Operación multi-sucursal en Kapi: cómo ver y mover entre tus tiendas sin perder el control

Cuando tienes una sola tienda, todo cabe en una pantalla: una caja, un inventario, un corte. Cuando abres la segunda tienda, esa simplicidad se acaba. Inventarios que no cuadran entre sí, reportes que tienes que pedir dos veces y sumar a mano, cajeros de una tienda que de pronto aparecen conectados en la otra. El módulo multi-sucursal de Kapi está diseñado para resolver exactamente eso: operar varias tiendas desde una sola cuenta, con inventarios independientes pero una vista consolidada del negocio.

Esta guía explica qué resuelve el esquema, cómo se configura una segunda sucursal desde el módulo Administrador, cómo ver todas tus tiendas en una sola pantalla, los permisos que controlan quién ve qué y los errores más comunes cuando una cadena empieza a operar con más de una ubicación. Los ejemplos y pasos están basados en la guía oficial Multi-sucursal y la sección Administrador del manual de Kapi.

Qué resuelve el esquema multi-sucursal en Kapi

El problema de operar dos o más tiendas sin un sistema pensado para eso no es técnico, es operativo. La guía del manual lo describe así: cuando una cadena se gestiona "a mano", cada sucursal queda configurada un poco distinto, los reportes se piden tienda por tienda y se suman a mano en una hoja de cálculo, y nadie tiene una sola vista con el total del negocio (kapi.mx/manual/guias/multi-sucursal/).

El esquema multi-sucursal de Kapi le pone orden a eso con cuatro piezas, todas configurables desde un solo panel:

• Inventario independiente por sucursal. Cada tienda maneja su propio stock. Lo que vendes en una no descuenta automáticamente del inventario de la otra, salvo que hagas un traspaso explícito.
• Reportes por sucursal y reportes consolidados. Puedes ver una tienda aislada, comparar dos tiendas lado a lado o sumar toda la cadena. La misma pantalla sirve para los tres casos.
• Traspasos de inventario entre sucursales. Cuando una tienda tiene excedente y otra tiene faltante, lo mueves con un traspaso registrado. Lo que sale de una entra a la otra en el mismo movimiento.
• Acceso por rol y por sucursal. El cajero ve su tienda, el gerente ve las tiendas que le asignaste, el administrador ve todo. Esto aplica tanto a lo que ven en pantalla como a lo que pueden operar.

En la práctica, según el manual, "ves el total de cada sucursal en una sola pantalla y, cuando una tiene producto parado que a otra le falta, lo traspasas en el momento" (kapi.mx/manual/guias/multi-sucursal/). Sin pedir reportes extra ni esperar a que alguien mande una hoja de cálculo.

Cómo configurar una segunda sucursal desde el módulo Administrador

El alta de una sucursal nueva la hace el usuario con perfil de Administrador. El manual describe el camino paso a paso dentro de Configuración → Sucursales (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal):

1. Inicia sesión con tu usuario administrador. Si es la primera vez, conviene revisar primero la guía de primera venta para confirmar que el sistema base ya está funcionando.
2. Ve a Configuración → Sucursales. Ahí aparece el listado de tiendas dadas de alta y el botón para registrar una nueva.
3. Haz clic en "Nueva sucursal" y llena los datos básicos: nombre, dirección y teléfono. Estos datos se usan después en tickets, reportes y facturas, así que vale la pena verificarlos antes de guardar.
4. Asigna los empleados autorizados para esa sucursal. El sistema respeta lo definido en la matriz de permisos: un cajero no verá ni podrá operar una tienda a la que no lo asignaste.
5. Define el inventario inicial de esa tienda. Si vienes de operar con productos ya cargados, el alta te preguntará si traspasas el catálogo completo desde otra sucursal o empiezas con un inventario en cero.
6. Configura impresoras y dispositivos locales (modo Local de impresión si vas a usar una ticketera conectada, o modo Web si imprimes desde el navegador).
7. Haz ventas de prueba en la nueva sucursal para verificar que la caja, la facturación y los tickets funcionan como esperas.

Una vez guardada, la nueva tienda aparece en el selector de sucursal que está en la barra superior del sistema. Cualquier usuario administrador la ve desde el primer momento; cajeros y gerentes solo si los asignaste (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal).

Cómo ver todas tus tiendas en una sola pantalla

La vista multi-sucursal vive en dos lugares: el selector de la barra superior y los reportes.

El selector de sucursal en la parte superior de la pantalla te permite cambiar de tienda sin volver a iniciar sesión. Los administradores ven todas las sucursales del sistema; los gerentes ven las que les fueron asignadas; los cajeros solo ven donde están autorizados a trabajar (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal). Esto resuelve el caso más común: "el dueño quiere ver cómo va la tienda Norte sin pedirle al gerente que le mande una captura".

La parte más potente está en los reportes consolidados. Desde el módulo de Reportes, el administrador puede generar vistas que incluyen (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal):

• Ventas totales: la suma de todas las sucursales en el periodo que elijas.
• Comparativo: el rendimiento de cada ubicación lado a lado, útil para detectar cuál está jalando y cuál está perdiendo tracción.
• Ranking: sucursales ordenadas por ventas, margen o el indicador que escojas.
• Análisis temporal: tendencia por sucursal a lo largo del tiempo, para ver si una tienda está creciendo o cayendo contra su propio historial.

La guía oficial sugiere usar el comparativo para "identificar las mejores prácticas de las sucursales exitosas y replicarlas en el resto" (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal). El reporte aislado por sucursal, en cambio, sirve para que el gerente de esa tienda opere su día a día sin que el resto de la cadena le contamine las cifras.

Permisos por sucursal: quién ve qué y quién opera dónde

El control de acceso por sucursal es lo que evita que un cajero de la tienda Centro pueda abrir caja en la tienda Norte, o que un gerente vea las ventas de una tienda que no le asignaste. El manual lo describe con tres niveles (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal):

• Cajero: solo ve las sucursales donde está autorizado a trabajar. Al iniciar sesión, el selector le muestra únicamente esas tiendas.
• Gerente: ve las sucursales específicas según su asignación. Puede tener una o varias, según cómo lo configures.
• Administrador: acceso completo a todas las sucursales del sistema. No necesita que se le asignen una por una.

A esto se suma la restricción de acceso por IP, que define desde dónde puede conectarse cada usuario. La política por defecto que describe el manual es (kapi.mx/manual/admin/#restriccion-de-acceso-por-ip):

• Cajero: solo desde la red de la tienda (seguridad física y control de efectivo).
• Gerente: desde la red de la tienda más IPs autorizadas para supervisión remota limitada.
• Administrador: desde cualquier lugar (gestión completa del negocio).

La combinación de "asignación de sucursal" + "rango de IP permitido" es lo que te permite, por ejemplo, que el cajero de la tienda Norte no pueda cobrar desde su casa aunque tenga las credenciales, o que un gerente de zona vea tres tiendas pero solo desde la laptop de la oficina.

Para configurar la restricción: Configuración → Seguridad → Restricciones IP, selecciona el usuario o rol, agrega los rangos de IP permitidos y, si lo necesitas, define horarios de acceso. El manual recomienda revisar los logs de acceso cada mes para detectar intentos rechazados o patrones sospechosos (kapi.mx/manual/admin/#restriccion-de-acceso-por-ip).

Traspasos entre sucursales: cuándo aplican y cuándo no

Cuando una tienda tiene producto parado y otra tiene faltante, el camino es el traspaso: un movimiento registrado que descuenta del inventario de origen y suma al inventario de destino al mismo tiempo.

En Kapi hay dos rutas para mover inventario entre tiendas (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal):

• Traspasos directos entre sucursales. Sucursal A le manda a Sucursal B sin pasar por un almacén central. Útil cuando el movimiento es entre dos tiendas de la misma cadena y no tienes CEDIS.
• Traspasos desde el CEDIS. Cuando tienes un almacén central que distribuye a las tiendas, el CEDIS recibe la mercancía del proveedor, la organiza por ubicación y la reparte a cada sucursal como traspaso.

El detalle completo del flujo de traspasos — cómo se confirman ambos lados, cómo se registra en el Kardex y cómo se resuelven diferencias — está cubierto en la guía CEDIS y traspasos entre sucursales de este mismo centro de recursos. Este artículo se enfoca en cuándo usar el esquema multi-sucursal, no en la mecánica del movimiento de inventario, que es un tema con suficiente profundidad para merecer su propia guía.

La regla operativa es simple: si el movimiento es entre dos tiendas directamente, hazlo como traspaso directo desde Inventario. Si pasa por una bodega central, entra al CEDIS y desde ahí se distribuye.

Reportes separados vs. reportes consolidados: cuándo usar cada uno

No es lo mismo ver una tienda que ver toda la cadena, y el manual deja clara la diferencia entre los dos modos (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal):

• Reporte por sucursal: muestra una sola tienda. Sirve para que su gerente opere el día a día sin que las cifras de las demás tiendas contaminen sus decisiones. También es el reporte natural para medir objetivos individuales.
• Reporte consolidado: suma todas las sucursales o las compara entre sí. Sirve para que el dueño o el administrador vea el negocio completo, identifique tendencias y detecte desviaciones entre tiendas.

El error típico al empezar a operar varias tiendas es usar el reporte consolidado para todo. El gerente de una tienda individual necesita su reporte aislado para tomar decisiones locales — saber si su mix de productos está funcionando, si el ticket promedio sube o baja, qué vendedor está rindiendo. La vista consolidada le sirve al dueño o al administrador para comparar tiendas, asignar recursos y tomar decisiones de cadena.

La sugerencia del manual: usa el comparativo de sucursales para detectar buenas prácticas en las tiendas que mejor rindieron y replícalas en las que están abajo (kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal). Es un uso específico del consolidado que pocas cadenas aprovechan porque no tienen la comparación disponible.

Errores comunes al operar más de una tienda y cómo evitarlos

Estos son los tropiezos que el manual y la operación real de cadenas con varias tiendas suelen presentar, con la forma de evitarlos:

• Dejar cada tienda configurada "un poco distinto". Cuando cada sucursal tiene su propio catálogo, sus propios precios o sus propias reglas, los reportes consolidados dejan de ser comparables. La solución es configurar catálogos, precios y reglas una sola vez y aplicarlos a la cadena (kapi.mx/manual/guias/multi-sucursal/).
• Pedir reportes sucursal por sucursal y sumarlos a mano. Esto pasa cuando no se usa la vista consolidada. Si te encuentras exportando tres reportes para hacer una suma en Excel, el sistema ya tiene esa vista — úsala.
• No restringir el acceso por IP. El cajero que se conecta desde su casa, o desde la red del café de la esquina, abre la puerta a riesgos que la política por defecto busca cerrar. La restricción por IP existe justo para eso (kapi.mx/manual/admin/#restriccion-de-acceso-por-ip).
• Mover inventario entre tiendas "a ojo" sin traspaso registrado. Cuando una tienda le presta producto a otra y no se registra, ambas inventarios quedan mal y la diferencia aparece semanas después en un conteo. La herramienta existe — traspasos directos o desde CEDIS — y deja el Kardex de ambos lados consistente.
• No asignar las sucursales a cada usuario. Si un gerente no tiene sucursales asignadas explícitamente, puede terminar viendo solo la primera que se creó o, peor, ninguna. Verifica la asignación en Configuración → Usuarios al dar de alta a cada persona.
• Olvidar desactivar usuarios que se van. El manual lo menciona como buena práctica de seguridad: "desactiva de inmediato a quien ya no trabaja" (kapi.mx/manual/admin/#permisos-y-roles). En multi-sucursal esto es más crítico porque un usuario activo en una tienda puede seguir intentando acceder hasta que se le cierre la cuenta.

La mayoría de estos errores se previenen con tres acciones concretas: configurar catálogos y reglas una sola vez para toda la cadena, activar la restricción de IP por rol y revisar mensualmente los usuarios activos.

Próximos pasos y CTA

Si hoy operas dos o más tiendas con Kapi, el esquema multi-sucursal ya está disponible en tu cuenta — no es un módulo adicional, viene incluido en la configuración del módulo Administrador (kapi.mx/manual/guias/multi-sucursal/). El trabajo concreto es:

1. Verificar que cada sucursal esté dada de alta en Configuración → Sucursales con sus datos básicos completos.
2. Revisar la asignación de usuarios para confirmar que cada cajero y cada gerente solo ve las tiendas que le corresponden.
3. Probar la restricción por IP desde Configuración → Seguridad → Restricciones IP, al menos para cajeros.
4. Generar un reporte consolidado (ventas totales + comparativo) para confirmar que las cifras de las tiendas están conciliadas.
5. Si vas a abrir otra sucursal próximamente, dala de alta antes de abrirla al público y haz ventas de prueba con la caja cerrada al público.

La lealtad también es multi-sucursal

Un detalle que se vuelve importante cuando tienes varias tiendas: el cliente es UNO, no uno por sucursal. Con la App de clientes (Aili) —la app con tu marca conectada a tu Kapi— su monedero, sus puntos y su historial lo acompañan a cualquiera de tus sucursales, y tus promociones le llegan al teléfono sin importar en cuál compró. La guía está en kapi.mx/manual/guias/aili/ y puedes verla funcionando en kapi.mx/#aili.

Para resolver dudas puntuales sobre cómo configurar tu esquema multi-sucursal o para pedir acompañamiento en el alta de una tienda nueva, puedes escribir directamente a soporte por WhatsApp: wa.me/5216621050329.

Fuentes: kapi.mx/manual/guias/multi-sucursal/, kapi.mx/manual/admin/#multi-sucursal, kapi.mx/manual/admin/#restriccion-de-acceso-por-ip, kapi.mx/manual/admin/#permisos-y-roles, kapi.mx/manual/catalogos/#usuarios.