Punto de venta para autolavado y car wash: paquetes de lavados, promociones por día y lavador en cada venta

En un autolavado casi todo es servicio: no hay mucha mercancía que contar, pero sí paquetes que se pagan por adelantado, flotillas que pagan a fin de mes y lavadores que cobran comisión. Cuando eso vive en tarjetas selladas y en una libreta, el dinero se escapa en cada turno: un lavado que se cobra «al mayor» porque así lo decidió quien pasó el cobro, un paquete que se canjea dos veces porque el papelito se copió, una semana que cierra sin saber cuántos lavados hizo cada lavador. Este artículo recorre, función por función, cómo se resuelve eso en Kapi Punto de Venta: el catálogo de servicios por tamaño, los paquetes con vales prepagados, las promociones por día, el monedero, el crédito de flotillas y el registro del lavador en cada venta.

En este artículo (7 secciones)

1. Para quién es esto
2. Lo que le cuesta a un autolavado llevarlo a mano
3. Qué resuelve Kapi en el mostrador
4. Activación paso a paso
5. La rutina: un paquete de 5 lavados, de la venta al canje
6. Errores comunes que cuestan dinero
7. El punto en una frase

Toda la información viene de la guía oficial «Tu autolavado en Kapi» y del Manual de Kapi, para que uses cada función exactamente como está diseñada.

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Para quién es esto

Este artículo es para dueños y encargados de autolavados y car wash que quieren dejar de llevar paquetes, comisiones y fiados en papel. Sirve tanto si ya operas Kapi y quieres aprovecharlo a fondo, como si estás evaluando un punto de venta para el giro y quieres saber qué resolver antes de decidir. Y si tu negocio también vende agua purificada por talonario, es el mismo módulo: la guía del manual lo plantea para purificadoras y autolavados por igual.

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Lo que le cuesta a un autolavado llevarlo a mano

La guía del manual lo pone en cuatro fugas que se refuerzan entre sí (kapi.mx/manual/guias/autolavado):

• Las tarjetas selladas se pierden, se copian o nadie sabe cuántos lavados le quedan al cliente. El paquete pagado hoy se convierte en un compromiso que solo existe en papel.
• El precio de la camioneta lo decide quien cobra. Si no hay tarifa fija por tamaño en el sistema, el mostrador improvisa y cada turno deja dinero en la mesa.
• La flotilla paga a fin de mes y nadie sabe con certeza cuánto debe. El fiado de empresas vive en apuntes sueltos y la cuenta se pelea al cierre.
• La comisión de cada lavador se saca de una libreta al final de la semana. Sin registro por venta, el cálculo se vuelve memoria y discusión.

Lo que sigue es cómo Kapi ataca cada una, con las funciones exactas y dónde se configuran.

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Qué resuelve Kapi en el mostrador

La misma guía mapea las cuatro fugas a funciones concretas:

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Activación paso a paso

Todo viene con el sistema; el trabajo es de configuración. Aquí está el orden, tal como lo propone la guía del manual.

1. Un servicio por tipo de lavado y tamaño de vehículo

En Catálogos → Productos, da de alta cada lavado con Tipo Servicio: los servicios no manejan existencia. Si cobras distinto por tamaño, da de alta un servicio por tamaño — «Lavado sencillo auto», «Lavado sencillo camioneta», «Lavado completo auto» —, cada uno con su precio. Así la caja cobra el correcto sin cálculos en el mostrador, y tus reportes te dicen qué lavado se vende más. Lo que sí es mercancía (aromatizantes, franelas) va como Producto, con su existencia.

2. Paquetes de lavados con vales prepagados

Aquí es donde el paquete deja de ser papelito. Con Vales prepagados, cada lavado prepagado es un vale:

1. Da de alta el vale del lavado (por ejemplo, «Vale lavado sencillo»). En su pestaña Vale, marca Este producto es un vale y elige en Producto que ampara el lavado que se entrega. Ponle como precio lo que cobras por cada lavado del paquete.
2. Para vender un paquete de 5, agrega 5 piezas de ese vale, de preferencia a nombre del cliente. Cada pieza es un vale, y el ticket trae los 5 con folio, código de canje y vencimiento.
3. Cuando el cliente regresa, pulsas Canjear vale en la pantalla de venta: escribes el folio y el código, o eliges al cliente si el paquete se vendió a su nombre. El lavado entra al carrito a precio cero.

Tres detalles que vale la pena conocer de la guía de vales prepagados (el mismo módulo): el folio y el código solo sirven una vez, y un vale vencido o ya canjeado no pasa; la venta del vale se factura con el nombre, la clave SAT, la unidad y el IVA del lavado que ampara, no con la palabra «vale»; y el vale se canjea en cualquier sucursal de tu empresa que facture con la misma razón social — útil si tienes más de un autolavado.

Vales prepagados se activa con acompañamiento del equipo de Kapi: nos escribes y lo dejamos listo contigo, revisando qué vas a vender por adelantado y qué vigencia te conviene.

3. Promociones por día de la semana

En Catálogos → Promociones creas, por ejemplo, un Descuento sobre productos del 20 % en el lavado completo, válido de lunes a miércoles. Eliges los días de la semana, la vigencia, las sucursales y para qué tipo de cliente aplica. Esos días, el punto de venta la aplica sola: nadie tiene que recordar cuál es la promoción del martes.

4. Monedero para que el cliente vuelva

Con el monedero electrónico, cada servicio le deja a tu cliente un monto en pesos que usa como pago en su siguiente visita:

1. En Configuración → Clientes, tarjeta Monedero electrónico, enciende Activar monedero electrónico, Permitir pagar con saldo del monedero y Generar saldo automáticamente al cobrar. Pulsa Guardar configuración.
2. En cada servicio, pestaña Lealtad, escribe en Monedero Electrónico el monto que genera — por ejemplo, $10 por lavado.
3. En la caja, elige al cliente antes de agregar el servicio. En su siguiente visita, cobra con la forma de pago Monedero.

Si quieres que el cliente vea su saldo desde el teléfono, eso es la App de clientes (Aili).

5. Flotillas con su precio y su crédito

Para las empresas que lavan su flotilla contigo:

1. En Catálogos → Productos ▼ → Administrar precios, pestaña Listas de precios, crea una lista «Flotilla» con Nueva lista, llénala con sus precios y asígnala a la empresa en su Tipo de Cliente.
2. En Configuración → Clientes, tarjeta Vender a crédito, enciende Permitir cobrar a crédito. En la ficha del cliente, pestaña Crédito, captura su Crédito Máximo.
3. En la caja, elige a la empresa antes de agregar los lavados y cobra con Crédito de tienda. Cuando la empresa paga, registra el pago en Abonos → Aplicar abono.

Cada lavado a crédito y cada abono quedan en la cuenta del cliente: la cuenta de fin de mes ya no se discute, se imprime.

6. El lavador en cada venta

1. En Configuración → General, tarjeta Selector de vendedor, enciende Mostrar selector de vendedor al cobrar. Si no quieres ventas sin lavador, marca Obligatorio seleccionar antes de cobrar.
2. Da de alta a cada lavador como usuario con acceso a la sucursal, en Usuarios y perfiles: así aparece en el selector.
3. Revisa Reportes → Ventas por vendedor para ver cuánto vendió cada uno.

¿Pagas comisión? El módulo Comisiones calcula lo que le toca a cada lavador en el periodo — como porcentaje de lo que vendió, de lo que cobró o del margen — y registra el pago. Lo enciende el administrador de tu empresa.

7. El corte del turno

El corte de cada turno se hace en el menú Caja #1 (o el de tu caja) con Cerrar caja-turno. Las salidas de efectivo — la compra de insumos, por ejemplo — se registran como movimientos de efectivo para que el corte cuadre. Y si quieres saber a qué hora llegan más coches, Reportes → Ventas por hora te lo dice.

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La rutina: un paquete de 5 lavados, de la venta al canje

El ejemplo que trae la guía, completo:

1. Venta. Un cliente compra a su nombre un paquete de 5 lavados sencillos: le agregas 5 piezas del vale «Vale lavado sencillo» y cobras como cualquier venta. El ticket trae los 5 vales con su folio, código de canje y vencimiento — ahí mismo lo imprimes y se lo entregas.
2. Canje. En cada visita eliges al cliente, pulsas Canjear vale y canjeas las piezas que pida. El lavado entra al carrito a precio cero, marcado «Con vale», y el ticket del canje le dice cuántos vales le quedan. Si tiene vales de distintas fechas, se usan primero los que vencen antes.
3. Control. En el Dashboard Personalizado de Reportes agregas el widget Vales prepagados: te muestra los vendidos y canjeados del día, los que están por canjear, los vencidos sin canjear y el detalle por producto y por sucursal. Ese número es exactamente el dinero ya cobrado que te falta por entregar en lavados.

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Errores comunes que cuestan dinero

Con la herramienta en mano, estos son los tropiezos típicos:

• Vender el paquete sin nombre del cliente. El canje funciona con folio y código, pero si el ticket se pierde, no hay forma fácil de localizar los vales. Vendido a nombre del cliente, lo canjeas eligiéndolo en la caja, sin teclear nada.
• Agregar servicios antes de elegir al cliente. En monedero y en flotillas, el precio y los beneficios toman al cliente seleccionado: primero el cliente, después el carrito.
• Dejar el selector de lavador opcional cuando pagas comisión. Sin lavador en la venta, la comisión de la semana se vuelve otra vez libreta.
• Fiar flotillas sin Crédito Máximo capturado. Sin límite en la ficha, el fiado crece sin control y el corte de fin de mes se convierte en negociación.
• Registrar salidas de efectivo «de memoria». Si la salida no se captura como movimiento de efectivo, el corte del turno no va a cuadrar — y la diferencia siempre la paga alguien que no la hizo.

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El punto en una frase

Cobrar cada lavado a su precio por tamaño, vender paquetes que viven como vales con folio y código, dejar que las promociones se apliquen solas los días que elegiste, llevar la flotilla en su cuenta con crédito y abonos, y saber quién atendió cada coche: cada pieza ya está en Kapi, y la libreta del mostrador deja de ser el sistema operativo de tu autolavado (Manual › Guía autolavado; Kapi para autolavados y purificadoras).

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Fuentes: Manual de Kapi — Guía autolavado; Manual — Guía vales prepagados; Kapi para autolavados y purificadoras.