Reorden y compras en Kapi: que no te falte producto ni pagues de más

Hay dos fugas de dinero que se parecen mucho y viven en el mismo lugar: el producto que se agota y la venta que pierdes cuando el cliente ya estaba frente al mostrador, y la factura del proveedor que pagas sin cruzarla contra lo que pediste y lo que de verdad llegó. Una te cuesta venta; la otra te cuesta utilidad. Kapi ataca las dos con un solo recorrido: mínimos y máximos que avisan cuándo reponer, y un flujo de compras (requisición → orden de compra → recepción → 3-Way Match) que termina con el pago protegido. Esta guía une las dos piezas con base en el manual oficial.

Fuentes: guía de Inventario · guía de Adquisiciones.

El mínimo no es un número decorativo

En el módulo de Inventario cada producto puede tener niveles de mínimo y máximo por sucursal. Cuando la existencia llega al mínimo, Kapi lo marca con alertas visuales de cuándo reponer — la idea es enterarte del faltante antes de que el cliente lo pida, no después.

Cargar los niveles de todo el catálogo a mano sería una tortura, y por eso la herramienta Mín/Máx funciona por archivo:

1. Descarga la plantilla: trae el catálogo de la sucursal con su Stock Actual, Mínimo y Máximo.
2. Edita las columnas Mínimo y Máximo en Excel y guarda.
3. Valida el archivo (XLSX o CSV) y revisa la vista previa — en ese punto todavía no se guarda nada: ves cuántas filas se actualizarán, cuáles quedan igual y cuáles traen error.
4. Marca la confirmación y aplica los cambios.

Dos detalles que valen el precio del artículo: la herramienta también acepta el Excel de Sugerencias de stock del Análisis Estratégico de Inventario (de ese archivo solo se importan las filas marcadas con S en la columna APLICAR), y una fila con mínimo y máximo en cero borra los niveles que el producto ya tenía — la vista previa te lo avisa, pero hay que leerla.

Del aviso a la orden de compra

Una alerta que nadie convierte en compra es solo un adorno. Aquí entra el módulo de Adquisiciones (en Operaciones › Adquisiciones, incluido en tu Kapi), cuyo flujo completo es: requisición → orden de compra → recepción → 3-Way Match.

• La requisición es la solicitud formal: una sucursal pide mercancía al CEDIS o a compras, o compras levanta lo que los mínimos están marcando.
• Al aprobarse, la requisición genera la orden de compra al proveedor: cada compra nace de un documento, no de un mensaje suelto de WhatsApp.
• Las órdenes pasan por autorización por monto: autoriza gerente o admin, y al dueño le toca cuando la compra supera el límite configurado.

El resultado es un historial donde cada peso comprometido con un proveedor tiene origen, autor y monto aprobado — la diferencia entre "comprar" y "comprar con control".

Recepción: la mercancía que sí llega, se suma

Al recibir, la recepción verifica cantidad y estado contra la orden, y admite recepciones parciales: si el proveedor trajo la mitad, se registra la mitad y la orden queda abierta por el resto.

Cuando registras la compra — desde el módulo Compras o desde el punto de venta — las existencias se suman solas al inventario de la sucursal. No hay segunda captura: lo que entró queda reflejado en el stock que ve el cajero y en el Kardex, que registra cada movimiento con su motivo.

3-Way Match: el candado antes de pagar

El paso donde se pierde el dinero es el pago. El 3-Way Match compara tres documentos antes de autorizarlo: la orden (lo que pediste), la recepción (lo que llegó) y la factura del proveedor (lo que te cobran). Si no coinciden — faltó mercancía, llegó dañada, el proveedor facturó de más — el sistema lo marca y bloquea el pago hasta que se resuelva la diferencia.

Lo que ya está cuadrado se paga desde Tesorería, que concentra las cuentas por pagar y la agenda de pagos. En la práctica esto cambia la conversación con el proveedor: ya no discutes de memoria "nos habrán facturado mal", sino que señalas el renglón exacto donde la factura no coincide con la orden ni con la recepción.

Una rutina semanal que se sostiene sola

Con las piezas montadas, el ciclo de reorden queda así:

1. Lunes por la mañana: revisa las alertas de mínimos; son los productos que tocó reponer la semana anterior.
2. Levanta requisiciones de lo marcado y mándalas a aprobación; al aprobarse, salen las órdenes de compra.
3. Recibe contra la orden — con parciales si hace falta — y deja que el stock se sume solo.
4. Paga solo lo que pasó el 3-Way Match, desde Tesorería.

Ninguno de los cuatro pasos requiere hojas de cálculo paralelas ni memoria de nadie: cada documento alimenta al siguiente.

Que nunca te falte, que nunca pagues de más

El reorden en Kapi es una cadena corta: los mínimos avisan, la requisición aprobada se vuelve orden de compra, la recepción suma existencias y el 3-Way Match protege el pago. Cada eslabón deja registro, así que el inventario del sistema se parece cada vez más al de la tienda — y las facturas del proveedor se pagan con evidencia, no con confianza.

¿Quieres que dejemos montados mínimos, máximos y el flujo de compras en tu negocio? Escríbenos por WhatsApp y lo configuramos contigo.

Lee las guías completas en el manual de Kapi y conoce más en kapi.mx.