Guía del Administrador

Como administrador tienes el nivel más alto de control del sistema: configuras la empresa, las sucursales, los usuarios y sus permisos, personalizas el ticket, defines las reglas de operación y tienes acceso a todos los reportes. Esta guía te lleva del primer día a la operación diaria, e incluye la referencia completa de la sección Configuración del POS.

Tu primer día como administrador #

Dedica el primer día a recorrer todos los módulos y dejar configurado lo básico del negocio. Al terminar debes conocer el sistema completo y haber hecho una venta de prueba con su cierre de caja.

Pasos esenciales para arrancar:

1. Inicia sesión con tus credenciales de administrador. Si tienes dudas con el acceso, revisa Tu primera venta.
2. Recorre el dashboard y familiarízate con todos los módulos disponibles.
3. Haz una venta de prueba para verificar que el cobro y la impresión del ticket funcionan.
4. Revisa la configuración inicial: datos fiscales, sucursales y empleados.
5. Explora todos los reportes para conocer qué información tienes disponible.

El dashboard del administrador #

El panel principal te da una vista completa del estado del negocio y acceso a todos los módulos, incluidos los administrativos que solo tú puedes usar.

KPIs principales #

En la parte superior se muestran los indicadores más importantes del día o del periodo seleccionado:

• Venta total: ingresos del día o periodo.
• Efectivo: dinero en caja física.
• Resultado: ganancia después de costos.

Pestañas de análisis #

Módulos del POS #

Todos los perfiles con acceso ven estos módulos básicos:

• Ventas: procesamiento de transacciones y cobro a clientes.
• Catálogos: gestión de productos, precios y categorías. Ver Catálogos → Usuarios.
• Configuración: ajustes y parametrización del sistema.
• Cotizaciones: presupuestos para clientes.
• Reportes: análisis de ventas, inventario y rendimiento. Ver Reportes.
• Inventario: control de stock y movimientos de productos.
• CRM: gestión de clientes y relaciones comerciales.

Módulos administrativos (exclusivos) #

Estos módulos solo están disponibles para el perfil Administrador:

• Facturación: emisión de CFDIs, notas de crédito y cancelaciones. Ver Facturación.
• Tesorería: compras, órdenes de pago y flujo de efectivo.
• Reportes administrativos: análisis financiero avanzado y reportes gerenciales.

Flujo de un día administrativo #

Sigue una rutina de apertura, operación y cierre para mantener control total y anticipar problemas antes de que crezcan.

Apertura (8:00–9:00 AM)

• Revisar los cierres de caja del día anterior.
• Verificar que todos los empleados marcaron entrada.
• Comprobar niveles de inventario crítico.
• Revisar agenda y tareas pendientes.

Operación (9:00 AM–6:00 PM)

• Monitorear ventas en tiempo real.
• Supervisar el desempeño del equipo.
• Atender escalaciones y problemas.
• Revisar reportes de medio día.
• Gestionar proveedores y compras.

Cierre (6:00–7:00 PM)

• Supervisar el cierre de cajas.
• Revisar el reporte de ventas del día.
• Analizar métricas de rendimiento.
• Planificar las actividades del día siguiente.
• Respaldar la información crítica.

Interpretar los reportes administrativos #

Tienes acceso a todos los reportes del sistema. Lo importante no son las cifras aisladas sino las tendencias y los patrones. Aquí están las métricas clave y qué hacer cuando se salen de lo normal.

Análisis semanal recomendado:

• Lunes: comparar el fin de semana con semanas anteriores.
• Miércoles: revisar la tendencia de la semana en curso.
• Viernes: preparar la estrategia para el fin de semana.
• Domingo: análisis completo semanal y planeación de la siguiente.

Permisos y roles #

Los perfiles controlan qué ve y qué puede hacer cada persona. Otorga siempre el mínimo de permisos necesario y desactiva de inmediato a quien deja de trabajar. Los usuarios se dan de alta en Catálogos → Usuarios.

Matriz de permisos por rol #

Dar de alta un usuario nuevo #

1. Ve a Configuración → Usuarios (o Catálogos → Usuarios).
2. Haz clic en Nuevo usuario.
3. Llena los datos personales: nombre, correo y teléfono.
4. Asigna el rol apropiado según sus funciones.
5. Define a qué sucursales tendrá acceso.
6. Genera credenciales temporales y entrégalas pidiendo el cambio de contraseña.

Mejores prácticas de seguridad #

• Menor privilegio: otorga solo los permisos mínimos necesarios.
• Rotación de contraseñas: cámbialas cada 90 días.
• Monitoreo de actividad: revisa los logs de acceso con regularidad.
• Separación de funciones: evita que una sola persona controle todo el proceso.
• Accesos temporales: desactiva de inmediato a quien ya no trabaja.

Gestión multi-sucursal #

En un esquema con varias tiendas, cada sucursal maneja inventario y reportes independientes, mientras tú supervisas todo desde un solo panel y generas reportes consolidados.

Qué ve cada quien al iniciar sesión #

• Cajeros: solo las sucursales donde están autorizados a trabajar.
• Gerentes: las sucursales específicas según su asignación.
• Administradores: acceso completo a todas las sucursales del sistema.

El selector de sucursal aparece en la barra superior una vez que inicias sesión.

Características del esquema multi-sucursal #

• Reportes por sucursal: cada ubicación tiene estadísticas independientes para comparar.
• Traspasos entre sucursales: mueve inventario de donde sobra a donde se necesita.
• Inventario independiente: cada sucursal maneja su propio stock.
• Control centralizado: administras todas las ubicaciones desde un solo panel.

Dar de alta una sucursal #

1. Ve a Configuración → Sucursales.
2. Haz clic en Nueva sucursal.
3. Configura los datos básicos: nombre, dirección y teléfono.
4. Asigna los empleados autorizados.
5. Define el inventario inicial.
6. Configura impresoras y dispositivos locales.
7. Haz ventas de prueba para verificar el funcionamiento.

Reportes consolidados #

Como administrador puedes generar reportes que incluyan:

• Ventas totales: suma de todas las sucursales.
• Comparativo: rendimiento entre ubicaciones.
• Ranking: sucursales más productivas.
• Análisis temporal: tendencias por sucursal.

Restricción de acceso por IP #

Controla desde dónde puede conectarse cada usuario según su rol. Los cajeros deben operar desde la red de la tienda; los administradores pueden entrar desde cualquier lugar.

Política de acceso por rol #

Configurar las IPs permitidas #

1. Ve a Configuración → Seguridad → Restricciones IP.
2. Selecciona el usuario o rol a configurar.
3. Agrega los rangos de IP permitidos.
4. Define horarios de acceso si lo necesitas.
5. Guarda los cambios y prueba el acceso.

Relación con la impresión local #

La restricción por IP está ligada a la aplicación local de impresión:

• Red local: impresión directa a las ticketeras.
• Conexión remota: solo impresión en PDF.
• App de escritorio: requerida para imprimir tickets desde la red local.

Casos que pueden requerir configuración especial: home office temporal con IP residencial autorizada por un periodo, accesos remotos de emergencia, rangos de IP por sucursal y conexión vía VPN corporativa. Revisa los logs de acceso mensualmente para detectar intentos rechazados o patrones sospechosos.

Vendedores y comisiones #

En sucursales que manejan comisiones, el sistema rastrea las ventas por vendedor y calcula lo que corresponde pagar. La funcionalidad solo aparece cuando la activas por sucursal.

Cuándo se activa #

• Sucursales configuradas: solo donde activaste el esquema de comisiones.
• Durante el cobro: se pide seleccionar al vendedor antes de finalizar la venta.
• Productos específicos: algunos artículos pueden generar comisión y otros no.

Configurar el esquema #

1. Ve a Configuración → Sucursales → [Sucursal].
2. Activa la opción Manejar vendedores.
3. Define la lista de vendedores autorizados.
4. Configura los porcentajes de comisión por vendedor o por producto.
5. Establece metas y objetivos si aplica.

Tipos de esquema #

• Por porcentaje: % fijo sobre el valor de la venta.
• Por metas: bonificación adicional al alcanzar objetivos.
• Por producto: comisión diferenciada según el artículo.
• Esquema mixto: porcentaje base más bonos por meta.

Durante la venta #

El cajero agrega los productos normalmente; al cobrar aparece el selector de vendedor, se elige quién hizo la venta y el sistema registra la venta y calcula la comisión según la configuración.

Reportes de comisiones #

Configuración: Ticket de venta #

Personaliza cómo se ve el ticket que reciben tus clientes. Accede desde Configuración → Ticket, donde encontrarás dos sub-pestañas: Diseño del ticket y Preferencias de impresión.

Cómo acceder #

1. Desde el menú principal, entra a Configuración.
2. Haz clic en la pestaña Ticket.
3. Elige entre Diseño del ticket o Preferencias de impresión.

Diseño del ticket #

El ticket tiene tres áreas que puedes personalizar:

• Logo / Imagen: sube el logotipo del negocio, que aparece en la parte superior. Haz clic en Seleccionar Logo para elegir el archivo de imagen.
• Cabecera / Encabezado: texto bajo el logo: nombre del negocio, dirección y teléfono. Ejemplo: “TIENDA DEMO — Av. Principal #123 — Tel. 662-123-4567”.
• Pie / Final: mensaje al final del ticket, como “GRACIAS POR SU COMPRA.” Puedes incluir políticas de devolución, horarios o redes sociales.

Preferencias de impresión #

La segunda pestaña configura las opciones técnicas: ancho del papel, márgenes e impresora predeterminada. Cuando termines, haz clic en Guardar diseño de ticket (botón verde).

Configuración: Productos en venta #

Controla cómo se muestran y se buscan los productos durante la venta. Accede desde Configuración → Productos. Los cambios aplican de inmediato para todos los cajeros de la sucursal.

Descripción de productos sugeridos #

Cuando el cajero busca un producto, el sistema muestra sugerencias. Aquí controlas qué información aparece:

Búsqueda de productos #

• Cantidad de resultados: número máximo de sugerencias al buscar. El valor predeterminado es 15; auméntalo si tienes muchos productos similares.
• Mostrar sin existencia: si está activado, los productos agotados aparecen en la búsqueda (marcados como sin stock); si está desactivado, se ocultan.

Confirmación de productos #

Controla qué pide confirmar el sistema al agregar un producto al carrito:

• Confirmar cantidad: el cajero debe ingresar la cantidad antes de agregar. Útil para ventas a granel o por peso.
• Confirmar precio: pide verificar el precio antes de agregar. Útil con precios variables o negociables.

Categorías en ventas #

Puedes ocultar categorías específicas del catálogo de venta. Es útil para categorías internas (como “Recargas Telcel”) que no quieres mostrar en la vista del cajero.

Kits dinámicos #

Permiten vender paquetes de productos agrupados:

• Vender kits dinámicos: activa la venta por kits.
• Utilizar lector de códigos: permite escanear productos para agregarlos al kit.
• Obligar usar lector: fuerza el uso del escáner (desactiva la búsqueda manual para kits).

Opciones adicionales #

• Impresión de etiquetas: imprime etiquetas de precio automáticamente al vender. Configura la categoría de productos que requieren etiqueta.
• Recetas médicas: para farmacias, captura los datos de la receta al vender productos controlados. Define las palabras clave que activan la captura automática.

Configuración: Clientes #

Define cómo el sistema maneja los tipos de cliente, los descuentos automáticos y el monedero electrónico. Accede desde Configuración → Clientes, que tiene cinco pestañas.

1. Tipo de cliente automático #

El sistema puede subir automáticamente el tipo de un cliente (por ejemplo, de “Público” a “Mayorista”) cuando alcanza un monto mínimo de compras.

Mejorar tipo de cliente

Mantener tipo de cliente. También puedes configurar que el sistema baje de categoría a un cliente que deja de comprar el mínimo en un periodo:

• Cantidad mínima: monto que debe mantener para conservar su categoría.
• Días para calcular: ventana de tiempo para evaluar las compras (ej. últimos 90 días).
• Confirmación del vendedor: opcionalmente, el vendedor decide si mantener o bajar al cliente.

2. Tarjetas de identificación #

Configura tarjetas físicas o virtuales para identificar clientes en el punto de venta (lealtad, membresías, etc.).

3. Descuentos por compras #

Define reglas automáticas de descuento según el volumen o el historial de compras del cliente.

4. Monedero electrónico #

Permite que los clientes acumulen saldo a favor para usarlo en compras futuras.

5. Otros #

Configuraciones adicionales relacionadas con el manejo de clientes.

Configuración: General #

Las opciones generales afectan el funcionamiento diario del POS: cierres de caja, fondo de caja, devoluciones y bodega. Accede desde Configuración → General.

Cierres de caja #

Controlan cómo se gestionan los turnos y el dinero en la caja registradora.

Devoluciones en ventas #

Bodega para pedidos y compras #

Si manejas una bodega separada de la tienda, actívala para que las compras y los pedidos lleguen primero a bodega antes de pasar al piso de venta:

• Utilizar bodega: activa el flujo de recepción en bodega.
• Seleccionar bodega: elige cuál sucursal funciona como bodega central.

Tienda en línea (WooCommerce) #

Conecta tu tienda WooCommerce con Kapi para sincronizar el catálogo de productos y recibir las órdenes en línea dentro del POS, sin capturar dos veces el inventario ni los pedidos.

Qué hace la integración #

• Sincroniza productos: el catálogo del POS alimenta la tienda en línea (nombre, precio, existencia).
• Recibe órdenes: los pedidos de la tienda llegan al POS para surtirlos y descontar inventario.
• Inventario unificado: las ventas de mostrador y en línea descuentan del mismo stock para evitar sobreventa.

Cómo conectarla #

1. En WooCommerce genera un par de llaves de API (Consumer Key y Consumer Secret) con permisos de lectura y escritura.
2. En el POS ve a la sección de tienda en línea dentro de Configuración.
3. Captura la URL de tu tienda y pega las llaves de API.
4. Guarda y haz una prueba de sincronización para verificar que los productos aparecen.

Preguntas frecuentes #

Las consultas más comunes, organizadas por tema para resolverlas rápido.

Acceso y login

• ¿Importa si escribo el correo en mayúsculas o minúsculas? No, el sistema reconoce tu correo sin importar mayúsculas o minúsculas.
• ¿Por qué dice “sesión cerrada por inactividad”? Por seguridad, las sesiones se cierran tras 30 minutos sin actividad. Vuelve a iniciar sesión normalmente.
• ¿Se puede usar desde el celular? Sí, pero con limitaciones: la impresión de tickets solo funciona desde computadoras con la aplicación local instalada.

Ventas y cobro

• ¿Cómo aplicar un descuento? Solo los administradores pueden autorizarlos. El cajero debe pedir autorización antes de aplicar cualquier descuento.
• ¿Se puede cobrar con efectivo y tarjeta? Sí, selecciona Pago mixto e indica cuánto se paga con cada método; el sistema calcula el cambio.
• Cobré de más a un cliente, ¿qué hago? No devuelvas efectivo directamente: haz una devolución en el sistema, que generará un monedero electrónico.
• ¿Cómo reimprimir un ticket? Ve a Consultar → Ventas, busca por fecha o folio y haz clic en Reimprimir.

Caja y dinero

• No cerré la caja ayer, ¿qué pasa? Contacta de inmediato al administrador. Las cajas deben cerrarse a diario para un control contable correcto.
• La caja no me cuadra, ¿es normal? Diferencias menores ($5–10) son normales; las mayores requieren investigación y reconteo.
• ¿Puedo manejar dos cajas a la vez? No es recomendable. Cada cajero debe manejar una sola caja para mantener responsabilidad clara.

Productos e inventario

• Un producto no aparece en la búsqueda. Verifica que esté activo, que tenga stock y que tengas permisos para venderlo.
• ¿Cómo reportar faltante de stock? Ve a Inventario, busca el producto y usa Ajuste de inventario.

Facturación

• ¿Puedo facturar una venta de ayer? Sí, dentro del mismo mes fiscal. Ve a Consultar → Ventas, busca la venta y selecciona Facturar. Ver Facturación.
• El cliente no tiene RFC, ¿qué hago? Usa el RFC genérico XAXX010101000 solo para personas físicas sin obligaciones fiscales y montos menores a $2,500.
• ¿Cómo cancelar una factura? Solo los administradores pueden cancelar CFDIs. Requiere motivo válido según el SAT y autorización del cliente.
• ¿Dónde consigo la constancia fiscal? El cliente debe obtenerla en sat.gob.mx, en Mi portal → Constancia de situación fiscal. No confíes en datos verbales.

Solución de problemas #

Los problemas más comunes de operación, sus causas probables y cómo resolverlos.

Escalación de problemas #

1. Nivel 1 — Usuario: verifica la configuración básica y reinicia el proceso.
2. Nivel 2 — Gerente: revisa permisos y configuración avanzada.
3. Nivel 3 — Administrador: acceso completo al sistema y la configuración.
4. Nivel 4 — Soporte técnico: problemas de servidor o base de datos.

Antes de escalar, reúne: usuario afectado, hora y fecha exactas, pasos para reproducir, mensaje de error (captura de pantalla si es posible) e impacto (un usuario o toda la operación).

Glosario #

Consulta el Glosario completo del manual: CFDI, REP, kardex, 3-Way Match, CEDIS, monedero, SKU, SAT, RFC, régimen fiscal y más.