Guía del Administrador

Como administrador tienes el nivel más alto de control del sistema: configuras la empresa, las sucursales, los usuarios y sus permisos, personalizas el ticket, defines las reglas de operación y tienes acceso a todos los reportes. Esta guía te lleva del primer día a la operación diaria, e incluye la referencia completa de la sección Configuración del POS.

Tu primer día como administrador #

Dedica el primer día a recorrer todos los módulos y dejar configurado lo básico del negocio. Al terminar debes conocer el sistema completo y haber hecho una venta de prueba con su cierre de caja.

Pasos esenciales para arrancar:

1. Inicia sesión con tus credenciales de administrador. Si tienes dudas con el acceso, revisa Tu primera venta.
2. Recorre el dashboard y familiarízate con todos los módulos disponibles.
3. Haz una venta de prueba para verificar que el cobro y la impresión del ticket funcionan.
4. Revisa la configuración inicial: datos fiscales, sucursales y empleados.
5. Explora todos los reportes para conocer qué información tienes disponible.

El dashboard del administrador #

El panel principal te da una vista completa del estado del negocio y acceso a todos los módulos, incluidos los administrativos que solo tú puedes usar.

KPIs principales #

En la parte superior se muestran los indicadores más importantes del día o del periodo seleccionado:

• Venta total: ingresos del día o periodo.
• Efectivo: dinero en caja física.
• Resultado: ganancia después de costos.

Pestañas de análisis #

Módulos del POS #

Todos los perfiles con acceso ven estos módulos básicos:

• Ventas: procesamiento de transacciones y cobro a clientes.
• Catálogos: gestión de productos, precios y categorías. Ver Catálogos → Usuarios.
• Configuración: ajustes y parametrización del sistema.
• Reportes: análisis de ventas, inventario y rendimiento. Ver Reportes.
• Inventario: ajuste rápido de existencias.
• Inventario multisucursal: stock y transferencias entre sucursales. Ver Operaciones → Inventario.
• Cotizaciones: presupuestos para clientes.
• CRM: gestión de clientes y relaciones comerciales.
• Etiquetas: impresión de etiquetas de precio por código o Excel. Ver Operaciones → Etiquetas.

Módulos administrativos (exclusivos) #

Estos módulos aparecen en la sección Administración del menú:

• Facturación: emisión de CFDIs, notas de crédito y REP. Ver Facturación.
• Informes Analíticos: inteligencia de negocio y reportes dinámicos. Ver Reportes → Informes Analíticos.
• Adquisiciones: requisiciones, órdenes de compra, recepción y tesorería. Ver Operaciones → Adquisiciones.
• App Clientes Aili: la app para fidelizar a tus clientes. Ver la guía de Aili.

Según los módulos contratados, tu cuenta puede mostrar además CEDIS, Citas o Tienda en línea.

Flujo de un día administrativo #

Sigue una rutina de apertura, operación y cierre para mantener control total y anticipar problemas antes de que crezcan.

Apertura (8:00–9:00 AM)

• Revisar los cierres de caja del día anterior.
• Verificar que todos los empleados marcaron entrada.
• Comprobar niveles de inventario crítico.
• Revisar agenda y tareas pendientes.

Operación (9:00 AM–6:00 PM)

• Monitorear ventas en tiempo real.
• Supervisar el desempeño del equipo.
• Atender escalaciones y problemas.
• Revisar reportes de medio día.
• Gestionar proveedores y compras.

Cierre (6:00–7:00 PM)

• Supervisar el cierre de cajas.
• Revisar el reporte de ventas del día.
• Analizar métricas de rendimiento.
• Planificar las actividades del día siguiente.
• Respaldar la información crítica.

Interpretar los reportes administrativos #

Tienes acceso a todos los reportes del sistema. Lo importante no son las cifras aisladas sino las tendencias y los patrones. Aquí están las métricas clave y qué hacer cuando se salen de lo normal.

Análisis semanal recomendado:

• Lunes: comparar el fin de semana con semanas anteriores.
• Miércoles: revisar la tendencia de la semana en curso.
• Viernes: preparar la estrategia para el fin de semana.
• Domingo: análisis completo semanal y planeación de la siguiente.

Permisos y roles #

Los perfiles controlan qué ve y qué puede hacer cada persona. Otorga siempre el mínimo de permisos necesario y desactiva de inmediato a quien deja de trabajar. Los usuarios se dan de alta en Catálogos → Usuarios.

Matriz de permisos por rol #

Dar de alta un usuario nuevo #

1. Ve a Configuración → Usuarios (o Catálogos → Usuarios).
2. Haz clic en Nuevo usuario.
3. Llena los datos personales: nombre, correo y teléfono.
4. Asigna el rol apropiado según sus funciones.
5. Define a qué sucursales tendrá acceso.
6. Genera credenciales temporales y entrégalas pidiendo el cambio de contraseña.

Mejores prácticas de seguridad #

• Menor privilegio: otorga solo los permisos mínimos necesarios.
• Rotación de contraseñas: cámbialas cada 90 días.
• Monitoreo de actividad: revisa los logs de acceso con regularidad.
• Separación de funciones: evita que una sola persona controle todo el proceso.
• Accesos temporales: desactiva de inmediato a quien ya no trabaja.

Gestión multi-sucursal #

En un esquema con varias tiendas, cada sucursal maneja inventario y reportes independientes, mientras tú supervisas todo desde un solo panel y generas reportes consolidados.

Qué ve cada quien al iniciar sesión #

• Cajeros: solo las sucursales donde están autorizados a trabajar.
• Gerentes: las sucursales específicas según su asignación.
• Administradores: acceso completo a todas las sucursales del sistema.

El selector de sucursal aparece en la barra superior una vez que inicias sesión.

Características del esquema multi-sucursal #

• Reportes por sucursal: cada ubicación tiene estadísticas independientes para comparar.
• Traspasos entre sucursales: mueve inventario de donde sobra a donde se necesita.
• Inventario independiente: cada sucursal maneja su propio stock.
• Control centralizado: administras todas las ubicaciones desde un solo panel.

Dar de alta una sucursal #

1. Ve a Configuración → Sucursales.
2. Haz clic en Nueva sucursal.
3. Configura los datos básicos: nombre, dirección y teléfono.
4. Asigna los empleados autorizados.
5. Define el inventario inicial.
6. Configura impresoras y dispositivos locales.
7. Haz ventas de prueba para verificar el funcionamiento.

Reportes consolidados #

Como administrador puedes generar reportes que incluyan:

• Ventas totales: suma de todas las sucursales.
• Comparativo: rendimiento entre ubicaciones.
• Ranking: sucursales más productivas.
• Análisis temporal: tendencias por sucursal.

Restricción de acceso por IP #

Controla desde dónde puede conectarse cada usuario según su rol. Los cajeros deben operar desde la red de la tienda; los administradores pueden entrar desde cualquier lugar.

Política de acceso por rol #

Configurar las IPs permitidas #

1. Ve a Configuración → Seguridad → Restricciones IP.
2. Selecciona el usuario o rol a configurar.
3. Agrega los rangos de IP permitidos.
4. Define horarios de acceso si lo necesitas.
5. Guarda los cambios y prueba el acceso.

Relación con la impresión local #

La restricción por IP está ligada a la aplicación local de impresión:

• Red local: impresión directa a las ticketeras.
• Conexión remota: solo impresión en PDF.
• App de escritorio: requerida para imprimir tickets desde la red local.

Casos que pueden requerir configuración especial: home office temporal con IP residencial autorizada por un periodo, accesos remotos de emergencia, rangos de IP por sucursal y conexión vía VPN corporativa. Revisa los logs de acceso mensualmente para detectar intentos rechazados o patrones sospechosos.

Vendedores y comisiones #

En sucursales que manejan comisiones, el sistema rastrea las ventas por vendedor y calcula lo que corresponde pagar. La funcionalidad solo aparece cuando la activas por sucursal.

Cuándo se activa #

• Sucursales configuradas: solo donde activaste el esquema de comisiones.
• Durante el cobro: se pide seleccionar al vendedor antes de finalizar la venta.
• Productos específicos: algunos artículos pueden generar comisión y otros no.

Configurar el esquema #

1. Ve a Configuración → Sucursales → [Sucursal].
2. Activa la opción Manejar vendedores.
3. Define la lista de vendedores autorizados.
4. Configura los porcentajes de comisión por vendedor o por producto.
5. Establece metas y objetivos si aplica.

Tipos de esquema #

• Por porcentaje: % fijo sobre el valor de la venta.
• Por metas: bonificación adicional al alcanzar objetivos.
• Por producto: comisión diferenciada según el artículo.
• Esquema mixto: porcentaje base más bonos por meta.

Durante la venta #

El cajero agrega los productos normalmente; al cobrar aparece el selector de vendedor, se elige quién hizo la venta y el sistema registra la venta y calcula la comisión según la configuración.

Reportes de comisiones #

Configuración: Ticket de venta #

Personaliza cómo se ve y cómo se imprime el ticket que reciben tus clientes. Accede desde Configuración → Tickets; la página se organiza en tarjetas.

Imprimir ticket #

Define cómo se imprime: modo, formato, copias por tipo de cobro y logo (en modo Web).

• Modo de impresión: Local (impresora conectada) o Web (descarga del navegador).
• Formato del producto: 1 o 2 líneas por producto.
• Modo compacto: reduce espacios; solo aplica en modo Local con la impresora conectada.
• Mostrar desglose de IVA en el ticket.
• Cantidad de copias por tipo de cobro: por defecto, saldo a favor y a crédito.

Cabecera y pie #

• Cabecera: texto centrado que aparece arriba del ticket de venta y del PDF de cotizaciones — nombre del negocio, dirección, teléfono. Máximo 500 caracteres; usa Enter para saltar de línea.
• Pie: mensaje al final del ticket, como “GRACIAS POR SU COMPRA.”, políticas de devolución, horarios o redes sociales. Máximo 1,600 caracteres.

Kits y etiquetas en el ticket #

• Mostrar contenido del kit: detalla los productos individuales de un kit en el ticket impreso.
• Imprimir etiqueta: imprime una etiqueta extra al vender productos de ciertas categorías.

Cuando termines, haz clic en Guardar configuración.

Configuración: Productos en venta #

Controla cómo se muestran y se buscan los productos durante la venta. Accede desde Configuración → Productos. Los cambios aplican de inmediato para todos los cajeros de la sucursal.

Listado de productos #

Cantidad de resultados: cuántas sugerencias muestra el autocompletado al buscar productos en la venta. Recomendado: 7–10 — valores muy altos pueden saturar la pantalla.

Categorías visibles #

Selecciona qué categorías se muestran como filtros en la pantalla de venta. Escribe para buscar y elige las que el cajero verá como tarjetas; deja fuera las categorías internas que no quieres en el catálogo de venta.

Información del producto #

Qué datos e indicadores aparecen junto a cada producto en el carrito:

Cantidad con decimales #

Permite vender por m², metro lineal o kilo capturando cantidades decimales. Actívalo si vendes a granel o por medida.

Precios adicionales #

Muestra un botón para consultar precios alternativos del producto durante la venta (por ejemplo, precio mayorista o por volumen).

Receta médica #

Para farmacias: solicita capturar la receta al vender productos cuyo nombre contiene las palabras clave que definas.

Kits dinámicos #

Permite vender kits que el cajero arma eligiendo productos al momento:

• Activar kits dinámicos: habilita la venta por kits.
• Identificar el kit por código de barras al escanear.

Configuración: Clientes #

Define cómo se comporta el POS al manejar clientes: registro desde la venta, tipos de cliente, descuentos, monedero, puntos, crédito y tarjetas. Accede desde Configuración → Clientes; la página se organiza en tarjetas.

Registrar cliente y total de compras #

• Registrar cliente: muestra el botón Registrar cliente en la pantalla de venta, para dar de alta al cliente sin salir del POS.
• Total de compras del cliente: muestra el monto acumulado de compras al seleccionarlo en la venta. Configuras los días a calcular y las sucursales a considerar (todas o solo esta — usa “Todas” en cadenas con clientes que compran en varias sucursales).

Mejorar tipo de cliente #

Al cobrar a un cliente Público General, el sistema invita a registrarlo como Mayorista si sus compras superan el umbral. Actívalo con Activar mejora automática.

Descuento por total de compras #

Aplica un descuento extra automático a clientes según sus compras acumuladas.

Monedero electrónico #

Saldo a favor del cliente para usar como pago en futuras compras:

• Activar monedero electrónico.
• Al cobrar: permitir pagar con saldo del monedero.
• Generación de saldo: generar saldo automáticamente al cobrar, con tipos de cliente excluidos (no acumulan saldo).

Puntos, crédito y tarjetas #

• Puntos: acumula puntos por compras a clientes de tipos específicos.
• Vender a crédito: habilita la forma de pago Crédito al cobrar; el monto se carga a la cuenta del cliente.
• Tarjeta de cliente: identifica al cliente con su tarjeta física en la pantalla de venta.
• Tarjetas de membresía: asigna automáticamente un tipo de cliente al vender un producto-membresía.

Configuración: General #

Las opciones generales afectan el funcionamiento diario del POS y se configuran por sucursal: cierres de caja, multicajas, checador, selector de vendedor, devoluciones, comentario en venta y bodega. Accede desde Configuración → General (la configuración completa se organiza en las pestañas General · Ventas · Tickets · Productos · Clientes · Compras · Facturación).

Cierres de caja #

Controlan cómo se gestionan los turnos y el dinero en la caja registradora.

Multicajas #

Permite operar con varias cajas físicas en la misma sucursal: al iniciar turno, el cajero elige cuál caja usa y cada una lleva su propio corte.

Checador horario #

Muestra la opción Checador en el menú del POS para que el personal registre entradas y salidas. Alimenta el reporte de horarios de trabajo.

Selector de vendedor #

Muestra el selector de vendedor en la ventana de cobro, para asociar cada venta a quien la atendió (útil para comisiones y el reporte de ventas por vendedor).

Comentario en venta #

Captura un comentario al cobrar; el comentario aparece solo en el ticket de cancelación. Puedes activarlo como opcional u obligatorio.

Devoluciones en ventas #

Bodega para pedidos y compras #

Si manejas una bodega separada de la tienda, actívala para que las compras y los pedidos lleguen primero a bodega antes de pasar al piso de venta:

• Utilizar bodega: activa el flujo de recepción en bodega.
• Seleccionar bodega: elige cuál sucursal funciona como bodega central.

Configuración: Ventas, Compras y Facturación #

Tres pestañas más completan la configuración del POS.

Ventas #

Comportamiento del flujo de venta y acciones protegidas:

• Cambiar precio: permitir cambiar el precio durante la venta (sujeto al permiso del usuario).
• Cancelar venta: permitir cancelar ventas en la sucursal, con opción de pedir clave de autorización.
• Confirmar producto: pedir confirmar la cantidad al agregar un producto al carrito — útil para venta a granel o por peso.
• Redondear venta: redondear los decimales del total al cobrar.
• Imprimir nota de venta: descargar nota de venta en lugar del ticket regular.

Compras #

Comportamiento al registrar entradas de mercancía:

• Precio de compra: guardar el precio de entrada incluyendo IVA (o sin él).
• Selección de proveedor: permitir asociar la compra a un proveedor.
• Entrada por orden de compra: dar entrada a pedidos (órdenes de compra) como compra desde el POS.

Si tu plan maneja lotes y caducidades, cada entrada de mercancía captura su lote y fecha de caducidad — la base para rastrear qué se vence y cuándo (clave en farmacias y alimentos).

Facturación #

Comportamiento del flujo CFDI en el POS:

• Facturación CFDI: activar la facturación electrónica desde el punto de venta.
• Acciones disponibles al cajero: generar factura, cambiar el receptor, facturar a Público en general e incluir el pago con monedero en la factura.

Tienda en línea (WooCommerce) #

Conecta tu tienda WooCommerce con Kapi para sincronizar el catálogo de productos y recibir las órdenes en línea dentro del POS, sin capturar dos veces el inventario ni los pedidos.

Qué hace la integración #

• Sincroniza productos: el catálogo del POS alimenta la tienda en línea (nombre, precio, existencia).
• Recibe órdenes: los pedidos de la tienda llegan al POS para surtirlos y descontar inventario.
• Inventario unificado: las ventas de mostrador y en línea descuentan del mismo stock para evitar sobreventa.

Cómo conectarla #

1. En WooCommerce genera un par de llaves de API (Consumer Key y Consumer Secret) con permisos de lectura y escritura.
2. En el POS ve a la sección de tienda en línea dentro de Configuración.
3. Captura la URL de tu tienda y pega las llaves de API.
4. Guarda y haz una prueba de sincronización para verificar que los productos aparecen.

Preguntas frecuentes #

Las consultas más comunes, organizadas por tema para resolverlas rápido.

Acceso y login

• ¿Importa si escribo el correo en mayúsculas o minúsculas? No, el sistema reconoce tu correo sin importar mayúsculas o minúsculas.
• ¿Por qué dice “sesión cerrada por inactividad”? Por seguridad, las sesiones se cierran tras 30 minutos sin actividad. Vuelve a iniciar sesión normalmente.
• ¿Se puede usar desde el celular? Sí, pero con limitaciones: la impresión de tickets solo funciona desde computadoras con la aplicación local instalada.

Ventas y cobro

• ¿Cómo aplicar un descuento? Solo los administradores pueden autorizarlos. El cajero debe pedir autorización antes de aplicar cualquier descuento.
• ¿Se puede cobrar con efectivo y tarjeta? Sí, selecciona Pago mixto e indica cuánto se paga con cada método; el sistema calcula el cambio.
• Cobré de más a un cliente, ¿qué hago? No devuelvas efectivo directamente: haz una devolución en el sistema, que generará un monedero electrónico.
• ¿Cómo reimprimir un ticket? Ve a Consultar → Ventas, busca por fecha o folio y haz clic en Reimprimir.

Caja y dinero

• No cerré la caja ayer, ¿qué pasa? Contacta de inmediato al administrador. Las cajas deben cerrarse a diario para un control contable correcto.
• La caja no me cuadra, ¿es normal? Diferencias menores ($5–10) son normales; las mayores requieren investigación y reconteo.
• ¿Puedo manejar dos cajas a la vez? No es recomendable. Cada cajero debe manejar una sola caja para mantener responsabilidad clara.

Productos e inventario

• Un producto no aparece en la búsqueda. Verifica que esté activo, que tenga stock y que tengas permisos para venderlo.
• ¿Cómo reportar faltante de stock? Ve a Inventario, busca el producto y usa Ajuste de inventario.

Facturación

• ¿Puedo facturar una venta de ayer? Sí, dentro del mismo mes fiscal. Ve a Consultar → Ventas, busca la venta y selecciona Facturar. Ver Facturación.
• El cliente no tiene RFC, ¿qué hago? Usa el RFC genérico XAXX010101000 solo para personas físicas sin obligaciones fiscales y montos menores a $2,500.
• ¿Cómo cancelar una factura? Solo los administradores pueden cancelar CFDIs. Requiere motivo válido según el SAT y autorización del cliente.
• ¿Dónde consigo la constancia fiscal? El cliente debe obtenerla en sat.gob.mx, en Mi portal → Constancia de situación fiscal. No confíes en datos verbales.

Solución de problemas #

Los problemas más comunes de operación, sus causas probables y cómo resolverlos.

Escalación de problemas #

1. Nivel 1 — Usuario: verifica la configuración básica y reinicia el proceso.
2. Nivel 2 — Gerente: revisa permisos y configuración avanzada.
3. Nivel 3 — Administrador: acceso completo al sistema y la configuración.
4. Nivel 4 — Soporte técnico: problemas de servidor o base de datos.

Antes de escalar, reúne: usuario afectado, hora y fecha exactas, pasos para reproducir, mensaje de error (captura de pantalla si es posible) e impacto (un usuario o toda la operación).

Glosario #

Consulta el Glosario completo del manual: CFDI, REP, kardex, 3-Way Match, CEDIS, monedero, SKU, SAT, RFC, régimen fiscal y más.