Reporte de bajo stock en Kapi: cómo identificar rápido lo que necesita reposición

Si manejas un negocio con inventario físico —abarrotes, ferretería, boutique, refaccionaria— sabes que quedarte sin un producto clave es una venta perdida. Pero revisar todo el catálogo todos los días es imposible. Ahí es donde entra el reporte de bajo stock en Kapi: la herramienta que te dice exactamente qué productos necesitan reposición antes de que sea demasiado tarde.

Esta guía te lleva paso a paso por el flujo del reporte: desde cómo configurar tus mínimos y máximos hasta cómo generar una orden de compra automática para reabastecer tu inventario de forma proactiva. La información viene directamente del Manual de Kapi Punto de Venta y las landings de producto, para que tengas la certeza de que estás usando la función tal como está diseñada.

Para quién es esto

Este artículo es para gerentes, administradores y dueños de negocios que ya usan Kapi Punto de Venta y necesitan optimizar su gestión de inventarios. Si quieres dejar de apagar incendios con los agotados y empezar a planear tus compras, esta guía es para ti.

El costo invisible del "sin stock"

Quedarse sin un producto no solo significa perder una venta en ese momento. Tiene un costo invisible mucho más alto:

• Clientes insatisfechos: Si un cliente no encuentra lo que busca, es probable que se vaya con la competencia.
• Pérdida de lealtad: Las repeticiones de "no tenemos" generan frustración y reducen la confianza.
• Pedidos urgentes y costosos: Comprar deprisa a proveedores que no son los habituales puede significar precios más altos y condiciones menos favorables.
• Ruptura en la cadena de ventas: Si un producto base se agota, afecta la venta de otros productos relacionados.

El reporte de bajo stock de Kapi está diseñado para convertir el problema invisible de los agotados en una acción proactiva.

Cómo funciona el "bajo stock" en Kapi

El sistema de Kapi te permite definir para cada producto dos niveles clave de inventario:

• Mínimo: La cantidad por debajo de la cual un producto se considera "bajo stock". Cuando las existencias reales caen a este nivel (o por debajo), Kapi te lo notifica y lo marca en tus reportes.
• Máximo: La cantidad ideal de producto que quieres tener en stock. Este nivel se usa, entre otras cosas, para generar automáticamente sugerencias de órdenes de compra.

La lógica es simple: cuando el stock actual está por debajo del mínimo, necesitas reponer. La cantidad a reponer es la diferencia entre el stock actual y tu máximo.

Configura tus mínimos y máximos (una sola vez)

Antes de usar el reporte, necesitas decirle a Kapi cuáles son tus umbrales para cada producto. Este es un proceso que se hace una sola vez y se ajusta según la rotación de cada SKU.

1. Entra al catálogo de productos: Desde el menú principal, ve a Inventario y luego a Catálogo de productos.
2. Selecciona un producto: Busca el producto al que quieres configurar los límites. Puedes usar el buscador por nombre, código o categoría.
3. Edita el producto: Una vez dentro del detalle del producto, busca la sección de "Inventario" o "Configuración de stock".
4. Define mínimo y máximo: Ingresa la cantidad para el Stock mínimo y para el Stock máximo.
   • Tip: Si no sabes por dónde empezar, el mínimo suele ser tu venta promedio de una semana; el máximo, tu venta promedio de tres a cuatro semanas. Ajusta esto según el tiempo que tarde tu proveedor en surtir.
5. Guarda los cambios: Confirma la configuración para ese producto.

¿Qué pasa si no configuro mínimos y máximos? El reporte de bajo stock seguirá funcionando, pero te mostrará todos los productos con existencias bajas de forma genérica. Sin tus umbrales definidos, no podrá hacer sugerencias inteligentes de reposición ni activar órdenes de compra automáticas.

Fuente: Manual de Kapi, sección Inventario / Catálogo de productos (consultado 2026-07-07 en kapi.mx/manual/gerente/#inventario).

Genera el reporte de bajo stock (en 3 clics)

Una vez que tus mínimos y máximos están configurados, identificar lo que necesita reposición es un proceso rápido:

1. Ve a Inventario: Desde el menú principal, haz clic en Inventario.
2. Usa el filtro "Bajo stock": En la vista del catálogo, verás un filtro o botón que dice Bajo stock. Haz clic.
3. Analiza los resultados: Kapi te mostrará una lista de todos los productos cuyas existencias están por debajo del mínimo que definiste.

En esta vista, puedes:

• Ordenar por cantidad: Para ver primero los productos más críticos (los que están más cerca de agotarse por completo).
• Exportar: Descargar la lista a Excel (.xlsx), PDF o CSV para trabajarla fuera del sistema o compartirla con tu equipo de compras.

Esta es tu "lista de compras" priorizada, generada automáticamente por el sistema.

Fuente: Manual de Kapi, sección Inventario / Productos con bajo stock (consultado 2026-07-07 en kapi.mx/manual/gerente/#inventario).

Orden de compra automática: lleva tu inventario al siguiente nivel

Una de las funcionalidades avanzadas de Kapi para abarrotes y negocios con alta rotación es la orden de compra automática. Esto significa que el sistema no solo te dice qué reponer, sino que puede generar el pedido directamente.

Cómo funciona: Cuando un producto llega a su stock mínimo, Kapi puede generar automáticamente una sugerencia de orden de compra al proveedor configurado, proponiendo una cantidad para alcanzar el stock máximo. Esta orden queda en un estado "borrador" o "sugerido" para tu revisión y aprobación final.

Beneficios:

• Ahorro de tiempo: Elimina la necesidad de revisar manualmente el inventario y crear órdenes de compra desde cero.
• Reducción de errores: Las cantidades son calculadas por el sistema, minimizando errores humanos.
• Optimización de stock: Mantienes siempre el inventario en los niveles óptimos, evitando excesos y faltantes.
• Mejor negociación con proveedores: Al consolidar pedidos y tener una visión clara de tus necesidades, puedes negociar mejores precios.

Importante: La orden de compra automática es una funcionalidad avanzada. Confirma con tu administrador o revisa la sección de Configuración de Inventario en el manual de Kapi para asegurarte de que está activada y bien configurada en tu cuenta.

Fuente: Página de Kapi POS para abarrotes (kapi.mx/pos-abarrotes/) y Guía del Gerente, sección Inventario (kapi.mx/manual/gerente/#inventario), ambos consultados el 2026-07-07.

Tres buenas prácticas para un inventario siempre al día

El reporte de bajo stock es una herramienta poderosa, pero su efectividad depende de cómo la uses. Aquí hay tres buenas prácticas:

1. Revisa el reporte semanalmente: Dedica 15 minutos cada semana a revisar la lista de bajo stock. Es un hábito sencillo que previene muchos problemas.
2. Ajusta tus mínimos y máximos: El inventario es dinámico. Si un producto empieza a venderse más o menos, ajusta sus mínimos y máximos para que el reporte sea siempre relevante.
3. Capacita a tu equipo: Asegúrate de que tu equipo de caja y almacén entiende la importancia de registrar correctamente entradas, salidas y traspasos. Un dato mal capturado afecta todo el sistema.

Resumen

• El reporte de bajo stock de Kapi te ayuda a identificar productos que necesitan reposición.
• Configura un stock mínimo para que Kapi sepa cuándo alertarte, y un stock máximo para que sugiera cuánto reponer.
• Genera el reporte desde Inventario → Bajo stock y filtra por los productos más críticos.
• La orden de compra automática puede llevar tu gestión de inventario al siguiente nivel, creando pedidos sugeridos a tus proveedores.
• Revisa el reporte semanalmente y ajusta tus umbrales para mantener tu inventario optimizado.

¿Necesitas ayuda para optimizar tu inventario?

Kapi está diseñado para simplificar la gestión de tu negocio. Si tienes dudas sobre cómo configurar tus mínimos y máximos, o quieres activar la orden de compra automática para tu tienda, contáctanos.

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