Punto de venta para boutique y tienda de ropa: apartados con abonos, tallas y colores, y cambios sin descuadrar la caja

En una boutique la venta no termina cuando la clienta sale por la puerta: aparta y vuelve en quince días, pide la misma blusa en otra talla o regresa a cambiarla. Si eso vive en una libreta y en la memoria de la encargada, el dinero se pierde y el inventario nunca cuadra por talla. Esta guía recorre, función por función, cómo se resuelve eso en Kapi Punto de Venta: los apartados con anticipo y abonos, las prendas con tallas y colores donde cada combinación tiene su propio código y su propia existencia, los cambios y devoluciones apoyados en el monedero, y las rebajas de temporada que el punto de venta aplica solo.

Toda la información viene de la guía oficial «Tu boutique en Kapi» y del Manual de Kapi, para que uses cada función exactamente como está diseñada. Y una aclaración honesta antes de empezar: Kapi es 100% web, así que en el mostrador se necesita internet — ante una falla, el sistema se sigue usando compartiendo datos de un celular, sin instalar nada.

Para quién es esto

Este artículo es para dueñas, dueños y encargados de boutiques y tiendas de ropa que quieren dejar de fiar el apartado a una libreta y el inventario a la memoria. Sirve tanto si ya operas Kapi y quieres aprovecharlo a fondo, como si estás evaluando un punto de venta para el giro y quieres saber qué resolver antes de decidir.

El costo de llevar la boutique a mano

La guía del manual lo describe con cuatro fugas que se refuerzan entre sí (kapi.mx/manual/guias/boutique):

• El apartado vive en una libreta y nadie sabe cuánto le falta a cada clienta — ni cuándo vence.
• La talla «está en el sistema», pero no en el anaquel, porque el inventario se lleva por prenda y no por talla: la existencia dice 5 y el anaquel no tiene la mediana.
• Cada quien resuelve los cambios a su manera y el dinero no cuadra en el corte.
• La rebaja de temporada depende de que la cajera se acuerde de aplicarla.

Lo que sigue es cómo Kapi ataca cada una, con las funciones exactas y dónde se configuran.

Qué resuelve Kapi en el giro

La guía mapea las mismas cuatro fugas a funciones concretas:

Cómo activarlo paso a paso

Apartados y tallas y colores vienen apagados y se activan por sucursal. El orden que propone la guía del manual es este:

1. Da de alta la prenda con sus tallas y colores

Las prendas con tallas se dan de alta al registrar su compra, en el módulo Compras (pestaña Captura):

1. Escanea o escribe el código de la prenda. Si no está en tu catálogo, pulsa Crear producto nuevo.
2. Llena el nombre, la categoría, el costo y el Precio de venta.
3. En Tallas y colores, escribe cada color y cada talla y pulsa Enter después de cada uno — también puedes pegarlos separados por coma. Kapi te dice cuántas variaciones va a crear.
4. Pulsa Agregar a la compra, reparte en la cuadrícula las piezas que llegaron de cada talla y pulsa Registrar compra.

Kapi crea el código de cada talla a partir del código de la prenda: si la prenda es PMZ, sus variaciones quedan PMZ0, PMZ1, PMZ2, y así. Para dar de alta productos desde Compras, tu perfil necesita ese permiso.

2. Vende cada talla

En la caja, agrega la prenda como siempre: se abre Elegir variación, con cada color y talla, su precio y sus piezas («3 disponibles» o «Agotado»). Toca la que se lleva la clienta y entra al carrito.

Con el buscador en Lector de código (pulsa F9), el código de una talla la agrega directo, sin pasar por la lista. Y si la existencia de una talla salió mal, se corrige en Gestión de inventario → Productos con el botón Ver tallas y colores del renglón de la prenda.

3. Aparta con anticipo y abonos

1. Elige a la clienta, agrega las prendas al carrito y pulsa Apartar (junto a Descartar). El apartado necesita una clienta registrada.
2. En Apartar productos, escribe el Anticipo y en ¿Cómo deja el anticipo? cómo lo paga. La ventana te muestra hasta cuándo vence. Pulsa Apartar productos.
3. Cuando regrese, abre Consultar → Apartados, búscala por cliente, teléfono o folio, pulsa Ver y luego Abonar y entregar: escribes el Monto del abono, revisas el Reparto por producto — cuánto abona a cada prenda y cuál se lleva — y pulsas Registrar abono.
4. Con el último abono, el apartado pasa a Completos.

La lista se filtra por Vigentes, Por vencer, Vencidos, Completos y Cancelados; Por vencer reúne los que vencen en los próximos siete días. Si cancelas un apartado, lo que no se entregó regresa al inventario, y si tu sucursal bonifica al monedero al cancelar, la ventana te ofrece devolverle a la clienta lo que abonó menos lo que ya se llevó.

¿La clienta aparta una prenda en rebaja? Tu sucursal decide si el apartado lleva las promociones; si no las lleva, la caja te avisa antes de confirmar. El detalle completo está en Vende apartado, sin libretas ni papelitos.

4. Haz cambios y devoluciones con el monedero

Para cambiar una prenda por otra talla u otro color:

1. Ve a Notas de venta → Devolver productos, busca la venta, elige la prenda que regresa y deja el Destino de la devolución en Monedero. Pulsa Registrar devolución.
2. Elige a la misma clienta, agrega al carrito la prenda nueva y cobra con la forma de pago Monedero. Si la nueva cuesta más, la diferencia se paga con otra forma de pago; si cuesta menos, el resto se queda en su monedero para otra compra.

Los productos sin tallas — bolsas, accesorios — se cambian en un solo paso con Notas de venta → Cambiar producto, si tu sucursal tiene encendido el cambio de producto.

Dos configuraciones que necesitas revisar: para cobrar con Monedero, tu sucursal debe permitir pagar con saldo del monedero (Configuración → Clientes, tarjeta Monedero electrónico), y el plazo para devolver lo defines en Configuración → General, tarjeta Devoluciones, con los Días límite. Paso a paso: Cómo hacer una devolución.

5. Define la rebaja de temporada una sola vez

En Catálogos → Promociones, crea la rebaja — por ejemplo, un Descuento sobre productos del 30 % en la categoría de la temporada pasada — con su vigencia y sus sucursales. Al llegar la fecha, el punto de venta la aplica solo, y en las prendas con tallas el descuento se calcula sobre el precio de cada talla. Más tipos de promoción y cómo se combinan: Promociones que sí venden.

Quién hace qué

• A la caja: vende cada talla, aparta, registra abonos y hace las devoluciones.
• A la encargada: da de alta las prendas con sus tallas en Compras, revisa los apartados por vencer y corrige existencias.
• A la dueña o el dueño: define las rebajas y las reglas de devoluciones y apartados.

Ver, crear, abonar y cancelar apartados tiene cada uno su permiso en el perfil, en Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles.

La rutina de la boutique con Kapi

Así se ve un día típico con el sistema ya configurado — el ejemplo de la guía del manual:

Una clienta aparta un pantalón de mezclilla talla 30 y una blusa mediana con un anticipo. Desde ese momento, la talla 30 y la blusa mediana dejan de contarse como disponibles. Vuelve con un abono que ya cubre la blusa y se la lleva; el pantalón sigue apartado hasta que liquida.

Lo que cambió frente a la libreta:

• El inventario cuadró desde el primer minuto: las dos piezas salieron de su talla y su color exactos, no del total de la prenda.
• El anticipo y el abono quedaron en el apartado de la clienta, con su saldo y su vigencia — no en una página que se pierde.
• Cuando venga a cambiar la blusa por otra talla, la devolución irá al monedero y la talla nueva se paga con ese monedero: el corte de caja cuadra solo.

Errores comunes que cuestan dinero

Con la herramienta en mano, estos son los tropiezos que regresan una y otra vez:

• Dar de alta la prenda sin sus tallas. Si capturas «Blusa floral» con existencia global, vuelves al problema de la talla que «está en el sistema» pero no en el anaquel. El alta con tallas se hace en Compras, no en el catálogo suelto.
• Apartar sin clienta registrada. El apartado la necesita: sin ella no hay a quién buscarle en Consultar → Apartados cuando vuelva a abonar.
• Devolver en efectivo y vender la talla nueva aparte. Dos movimientos que se pisan: el monedero hace del cambio una sola operación que el corte cuadra.
• Capturar la rebaja a mano en cada ticket. Si la promoción no está dada de alta con su vigencia, la caja cobra completo cuando la cajera se olvida — y la clienta se lleva una mala experiencia de temporada.
• Dejar vencer apartados sin revisarlos. El filtro Por vencer existe para eso: siete días de aviso antes de que el apartado caduque.

Preguntas frecuentes

¿Cada talla lleva su propia existencia?

Sí. Cada combinación de color y talla es una variación con su propio código y su propia existencia. Al vender, apartar o ajustar, se mueve la existencia de esa talla.

¿Cómo cambio una prenda por otra talla?

En Devolver productos registras la devolución con destino Monedero; después eliges a la misma clienta, agregas la talla nueva y cobras con la forma de pago Monedero. Si la nueva cuesta más, la diferencia se paga con otra forma de pago.

¿Qué pasa con el inventario cuando aparto una prenda?

La prenda deja de contarse como disponible desde que se aparta, en su talla y su color. Si el apartado se cancela, lo que no se entregó regresa al inventario.

¿Cuánto tiempo tiene la clienta para liquidar su apartado?

Treinta días por omisión. La vigencia se configura entre 1 y 365 días, y el punto de venta avisa cuando hay apartados por atender.

¿La rebaja de temporada aplica a las prendas con tallas?

Sí. La promoción se calcula sobre el precio de cada talla, así que una prenda con tallas recibe su descuento igual que cualquier otro producto.

El punto en una frase

Apartar sin libreta — con anticipo, abonos y vigencia en la cuenta de la clienta —, vender por talla y color con código y existencia propios, hacer cambios con el monedero sin descuadrar el corte y dejar que la rebaja de temporada se aplique sola: cada pieza ya está en Kapi, y la memoria de la encargada deja de ser el sistema operativo de tu boutique (Manual › Guía boutique; Kapi para boutiques).

¿Quieres verlo funcionando con tu boutique?

Kapi es el punto de venta para boutiques y tiendas de ropa: apartados con anticipo y abonos, tallas y colores con existencia propia, cambios con monedero y promociones de temporada que la caja aplica sola. Si quieres verlo con tus propios productos, mándanos un mensaje y lo dejamos listo en una llamada corta.

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Fuentes: Manual de Kapi — Guía boutique; Manual — Guía apartados; Manual — Cómo hacer una devolución; Manual — Guía promociones; Kapi para boutiques.