Facturación CFDI 4.0

Kapi Punto de Venta factura conforme a CFDI 4.0 (Comprobante Fiscal Digital por Internet) del SAT, directo desde el sistema. Desde el módulo de Facturación emites facturas de ingreso, facturas globales del público en general, notas de crédito (egreso), complementos de pago (REP) y cancelaciones, sin salir a portales externos. Para emitir necesitas tu CSD (Certificado de Sello Digital) vigente y tu PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) conectado; el panel te avisa si algo falla antes de que pierdas tiempo.

El módulo de Facturación está disponible para gerentes y administradores. Si un término fiscal no te queda claro, consúltalo en el Glosario.

Panel de facturación #

El panel principal muestra de un vistazo el estado fiscal de tu negocio y los accesos rápidos a las tareas más comunes. Para entrar, abre el menú principal y haz clic en Facturación.

Información fiscal #

En la columna izquierda ves el estado de lo que te permite (o te impide) timbrar:

• Certificado digital: estado del CSD ante el SAT — vigente o caducado.
• Número de serie: del certificado activo.
• Folios disponibles: cuántas facturas puedes emitir antes de necesitar más timbres.

Resumen mensual #

Métricas del mes en curso, útiles para tu cierre y para tu contador:

• Facturas realizadas: total de CFDI emitidos en el mes.
• Total facturado: monto total de las facturas emitidas.
• Desglose de IVA: subtotal con IVA 0%, subtotal con IVA 16% y total de IVA cobrado.
• Pagos recibidos: total de REP emitidos.
• Descuentos / bonificaciones: total en notas de crédito.
• Facturas canceladas: número y monto de cancelaciones.

Menú de navegación #

El menú Nuevo ▼ despliega los tipos de comprobante que puedes generar.

Tareas frecuentes #

En la columna derecha tienes accesos directos a las acciones más comunes: Factura de Ingresos (CFDI libre con conceptos manuales), Facturar ticket (CFDI aplicado a una o varias ventas del POS), Factura de Egresos (nota de crédito) e Historial (consulta por rango de fechas).

Conceptos básicos #

Antes de emitir, conviene tener claros los conceptos que el sistema te pedirá en cada factura.

¿Qué es un CFDI? #

El CFDI es la factura electrónica oficial en México. Al timbrarse, el SAT le asigna un UUID (folio fiscal único) que lo hace válido legalmente. El documento fiscal real es el XML; el PDF es solo su representación impresa.

Tipos de CFDI #

Método de pago (PUE / PPD) #

Forma de pago #

Uso del CFDI #

El receptor indica para qué usará la factura. Los más comunes:

Facturar una venta #

La forma más común de facturar: convertir uno o varios tickets del punto de venta en una factura CFDI.

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Factura basada en ventas.
2. Busca la(s) venta(s) por número de ticket, fecha o cliente.
3. Selecciona las ventas a incluir (puedes agrupar varias en un solo CFDI).
4. Captura o elige los datos del receptor: RFC, razón social (como aparece en la constancia), régimen fiscal y código postal fiscal.
5. Selecciona el uso del CFDI (normalmente G01 o G03).
6. Selecciona el método de pago: PUE si el cliente ya pagó, PPD si pagará después.
7. Selecciona la forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia).
8. Revisa el resumen con conceptos, impuestos y total.
9. Confirma y haz clic en Timbrar.
10. El sistema genera el XML, lo envía al PAC para su timbrado y recibe el UUID.
11. Se genera el PDF y puede enviarse por email al cliente.

Factura libre (de ingresos) #

Crea una factura con conceptos capturados a mano, sin que exista una venta previa en el POS. Se usa para servicios profesionales, conceptos que no pasan por caja o cobros especiales y contratos.

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Factura electrónica.
2. Captura los datos del receptor (RFC, razón social, régimen, CP).
3. Agrega los conceptos manualmente: clave producto/servicio del SAT (búscala en el catálogo), descripción, cantidad, precio unitario, unidad de medida e impuestos (IVA y retenciones si aplican).
4. Configura método de pago, forma de pago y uso del CFDI.
5. Revisa el total y haz clic en Timbrar.

Factura global #

Agrupa en una sola factura todas las ventas al público en general (sin RFC) de un periodo. Es una obligación fiscal: las ventas que no se facturaron individualmente deben incluirse aquí, normalmente cada mes.

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Factura global en sucursales.
2. Selecciona las sucursales a incluir.
3. Define el periodo: fecha de inicio y fin, periodicidad (mensual) y mes/año.
4. El sistema agrupa automáticamente todas las ventas sin facturar del periodo.
5. Revisa el total consolidado.
6. Timbra la factura global.

Nota de crédito (egreso) #

Un CFDI de tipo Egreso que reduce o anula el monto de una factura de ingreso ya emitida. Se usa para devoluciones de mercancía, descuentos posteriores, bonificaciones a favor del cliente o correcciones de monto.

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Nota de crédito.
2. Selecciona la factura original que quieres ajustar.
3. Elige el tipo de relación:
   • 01: nota de crédito de documentos relacionados.
   • 03: devolución de mercancía.
   • 04: sustitución de CFDI previos.
4. Captura los conceptos y montos de la nota de crédito.
5. Verifica que el monto no exceda la factura original.
6. Timbra la nota de crédito.

Complemento de pago (REP) #

El REP (Recibo Electrónico de Pago) es el comprobante que acredita el pago de una factura emitida con método PPD (pago diferido o en parcialidades). Cuando facturas algo como PPD, el cliente no pagó al momento; al recibir su pago, total o parcial, debes emitir el REP.

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Recibo de pago (REP).
2. Selecciona la(s) factura(s) PPD que el cliente está pagando.
3. Captura la información del pago:
   • Fecha de pago: cuándo se realizó.
   • Forma de pago: cómo pagó (transferencia, cheque, efectivo).
   • Monto: cuánto pagó.
   • Número de operación: referencia bancaria (obligatoria en transferencias y cheques).
4. El sistema distribuye el pago entre las facturas seleccionadas.
5. Timbra el REP.

Catálogo de receptores #

Mantén un directorio de receptores frecuentes para no capturar sus datos fiscales en cada factura.

1. Desde el panel, en las tareas frecuentes, haz clic en Crear receptor.
2. Captura los datos fiscales:
   • RFC.
   • Razón social (exactamente como aparece en la constancia del SAT).
   • Régimen fiscal.
   • Código postal del domicilio fiscal.
   • Email para el envío automático de facturas.
3. Guarda el receptor.

Historial y consulta #

Consulta, descarga y reenvía cualquier factura emitida.

1. Ve a Facturación → Ver Historial.
2. Filtra por rango de fechas, tipo de CFDI, receptor o estado.
3. La tabla muestra: folio, UUID, receptor, fecha, total, tipo y estado.

Acciones por factura #

• Descargar XML: el archivo timbrado — el documento fiscal oficial.
• Descargar PDF: la representación impresa de la factura.
• Reenviar por email: envía nuevamente XML y PDF al receptor.
• Cancelar: inicia el proceso de cancelación ante el SAT.

Cancelar facturas #

Cancelar un CFDI es un trámite formal ante el SAT. No es instantáneo y tiene reglas específicas.

Motivos de cancelación (catálogo SAT) #

Proceso de cancelación #

1. Busca la factura en el Historial.
2. Haz clic en Cancelar.
3. Selecciona el motivo de cancelación.
4. Si el motivo es 01, captura el UUID de la factura que la sustituye.
5. Confirma la cancelación.
6. El sistema envía la solicitud al SAT.

¿Qué pasa después? #

• Facturas ≤ $1,000: se cancelan de inmediato, sin requerir aceptación del receptor.
• Facturas > $1,000: el receptor tiene un plazo para aceptar o rechazar la cancelación.
• Si el receptor no responde dentro del plazo, la cancelación se acepta automáticamente.

Reportes fiscales #

Genera reportes para tu contabilidad y tus declaraciones.

Reportes disponibles #

• Resumen mensual: total facturado, IVA cobrado, retenciones y desglose por tipo de CFDI.
• Facturas emitidas: lista detallada con UUID, receptor, monto e impuestos.
• Facturas canceladas: historial de cancelaciones con motivo y estado.
• Notas de crédito: egresos emitidos en el periodo.
• REP emitidos: complementos de pago del periodo.

Todos se pueden exportar a Excel para enviar a tu contador, con los datos necesarios para la declaración mensual de impuestos.

Configuración fiscal #

Para poder timbrar necesitas dos cosas configuradas: tu CSD cargado y tu PAC conectado.

• CSD (Certificado de Sello Digital): carga tu archivo .cer, tu .key y la contraseña de la clave privada. Lo generas en el portal del SAT (Certisat). Los CSD duran 4 años; cuando expira, hay que renovarlo y volver a cargarlo.
• PAC (Proveedor Autorizado de Certificación): es quien timbra tus CFDI ante el SAT. El sistema se conecta a tu PAC para enviar el XML y recibir el UUID. Aquí también administras tus folios (timbres) disponibles.

Catálogos del SAT (referencia) #

Régimen fiscal — los más comunes:

Tasas de IVA:

Preguntas frecuentes #

¿Puedo facturar una venta de hace una semana? Sí, mientras no haya sido facturada antes. Busca la venta por número de ticket o fecha.

¿Puedo facturar varias ventas en una sola factura? Sí. Al crear una factura basada en ventas, selecciona varios tickets del mismo cliente.

¿Qué pasa si pongo mal el RFC? El sistema valida el formato antes de timbrar. Si el RFC no existe en el SAT o está en la lista negra (69-B), no podrás emitir la factura. Si ya la emitiste con un RFC incorrecto, deberás cancelarla y emitir una nueva.

¿Cuál es la diferencia entre PUE y PPD? PUE: el cliente pagó al momento. PPD: pagará después y deberás emitir un REP cuando pague. La mayoría de las ventas en mostrador son PUE.

¿Cómo sé si mi certificado está vigente? El panel de facturación muestra el estado del CSD. Si dice “caducado”, renuévalo en sat.gob.mx.

¿Qué hago si se me acaban los folios? Usa Solicitar folios en el panel. Esto contacta a tu PAC para adquirir más timbres.

¿Puedo cancelar una factura de un mes anterior? Sí, pero el SAT tiene plazos límite. Las cancelaciones fuera de plazo pueden generar multas; consúltalo con tu contador.

¿Las devoluciones generan nota de crédito automáticamente? No. La devolución en el POS genera monedero electrónico. Si la venta estaba facturada y necesitas el complemento fiscal, emite la nota de crédito a mano desde Facturación.

¿Cómo factura un cliente desde su celular? Si tu negocio tiene portal de autofacturación, el cliente captura su número de ticket y RFC para generar su propia factura. Pregunta a tu administrador si está habilitado.

Problemas comunes #