Control de existencias en Kapi: lo que tienes, lo que falta y lo que toca reponer
Si hoy abres tu sistema y le preguntas «¿cuánto tengo de cada producto en cada sucursal?» y la respuesta te deja con dudas, esta guía es para ti. El control de existencias en Kapi no es una función escondida: es la pantalla que muestra, en tiempo real por tienda, qué tienes, qué falta y qué ya está en su mínimo. Esta guía explica cómo llegar a ella, qué información te muestra y cómo conectarla con el resto del módulo de Inventario para que tu inventario deje de ser una fuente de sorpresas.
Toda la información está extraída del Manual de Kapi Punto de Venta y de las landings por giro, para que uses cada función exactamente como está diseñada.
Para quién es esto
Este artículo es para gerentes, administradores y personal de almacén que ya operan Kapi Punto de Venta y quieren tener una vista diaria, por sucursal, de qué hay en existencias. Si tu negocio tiene más de una tienda, productos con rotación irregular o simplemente quieres dejar de hacer conteos físicos heroicos, esta guía es para ti.
Qué significa “control de existencias” en Kapi
En el manual, “control de existencias” se refiere a la vista en tiempo real por sucursal del módulo de Inventario: cada entrada, salida, traspaso o ajuste queda registrado en el Kardex (el historial de movimientos) y coincide con tus ventas y compras. Es, en otras palabras, el momento de la verdad: lo que el sistema dice que tienes es lo que de verdad hay en cada tienda. (Manual · Módulo de Inventario, act. 2026-07-26).
Esa definición tiene tres consecuencias prácticas que recorreros en el resto del artículo:
- Es por sucursal, no global. Si tienes más de una tienda, cada una tiene su propia existencia.
- Es en tiempo real. No es un reporte que se genere a fin de día: cada movimiento se refleja al instante.
- Se sostiene sobre el Kardex. Si el Kardex está al día, tus existencias lo están.
Qué ves cuando abres Existencias
La pantalla de Existencias (en Operaciones › Inventario › Existencias) está pensada para responder tres preguntas en menos de un minuto:
- ¿Qué tengo? Lista de productos por sucursal con su existencia actual, con búsqueda por nombre, código o categoría y exportación a Excel.
- ¿Qué me falta? Productos cuya existencia cayó al mínimo o por debajo, marcados visualmente.
- ¿Qué necesito reponer? Los mismos productos del punto anterior, filtrados para “lo que debo comprar”, que conectan directo con Adquisiciones.
La filosofía de la vista es operativa, no analítica: la usas todos los días, no una vez al mes. Si quieres un reporte más estratégico (tendencias, valor de inventario, ventas por periodo), el módulo de Informes Analíticos v2.0 tiene un buscador IA que arma el reporte con una pregunta en español. El Existencias es para el día a día.
Las cinco herramientas del módulo de Inventario (cómo se conectan)
El manual agrupa el módulo en cinco herramientas, una por una. El control de existencias es el centro de gravedad; las otras cuatro orbitan alrededor y lo alimentan:
1. Existencias por sucursal
La vista en tiempo real. Aquí consultas qué tienes en cada tienda. Cada producto muestra: existencia actual, mínimo, máximo, último costo y, si aplica, el estado de “bajo stock”. Lo que ves aquí es reflejo del Kardex: si moviste algo por otra vía (compra, traspaso, ajuste), el cambio ya está reflejado.
2. Traspasos entre sucursales
Cuando una tienda tiene sobrante y otra tiene faltante, el traspaso registra el movimiento de los dos lados: la tienda origen descuenta de su existencia, la tienda destino lo suma. Así no terminas con “inventario volando” ni con tiendas que oficialmente tienen producto y realmente no lo tienen.
3. Conteo físico cíclico
El conteo físico te compara lo que dice el sistema contra lo que realmente hay en la estantería. Es cíclico por categorías rotativas: no necesitas cerrar la tienda ni contar todo de golpe. Creas una sesión para una categoría (por ejemplo, “Bebidas”), cuentas esa, el sistema te muestra las diferencias y genera el ajuste para que el gerente lo autorice.
Para el paso a paso del conteo y cómo manejar las diferencias con autorización, consulta la guía dedicada: Conteo físico y ajustes de inventario en Kapi
4. Ajustes por merma, daño o caducidad
Cuando desaparece producto por una causa conocida (se cayó, se venció, se rompió), lo ajustas con motivo. Es la única vía válida para que el Kardex refleje la realidad sin tener que hacer un conteo completo. Los ajustes requieren autorización.
5. Kardex completo por producto
El Kardex es la bitácora: cada movimiento —entrada por compra, salida por venta, traspaso entrante o saliente, ajuste, devolución— queda registrado con fecha, hora, cantidad, usuario y motivo. Si alguna vez te cuestionan una diferencia, el Kardex te la explica. Si quieres entender a fondo la estructura del Kardex y sus columnas, consulta:
Cómo se mantienen al día tus existencias (sin hacer trampa)
El control de existencias funciona si, y solo si, todos los movimientos pasan por el sistema. Hay tres reglas no negociables para que el Existencias siempre cuadre:
1. Todo lo que entra, como compra
Las compras a proveedor siempre se reciben vía el módulo de Adquisiciones (no como ajuste). Adquisiciones hace la recepción contra la orden de compra, registra cantidades y costos, y dispara la entrada al Kardex y al Existencias. Si recibes mercancía por otro lado, esos productos “no existen” hasta que los ajustes manualmente.
Sobre el flujo completo de compras, desde la orden hasta el pago con 3-Way Match, consulta: Adquisiciones en Kapi: órdenes, recepción y 3-Way Match
2. Todo lo que sale por venta, como venta
Las ventas se reflejan en existencias al cerrar la venta. No muevas inventario “a mano” desde la pantalla de Existencias para “simular” una venta: eso desbalancea tu Kardex y el siguiente conteo físico va a salir con una diferencia inexplicable.
3. Todo lo que se mueve entre tiendas, como traspaso
Si dos sucursales intercambian producto, el movimiento siempre se hace desde el módulo de traspasos. Es la única forma de que las dos tiendas queden consistentes en el Existencias: la que envía descuenta, la que recibe suma, ambas con su Kardex actualizado.
Si respetas estas tres reglas, el control de existencias deja de depender de “la memoria del gerente” y se vuelve una vista fiable. Cuando hay duda sobre por qué algo no cuadra, el siguiente paso siempre es un conteo físico por categoría, no un ajuste “a ojo”.
Mínimos y máximos: cómo configurar las alertas visuales
El Existencias marca visualmente los productos cuya existencia cayó al mínimo o por debajo. Esa marca es la que te responde la segunda pregunta: ¿qué me falta?.
La configuración se hace por producto, una sola vez por SKU, y se ajusta después según la rotación real:
- Mínimo: la cantidad por debajo de la cual un producto se considera “bajo stock”. Cuando la existencia real cae a este nivel (o por debajo), Kapi lo marca en tus vistas.
- Máximo: la cantidad ideal de producto que quieres tener en stock. Sirve, entre otras cosas, para sugerir cantidades a pedir en una orden de compra automática.
Lo que no hace el módulo de Inventario: no genera una orden de compra automática solo con base en mínimos y máximos. La conexión existe —cuando un mínimo te marca “falta”, conviertes esa lista en una compra desde Adquisiciones—, pero la creación de la orden sigue siendo un paso explícito tuyo.
Sobre cómo definir los mínimos y máximos y cómo construir una orden de compra a partir de ellos: Reporte de bajo stock en Kapi: cómo identificar lo que necesita reposición
Traspasos entre sucursales: la herramienta anti-descuadre
Si operas más de una tienda, los traspasos son el pan de cada día. La regla operativa es: nunca muevas producto de una tienda a otra por tu cuenta. Siempre desde el módulo de Traspasos.
Razones prácticas para seguir esa regla:
- Ambas tiendas quedan registradas. Sucursal A descuenta, Sucursal B suma, ambas con su Kardex. Si lo haces “por fuera”, una de las dos queda con existencia inflada y la otra con faltante fantasma.
- El costo se mantiene. El traspaso no toca el costo del producto —solo lo mueve de tienda— y eso mantiene el Kardex y los reportes de margen sin distorsión.
- Trazabilidad. Si un cliente en tienda B pregunta de dónde vino un producto, el Kardex tiene el traspaso origen con fecha, usuario y cantidad.
Sobre el flujo de traspasos entre sucursales y CEDIS, consulta: CEDIS y traspasos sin descuadres en Kapi
Errores comunes al usar el control de existencias
Son problemas que aparecen una y otra vez cuando el Existencias y la realidad divergen. La mayoría se previenen con disciplina operativa:
- Confiar en el Existencias sin configurar mínimos. Si no defines un mínimo por producto, la vista te mostrará números pero no te avisará cuándo reponer. Es un visor, no un vigilante.
- Ajustar producto sin motivo. Los ajustes con motivo genérico (“faltante”) o sin motivo autorizado desbalancean el Kardex. Si no sabes por qué falta, lo correcto es un conteo físico, no un ajuste.
- Hacer traspasos “por mano”. Pasar producto de una tienda a otra sin usar el módulo de Traspasos deja el Kardex con la operación perdida y, en el siguiente corte, una diferencia inexplicable entre tiendas.
- No exportar a Excel para conciliar. La exportación a Excel existe precisamente para conciliar contra el conteo físico. Saltarse ese paso es la razón más común de los ajustes manuales de último momento.
- Asumir que el Existencias es global. No lo es: es por sucursal. Si vendes en tienda A y consultas en tienda B, no verás esa venta reflejada en B (porque nunca la tuvo).
Qué hacer cuando el control de existencias no cuadra
Si después de seguir las tres reglas el Existencias no coincide con lo que ves en la estantería, hay un orden de diagnóstico que conviene seguir para no perder tiempo:
- Revisa el Kardex del producto. ¿Hay algún movimiento reciente que no esperabas (un traspaso, un ajuste, una entrada)? Muchas diferencias se explican sin necesidad de conteo.
- Corre un conteo físico por categoría. Si la categoría es pequeña o de alta rotación, el conteo toma minutos. El sistema te muestra la diferencia exacta y te ofrece el ajuste prellenado para autorización.
- Ajusta con motivo y autorización. Solo después del conteo, cuando tienes la diferencia validada, ajustas con el motivo correcto (merma, daño, caducidad, conteo físico). Es un movimiento, no una corrección retroactiva silenciosa.
- Si hay patrón, ajusta el mínimo o revisa el proceso. Si un SKU aparece “bajo stock” cada semana, probablemente tu mínimo está mal calibrado. Si la diferencia es recurrente en la misma categoría, vale la pena revisar el proceso de traspasos o recepción.
El control de existencias en una frase
Es la vista por sucursal, en tiempo real, del módulo de Inventario. Para que sea confiable necesitas tres cosas: que todas las entradas sean compras registradas, que todas las salidas sean ventas o traspasos por el sistema, y que los ajustes tengan motivo y autorización. Si cumples esas tres reglas, dejas de perder dinero en faltantes no detectados y en compras “por si acaso” (Manual · Módulo de Inventario, act. 2026-07-26).
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Fuentes: Manual de Kapi — Módulo de Inventario (act. 2026-07-26); Manual — Operaciones › Inventario; Landings por giro.
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