Metas de venta en Kapi: que tu equipo sepa su número, con avance en vivo y bonos calculados solos

El mes todavía se puede corregir en la segunda semana. Pero en muchas empresas el número aparece hasta el final: la meta vive en un WhatsApp que nadie vuelve a abrir, el avance se calcula a mano —si es que se calcula— y los bonos se discuten en el corte, cuando ya no hay nada que mover. El equipo se entera de que iba abajo el mismo día en que se entera de que perdió el bono.

El módulo de Metas de Kapi existe para quitarse esa ceguera de encima: pone la meta de cada sucursal por escrito, muestra el avance y el ranking todos los días, y calcula el incentivo solo, con la misma regla para todos. Este artículo recorre el módulo completo —metas, niveles, avance, bonos y comisiones de vendedor— con base en la guía oficial de Metas del manual de Kapi.

Para quién es este módulo

Para dueños y gerentes que fijan metas y pagan incentivos por sucursal, y para encargados de sucursal que necesitan saber a qué ritmo van. Cobra más sentido cuando tienes varias sucursales que comparar: es la diferencia entre dirigir con un número enfrente y dirigir de oídas.

Si te reconoces en alguna de estas tres escenas, sigue leyendo:

• Pones metas en un WhatsApp o un Excel y nadie las vuelve a ver.
• Calculas las comisiones a mano al final del mes, y siempre hay discusión.
• Tus encargados se enteran de que iban abajo cuando ya no hay tiempo de corregir.

Qué es y cómo se compone

Metas es el sistema de metas de venta e incentivos por sucursal de Kapi: define cuánto debe vender cada sucursal en el periodo, mide la venta real contra esa meta y calcula el bono que le toca a cada quien según el nivel que alcanzó.

El módulo se organiza en cuatro piezas:

• Configuración: reglas de cálculo, niveles de meta y calendario de bonos.
• Definición de metas: genera la propuesta del periodo, ajusta el porcentaje por sucursal y la apruebas.
• Avance y ranking: venta real contra la meta del periodo activo, y el Top de la empresa.
• Bonos: cierre semanal de incentivos sobre los periodos aprobados.

Hay una quinta pieza opcional: cuando la empresa enciende el módulo Comisiones, aparece la tarjeta Comisiones —cuánto le toca a cada vendedor y su exportación para nómina— y en la página de módulos el conjunto se llama Metas y comisiones. Va sección aparte más abajo.

Cómo se calcula la meta de cada sucursal

La pregunta difícil de cualquier esquema de incentivos es de dónde sale el número. Aquí es donde muchos esquemas se caen: la meta se inventa, no cuadra con el histórico y el equipo lo sabe. Kapi lo resuelve con reglas que se configuran una vez y aplican a cada periodo:

• Granularidad: mensual con desglose semanal, solo mensual o solo semanal.
• Definición de semana: semanas del mes (del 1 al 7, del 8 al 14, del 15 al 21, del 22 a fin de mes), semana calendario con día de inicio fijo, o personalizada.
• Base de la meta mensual, con tres opciones: la venta del mismo periodo del año anterior, el promedio de los últimos meses, o captura manual por sucursal. La tercera es la que salva a las sucursales nuevas, que no tienen histórico.
• Última semana del periodo: puede calcularse igual que las demás o como residuo, para que la suma de las semanas cuadre exactamente con la meta mensual.

Con la base definida, el arranque de mes es un flujo corto: Definición de metas genera la propuesta del periodo, ajustas el porcentaje por sucursal donde hace falta y la apruebas. Desde ese momento cada sucursal sabe cuánto tiene que vender y qué gana si lo logra.

Niveles e incentivos: la regla del bono, por escrito antes del mes

Cada nivel define qué tan exigente es la meta y cuánto se paga por alcanzarla, con tres piezas:

• Puntos adicionales: se suman al porcentaje de crecimiento de la sucursal para la meta mensual.
• Multiplicador semanal: aplica sobre la venta del año anterior de cada semana.
• Incentivo: un porcentaje de la meta, un porcentaje de la venta o un monto fijo.

¿Cuántos niveles puedes crear? Los que tu esquema necesite: no son solo tres. Ese detalle separa un incentivo que motiva de uno que se olvida: el nivel de «casi lo logro» y el de «me pasé» quedan definidos antes de que empiece el mes, no a mitad del siguiente.

Avance y ranking en vivo, semana a semana

Aquí está el cambio de fondo. La pieza de Avance y ranking muestra, del periodo activo, la venta real contra la meta, más el Top de sucursales de la empresa. El encargado abre su avance y ve si va arriba o abajo del ritmo, a tiempo para reaccionar. Y el ranking pone a las sucursales a competir entre ellas, con el mismo criterio para todas: el número no lo calcula cada quien, lo calcula el sistema.

La visibilidad la decides tú, porque hay empresas que quieren tablero abierto y otras que prefieren discreción:

• Que cada empleado vea su avance y el ranking Top de sucursales.
• Que cada quien vea solo el avance de su sucursal.
• Que el módulo quede oculto y solo lo consulte la gerencia.

Bonos: cierre semanal con calendario propio

El cierre de bonos es semanal y corre sobre los periodos aprobados: el número sale de la misma regla que todos vieron todo el mes, así que no hay nada que discutir en el corte. Y hay un detalle que en la operación vale oro: el calendario de bonos puede correr distinto al de las metas —por ejemplo, de miércoles a martes— para que el pago caiga cuando te sirve, no cuando lo dicta el mes calendario.

Comisiones de vendedor: del cálculo al pago

Las metas premian a la sucursal; las comisiones le pagan a cada vendedor por lo que vendió. Es un módulo aparte que viene apagado: el administrador lo enciende para toda la empresa en Configurar módulos, y solo lo ven los perfiles con permiso de comisiones.

Primer requisito, y es de operación pura: para que cada venta quede a nombre de quien atendió, activa en cada sucursal Configuración → General → Selector de vendedor.

Configuración del cálculo

En la configuración eliges la base del cálculo —Venta neta, Cobrado o Margen—, la tasa de comisión general, si se calcula sin IVA, qué pasa con las ventas con descuento o promoción, cuánto comisiona cada forma de pago, tu periodo de pago habitual y una fecha de arranque. Puedes dar tasa propia a una categoría (Tasas por categoría) o a un vendedor en específico, o excluir del cálculo a quien no comisiona.

Cálculo y exportación

Cada ciclo eliges el rango y las sucursales y pulsas Calcular. Ves lo pendiente de cada vendedor: sus tickets, su venta, su cobrado y su comisión. Con Exportar pendiente lo bajas en Excel para tu nómina, que era el paso donde se iban las tardes.

Pago y bitácora

Para pagar, marcas los tickets que vas a pagar, agregas ajustes si hace falta —extras, préstamos— y registras el pago. El sistema amarra el movimiento: un ticket nunca se paga dos veces.

Todo queda en la bitácora de Pagos registrados: a quién se le pagó, cuánto y qué tickets cubrió cada pago, con su comprobante para imprimir. Si cancelas un pago, queda en la bitácora con su motivo y sus tickets vuelven a quedar pendientes para el siguiente ciclo.

Lo que Comisiones no hace

Comisiones no calcula ISR ni IMSS ni emite recibos de nómina. Es el cálculo y el control del pago de comisiones, no tu sistema de nómina. El paso a paso completo del módulo está en la Guía del Administrador, sección Vendedores y comisiones.

Cómo activarlo

Metas se abre desde el menú de módulos de Kapi. La primera vez, el sistema prepara el módulo y verifica la fuente de ventas de cada sucursal: toma unos segundos y no modifica tus datos. Desde ahí configuras tus reglas de cálculo, tus niveles y tu calendario de bonos, y generas la propuesta del primer periodo.

Tres lecturas complementarias, según lo que quieras revisar:

• ¿De dónde sale el número? La venta que alimenta las metas se detalla en Reportes del punto de venta y en Informes Analíticos.
• ¿Varias sucursales en juego? Multi-sucursal es la lectura natural.
• ¿Quieres que el número se cumpla más fácil? La App de clientes (Aili) premia la recompra con puntos y sellos digitales.

El número enfrente, todos los días

Al abrir el mes, apruebas el periodo y cada sucursal ya sabe cuánto le toca y qué gana si lo logra. Durante el mes, el encargado ve su ritmo a tiempo para corregir. El ranking compara a las sucursales con el mismo criterio para todas. Y al cerrar la semana, los bonos se calculan solos sobre lo aprobado: nadie discute un número que salió de la regla que todos conocen.

¿Quieres activarlo en tu empresa? Metas se configura con tus reglas, tus niveles y tu calendario de bonos: escríbenos por WhatsApp y lo dejamos listo.