Punto de venta para ferretería y tlapalería: venta por kilo y por metro, precios de mayoreo y crédito sin libreta

En una ferretería el mostrador vive de tres cosas: encontrar la pieza, cobrarla al precio correcto y no perderle la pista a lo que te deben. Se complica cuando el clavo se vende por kilo, el cable por metro, el contratista tiene su propio precio y la obra se paga en abonos. Ese es el daily del giro — y en muchos negocios sigue resolviéndose con libreta, memoria y teléfono. Esta guía recorre, función por función, cómo se resuelve eso en Kapi Punto de Venta: la venta a granel con cantidades decimales y báscula, los precios por tipo de cliente, las cotizaciones que se convierten en venta sin recapturar, el crédito con abonos y la existencia de cada sucursal desde la caja.

Toda la información viene de la guía oficial «Tu ferretería en Kapi» y del Manual de Kapi, para que uses cada función exactamente como está diseñada. Y una aclaración honesta antes de empezar: Kapi es 100% web, así que en el mostrador se necesita internet — ante una falla, el sistema se sigue usando compartiendo datos de un celular, sin instalar nada.

Para quién es esto

Este artículo es para dueños y encargados de ferreterías, tlapalerías y negocios de construcción que quieren dejar de cobrar «al ojo» y de fiar en libreta. Sirve tanto si ya operas Kapi y quieres aprovechar el sistema a fondo, como si estás evaluando un punto de venta para el giro y quieres saber qué resolver antes de decidir.

El costo de llevar el mostrador a mano

La guía del manual lo describe con cinco fugas que se refuerzan entre sí (kapi.mx/manual/guias/ferreteria):

• El precio del contratista vive en la cabeza del dueño. Y cada quien da el descuento que se acuerda: si el dueño no está, el mostrador improvisa.
• El clavo y el cable se cobran «al ojo». El granel se pesa o se mide fuera del sistema y la cantidad se pasa a mano — con el error de captura de rigor en cada ticket.
• El fiado está en una libreta y nadie sabe con certeza cuánto debe cada cliente.
• La cotización aceptada se recaptura. Cuando el maestro de obra regresa con el papel, alguien vuelve a teclear toda la lista en la caja.
• «¿Lo tiene la otra sucursal?» se resuelve por teléfono — con la existencia que cada quien cree recordar.

Lo que sigue es cómo Kapi ataca cada una, con las funciones exactas y dónde se configuran.

Qué resuelve Kapi en el giro

La guía del manual mapea las mismas cinco fugas a funciones concretas:

Cómo activarlo paso a paso

Todo viene con el sistema; el trabajo es de configuración. Aquí está el orden, tal como lo propone la guía del manual.

1. Vende por kilo y por metro

1. En Configuración → Productos, tarjeta Cantidad con decimales, enciende Permitir cantidades decimales y elige los Decimales máximos: con 3 decimales cobras gramos, que es lo que pide la báscula. Pulsa Guardar configuración.
2. A cada producto que vendes a granel ponle su unidad en la pestaña Fiscal, campo Unidad de Medida (SAT): Kilogramo para el clavo o el alambre; Metro o Metro lineal para el cable, la manguera o la cadena.
3. En la caja, toca el renglón del producto, escribe la cantidad (por ejemplo, 3.5) y pulsa Actualizar en el carrito.

¿El cliente pide por dinero? En los productos que se venden por kilo, gramo o tonelada, la ventana del renglón trae ¿Cuánto va a llevar?: escribes el importe y la caja te dice cuánto pesar. Con el kilo a $80, para 50 pesos dice «Coloca 0.625 kg en la báscula». Pesa, escribe el peso real en la cantidad y pulsa Actualizar en el carrito.

¿Tienes báscula? Conectada a la computadora de la caja por USB o por puerto serie, el peso llega solo a la cantidad. Se configura en Báscula en la caja.

2. Cobra a cada cliente su precio

• Mayoreo: el tipo de cliente Frecuente paga el Precio Mayoreo de cada producto.
• Tus listas: en Catálogos → Productos ▼ → Administrar precios, pestaña Listas de precios, pulsa Nueva lista (por ejemplo, «Contratista») y llénala desde su menú ⋮ con Cambiar sus precios o desde un archivo de Excel. Después asígnala en la ficha de cada cliente, en Tipo de Cliente.
• Descuento fijo: en la ficha del cliente, pestaña Crédito, captura su Descuento (%) — para quien siempre trae el mismo porcentaje.

El detalle: elige al cliente en la caja antes de agregar los productos, y el punto de venta usa el precio de su lista. Si un producto no tiene precio en esa lista, cobra el precio público. Para precio por volumen, las promociones Descuento sobre cantidad y Descuento por volumen de compra se aplican solas en la caja (véase Promociones que sí venden).

3. Cotiza la obra

1. En Cotizaciones, pulsa Nueva Cotización, elige al cliente y agrega los productos con su cantidad y su precio. Define los Días de Validez.
2. Mándala con Enviar por Email o descárgala con Generar PDF.
3. Cuando el cliente acepta, cambia su estado a Aprobada y pulsa Convertir a Venta: el punto de venta se abre con los productos, el precio cotizado y el cliente ya cargados. Cobra como siempre.

El precio de la cotización vale solo para esa cotización: tu catálogo no cambia. Para el seguimiento completo por estados, véase Cotiza y cierra más ventas.

4. Vende a crédito y registra abonos

1. En Configuración → Clientes, tarjeta Vender a crédito, enciende Permitir cobrar a crédito y pulsa Guardar configuración.
2. En la ficha del cliente, pestaña Crédito, captura su Crédito Máximo.
3. En la caja, elige al cliente antes de agregar los productos y cobra con Crédito de tienda. Si el monto pasa de su crédito disponible, la caja te avisa cuánto le queda.
4. Cuando paga, abre Abonos → Aplicar abono, elige al cliente, escribe cuánto abona y con qué forma de pago. Para consultar o reimprimir: Abonos → Historial de abonos.

Para ver a todos los que te deben: Informes Analíticos → Análisis → Clientes con Adeudo, con las ventas a crédito y los abonos de cada uno. Y si le facturas al cliente una venta que te va a pagar después, el Método de pago tiene la opción Pago en parcialidades o diferido, con sus pagos acreditados mediante el Complemento de pago (REP) — tu contador te dice qué método usar en cada caso.

5. Revisa la existencia en tus sucursales

El botón Productos de la caja abre Existencia actual: la existencia y el precio de cada producto, sin soltar la venta. Si el producto no está en tu sucursal, Buscar en las demás sucursales (por código o código de barras) te dice cuáles lo tienen y cuántas piezas. Para mover mercancía: Traspasos → Crear traspaso.

Para que no se te acabe lo que más vendes: carga tus mínimos y máximos en Gestión de inventario → Mín/Máx y revisa Informes Analíticos → Inventario → Alertas de Stock Mínimo.

La rutina del mostrador con Kapi

Así se ve un ticket típico de ferretería con el sistema ya configurado — el ejemplo de la guía del manual:

Un maestro de obra pide 3.5 m de cable, 2 kg de clavo y una caja de pijas. Lo eliges como cliente antes de agregar los productos y la caja le cobra su precio de contratista. Capturas 3.5 y 2 en la cantidad y cobras con Crédito de tienda. Cuando regresa a pagar, registras su abono en Abonos → Aplicar abono.

Lo que cambió frente a la libreta:

• El granel se cobró exacto, no «al ojo»: el cable por metro y el clavo por kilo, con su unidad SAT declarada.
• El precio de contratista salió de su lista, no de la memoria de quien atendió.
• La deuda quedó en la cuenta del cliente, con su venta a crédito y su abono en el historial — no en una página que se pierde.

Errores comunes que cuestan dinero

Con la herramienta en mano, estos son los tropiezos que regresan una y otra vez:

• Agregar productos antes de elegir al cliente. El punto de venta toma el precio del cliente seleccionado; si lo eliges al final, tienes que estar corrigiendo renglones. Primero el cliente, después el carrito.
• Vender a granel sin unidad SAT declarada. Sin el Kilogramo o el Metro en la pestaña Fiscal, la cantidad no acepta decimales como debe y el ticket sale con unidades que no corresponden.
• Fiado sin límite capturado. Sin el Crédito Máximo en la ficha, el fiado crece sin control y el aviso de «cuánto le queda» no tiene contra qué comparar.
• Cotizar fuera del sistema para luego recapturar. Si la lista de la obra se manda en un papel o en un Excel suelto, el ahorro de la cotización se pierde al volverla a teclear.
• Consultar existencia de memoria. La respuesta del teléfono es la existencia que cada quien recuerda; la del botón Productos es la real, por sucursal.

El punto en una frase

Cobrar el granel exacto con decimales y báscula, dar a cada cliente su precio por lista, convertir la cotización en venta con un clic y llevar el crédito con abonos e historial: cada pieza ya está en Kapi, y la libreta del mostrador deja de ser el sistema operativo de tu ferretería (Manual › Guía ferretería; Kapi para ferreterías).

¿Quieres verlo funcionando con tu mostrador?

Kapi es el punto de venta para ferreterías y tlapalerías en México: venta por kilo y por metro, precios de mayoreo y de contratista, cotizaciones para obra, crédito con abonos y existencias por sucursal. Si quieres verlo con tus propios productos, mándanos un mensaje y lo dejamos listo en una llamada corta.

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Fuentes: Manual de Kapi — Guía ferretería; Manual — Admin › Báscula; Manual — Guía promociones; Kapi para ferreterías.