Guía del Administrador

Como administrador tienes el nivel más alto de control del sistema: configuras la empresa, las sucursales, los usuarios y sus permisos, personalizas el ticket, defines las reglas de operación y tienes acceso a todos los reportes. Esta guía te lleva del primer día a la operación diaria, e incluye la referencia completa de la sección Configuración del POS.

Tu primer día como administrador #

Dedica el primer día a recorrer todos los módulos y dejar configurado lo básico del negocio. Al terminar debes conocer el sistema completo y haber hecho una venta de prueba con su cierre de caja.

Pasos esenciales para arrancar:

1. Inicia sesión con tus credenciales de administrador. Si tienes dudas con el acceso, revisa Tu primera venta.
2. Recorre el dashboard y familiarízate con todos los módulos disponibles.
3. Haz una venta de prueba para verificar que el cobro y la impresión del ticket funcionan.
4. Revisa la configuración inicial: datos fiscales, sucursales y empleados.
5. Explora todos los reportes para conocer qué información tienes disponible.

El dashboard del administrador #

El panel principal te da una vista completa del estado del negocio y acceso a todos los módulos, incluidos los administrativos que solo tú puedes usar.

KPIs principales #

En la parte superior se muestran los indicadores más importantes del día o del periodo seleccionado:

• Venta total: ingresos del día o periodo.
• Efectivo: dinero en caja física.
• Resultado: ganancia después de costos.

Pestañas de análisis #

Módulos del POS #

Todos los perfiles con acceso ven estos módulos básicos:

• Ventas: procesamiento de transacciones y cobro a clientes.
• Catálogos: gestión de productos, precios y categorías. Ver Catálogos → Usuarios.
• Configuración: ajustes y parametrización del sistema.
• Reportes: análisis de ventas, inventario y rendimiento. Ver Reportes.
• Inventario: ajuste rápido de existencias.
• Inventario multisucursal: stock y transferencias entre sucursales. Ver Operaciones → Inventario.
• Cotizaciones: presupuestos para clientes.
• CRM: gestión de clientes y relaciones comerciales.
• Etiquetas: impresión de etiquetas de precio por código o Excel. Ver Operaciones → Etiquetas.

Módulos administrativos (exclusivos) #

Estos módulos aparecen en la sección Administración del menú:

• Facturación: emisión de CFDIs, notas de crédito y REP. Ver Facturación.
• Informes Analíticos: inteligencia de negocio y reportes dinámicos. Ver Reportes → Informes Analíticos.
• Adquisiciones: requisiciones, órdenes de compra, recepción y tesorería. Ver Operaciones → Adquisiciones.
• App Clientes Aili: la app para fidelizar a tus clientes. Ver la guía de Aili.

Según los módulos contratados, tu cuenta puede mostrar además CEDIS, Citas o Tienda en línea.

Flujo de un día administrativo #

Sigue una rutina de apertura, operación y cierre para mantener control total y anticipar problemas antes de que crezcan.

Apertura (8:00–9:00 AM)

• Revisar los cierres de caja del día anterior.
• Verificar que todos los empleados marcaron entrada.
• Comprobar niveles de inventario crítico.
• Revisar agenda y tareas pendientes.

Operación (9:00 AM–6:00 PM)

• Monitorear ventas en tiempo real.
• Supervisar el desempeño del equipo.
• Atender escalaciones y problemas.
• Revisar reportes de medio día.
• Gestionar proveedores y compras.

Cierre (6:00–7:00 PM)

• Supervisar el cierre de cajas.
• Revisar el reporte de ventas del día.
• Analizar métricas de rendimiento.
• Planificar las actividades del día siguiente.
• Respaldar la información crítica.

Interpretar los reportes administrativos #

Tienes acceso a todos los reportes del sistema. Lo importante no son las cifras aisladas sino las tendencias y los patrones. Aquí están las métricas clave y qué hacer cuando se salen de lo normal.

Análisis semanal recomendado:

• Lunes: comparar el fin de semana con semanas anteriores.
• Miércoles: revisar la tendencia de la semana en curso.
• Viernes: preparar la estrategia para el fin de semana.
• Domingo: análisis completo semanal y planeación de la siguiente.

Permisos y roles #

Los perfiles controlan qué ve y qué puede hacer cada persona. Otorga siempre el mínimo de permisos necesario y desactiva de inmediato a quien deja de trabajar. Los usuarios se dan de alta en Catálogos → Usuarios.

Matriz de permisos por rol #

* No depende del perfil: cualquier usuario con acceso a 2 o más sucursales ve el menú Traspasos y puede crear, dar entrada y cancelar traspasos. Hoy no hay un permiso para restringirlo por rol; para limitarlo, da acceso a una sola sucursal.

Dar de alta un usuario nuevo #

1. Ve a Catálogos → Usuarios ▼ → Usuarios (Catálogos → Usuarios).
2. Haz clic en Nuevo Usuario.
3. Llena «Nombre», «Correo electrónico», «Contraseña» y «Confirmar contraseña» (mínimo 6 caracteres, con una mayúscula, una minúscula y un número) y pulsa Crear usuario.
4. En la fila del usuario, pulsa Asignar perfiles para darle su perfil.
5. Pulsa Asignar acceso para definir sus sucursales.
6. Entrégale su correo y la contraseña que definiste.

Mejores prácticas de seguridad #

• Menor privilegio: otorga solo los permisos mínimos necesarios.
• Rotación de contraseñas: cámbialas cada 90 días.
• Monitoreo de actividad: revisa los logs de acceso con regularidad.
• Separación de funciones: evita que una sola persona controle todo el proceso.
• Accesos temporales: desactiva de inmediato a quien ya no trabaja.

Gestión multi-sucursal #

En un esquema con varias tiendas, cada sucursal maneja inventario y reportes independientes, mientras tú supervisas todo desde un solo panel y generas reportes consolidados.

Qué ve cada quien al iniciar sesión #

• Cajeros: solo las sucursales donde están autorizados a trabajar.
• Gerentes: las sucursales específicas según su asignación.
• Administradores: acceso completo a todas las sucursales del sistema.

El selector de sucursal aparece en la barra superior una vez que inicias sesión.

Características del esquema multi-sucursal #

• Reportes por sucursal: cada ubicación tiene estadísticas independientes para comparar.
• Traspasos entre sucursales: mueve inventario de donde sobra a donde se necesita.
• Inventario independiente: cada sucursal maneja su propio stock.
• Control centralizado: administras todas las ubicaciones desde un solo panel.

Dar de alta una sucursal #

1. Ve a Configuración → Sucursales.
2. Haz clic en Nueva sucursal.
3. Configura los datos básicos: nombre, dirección y teléfono.
4. Asigna los empleados autorizados.
5. Define el inventario inicial.
6. Configura impresoras y dispositivos locales.
7. Haz ventas de prueba para verificar el funcionamiento.

Reportes consolidados #

Como administrador puedes generar reportes que incluyan:

• Ventas totales: suma de todas las sucursales.
• Comparativo: rendimiento entre ubicaciones.
• Ranking: sucursales más productivas.
• Análisis temporal: tendencias por sucursal.

Restricción de acceso por IP #

Controla desde dónde puede conectarse cada usuario según su rol. Los cajeros deben operar desde la red de la tienda; los administradores pueden entrar desde cualquier lugar.

Política de acceso por rol #

Configurar las IPs permitidas #

1. Ve a Configuración → Seguridad → Restricciones IP.
2. Selecciona el usuario o rol a configurar.
3. Agrega los rangos de IP permitidos.
4. Define horarios de acceso si lo necesitas.
5. Guarda los cambios y prueba el acceso.

Relación con la impresión local #

La restricción por IP está ligada a la aplicación local de impresión:

• Red local: impresión directa a las ticketeras.
• Conexión remota: solo impresión en PDF.
• App de escritorio: requerida para imprimir tickets desde la red local.

Casos que pueden requerir configuración especial: home office temporal con IP residencial autorizada por un periodo, accesos remotos de emergencia, rangos de IP por sucursal y conexión vía VPN corporativa. Revisa los logs de acceso mensualmente para detectar intentos rechazados o patrones sospechosos.

Vendedores y comisiones #

Kapi registra quién atendió cada venta y, si tu empresa usa el módulo Comisiones, calcula lo que le toca a cada vendedor, te deja registrar su pago y guarda la bitácora. Son dos piezas que se encienden por separado:

• El selector de vendedor al cobrar se activa por sucursal (Configuración → General → Selector de vendedor).
• El módulo Comisiones lo enciende el administrador para toda la empresa en Configurar módulos, y solo lo ven los perfiles con permiso de comisiones.

Pedir el vendedor al cobrar #

1. En la sucursal, ve a Configuración → General, tarjeta Selector de vendedor.
2. Activa Mostrar selector de vendedor al cobrar. Si quieres que nadie cierre una venta sin elegir vendedor, marca también Obligatorio seleccionar antes de cobrar.
3. Pulsa Guardar configuración.

El cajero agrega los productos normalmente; al cobrar elige quién atendió. La venta queda a nombre de esa persona en los reportes de vendedor. Para que cada vendedor aparezca con su nombre en Comisiones, dalo de alta como usuario con acceso a la sucursal en Catálogos → Usuarios.

Encender el módulo Comisiones #

1. El administrador enciende Comisiones en Configurar módulos (en la página de módulos).
2. En Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles, da a los perfiles que lo usarán el permiso de ver, configurar o pagar comisiones. Quien recibe un permiso nuevo debe cerrar sesión y volver a entrar.
3. Entra por la tarjeta Metas y comisiones (o Comisiones, si ese perfil no ve Metas). La primera vez aparece Activa el módulo de comisiones: pulsa Preparar ahora y luego Listo, continuar. Toma unos segundos, no modifica tus datos y la comisión arranca en 0 % hasta que la configures.

Si en lugar de eso aparece «Falta un paso de preparación que realiza el equipo de Kapi», contacta a tu asesor.

Configurar el cálculo #

En Comisiones → Configuración («Configuración de comisiones») defines las reglas:

• Activar el cálculo de comisiones: apagado, el informe no calcula nada; la configuración se conserva.
• Base de la comisión: Venta neta (lo vendido, esté pagado o no), Cobrado (el dinero que entró: mostrador, anticipos y abonos) o Margen (la venta menos el costo del producto). Con Margen puedes fijar un Margen mínimo para comisionar: un ticket con menos margen no genera comisión.
• Tasa de comisión: la tasa general, en porcentaje. Marca La comisión se calcula sobre el importe sin IVA si así lo pagas.
• Ventas con descuento o promoción: comisionan con la misma tasa, con una tasa reducida o no comisionan.
• Cuánto comisiona cada forma de pago: Efectivo, Tarjeta y Otras formas de pago. 100 % comisiona la venta completa; con un porcentaje menor, esa forma de pago comisiona solo esa parte.
• Periodo de pago habitual: rango libre, semanal (lunes a domingo), quincenal, mensual o la semana del módulo de Metas. Es el rango que el informe propone al abrir; siempre lo puedes cambiar.
• Fecha de arranque: las ventas anteriores a ese día nunca comisionan. Úsala para empezar a pagar con Kapi desde una fecha limpia.
• Tasas por categoría: con Agregar categoría das a una categoría su propia tasa. Escribe el nombre tal cual aparece en tu catálogo.
• Vendedores: a cada uno le puedes dar Tasa propia o marcarlo como Excluido (por ejemplo, gerentes que no comisionan). Sin tasa propia, usa la general.

Pulsa Guardar cambios. Las reglas aplican a los cálculos que hagas desde ese momento. No hay tasas por producto: la tasa se define en general, por categoría o por vendedor.

Calcular y registrar el pago #

1. Abre Comisiones. Elige el rango (Del día / Al día) y las Sucursales, y pulsa Calcular.
2. La tabla muestra lo pendiente de cada vendedor: Vendedor, Tickets, Venta, Cobrado y Comisión. Lo que ya se pagó no vuelve a salir.
3. Exportar pendiente descarga ese cálculo en Excel (resumen, detalle y parámetros) para tu nómina.
4. Toca la fila del vendedor para ver sus tickets. Vienen todos marcados: desmarca los que no vas a pagar todavía.
5. Pulsa Pagar (el botón muestra el monto). En la ventana Registrar pago, usa Agregar ajuste si hace falta sumar o descontar algo aparte de la comisión (extras, préstamos, etc.), revisa el Total a pagar y confirma con Registrar pago.

Solo se paga lo que marcas, y un ticket nunca se paga dos veces. Puedes pagar el mismo rango en varias vueltas. Si los ajustes dejan el total en negativo, el pago se registra en $0.00 y la diferencia no se arrastra. Si el rango es muy largo, Kapi te pide acortarlo antes de registrar pagos.

Comisiones no calcula ISR ni IMSS ni emite recibos de nómina: te da el monto y el archivo para que tu nómina los procese.

Pagos registrados: la bitácora #

En Pagos registrados ves a quién se le pagó, cuánto y qué tickets cubrió cada pago. Filtra por Vendedor, Pagado desde y Hasta, y marca Incluir cancelados si también quieres ver los pagos cancelados. Desde cada renglón puedes ver el pago o Imprimir comprobante. Dentro del pago, Cancelar pago pide un motivo: sus tickets vuelven a quedar pendientes en el informe y el pago sigue en la bitácora como cancelado, con ese motivo.

Dónde ver el desempeño de tus vendedores #

Configuración: Ticket de venta #

Personaliza cómo se ve y cómo se imprime el ticket que reciben tus clientes. Accede desde Configuración → Tickets; la página se organiza en tarjetas.

Imprimir ticket #

Define cómo se imprime: modo, formato, copias por tipo de cobro y logo (en modo Web).

• Modo de impresión: Local (impresora conectada) o Web (descarga del navegador).
• Formato del producto: 1 o 2 líneas por producto.
• Modo compacto: reduce espacios; solo aplica en modo Local con la impresora conectada.
• Mostrar desglose de IVA en el ticket.
• Cantidad de copias por tipo de cobro: por defecto, saldo a favor y a crédito.

Cabecera y pie #

• Cabecera: texto centrado que aparece arriba del ticket de venta y del PDF de cotizaciones — nombre del negocio, dirección, teléfono. Máximo 500 caracteres; usa Enter para saltar de línea.
• Pie: mensaje al final del ticket, como “GRACIAS POR SU COMPRA.”, políticas de devolución, horarios o redes sociales. Máximo 1,600 caracteres.

Kits y etiquetas en el ticket #

• Mostrar contenido del kit: detalla los productos individuales de un kit en el ticket impreso.
• Imprimir etiqueta: imprime una etiqueta extra al vender productos de ciertas categorías.

Cuando termines, haz clic en Guardar configuración.

Configuración: Productos en venta #

Controla cómo se muestran y se buscan los productos durante la venta. Accede desde Configuración → Productos. Los cambios aplican de inmediato para todos los cajeros de la sucursal.

Listado de productos #

Cantidad de resultados: cuántas sugerencias muestra el autocompletado al buscar productos en la venta. Recomendado: 7–10 — valores muy altos pueden saturar la pantalla.

Categorías visibles #

Selecciona qué categorías se muestran como filtros en la pantalla de venta. Escribe para buscar y elige las categorías que el cajero podrá marcar (una o varias a la vez) en el filtro Categorías de la rejilla de venta, donde Quitar todas las limpia. Deja fuera las categorías internas que no quieres en el catálogo de venta. Si no eliges ninguna, el filtro Categorías no aparece.

Información del producto #

Qué datos e indicadores aparecen junto a cada producto en el carrito:

Cantidad con decimales #

Permite vender por m², metro lineal, kilo, litro, etc. capturando cantidades decimales (interruptor Permitir cantidades decimales). Hacen falta dos cosas a la vez:

1. El interruptor encendido en la sucursal.
2. Que la unidad de medida del producto acepte fracción. Hoy la aceptan Kilogramo, Gramo, Litro, Metro, Metro cuadrado, Metro cúbico, Tonelada y Metro lineal.

Un producto nuevo se crea en Pieza: cámbiale la unidad al terminar el alta, en la pestaña Fiscal (campo Unidad de Medida (SAT)), o después desde su ficha (Unidad de Medida). Un producto en Pieza se vende entero aunque el interruptor esté encendido, y la cantidad que teclees se redondea hacia abajo sin aviso (nunca a menos de 1).

En la venta, el cajero toca el renglón del carrito, escribe la cantidad (por ejemplo, 1.5) y pulsa Actualizar en el carrito. Con metro cuadrado, la ventana pide además el largo y el ancho.

En Decimales máximos defines cuántos decimales acepta la cantidad: usa 2 para m². Si usas báscula o etiqueta con peso, Kapi exige al menos 3 (gramos).

Báscula en la caja #

El cajero pone el producto en el plato y el peso llega solo a la cantidad, sin teclearlo. Viene apagada: se activa en Configuración → Productos → Báscula en la caja.

Antes de encenderla, revisa que tengas:

• Permitir cantidades decimales encendido, con Decimales máximos en 3 o más.
• Los productos que se pesan en Kilogramo, Gramo o Tonelada.
• Chrome o Edge en la computadora de la caja.
• Una báscula que se conecte a la computadora por USB o por puerto serie (RS-232). Algunas básculas USB, como las Dymo y ciertas Mettler, no se pueden leer.

Para configurarla:

1. Enciende Leer la báscula conectada a la caja.
2. En Báscula elige tu modelo: Torrey PCR / L-PCR (USB), Torrey EQ (RS-232) u Otra marca (personalizado). Al elegirlo se llenan la velocidad y el comando; puedes ajustarlos.
3. En Lectura elige Por solicitud (la caja le pide el peso cada cierto tiempo, como en las Torrey) o Continua (la báscula lo manda sola).
4. Deja marcado Llenar la cantidad automáticamente al estabilizar el peso si quieres que el peso entre solo. Los demás campos (lecturas para dar por estable, tiempos y Avanzado (protocolo)) déjalos como vienen, salvo que soporte te indique otra cosa.
5. Pulsa Guardar configuración.

En la caja:

1. Escanea o agrega el producto: se abre su ventana con la sección Báscula. La primera vez pulsa Conectar báscula y elige el puerto; el navegador te pide permiso.
2. Pon el producto en el plato. Cuando el peso se estabiliza, la cantidad se llena sola (o pulsa Usar este peso). Confirma con Enter o Actualizar en el carrito.
3. ¿Otra porción del mismo producto? Vuelve a escanearlo: la nueva lectura se suma al renglón.

Si la báscula falla, la venta no se detiene: teclea el peso a mano. Si en el plato quedó el peso del cliente anterior, Kapi te pide retirar y volver a colocar el producto. Si se borran los datos del navegador de la caja, vuelve a pulsar Conectar báscula.

Etiqueta con peso pre-impresa #

Para la báscula con impresora del área de carnes o salchichonería: pesa el paquete e imprime una etiqueta con código de barras que lleva el número de producto (PLU) y el peso. En la caja solo se escanea la etiqueta y el renglón entra con los kilos ya calculados, al precio por kilo del catálogo. Viene apagada: se activa en Configuración → Productos → Etiqueta con peso pre-impresa, con Reconocer etiquetas con peso al escanear.

• Requiere Permitir cantidades decimales encendido (3 decimales o más) y productos en Kilogramo, Gramo o Tonelada.
• Cada PLU de tu báscula debe estar ligado a su producto en Kapi. Esa liga la hace el equipo de Kapi (no hay pantalla para capturarla): pídesela a tu asesor.
• Revisa que los campos coincidan con tu etiqueta: Prefijos aceptados (dos dígitos) (por omisión, del 20 al 29), Dígitos del código, dónde inicia y cuánto mide el Número de producto (PLU) y el Peso o precio, y el Factor (0.001 convierte gramos a kilos).
• Solo sirven etiquetas que traen el peso. Las que traen el importe ya calculado no se reconocen.
• Cada etiqueta entra como un renglón propio. Si escaneas dos veces la misma, Kapi te avisa: si de verdad son dos paquetes iguales, edita el renglón y captura el peso total.

Precios adicionales #

Muestra un botón para consultar precios alternativos del producto durante la venta (por ejemplo, precio mayorista o por volumen).

Receta médica #

Para farmacias: solicita capturar la receta al vender productos cuyo nombre contiene las palabras clave que definas.

Kits dinámicos #

Permite vender kits que el cajero arma eligiendo productos al momento:

• Activar kits dinámicos: habilita la venta por kits.
• Identificar el kit por código de barras al escanear.

Configuración: Clientes #

Define cómo se comporta el POS al manejar clientes: registro desde la venta, tipos de cliente, descuentos, monedero, puntos, crédito y tarjetas. Accede desde Configuración → Clientes; la página se organiza en tarjetas.

Registrar cliente y total de compras #

• Registrar cliente: muestra el botón Registrar cliente en la pantalla de venta, para dar de alta al cliente sin salir del POS.
• Total de compras del cliente: muestra el monto acumulado de compras al seleccionarlo en la venta. Configuras los días a calcular y las sucursales a considerar (todas o solo esta — usa “Todas” en cadenas con clientes que compran en varias sucursales).

Mejorar tipo de cliente #

Al cobrar a un cliente Público General, el sistema invita a registrarlo como Mayorista si sus compras superan el umbral. Actívalo con Activar mejora automática.

Descuento por total de compras #

Aplica un descuento extra automático a clientes según sus compras acumuladas.

Monedero electrónico #

Saldo a favor del cliente para usar como pago en futuras compras:

• Activar monedero electrónico.
• Al cobrar: permitir pagar con saldo del monedero.
• Generación de saldo: generar saldo automáticamente al cobrar, con tipos de cliente excluidos (no acumulan saldo).

Puntos, crédito y tarjetas #

• Puntos: acumula puntos por compras a clientes de tipos específicos.
• Vender a crédito: habilita la forma de pago Crédito al cobrar; el monto se carga a la cuenta del cliente.
• Tarjeta de cliente: identifica al cliente con su tarjeta física en la pantalla de venta.
• Tarjetas de membresía: asigna automáticamente un tipo de cliente al vender un producto-membresía.

Configuración: General #

Las opciones generales afectan el funcionamiento diario del POS y se configuran por sucursal: cierres de caja, multicajas, checador, selector de vendedor, devoluciones, comentario en venta, bodega y surtir pedidos. Accede desde Configuración → General (la configuración completa se organiza en las pestañas General · Ventas · Tickets · Productos · Clientes · Compras · Facturación).

Cierres de caja #

Controlan cómo se gestionan los turnos y el dinero en la caja registradora.

Multicajas #

Permite operar con varias cajas físicas en la misma sucursal: al iniciar turno, el cajero elige cuál caja usa y cada una lleva su propio corte.

Checador horario #

Muestra la opción Checador en el menú del POS para que el personal registre entradas y salidas. Alimenta el reporte de horarios de trabajo.

Selector de vendedor #

Muestra el selector de vendedor en la ventana de cobro, para asociar cada venta a quien la atendió (útil para comisiones y el reporte de ventas por vendedor).

Comentario en venta #

Captura un comentario al cobrar; el comentario aparece solo en el ticket de cancelación. Puedes activarlo como opcional u obligatorio.

Devoluciones en ventas #

Bodega para pedidos y compras #

Si tu tienda se surte de otra sucursal que funciona como bodega, en Configuración → General, tarjeta Bodega:

• Utilizar bodega: vincula esta tienda con la sucursal que la surte.
• Sucursal-bodega: elige cuál es.
• Modo de operación: Pedido (la bodega entrega la mercancía solicitada), Venta (se descuenta directo del stock de la bodega) o Traspaso (traslada inventario entre sucursales).

Si tu sucursal es la bodega, usa la tarjeta Surtir pedidos: activa Surtir los pedidos de las tiendas y elige qué tipos de cliente van en Se les surte por traspaso (sucursales propias: solo se mueve inventario, sin cobro) y cuáles en Se les surte por venta (franquicias, distribuidores y mayoristas: se les cobra y se genera su adeudo). Un tipo de cliente que no esté en ninguna de las dos listas se surte por venta. Los pedidos se despachan desde el botón Surtir de la barra del POS.

Configuración: Ventas, Compras y Facturación #

Tres pestañas más completan la configuración del POS.

Ventas #

Comportamiento del flujo de venta y acciones protegidas:

• Cambiar precio: permitir cambiar el precio durante la venta (sujeto al permiso del usuario).
• Cancelar venta: permitir cancelar ventas en la sucursal, con opción de pedir clave de autorización.
• Confirmar producto: pedir confirmar la cantidad al agregar un producto al carrito — útil para venta a granel o por peso.
• Redondear venta: redondear los decimales del total al cobrar.
• Imprimir nota de venta: descargar nota de venta en lugar del ticket regular.

Compras #

Comportamiento al registrar entradas de mercancía:

• Precio de compra: guardar el precio de entrada incluyendo IVA (o sin él).
• Selección de proveedor: permitir asociar la compra a un proveedor.
• Entrada por orden de compra: dar entrada a pedidos (órdenes de compra) como compra desde el POS.

Kapi no captura lote ni caducidad al recibir mercancía. En farmacias, el lote y la caducidad de cada medicamento se anotan en la ventana Registra la receta médica al cobrar (ver la guía de Farmacia), y el producto vencido se da de baja con un ajuste de inventario con motivo Caducidad.

Facturación #

Comportamiento del flujo CFDI en el POS:

• Facturación CFDI: activar la facturación electrónica desde el punto de venta.
• Acciones disponibles al cajero: generar factura, cambiar el receptor, facturar a Público en general e incluir el pago con monedero en la factura.

Tienda en línea (WooCommerce) #

Conecta tu tienda WooCommerce con Kapi para sincronizar el catálogo de productos y recibir las órdenes en línea dentro del POS, sin capturar dos veces el inventario ni los pedidos.

Qué hace la integración #

• Sincroniza productos: el catálogo del POS alimenta la tienda en línea (nombre, precio, existencia).
• Recibe órdenes: los pedidos de la tienda llegan al POS para surtirlos y descontar inventario.
• Inventario unificado: las ventas de mostrador y en línea descuentan del mismo stock para evitar sobreventa.

Cómo conectarla #

1. En WooCommerce genera un par de llaves de API (Consumer Key y Consumer Secret) con permisos de lectura y escritura.
2. En el POS ve a la sección de tienda en línea dentro de Configuración.
3. Captura la URL de tu tienda y pega las llaves de API.
4. Guarda y haz una prueba de sincronización para verificar que los productos aparecen.

Preguntas frecuentes #

Las consultas más comunes, organizadas por tema para resolverlas rápido.

Acceso y login

• ¿Importa si escribo el correo en mayúsculas o minúsculas? No, el sistema reconoce tu correo sin importar mayúsculas o minúsculas.
• ¿Por qué dice “sesión cerrada por inactividad”? Por seguridad, las sesiones se cierran tras 30 minutos sin actividad. Vuelve a iniciar sesión normalmente.
• ¿Se puede usar desde el celular? Sí, pero con limitaciones: la impresión de tickets solo funciona desde computadoras con la aplicación local instalada.

Ventas y cobro

• ¿Cómo aplicar un descuento? En la caja no hay campo de descuento: se cambia el Precio unitario del renglón, y solo si la sucursal tiene activado Permitir cambiar precio en venta y el perfil del cajero tiene el permiso. Los descuentos que se repiten conviene dejarlos como promoción o como descuento fijo del cliente.
• ¿Se puede cobrar con efectivo y tarjeta? Sí: en la ventana de cobro marca las dos formas de pago y captura cuánto va en cada una; Kapi calcula el cambio del efectivo. EFECTIVO viene marcado de entrada: si el cliente paga solo con tarjeta, desmárcalo.
• Cobré de más a un cliente, ¿qué hago? Registra la devolución en Notas de venta → Devolución de productos; no saques efectivo del cajón sin registrarlo. Por omisión va al monedero del cliente; con Permitir reembolsos en dinero activado también puedes devolver en efectivo, transferencia, reversa en terminal o vale con folio.
• ¿Cómo reimprimir un ticket? En Notas de venta → Reimprimir ticket: abre con la última venta; para otra, escribe su folio en Número de venta y pulsa Buscar.

Caja y dinero

• No cerré la caja ayer, ¿qué pasa? No se bloquea nada: el turno acumula las ventas desde el último corte (el cierre dice «Acumulado desde … · hace N días»). Haz el corte en cuanto puedas para separar los días.
• La caja no me cuadra, ¿es normal? Kapi muestra el Efectivo en caja que debería haber, pero no registra lo que cuentas ni calcula la diferencia. Cuenta el cajón antes de cerrar; si no coincide, revisa movimientos de efectivo sin registrar y ventas cobradas con la forma de pago equivocada.
• ¿Puedo manejar dos cajas a la vez? No es recomendable. Cada cajero debe manejar una sola caja para mantener responsabilidad clara.

Productos e inventario

• Un producto no aparece en la búsqueda. Verifica que esté activo y dado de alta en tu sucursal. Si no tiene existencia, puede que tu sucursal esté configurada para no mostrar productos agotados (Configuración → Productos).
• ¿Cómo reportar faltante de stock? En Inventario → Productos busca el producto, escribe su Nuevo Stock y aplica el ajuste con su motivo; para uno suelto también sirve Ajuste por escaneo.

Facturación

• ¿Puedo facturar una venta de ayer? Sí, mientras no se haya facturado antes. En el punto de venta ve a Notas de venta → Facturar venta y búscala por su número. Ver Facturación.
• El cliente no tiene RFC, ¿qué hago? Usa el RFC genérico XAXX010101000 solo para personas físicas sin obligaciones fiscales y montos menores a $2,500.
• ¿Cómo cancelar una factura? Solo los administradores pueden cancelar CFDIs. Requiere motivo válido según el SAT y autorización del cliente.
• ¿Dónde consigo la constancia fiscal? El cliente debe obtenerla en sat.gob.mx, en Mi portal → Constancia de situación fiscal. No confíes en datos verbales.

Solución de problemas #

Los problemas más comunes de operación, sus causas probables y cómo resolverlos.

Escalación de problemas #

1. Nivel 1 — Usuario: verifica la configuración básica y reinicia el proceso.
2. Nivel 2 — Gerente: revisa permisos y configuración avanzada.
3. Nivel 3 — Administrador: acceso completo al sistema y la configuración.
4. Nivel 4 — Soporte técnico: problemas de servidor o base de datos.

Antes de escalar, reúne: usuario afectado, hora y fecha exactas, pasos para reproducir, mensaje de error (captura de pantalla si es posible) e impacto (un usuario o toda la operación).

Glosario #

Consulta el Glosario completo del manual: CFDI, REP, kardex, 3-Way Match, CEDIS, monedero, SKU, SAT, RFC, régimen fiscal y más.