Deja de perder dinero en el inventario
Existencias, traspasos y conteos para no quedarte corto ni cargado
El inventario mal llevado se come la utilidad por dos lados: lo que se merma sin que nadie lo note, y la venta que pierdes cuando el cliente pide algo que no tienes. Este módulo cierra esas dos fugas.
¿Qué es?
Es el control de existencias en tiempo real de Kapi: que lo que el sistema dice que tienes sea lo que de verdad hay en cada sucursal. Cada entrada, salida, traspaso o ajuste queda registrado en el Kardex (el historial de movimientos) y coincide con tus ventas y compras.
Qué incluye
- Existencias en tiempo real por sucursal, con búsqueda por nombre, código o categoría y exportación a Excel.
- Traspasos entre sucursales, registrados de los dos lados.
- Toma de inventario de toda la sucursal o por categorías, desde Ajuste por archivo → Toma de inventario: cargas uno o varios archivos de conteo (las cantidades se suman), revisas en Ver qué va a cambiar los sobrantes, faltantes y lo que quedará en cero, y aplicas con Aplicar toma. Si algo sale mal, se revierte desde Tomas anteriores.
- Ajustes: uno por uno desde Productos (capturas el Nuevo Stock y pulsas Aplicar N ajustes; el Motivo del ajuste es obligatorio: Merma, Caducidad, Conteo físico, Corrección…) o varios a la vez con Ajuste por archivo. Los aplica quien tiene el permiso; no pasan por autorización.
- Mínimos y máximos con alertas visuales de cuándo reponer, que puedes cargar por archivo con vista previa.
- Kardex completo de cada movimiento.
En la práctica: inicias una toma de una categoría (p. ej. bebidas), cargas los archivos que salieron de la app de conteo, revisas en Ver qué va a cambiar los sobrantes, faltantes y lo que quedará en cero, y pulsas Aplicar toma. Si algo salió mal, la reviertes desde Tomas anteriores.
Las cinco herramientas del módulo, una por una:
Todas viven en la tarjeta Gestión de inventario de la página de módulos, en la barra de arriba: Productos, Ajuste por archivo, Mín/Máx, Informe y Ajuste por escaneo.
La lista de Productos
En Productos («Inventario de Productos») la tabla abre vacía a propósito, para no cargar todo el catálogo: elige una Categoría o escribe en Buscar Producto y pulsa Filtrar. Limpiar la deja vacía otra vez.
- Para corregir existencias, escribe el Nuevo Stock de cada producto y pulsa Aplicar N ajustes. Antes de aplicar, Kapi te pide el Motivo del ajuste.
- También puedes escanear en Escanear código de barras: el cursor salta a la cantidad y vuelve al escáner al presionar Enter.
- Stock Sucursales muestra la existencia en todas tus sucursales y Exportar Excel descarga la lista.
Ajuste por archivo
En Ajuste por archivo («Ajuste de stock por archivo») eliges entre dos modos.
Corrección puntual: un archivo que fija la existencia de los productos que trae.
- Prepara un archivo CSV o TXT (valores separados por comas, punto y coma o tabulador, con encabezados en la primera línea) en uno de dos formatos: Formato Simple (código de barras y cantidad) o Formato Exportación (Producto, Código, Código Barras, Categoría, Stock: el mismo que descargas desde Productos).
- Pulsa Seleccionar Archivo, luego Procesar Archivo, y confirma con Sí, procesar.
- Al terminar verás cuántos productos se procesaron, cuántos con éxito y cuántos fallaron.
Este modo fija la existencia al valor del archivo: no suma ni resta, y los productos que no vienen en el archivo no se tocan. No acepta archivos de Excel: guárdalo como CSV.
Toma de inventario: varios archivos que suman; lo que no se cuente puede quedar en cero.
- Antes de empezar: en «Qué se va a contar» marca las categorías; si no marcas ninguna, se cuenta toda la sucursal. Decide si dejas encendido Poner en cero lo que no se cuente (viene encendido). Si quieres, agrega notas y usa Descargar catálogo para la app de conteo. Pulsa Iniciar toma.
- Carga tus conteos: con Seleccionar archivos sube uno o varios CSV con código de barras y cantidad. Las cantidades se suman, dentro de un archivo y entre archivos: si varias personas cuentan secciones distintas, sube el archivo de cada quien.
- Revisa antes de aplicar: pulsa Ver qué va a cambiar y revisa cuántos productos se contaron, cuáles tienen sobrante o faltante, cuáles quedarán en cero y qué códigos no se van a aplicar. Pulsa Aplicar toma y confirma. Si la toma parece un conteo incompleto, Kapi te pide escribir APLICAR para confirmar.
En Tomas anteriores puedes Retomar una toma que dejaste a medias o Revertir una ya aplicada.
Antes de aplicar una toma
- Con Poner en cero lo que no se cuente encendido, todo lo que no aparezca en tus archivos, dentro de las categorías elegidas, queda en cero.
- Para cambiar las categorías u opciones de una toma ya iniciada, pulsa Cancelar toma y empieza otra.
- Conviene aplicarla cuando no haya ventas en curso, por ejemplo al cierre.
- En el Informe de ajustes, la toma aparece con el motivo «Toma» y su folio, no como «Conteo físico».
Ajuste por escaneo
Para corregir la existencia de un solo producto con el lector en la mano. Entra por la tarjeta Ajuste por escaneo de la página de módulos o desde la barra de Gestión de inventario (se abre en otra pestaña del navegador).
- Escanea o escribe en Nombre o código y presiona Enter.
- Verás el producto, la fecha de su último ajuste, el Stock Actual y el Nuevo Stock.
- Captura la Cantidad (con los botones − y +) y elige Establecer (deja la existencia en esa cantidad) o Sumar (la agrega a la existencia).
- Pulsa Realizar Ajuste.
No pide motivo: en el Informe de ajustes aparece como «(Sin motivo registrado)». Para contar toda la tienda usa la Toma de inventario.
Mínimos y máximos por archivo
En Mín/Máx («Importar mínimos y máximos»):
- Pulsa Descargar plantilla: trae el catálogo de la sucursal con su Stock Actual, Mínimo y Máximo.
- Edita las columnas Mínimo y Máximo en Excel y guarda el archivo.
- Pulsa Seleccionar archivo (XLSX o CSV) y luego Validar archivo.
- Revisa la Vista previa — todavía no se guarda nada: cómo leyó tu archivo, cuántas filas se actualizarán, cuáles quedan sin cambios y cuáles traen error. Con Ver filtras solo las filas con error o solo las que perderían sus niveles.
- Si hay avisos, marca Revisé la vista previa y confirmo estos cambios y pulsa Aplicar cambios.
También acepta cualquier .xlsx o .csv con columnas Código, Mínimo y Máximo (Nombre es opcional), y el Excel de Sugerencias de stock del Análisis Estratégico de Inventario: de ese archivo solo se importan las filas marcadas con S en la columna APLICAR. Cuidado: una fila con mínimo y máximo en 0 borra los niveles que tenía el producto; la vista previa te lo avisa.
¿Para qué te sirve?
- Menos mermas: el conteo físico te muestra las diferencias antes de que se vuelvan pérdida.
- No pierdes venta por faltante: los mínimos/máximos te avisan cuándo reponer, antes de que se agote.
- Sucursales sin descuadres: los traspasos se registran de los dos lados.
Aquí es donde se te va el dinero
- Tu conteo físico no coincide con lo que dice el sistema.
- Te enteras de un faltante cuando el cliente ya lo está pidiendo.
- Compras “por si acaso” porque no confías en tus existencias.
¿A quién le toca?
A gerentes y personal de almacén/bodega —quien responde por que el stock del sistema sea el real.
¿Cómo empiezo?
Ya viene en tu Kapi, en la tarjeta Gestión de inventario de la página de módulos. Arriba tienes el detalle de cada herramienta, y el paso a paso de la operación diaria está en la guía de operaciones:
- Operaciones › Inventario — existencias, traspasos y ajustes.
- Conteo físico — la forma más rápida de poner tu inventario en cero de errores.
- ¿Los mínimos te marcan que falta producto? Conviértelo en compra desde Adquisiciones.
Empieza por el conteo
Un conteo físico bien hecho, por categoría, es lo que deja tu inventario sin diferencias. Es el primer movimiento que rinde. ¿Quieres que te ayudemos a montar tu primer conteo? Escríbenos.
Última actualización: 2026-09-18
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