Adquisiciones en Kapi: cómo dejar de comprar de más y quedarte sin producto
¿Cuántas facturas de proveedor pagas sin cruzarlas contra lo que pediste y lo que de verdad llegó? Esa es una de las fugas de dinero más comunes —y más silenciosas— en cualquier negocio con inventario. La respuesta honesta casi siempre es la misma: compras por WhatsApp o por teléfono, sin una orden formal; recibes lo que el proveedor te quiera mandar; y cuando llega la factura, la pagas "porque total ya llegó algo". El módulo de Adquisiciones de Kapi Punto de Venta cierra ese hueco de punta a punta.
Este artículo explica cómo funciona Adquisiciones en Kapi: qué piezas lo integran, cómo se liga cada compra al inventario y a la cuenta por pagar, y por qué el 3-Way Match es la pieza que evita que pagues de más. Toda la información está basada en la documentación oficial del manual de Kapi (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/) y la sección de Operaciones (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones).
Para quién es esto
Este artículo es para dueños, gerentes y administradores de negocios con inventario —abarrotes, misceláneas, mueblerías, farmacias, tiendas de conveniencia— que compran mercancía de varios proveedores y hoy controlan ese proceso con mensajes, llamadas y archivos de Excel sueltos. Si te suena conocido cualquiera de los tres síntomas del final de esta sección, sigue leyendo.
Qué problema resuelve Adquisiciones
El manual de Kapi lo resume con una pregunta: "¿Cuántas facturas de proveedor pagas sin cruzarlas contra lo que pediste y lo que de verdad llegó?" (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/). El problema clásico tiene tres caras:
- Compras sin orden formal. Llamas al proveedor, le dices "mándame lo de siempre", y nadie —ni tú ni él— tiene claro qué se pidió exactamente.
- Recepciones sin verificación. Llega el camión, se descarga "lo que alcanzó", y las diferencias con la factura se descubren meses después —o nunca.
- Pagos sin cruce. La factura del proveedor se paga porque ya venció, sin comparar contra la orden de compra ni contra lo que realmente entró al almacén.
El resultado: pagas de más sin notarlo, tu inventario no cuadra con lo que dice el sistema, y los faltantes aparecen cuando el cliente ya los está pidiendo. Adquisiciones ataca exactamente ese ciclo.
Qué es Adquisiciones en Kapi
Adquisiciones es el módulo que cubre el ciclo completo de compras dentro de Kapi, desde que una sucursal necesita un producto hasta que la factura del proveedor se paga. El manual lo describe como un flujo de cuatro pasos encadenados: requisición → orden de compra → recepción → 3-Way Match (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/).
En la práctica funciona así:
- Una sucursal o el CEDIS levanta una requisición interna pidiendo los productos que necesita.
- La requisición se aprueba y se convierte en una orden de compra formal para el proveedor.
- Cuando el proveedor entrega, se registra la recepción contra esa orden —verificando cantidades, estado y caducidades si aplica.
- Antes de pagar la factura del proveedor, el sistema corre el 3-Way Match: compara la orden, la recepción y la factura. Si las tres no coinciden, te avisa antes de soltar el pago.
Las pestañas visibles en el módulo lo dejan claro desde el primer pantallazo: Inicio · Requisiciones · Órdenes C. · Recepción · Tesorería · Gastos OP. · Fiscal (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones). Cada paso del flujo tiene su propia pestaña y su propio registro.
Qué incluye el módulo
El módulo de Adquisiciones integra cinco piezas que trabajan juntas (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/):
- Requisiciones internas. La sucursal o el CEDIS pide formalmente lo que necesita al área de compras.
- Órdenes de compra (OC) formales. El documento que se envía al proveedor con productos, cantidades, precios negociados y condiciones de entrega.
- Recepción con verificación. Registras lo recibido contra la OC; admite recepciones parciales si el proveedor entrega en varios embarques.
- 3-Way Match. El cruce automático entre orden, recepción y factura antes de pagar.
- Autorización por monto. Las OC por encima de cierto monto pueden requerir autorización adicional del dueño o director, según la configuración de tu empresa.
Lo importante es lo que el manual llama "en la práctica": levantas la requisición, se aprueba y genera una OC; al recibir, verificas contra la orden; y el 3-Way Match valida que orden, recepción y factura coincidan antes de que se autorice el pago (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/).
Cómo funciona el flujo paso a paso
1. Requisiciones: pedir lo que se necesita
Una requisición es la solicitud interna de compra. El flujo en Kapi es directo (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones):
- Vas a Adquisiciones → Requisiciones → Nueva Requisición.
- Seleccionas la sucursal solicitante.
- Agregas los productos y cantidades requeridas.
- Indicas la urgencia: Normal, Urgente o Crítica.
- Agregas una justificación o notas si hace falta.
- Envías la requisición para autorización.
El recorrido de la requisición es: Crear → Autorizar → Generar OC → Comprar → Recibir. Un gerente o admin la revisa y aprueba; se puede rechazar con motivo (sin presupuesto, stock suficiente, etc.); y varias requisiciones se pueden agrupar en una sola OC cuando conviene comprar varios pedidos juntos.
2. Órdenes de compra: el documento formal
La Orden de Compra es lo que se envía al proveedor. Para crearla (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones):
- Vas a Adquisiciones → Órdenes C. → Nueva OC (o la generas desde una requisición aprobada).
- Seleccionas el proveedor.
- Agregas productos, cantidades y precios negociados.
- Defines condiciones: fecha de entrega esperada, condiciones de pago (contado, crédito, plazo) y lugar de entrega (CEDIS o sucursal directa).
- Envías para autorización.
Una vez autorizada, la OC queda en alguno de estos estados, que el manual define así (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones):
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | En creación. |
| Pendiente de autorización | Esperando autorización del gerente o admin. |
| Autorizada | Aprobada, lista para enviar al proveedor. |
| Enviada | El proveedor la recibió. |
| Parcial | Se recibió parte de la mercancía. |
| Completa | Toda la mercancía fue recibida. |
| Cancelada | Se canceló la orden. |
3. Orden de compra sugerida automáticamente
Aquí está la pieza que conecta Adquisiciones con Inventario. Cuando un producto llega a su mínimo configurado, el sistema puede sugerir la orden de compra por ti: tú la revisas, ajustas y autorizas antes de enviarla al proveedor (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones). Los mínimos se configuran en el módulo de Inventario —no en Adquisiciones.
En la práctica esto resuelve el otro dolor de cabeza clásico: quedarte sin producto justo cuando se vende más. En lugar de enterarte del faltante cuando el cliente ya lo está pidiendo, el sistema te propone reponer antes de que se agote. Tú decides si mandas la OC tal cual o la ajustas.
4. Recepción de mercancía: verificar antes de pagar
Cuando el proveedor entrega, se registra la recepción contra la OC (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones):
- Vas a Adquisiciones → Recepción → Nueva Recepción.
- Seleccionas la Orden de Compra asociada.
- Verificas físicamente: ¿coincide la cantidad recibida con lo solicitado?, ¿está en buen estado?, ¿las fechas de caducidad son aceptables (si aplica)?
- Registras las cantidades recibidas de cada producto.
- Si hay diferencias, documentas los faltantes o sobrantes.
- Confirmas la recepción.
El sistema actualiza automáticamente el inventario del CEDIS o de la sucursal que recibió. Y si el proveedor entrega solo una parte del pedido —lo que el manual llama recepción parcial— registras lo recibido, la OC queda en estado Parcial, y el resto se cierra cuando llegue el siguiente embarque (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones).
5. 3-Way Match: el candado contra pagar de más
El 3-Way Match es la pieza que justifica todo el módulo. Es el cruce automático entre tres documentos antes de autorizar el pago (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/):
- La orden de compra (lo que pediste).
- La recepción (lo que realmente llegó).
- La factura del proveedor (lo que te está cobrando).
Si los tres no coinciden —por ejemplo, la factura dice 50 piezas pero la recepción registró 48 y la OC pedía 50— el sistema marca la discrepancia antes de que el pago salga. El manual es directo: "Es la diferencia entre pagar lo que negociaste y pagar lo que el proveedor facturó. Úsalo siempre en compras de volumen" (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/).
Esta pieza es la que cierra la fuga silenciosa de la que habla el manual: "Pagas facturas sin cruzarlas con lo que pediste y recibiste" (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/). Con el 3-Way Match activo, esa práctica ya no es posible —el sistema te avisa antes.
Conexión con Inventario y Tesorería
Lo que el módulo hace automáticamente es lo que más ahorra. Cuando confirmas una recepción (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/):
- El inventario del CEDIS o la sucursal se mueve solo. No hay que capturar dos veces.
- Se genera la cuenta por pagar correspondiente, lista para pagarse desde Tesorería.
Esto conecta tres módulos en una sola operación: lo que compras en Adquisiciones se refleja en tu Inventario y en lo que debes. El manual lo pone así: "La recepción mueve el inventario y genera la cuenta por pagar, sola" (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/).
Si tu negocio tiene varias sucursales, la conexión se extiende al CEDIS: Adquisiciones recibe la mercancía en el almacén central, y desde ahí se distribuye a las tiendas con traspasos que mantienen el inventario cuadrado en ambos lados.
Señales de que necesitas Adquisiciones (y no te diste cuenta)
El manual lista tres señales que delatan que estás pagando de más sin notarlo (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/):
- Pagas facturas sin cruzarlas con lo que pediste y lo que recibiste.
- Compras por WhatsApp o por teléfono, sin orden de compra formal.
- Aparecen diferencias con el proveedor que nadie detecta a tiempo.
Si alguna de las tres te suena familiar, el ciclo de compras de tu negocio está dejando dinero en la mesa todos los meses. Adquisiciones existe exactamente para cerrar esas tres fugas.
¿A quién le toca operar el módulo?
El manual lo define de forma directa: Adquisiciones le toca a compras y tesorería —quien autoriza, recibe y paga (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/). En un negocio con una sola tienda, esto puede ser una sola persona. En una cadena con varias sucursales, las requisiciones las levanta cada tienda y las OC las concentra el área de compras.
La autorización por monto refuerza esa separación: las OC por encima de cierto límite requieren autorización adicional del dueño o director, según la configuración de tu empresa. Eso evita que una sola persona mueva compras grandes sin revisión (kapi.mx/manual/operaciones/#adquisiciones).
Cómo empiezo a usarlo
Adquisiciones ya viene en tu Kapi, en Operaciones › Adquisiciones. No tienes que activarlo por separado ni instalar nada adicional. El manual apunta a tres guías para profundizar según lo que necesites (kapi.mx/manual/guias/adquisiciones/):
- Operaciones › Adquisiciones — el detalle del flujo de requisiciones, órdenes y recepción.
- 3-Way Match — el cruce de orden, recepción y factura que evita pagar de más.
- Inventario — donde se configuran los mínimos que disparan las OC automáticas.
- Tesorería — desde donde se paga lo que se debe, una vez que el 3-Way Match aprobó la factura.
Activa el 3-Way Match en tus compras
El 3-Way Match es la pieza que más rápido paga su costo. Si hoy estás pagando facturas sin cruzarlas, esta es la primera función que quieres dejar activa. Escríbenos por WhatsApp y lo dejamos listo en tu cuenta: wa.me/5216621050329.
Toda la información de este artículo está basada en la documentación oficial del manual de Kapi Punto de Venta: Adquisiciones y Operaciones.
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