Guía del Gerente

Como gerente supervisas y controlas la operación del negocio: analizas ventas y desempeño del equipo, vigilas los cierres y reconcilias el efectivo, controlas el inventario y los traspasos entre sucursales, generas facturas fiscales y administras la asistencia del personal. Esta guía reúne tus herramientas clave en Kapi Punto de Venta, ordenadas de la lectura del día a la gestión a fondo. Las funciones de captura diaria viven en la Guía del Cajero, y la configuración del sistema en la Guía del Administrador.

Reportes de ventas #

Los reportes de ventas te permiten analizar el desempeño del negocio por periodo y por método de pago. Es tu primera herramienta para entender qué se vendió, cuándo y cómo te pagaron.

Acceder a los reportes #

1. Desde el menú principal, haz clic en Reportes.
2. Selecciona Ventas en la barra lateral.
3. Configura el periodo que quieres consultar.
4. Aplica los filtros necesarios.
5. Haz clic en Generar reporte.

Opciones de periodo #

Desglose por método de pago #

El reporte muestra cuánto se vendió en cada forma de pago. Este desglose es la base para la reconciliación de caja:

• Efectivo: dinero en caja física.
• Tarjetas: débito y crédito.
• Transferencias: SPEI y apps bancarias.
• Cortesías: regalos y promociones.

Imprimir y exportar #

Una vez generado el reporte, puedes:

• Imprimir: genera una versión para impresora.
• Exportar a PDF: guarda un archivo digital.
• Exportar a Excel: para análisis adicional.
• Enviar por email: comparte con otros gerentes o con administración.

Ventas por empleado #

Evalúa el desempeño individual de cada cajero para identificar fortalezas y áreas de mejora. Es la herramienta para reconocer al equipo, planear capacitación y calcular comisiones de forma justa.

Vista “Resumen por usuarios” #

1. Ve a Reportes → Ventas por empleado.
2. Selecciona el periodo a evaluar.
3. Elige Resumen por usuarios.
4. El sistema muestra las estadísticas por cajero.

Métricas por empleado #

Cómo leer el desempeño #

• Vendedor estrella: alto volumen y ticket promedio elevado. Considera incentivos adicionales.
• En desarrollo: buen número de ventas pero ticket promedio bajo. Necesita entrenamiento en venta sugerida.
• Requiere atención: pocas ventas o ticket muy bajo. Revisa procesos y brinda capacitación.

Cálculo de comisiones #

Si manejas un esquema de comisiones, el total vendido por empleado es tu insumo principal:

• Por volumen: un porcentaje del total vendido.
• Por metas: bonos por alcanzar objetivos.
• Por productos: comisión diferenciada según el artículo.
• Mixto: combinación de los anteriores.

Cierres de caja #

Supervisa el historial de cierres de caja para detectar irregularidades y evaluar el manejo del efectivo. Es tu control diario sobre el dinero antes de que un faltante se vuelva un problema.

Acceder al historial #

1. Ve a Reportes → Cierres de caja.
2. Aparece la lista de todos los cierres realizados.
3. Usa los filtros para buscar por fecha o por cajero.
4. Haz clic en cualquier cierre para ver el detalle.

Información de cada cierre #

Filtrar el historial #

• Hoy: cierres del día actual.
• Esta semana: últimos 7 días.
• Este mes: mes en curso.
• Rango personalizado: fecha específica.
• Por cajero: solo los cierres de un empleado.

Señales de alerta #

Mejores prácticas #

• Revisa los cierres diariamente.
• Establece una tolerancia máxima ($10 a $20).
• Capacita en el conteo correcto.
• Documenta las diferencias persistentes.
• Implementa doble conteo en los casos problemáticos.

Reconciliación de caja #

Cuando los números no cuadran, la reconciliación te ayuda a identificar y resolver las discrepancias en el efectivo. La regla de oro: hay un protocolo, síguelo en orden y no improvises.

Qué hacer cuando no cuadra #

1. No entres en pánico: es normal tener diferencias menores.
2. Cuenta nuevamente: verifica el conteo físico.
3. Revisa las ventas en efectivo: compáralas con el reporte.
4. Verifica entradas y salidas: ¿se registraron todos los movimientos?
5. Documenta la diferencia: anota la cantidad y la posible causa.

Verificación sistemática #

Errores comunes #

• Cambio mal dado: el cajero dio más cambio del debido y genera un faltante.
• Venta mal marcada: una venta en efectivo se cobró como tarjeta, o al revés.
• Retiro no registrado: se sacó dinero pero no se anotó en el sistema.
• Entrada olvidada: el fondo inicial o un depósito no se registró.

Fondo de caja #

Proceso de verificación del fondo:

1. Antes del cierre, pregunta: “¿Cuánto efectivo hay en caja?”.
2. El cajero debe contar todo el dinero físico.
3. De ese total, separa el fondo (normalmente $200 a $500).
4. El resto es lo que va al reporte de cierre.
5. El fondo se queda para el siguiente turno.

Tolerancias y escalación #

Inventario #

Supervisa el stock de productos, identifica los artículos con existencia baja y gestiona el catálogo. Como gerente vigilas y planeas la reposición; la modificación de precios y los ajustes mayores requieren permisos de administrador.

Acceder al inventario #

1. Desde el menú principal, selecciona Inventario.
2. Aparece el catálogo completo de productos.
3. Usa los filtros para encontrar productos específicos.
4. Haz clic en cualquier producto para ver el detalle.

Vista del catálogo #

La lista muestra la información esencial de cada producto:

• Código: SKU o identificador interno.
• Nombre: descripción del producto.
• Categoría: departamento al que pertenece.
• Precio: precio de venta actual.
• Stock: existencia disponible.
• Estado: activo, agotado o descontinuado.

Existencias y disponibilidad #

Productos con bajo stock #

Para identificar rápidamente lo que necesita reposición:

1. En la vista de inventario, usa el filtro Bajo stock.
2. Se muestran solo los productos cerca del agotamiento.
3. Ordena por cantidad para ver primero los más críticos.
4. Genera una lista de reposición.

Precios #

Reportes de inventario #

Genera reportes útiles para la operación:

• Existencias: estado actual de todo el stock.
• Productos agotados: artículos sin stock.
• Bajo stock: productos que necesitan reposición.
• Más vendidos: top de productos por volumen.
• Menos vendidos: productos de baja rotación.

Traspasos #

Los traspasos transfieren inventario entre sucursales para balancear la distribución según la demanda: mueves producto de donde sobra a donde se necesita, y el sistema ajusta las existencias automáticamente.

Flujo completo de un traspaso #

1. Selecciona la sucursal origen: desde donde salen los productos.
2. Selecciona la sucursal destino: donde se necesitan.
3. Agrega productos: especifica qué y cuánto traspasar.
4. Revisa cantidades: verifica la disponibilidad en origen.
5. Confirma el traspaso: ejecuta la transferencia.
6. Actualización automática: el sistema ajusta las existencias.

Concepto de sucursales #

En un negocio multi-sucursal:

• Matriz: la sucursal principal, normalmente con más stock.
• Sucursales: puntos de venta secundarios.
• Almacén: puede funcionar como centro de distribución.

Proceso paso a paso #

1. Ve a Inventario → Traspasos.
2. Haz clic en Nuevo traspaso.
3. Selecciona la sucursal origen (desde donde salen los productos).
4. Selecciona la sucursal destino (donde llegan los productos).
5. Busca y agrega los productos a transferir.
6. Para cada producto, especifica la cantidad.
7. El sistema verifica que haya suficiente stock en origen.
8. Revisa el resumen y haz clic en Confirmar traspaso.

Qué hace el sistema al confirmar #

• En origen: resta la cantidad traspasada del inventario disponible.
• En destino: suma la cantidad recibida al inventario disponible.
• Registro: guarda el historial completo del movimiento para auditoría.

Buenas prácticas #

• Planifica los traspasos con base en los reportes de ventas por sucursal.
• Transfiere los productos de alta rotación con regularidad.
• Evita traspasar productos próximos a vencer.
• Documenta el motivo del traspaso.
• Verifica físicamente la llegada de los productos al destino.

Facturación CFDI 4.0 #

Genera facturas fiscales que cumplan con los requisitos del SAT. El éxito de la facturación depende de tener datos del cliente correctos desde el inicio, por eso siempre se solicita la Constancia de Situación Fiscal.

Flujo completo de facturación #

1. Verifica los datos del cliente: RFC, nombre fiscal, régimen.
2. Valida la información fiscal: con la Constancia de Situación Fiscal.
3. Emite la factura: genera el CFDI en el sistema.
4. Envía al cliente: XML y PDF por email.
5. Registra en libros: contabilidad fiscal.

Requisitos del cliente (CFDI 4.0) #

Cómo obtiene el cliente su Constancia #

1. Entra a sat.gob.mx.
2. Accede con su RFC y contraseña (o e.firma).
3. Va a Mi portal → Constancia de situación fiscal.
4. Descarga el PDF más reciente.
5. Te envía el documento o te muestra la pantalla.

Proceso de emisión #

1. Abre la venta ya realizada en Consultar → Ventas.
2. Haz clic en Facturar junto a la venta.
3. Llena todos los campos obligatorios del cliente.
4. Selecciona el uso de CFDI apropiado.
5. Revisa los productos y los montos.
6. Haz clic en Generar factura.
7. El sistema envía automáticamente el XML y el PDF al cliente.

Consultar facturas emitidas #

• Ve a Reportes → Facturación.
• Filtra por fecha, cliente o estatus.
• Puedes reenviar facturas o consultar el detalle.
• Identifica facturas canceladas o con errores.

Cancelación de facturas #

Solo se pueden cancelar usando los motivos oficiales del SAT:

Mejores prácticas #

• Capacita al equipo en los datos fiscales básicos.
• Mantén actualizada la información de los clientes frecuentes.
• Verifica siempre la Constancia de Situación Fiscal.
• Emite las facturas el mismo día de la venta cuando sea posible.
• Guarda respaldos de las facturas importantes.

Checador y personal #

El checador controla la asistencia del personal: registra entradas y salidas, mide puntualidad y genera reportes para nómina. Junto con la gestión de usuarios, es tu base para administrar al equipo.

Qué es el checador #

Es la herramienta que permite:

• Registrar los horarios de entrada y salida del personal.
• Controlar puntualidad y asistencia.
• Generar reportes para nómina.
• Identificar patrones de ausentismo.

Registro de entrada y salida #

1. El empleado accede al módulo Checador.
2. Ingresa su código de empleado (o usa huella digital, si está disponible).
3. El sistema registra automáticamente la fecha y la hora.
4. Aparece la confirmación del registro exitoso.

Tipos de registro #

Reportes de asistencia #

• Reporte diario: quién entró y salió hoy, con horarios exactos y tiempo trabajado.
• Reporte semanal: resumen de la semana por empleado y horas totales.
• Reporte mensual: para nómina —días trabajados, horas extra y faltas.

Control de puntualidad #

El sistema clasifica automáticamente cada registro:

• Puntual: entrada dentro del horario establecido.
• Retardo: entrada después de la hora pero dentro de la tolerancia.
• Falta: no registró entrada en todo el día.
• Salida temprana: salió antes del horario establecido.

Configuración de horarios #

Análisis de patrones #

Revisa con regularidad:

• Retardos frecuentes: empleados que llegan tarde de forma constante.
• Salidas tempranas: personal que se va antes de tiempo.
• Ausentismo: faltas recurrentes sin justificación.
• Horas extra: personal que trabaja más allá del horario.

Gestión de usuarios #

El alta de empleados, la asignación de roles (cajero, gerente, admin) y los permisos se configuran en el catálogo de usuarios.

El detalle completo de cómo crear usuarios, asignar roles y controlar permisos está en Catálogos → Usuarios.