Catálogos

Los catálogos son la base de Kapi Punto de Venta: aquí defines qué vendes, a quién, con qué precios y quién puede operar el sistema. Todo lo demás —ventas, inventario, facturación y reportes— se alimenta de lo que capturas aquí. Si los catálogos están limpios y al día, el punto de venta funciona solo. El módulo es de acceso restringido: lo usan gerentes y administradores, no los cajeros.

Dashboard de catálogos #

El panel principal del módulo muestra un resumen de tu negocio en tarjetas, con acceso rápido a cada sección. Es lo primero que ves al entrar y te dice de un vistazo cuántos productos, clientes, categorías y promociones tienes.

Para entrar: desde el menú principal haz clic en Catálogos. Se abre el dashboard con las tarjetas de resumen.

Las tarjetas del dashboard te dan los indicadores clave:

• Productos — total en el sistema, cuántos están activos y cuántos tienen stock bajo. Clic para ir a la lista completa.
• Clientes — total registrados, activos y porcentaje de fidelidad. Clic para gestionar clientes.
• Categorías — número de categorías con su clasificación jerárquica.
• Promociones — promociones activas y globales. Clic para configurarlas.

La barra superior del módulo tiene estas opciones de navegación:

Productos #

Aquí administras todo el catálogo que se puede vender en el punto de venta: precio, costo, código de barras, unidad de medida SAT, categoría, impuestos e inventario. Puedes activar o desactivar productos sin borrarlos, conservando su historial.

Lista de productos #

La vista principal es una tabla con todos tus productos. Sus columnas:

Usa el campo de búsqueda para encontrar productos por nombre, código o código de barras. El botón Restablecer limpia los filtros.

Crear un producto nuevo #

1. Haz clic en Nuevo Producto.
2. Llena la información básica:
   • Nombre — como aparecerá en el POS y en el ticket.
   • Código — código interno de tu negocio.
   • Código de barras — si el producto lo tiene (se podrá escanear).
   • Precio — precio de venta al público.
   • Categoría — selecciona la que corresponda.
3. Configura el inventario:
   • Existencia — stock actual.
   • Existencia mínima — el sistema te alerta cuando baje de este número.
   • Existencia máxima — referencia para reabastecimiento.
4. Configura los impuestos (IVA):
   • IVA 16% — la mayoría de los productos.
   • IVA 0% — alimentos básicos, medicinas.
   • Exento — productos exentos de IVA.
5. Opcionalmente, agrega una imagen del producto.
6. Haz clic en Guardar.

Precios múltiples #

Un mismo producto puede tener varios precios según el tipo de cliente:

• Precio público — para clientes generales.
• Precio mayorista — para clientes frecuentes o VIP con compras por volumen.
• Precios adicionales — hasta 5 niveles de precio configurables.

Información fiscal (para facturación) #

Si emites facturas, cada producto necesita sus datos del SAT correctamente capturados:

• Clave de producto/servicio SAT — código del catálogo del SAT (por ejemplo, 50202306 para alimentos).
• Unidad de medida SAT — pieza, kilogramo, servicio, etc.
• Tasa de IVA — 16%, 8% (frontera), 0% o exento.
• IEPS — si aplica impuesto especial (bebidas, tabaco, etc.).

Estos datos viajan al CFDI cuando facturas la venta. Más detalle del flujo de timbrado en Facturación.

Comisiones por producto #

Puedes asignar un monto o un porcentaje de comisión por producto. Cuando un vendedor lo vende, el sistema calcula su comisión automáticamente para los reportes, sin cálculos manuales.

Categorías #

Las categorías organizan tus productos en grupos lógicos para facilitar la búsqueda en el POS y el análisis en los reportes.

Para entrar: en la barra superior haz clic en Productos ▼ y selecciona Categorías.

Clasificación jerárquica #

Las categorías pueden tener subcategorías, formando un árbol de clasificación. Por ejemplo:

• Abarrotes
  • Botanas
  • Bebidas
  • Enlatados
• Carnes y quesos
  • Res
  • Cerdo
  • Quesos
• Frutas y verduras

Crear una categoría #

1. Haz clic en Nueva Categoría.
2. Ingresa el nombre.
3. Si es subcategoría, selecciona la categoría padre.
4. Guarda los cambios.

Los reportes de ventas se pueden filtrar por categoría, lo que te permite analizar qué líneas de producto generan más ingresos, margen y rotación.

Clientes #

Gestiona la información de tus clientes para facturación, crédito, descuentos y programas de lealtad. El historial de compras queda ligado a cada cliente.

Lista de clientes #

La tabla muestra los clientes registrados con estas columnas:

Registrar un cliente nuevo #

1. Haz clic en Nuevo Cliente.
2. Llena la información de contacto:
   • Nombre completo (obligatorio).
   • Email.
   • Teléfono / Celular.
   • Fecha de nacimiento (útil para programas de lealtad).
3. Selecciona el tipo de cliente (General, Frecuente, VIP o Corporativo).
4. Si requiere facturación, agrega los datos fiscales:
   • RFC.
   • Razón social.
   • Régimen fiscal.
   • Código postal fiscal.
5. Opcionalmente configura:
   • Límite de crédito (si vendes a crédito).
   • Descuento por defecto (%).
   • Método de pago preferido.
6. Haz clic en Guardar.

Monedero electrónico #

Cada cliente tiene un saldo de monedero electrónico (crédito a su favor) que puede usar como forma de pago en cualquier compra. El saldo se genera por:

• Devoluciones — cuando un cliente devuelve un producto, el monto se carga a su monedero.
• Promociones — algunas promociones generan saldo en monedero.
• Carga manual — un administrador puede agregar saldo directamente.

Crédito a clientes #

Si tu negocio vende a crédito, configura por cada cliente:

• Límite de crédito — monto máximo que puede deber.
• Crédito disponible — se calcula automáticamente (límite − deuda).
• Deuda actual — total pendiente de pago.

Puntos de lealtad #

El sistema puede generar puntos por cada compra del cliente. Los puntos acumulados se canjean como descuento en compras futuras. La regla de cuántos puntos se generan por peso y su valor de canje se define en la configuración de clientes, dentro de la guía del Administrador.

Promociones #

Crea y gestiona promociones para incentivar las ventas. Una vez activas, se aplican automáticamente en el punto de venta: el cajero no tiene que hacer nada.

Lista de promociones #

La tabla muestra las promociones con:

Tipos de promoción #

Crear una promoción #

1. Haz clic en Nueva Promoción.
2. Define el nombre y el tipo de promoción.
3. Configura la vigencia (fecha de inicio y fin).
4. Selecciona a quién aplica:
   • Todos los clientes.
   • Solo ciertos tipos (VIP, Frecuente, etc.).
5. Selecciona qué productos incluye:
   • Productos específicos.
   • Categorías completas.
   • Todo el catálogo.
6. Opcionalmente, elige los días de la semana en que aplica.
7. Define las sucursales donde estará vigente.
8. Haz clic en Activar.

Excluir productos #

Puedes excluir productos específicos de una promoción. Es útil cuando aplicas un descuento por categoría pero ciertos artículos no deben incluirse (por ejemplo, productos con margen muy bajo).

Usuarios y perfiles #

Administra quién puede entrar al sistema y qué puede hacer cada persona. Aquí das de alta usuarios, les asignas su perfil (rol) y su acceso por sucursal.

Lista de usuarios #

La tabla muestra:

Crear un usuario nuevo #

1. Haz clic en Nuevo Usuario.
2. Ingresa los datos básicos:
   • Nombre completo.
   • Email (será su usuario para iniciar sesión).
   • Contraseña.
3. Asigna sucursales: selecciona en cuáles puede trabajar.
4. Asigna perfiles: define qué puede hacer (ver la tabla siguiente).
5. Guarda el usuario.

Perfiles y permisos #

Cada usuario tiene uno o más perfiles que determinan sus permisos:

Permisos granulares #

Dentro de cada perfil puedes activar o desactivar permisos específicos. Los más importantes:

• Cancelar ventas — anular una venta ya realizada.
• Cambiar precios en venta — modificar el precio al momento de vender.
• Aplicar descuentos — dar descuentos manuales.
• Registrar movimientos de efectivo — entradas y salidas de caja.
• Ver reportes — acceso a reportes de ventas.
• Ver precios de compra — ver cuánto le costó el producto al negocio.
• Registrar compras directas — ingresar compras al inventario.
• Crear órdenes de compra — generar pedidos a proveedores.

Acceso a varias sucursales #

Un usuario puede tener acceso a varias sucursales. Al iniciar sesión, el sistema le muestra solo las sucursales donde está autorizado, y los permisos pueden variar por sucursal.

Tipos de producto #

Kapi Punto de Venta soporta distintos tipos de producto, cada uno con un comportamiento especial:

Tipos de cliente #

El tipo de cliente determina los precios y descuentos que recibe automáticamente en el POS.

Upgrade automático de tipo #

El sistema puede subir el tipo de un cliente automáticamente cuando alcanza un monto de compras acumulado. Por ejemplo: después de $10,000 en compras, pasa de General a Frecuente y empieza a recibir mejores precios. Esta regla se configura en la sección de clientes de la guía del Administrador.

Preguntas frecuentes #

¿Puedo cambiar el precio de un producto desde aquí? #

Sí. Busca el producto, haz clic para editarlo, modifica el precio y guarda. El nuevo precio aplica de inmediato en el POS.

¿Cómo doy de baja un producto sin borrarlo? #

Edita el producto y cámbialo a estado inactivo. Deja de aparecer en las búsquedas del POS, pero conserva todo su historial de ventas.

¿Puedo importar productos masivamente? #

Sí, el sistema permite importar productos por archivo. Consulta con tu administrador el formato requerido.

¿Qué pasa si dos promociones aplican al mismo producto? #

Depende de la configuración. Por defecto se aplica la promoción más beneficiosa para el cliente. Si está habilitado el apilamiento de promociones, ambas pueden aplicar.

¿Un usuario puede tener varios perfiles? #

Sí. Un empleado puede ser cajero en una sucursal y supervisor en otra. Los perfiles se asignan por área del sistema y por sucursal.

¿Cómo veo qué clientes tienen saldo en monedero? #

En la lista de clientes, filtra por saldo a favor mayor a cero. El monto del monedero aparece en el detalle de cada cliente.

¿Puedo cambiar el RFC de un cliente ya registrado? #

Sí. Edita el cliente y actualiza sus datos fiscales. Recuerda pedirle la Constancia de Situación Fiscal actualizada.

¿Las promociones se ven en el ticket? #

Sí, si la opción Indicar promoción está activada en la configuración de productos. El ticket muestra el descuento aplicado por cada promoción.