría y más.
• Asistente fiscal y Declaraciones: estimación mensual de ISR e IVA según tu régimen y calendario de obligaciones con su fecha límite.
• Contabilidad electrónica (Anexo 24): catálogo, balanza, pólizas y auxiliares en .zip.
• Descargas CFDI: pides tus facturas emitidas y recibidas al SAT o subes tus XML en un ZIP.
• Verificación ante el SAT: vigencia de tus CFDI y proveedores en la lista 69-B.

En la práctica: al arrancar el mes abres Contabilidad, que ya está en el mes anterior. Traes los CFDI, generas las pólizas, revisas que la balanza diga Cuadra, concilias el banco y cierras el periodo con el checklist en verde. Tu contador descarga la balanza (BN) y la sube al buzón tributario.

¿Para qué te sirve? #

Con Contabilidad en Kapi:

1. Las pólizas se arman solas: ingresos, cobros, compras, pagos, notas de crédito y nómina desde tus CFDI, y la depreciación desde tus activos fijos.
2. El cierre tiene checklist: CFDI del periodo, pólizas en borrador, conciliación bancaria, balanza cuadrada, vigencia ante el SAT y declaraciones, cada uno con su estado.
3. Tu contador trabaja sobre el mismo dato: balanza, estados financieros y libros, con descarga a Excel.
4. Te avisa antes de declarar: CFDI cancelados ante el SAT y proveedores publicados en la lista 69-B.

Antes de empezar #

La primera vez que entras, Kapi revisa la sucursal y prepara sola lo mecánico. Si falta algo que solo tú puedes decidir, te lleva a Preparación del módulo:

1. En Identidad fiscal del emisor captura el RFC, el Régimen y el Nombre fiscal como aparece en tu constancia, y pulsa Guardar. Un RFC genérico no sirve como emisor: va el RFC de tu empresa.
2. Al guardar, Kapi prepara lo demás. Si queda algo pendiente, pulsa Preparar ahora. Si el catálogo de cuentas está vacío, se instala la plantilla PyME con los códigos agrupadores del SAT.
3. Cuando todo esté listo, pulsa Listo, ir al resumen.

Si tu perfil no tiene el permiso de configurar la contabilidad, verás «Hay pendientes de preparación: pídele a quien administra la contabilidad que los ejecute».

Una contabilidad por RFC #

Si tu RFC está en varias sucursales, la contabilidad se lleva en una sola: ahí viven las pólizas, el catálogo y las declaraciones. Un administrador lo decide en ¿Qué sucursal lleva la contabilidad de este RFC? con Llevar aquí la contabilidad de este RFC. Para usar Contabilidad, entra a Kapi con esa sucursal.

Saldos iniciales #

Si vienes de otro sistema, carga tu póliza de apertura en Contable ▼ → Saldos iniciales:

1. Pulsa Descargar plantilla. Trae todas las cuentas afectables del catálogo: captura el saldo de cada una en la columna deudor o acreedor y deja en 0 las que no apliquen.
2. Elige la Fecha de la póliza de apertura, sube el Archivo (.xlsx) y pulsa Vista previa.
3. Revisa que cuadre y pulsa Aplicar póliza de apertura.

Catálogo de cuentas y cuentas clave #

En Contable ▼ → Catálogo de cuentas ajustas el plan de cuentas con tu contador: Nueva cuenta pide código, nombre, tipo, naturaleza, Cuenta padre y Código agrupador SAT. En Cuentas clave eliges las cuentas que usa la contabilización automática:

• Cuenta por categoría de gasto: sin asignación, los CFDI de esa categoría van a la cuenta de gastos por defecto.
• Deducibilidad por categoría de gasto: lo que marcas como no deducible tampoco acredita su IVA en Kapi. Cada cambio vale desde el mes que elijas; los meses anteriores no cambian.

Cómo funciona #

1. Trae tus CFDI #

Las pólizas automáticas nacen de los CFDI de tu RFC: facturas emitidas y recibidas, complementos de pago y recibos de nómina. Llegan a Contabilidad de dos formas, desde el menú Descargas CFDI:

• Solicitar descarga al SAT: en Descarga por rango de fechas eliges Fecha inicial y Fecha final (máximo 1 año por solicitud) y pulsas Solicitar descarga. Kapi pide al SAT tus facturas recibidas y emitidas, en dos solicitudes. El SAT puede tardar algunos minutos; el avance lo ves en Seguimiento de tus solicitudes y en Panel de descargas. Para una sola factura usa Descargar un CFDI específico con su Folio fiscal (UUID).
• Subir XMLs manualmente: subes un ZIP con XML timbrados (máximo 100 MB y 1000 XMLs; cada XML, 10 MB). Deja encendido Procesar localmente al cargar y pulsa Subir y Procesar XMLs. Los UUID ya registrados no se duplican, así que puedes volver a subir un ZIP que ya habías cargado.

Tus ventas al público entran con la factura global. Es un CFDI de ingreso como cualquier otro, así que hazla cada periodo: ver la guía de factura global.

2. Genera las pólizas #

En Contable ▼ → Pólizas:

1. Pulsa Generar automáticas, elige el año y el mes, y pulsa Previsualizar.
2. Revisa la lista y pulsa Aplicar pólizas.

Kapi genera ingresos y cobros por día, una póliza por factura de proveedor y pagos por día, además de las notas de crédito, la nómina y la depreciación de tus activos. Si lo repites, solo se crea lo que falte. Son pólizas de apoyo: tu contador las revisa y ajusta.

• Póliza manual: pulsa Nueva póliza, elige fecha, tipo (Diario, Ingreso o Egreso) y concepto, y agrega cada renglón con Agregar movimiento (cuenta, Concepto del movimiento, Cargo, Abono). Mientras capturas, Kapi te dice si va Cuadrada o la diferencia. Termina con Guardar borrador o Guardar y aplicar.
• Recontabilizar mes: regenera las pólizas automáticas cuyo contenido ya no coincide con los CFDI (cancelados o llegados después). Las manuales no se tocan.
• Nómina: se registra por fecha de pago, desde los recibos timbrados. Las cuotas patronales (IMSS, RCV, INFONAVIT) y el impuesto estatal sobre nómina regístralos con una póliza manual.
• Para corregir una póliza aplicada, cancélala con su motivo y captura la correcta: queda marcada como cancelada, con quién, cuándo y por qué.

En la lista, la columna Origen dice si la póliza es Manual o automática, y el filtro Estatus separa Borrador, Aplicada y Cancelada.

3. Revisa balanza, estados financieros y libros #

Todo sale de las pólizas aplicadas:

• Balanza de comprobación: elige el mes y pulsa Generar. Muestra Saldo inicial, Cargos, Abonos y Saldo final por cuenta; al pie, las Sumas iguales (afectables) dicen Cuadra o la diferencia. Con Solo cuentas con saldo o movimiento limpias la vista y con Excel la descargas.
• Estados financieros: pestañas Estado de resultados (de un mes a otro), Balance general (al cierre del mes), Comparativo anual y Flujo de efectivo.
• Libro diario y auxiliares: el Libro diario del mes y el Auxiliar por cuenta para un rango de meses.

4. Concilia el banco #

En Contable ▼ → Conciliación bancaria:

1. Sube el Estado de cuenta (.csv o .xlsx) de tu banco, elige la Cuenta contable y pulsa Importar y conciliar. Kapi reconoce los encabezados comunes de los bancos; si el tuyo no los trae, usa la Plantilla.
2. El match automático usa monto exacto y fecha a ±5 días. Lo ambiguo queda en la Bandeja como Pendiente.
3. En cada renglón pendiente puedes:
   • elegir el movimiento contable que le corresponde y conciliarlo;
   • ignorarlo;
   • crear la póliza ahí mismo, para comisiones, intereses y cargos del banco, con Crear póliza y conciliar.
4. Si registras pólizas después de importar, pulsa Buscar coincidencias.

Abajo, Movimientos contables de Bancos sin estado de cuenta te muestra las pólizas que ningún renglón del banco respalda: revisa si faltan movimientos en el estado o si la póliza está mal fechada.

5. Cierra el periodo #

En Resumen eliges el año y el mes y pulsas Actualizar. El Checklist de cierre revisa, entre otros, CFDI del periodo, Contabilización automática, Pólizas en borrador, Conciliación bancaria, Balanza cuadrada, Vigencia ante el SAT, Proveedores en la lista 69-B y Declaraciones del periodo. Arriba ves si el mes está Listo para cerrar, Hay pendientes o Hay bloqueantes.

1. Pulsa Cerrar periodo. Si quedan bloqueantes, la Justificación es obligatoria.
2. Con el periodo cerrado ya no se capturan ni generan pólizas. La acción queda en la Bitácora del periodo.
3. ¿Llegó una factura tarde? Pulsa Reabrir y escribe el Motivo de la reapertura; queda en la bitácora con tu usuario, fecha y motivo.
4. En diciembre aparece Cerrar ejercicio: genera la póliza del 31 de diciembre que salda las cuentas de resultados contra Resultado de ejercicios anteriores. Revísala y pulsa Aplicar cierre.

Si en los primeros días del mes el anterior aún no está contabilizado, el Resumen te lo avisa con Arranque de mes y el botón Contabilizar ahora.

Impuestos y declaraciones #

• Asistente fiscal: elige el año y el Régimen fiscal (626 — RESICO, 612 — PF Actividades Empresariales, 601 — General de Ley Personas Morales, o Detectar) y pulsa Calcular. Muestra, mes por mes, ingresos cobrados, egresos pagados, ISR estimado e IVA a pagar, y los Gastos que no se dedujeron. En Perfil de (el año) guardas el coeficiente de utilidad, la PTU, las pérdidas por amortizar y lo que cambia tus plazos.
• Declaraciones: pulsa Consultar y ves el calendario del año, con cada Obligación de tu régimen (ISR mensual, IVA definitivo, DIOT, entero de retenciones, balanza de contabilidad electrónica, declaración anual) y su Fecha límite. Con Registrar anotas el Monto declarado, la Fecha de presentación y el Folio / línea de captura, y pulsas Marcar presentada; si una no te toca ese mes, No aplica este mes.
• Reportes fiscales: pestañas DIOT, Balance IVA, Libro Compras, Libro Ventas, Conciliación, Canceladas, Antigüedad Saldos, Nómina, Gasto por Categoría, Cartera Clientes y Forma de Pago. En DIOT, Descargar .TXT para el SAT te da el archivo con el formato de carga del SAT de 2025; revísalo con tu contador antes de presentarlo.
• Verificación ante el SAT: en Reportes fiscales y en Asistente fiscal, Verificar ante el SAT revisa la vigencia de tus CFDI del periodo y la lista 69-B. Te avisa si un CFDI se canceló, si es de un mes que ya cerraste o declaraste, y si un proveedor aparece como presunto o definitivo en la lista 69-B.

Contabilidad electrónica (Anexo 24) #

En Contable ▼ → Contabilidad electrónica eliges el año y el mes (o Cierre del ejercicio (13)) y pulsas Revisar periodo. Hay tres tarjetas:

• Catálogo de cuentas: se envía la primera vez y cada vez que el catálogo cambie. Pulsa Descargar catálogo (CT).
• Balanza de comprobación: elige el Tipo de envío. Con Normal pulsa Descargar balanza (BN); con Complementaria captura la Fecha del cambio y pulsa Descargar complementaria (BC). Diciembre va sin la póliza de cierre: esa va en la balanza de cierre (mes 13).
• Pólizas y auxiliares: elige Para qué los pide (Acto de fiscalización, Fiscalización compulsa, Devolución o Compensación) y su número de orden o de trámite, y descarga Pólizas (PL), Auxiliar de folios (XF) o Auxiliar de cuentas (XC).

Cada archivo sale con los esquemas 1.3 del Anexo 24, ya validado contra el esquema del SAT y comprimido en .zip con el nombre que pide el SAT (RFC + año + mes + tipo). Antes de enviarlo, tu contador revisa el código agrupador de cada cuenta y sube el .zip al buzón tributario. Cuando lo envíes, regístralo en Declaraciones.

Lo que pide el SAT, resumido #

Esta sección resume la regla para orientarte. No sustituye la asesoría de tu contador.

• Catálogo de cuentas: una sola vez y cada vez que se modifique.
• Balanza de comprobación: cada mes, en el segundo mes siguiente al que corresponden los datos.
• Pólizas y auxiliares: solo cuando el SAT necesita verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
• Por dónde: el buzón tributario del SAT. Necesitas e.firma vigente.

Fuente: SAT, Conoce las obligaciones.

Activos fijos y viáticos #

• Activos fijos: pulsa Registrar activo y captura la descripción, la categoría, la Tasa anual (%), la Fecha de adquisición y el Monto original (MOI) sin IVA. Si escribes el UUID de la factura (opcional), la contabilización registra la compra como activo fijo y no como gasto del mes. La depreciación de cada mes entra con las pólizas automáticas (Generar automáticas en Pólizas), a partir del mes siguiente a la adquisición, y la tabla muestra la Dep. mensual, la Acumulada y el Valor en libros. Cuando el activo sale, pulsa el botón de baja de su renglón (al pasar el cursor dice «Dar de baja») y confirma: deja de depreciar a partir de ese mes.
• Viáticos: con Elegir categorías marcas las categorías de gasto cuyas facturas son de viajes de trabajo. Luego pulsa Registrar viaje (quién viajó, su RFC, fechas reales, destino y motivo) y liga sus facturas con Ligar factura al viaje. Las que no tienen viaje aparecen en Facturas de viáticos sin viaje.

¿A quién le toca? #

• Al dueño: revisa el Resumen (IVA e ISR estimados del mes, la próxima obligación y el checklist de cierre) y los estados financieros.
• Al contador: trae los CFDI, genera y revisa las pólizas, concilia el banco, cierra el periodo y prepara las declaraciones y la contabilidad electrónica.
• A quien administra el sistema: la preparación del módulo, el catálogo de cuentas, las cuentas clave y los permisos.

Cada parte tiene su permiso en el perfil: ver la contabilidad, operar pólizas, configurarla, el asistente fiscal y las declaraciones, las descargas de CFDI y la subida de XML. Por omisión los tienen el Administrador y el Propietario, y tú los das a los demás perfiles en Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles. Más sobre permisos en Perfiles y permisos.

¿No ves la tarjeta Contabilidad en Módulos? Revisa los permisos de tu perfil. El Administrador y el Propietario pueden mostrarla para toda la empresa con Mostrar u ocultar módulos.

Preguntas frecuentes #

¿Tengo que capturar las pólizas a mano? #

No. En Pólizas pulsas «Generar automáticas», eliges el mes, revisas con «Previsualizar» y pulsas «Aplicar pólizas». Kapi arma las pólizas del mes desde tus CFDI. A mano capturas los ajustes que decida tu contador.

¿Mis ventas de mostrador entran a la contabilidad? #

Sí, con tu factura global. La global es un CFDI de ingreso como cualquier otro: cuando llega a Contabilidad, por la descarga del SAT o en tus XML, entra en la póliza de ingresos de su día.

Tengo varias sucursales con el mismo RFC. ¿Cuántas contabilidades llevo? #

Una por RFC. La primera vez que entras a Contabilidad, un administrador elige qué sucursal la lleva con «Llevar aquí la contabilidad de este RFC». Para usar Contabilidad, entras a Kapi con esa sucursal.

¿Cómo envío la contabilidad electrónica al SAT? #

En Contabilidad electrónica eliges el mes y descargas la balanza (BN); el catálogo (CT) lo descargas la primera vez y cada vez que cambie. Cada archivo sale validado y en .zip con el nombre que pide el SAT. Tu contador revisa el código agrupador de cada cuenta y sube el .zip al buzón tributario, al que se entra con la e.firma. Después lo registras en Declaraciones.

¿Las cifras del Asistente fiscal son mi declaración? #

No. Son cifras de apoyo: tu contador debe validarlas antes de declarar. Antes de calcular, pulsa «Verificar ante el SAT» para que no cuente ninguna factura cancelada.

¿Qué hago si cancelaron una factura de un mes que ya cerré? #

«Verificar ante el SAT» te avisa cuando un CFDI cancelado es de un mes que ya cerraste o declaraste; pide a tu contador que revise la declaración complementaria de ese mes. Para corregir la contabilidad, reabre el periodo con su motivo y usa «Recontabilizar mes»: regenera las pólizas automáticas que ya no coinciden con los CFDI y no toca las manuales. Si ya enviaste la balanza de ese mes, descarga la complementaria (BC) en Contabilidad electrónica.

¿Puedo corregir una póliza ya aplicada? #

Sí. La cancelas con su motivo y capturas la correcta. La cancelada queda marcada con quién, cuándo y por qué. Un borrador, en cambio, se elimina.

¿Mi contador necesita un usuario de Kapi? #

Sí, para trabajar en Contabilidad. Dale un usuario con un perfil que tenga los permisos que necesite: ver la contabilidad, operar pólizas, configurarla, el asistente fiscal o las descargas de CFDI. Por omisión los tienen el Administrador y el Propietario.

¿Cómo empiezo? #

Ya viene en tu Kapi:

1. Entra con un usuario Administrador o Propietario y abre Módulos → Contabilidad.
2. Captura tu identidad fiscal en Preparación del módulo.
3. Si vienes de otro sistema, carga tus saldos iniciales.
4. Trae los CFDI de tu primer mes y genera sus pólizas.

Sigue con:

• Facturación › Factura global — tus ventas al público, en un CFDI por periodo.
• Facturación › Reportes fiscales — los reportes de tus facturas emitidas.
• Adquisiciones — compras a proveedores y sus facturas.