Vales prepagados en Kapi: vende hoy lo que tu cliente recoge después, sin papelitos

Hay negocios que cobran hoy y entregan durante semanas: el talonario de garrafones de la purificadora, el paquete de cinco lavados del autolavado, las sesiones de un servicio que el cliente va agotando poco a poco. Ese dinero ya entró, pero lo que falta por entregar casi siempre vive en papelitos sellados, en una libreta o en la memoria del cajero que atendió la venta. El módulo de Vales prepagados de Kapi Punto de Venta existe para ordenar exactamente eso: el cliente paga hoy, se lleva sus vales con folio y código, y cada vale se canjea en caja, a precio cero, por lo que ampara.

Fuentes: Manual de Kapi — Vales prepagados · Operaciones del manual.

Qué es un vale prepagado en Kapi

Es la forma de Kapi de vender por adelantado un producto o servicio que el cliente recoge después. Funciona así: marcas en tu catálogo un producto como vale y le dices qué ampara — un garrafón, un lavado, una sesión. Al venderlo, el punto de venta emite un vale por cada pieza, y cada vale sale con folio, código de canje y fecha de vencimiento. Cuando el cliente vuelve, lo canjeas en caja y el producto sale a precio cero.

En la práctica, con el ejemplo de la guía del manual: un cliente compra un talonario de 10 garrafones. Lo cobras como cualquier venta y el ticket trae sus 10 vales impresos. Cada vez que regresa, pulsas Canjear vale en la pantalla de venta, eliges al cliente o escribes el folio y el código, y el garrafón entra al carrito a precio cero. El ticket del canje le recuerda cuántos vales le quedan.

La diferencia contra el papelito sellado no es de presentación: es de control. El papelito se pierde, se copia y no deja rastro; el vale de Kapi es único, queda registrado y el sistema sabe en todo momento cuántos están vendidos, canjeados, por canjear y vencidos.

Qué incluye el módulo

Según la guía del manual, estas son las piezas:

• Vales por producto, servicio o kit. Cada vale ampara una pieza de un producto, de un servicio o de un kit completo.
• Folio y código en el ticket, junto con el producto que ampara y su fecha de vencimiento.
• Canje en caja de dos formas: escribiendo folio y código, o eligiendo al cliente cuando el vale se vendió a su nombre.
• Varios vales por cliente, con contador: ves cuántos le quedan y el ticket se lo recuerda en cada canje.
• Vigencia configurable: una por sucursal y, si quieres, una distinta por producto.
• Factura con el producto real: la venta del vale se factura con el nombre, la clave SAT, la unidad y el IVA del producto que ampara.
• Reporte de vales vendidos, canjeados, por canjear y vencidos, con el detalle por producto y por sucursal.

Vale la pena detenerse en cuatro de estas piezas, porque son las que resuelven los problemas clásicos de vender por adelantado.

Cada vale es único y de un solo uso

El folio y el código de cada vale solo sirven una vez, y un vale vencido o ya canjeado no pasa. Se acaban las copias del papelito y las discusiones de «yo traía dos lavados más». Si el vale venció, la caja lo rechaza — con la vigencia que tú mismo definiste.

La factura lleva el producto real, no la palabra «vale»

Cuando facturas la venta del talonario, el CFDI lleva el nombre del producto que ampara, con su clave SAT, su unidad y su IVA. No hace falta duplicar productos en el catálogo para facturar bien: el vale hereda directamente esos datos del producto que respalda. El catálogo queda limpio y la facturación queda correcta.

El inventario sale cuando entregas, no cuando cobras

El vale no tiene existencia propia. El producto que ampara baja del inventario hasta que se canjea, que es cuando realmente sale de tu negocio. Así el stock refleja la mercancía que sí está en el piso, y el dinero cobrado que sigue pendiente de entregar se consulta en el reporte, no en la cabeza de nadie.

El vale sirve entre sucursales

Si tu negocio tiene varias sucursales, el vale se canjea en las sucursales de tu empresa que facturan con la misma razón social. El cliente compra el talonario en una y recoge en la otra, sin excepciones manuales ni notas cruzadas entre locales.

Cómo funciona, de inicio a fin

El flujo completo son cuatro pasos, todos desde el sistema que ya usas para vender.

1. Marca un producto como vale

En Catálogos, abre el producto que vas a vender como vale — por ejemplo, «Talonario garrafón» —, pulsa Editar y entra a su pestaña Vale:

1. Marca Este producto es un vale.
2. En Producto que ampara, busca por código o nombre el producto o servicio que se entrega al canjear.
3. Si quieres, define su Vigencia en días. Si la dejas vacía, se usa la de la sucursal.
4. Pulsa Guardar Cambios.

Al guardar, el producto toma la clave SAT, la unidad y el IVA del producto que ampara, y queda como servicio: sin inventario propio, y sin generar monedero ni puntos.

2. Véndelo como cualquier producto

Lo agregas al carrito y cobras. Cada pieza vendida es un vale. Al terminar, Kapi muestra Se emitió 1 vale — o Se emitieron N vales si el talonario trae varios — y te recuerda entregar el ticket, porque el código del vale va impreso ahí. Eliges Imprimir ticket o Listo, ya lo entregué.

En el ticket aparece el bloque VALES PREPAGADOS con, por cada vale, su folio, su código de canje, el producto que ampara y su fecha de vencimiento.

Un detalle que conviene adoptar desde el principio: si eliges al cliente antes de cobrar, el vale queda a su nombre y después podrás canjear sus vales eligiéndolo en la caja, sin teclear folios ni códigos.

3. Canjéalo en caja

En la pantalla de venta, junto a Aplicar cupón, está el botón Canjear vale. Tienes dos caminos:

• Con folio y código: escribes el folio y el código del ticket, separados por un espacio.
• Eligiendo al cliente: si el vale se vendió a su nombre, al elegirlo ves cuántos vales tiene — por ejemplo, Canjear vale · 16 —, escribes cuántas piezas canjea y listo.

El producto entra al carrito a precio cero, con la marca Con vale. Si en la venta solo hay canjes, Kapi pregunta ¿Canjear N vales? y confirmas con Confirmar canje. Cuando hay varios vales, el sistema usa primero los que vencen antes, para que al cliente no se le muera ninguno sin usar. El ticket del canje imprime VALES CANJEADOS y, si el cliente tiene más, Le quedan N vales.

Si el vale ampara un kit, al canjearlo sale el kit completo a precio cero y bajan sus piezas del inventario.

4. Revisa lo que tienes por entregar

En el Dashboard Personalizado de Reportes, pulsas Agregar widget y eliges Vales prepagados. El widget muestra:

• Vendidos hoy y Canjeados hoy;
• Por canjear y Vencidos sin canjear;
• Por canjear, por producto, con las piezas y lo cobrado;
• Sucursal que vendió, con lo vendido, lo que falta por canjear, lo canjeado y lo vencido de cada sucursal.

Este widget es la respuesta directa a la pregunta que antes nadie sabía contestar: ¿cuánto dinero ya cobré que todavía debo entregar? La respuesta sale del sistema, por producto y por sucursal.

A quién le sirve

A negocios que cobran hoy y entregan después:

• Purificadoras de agua y hielo, con talonarios de garrafones que el cliente va recogiendo en el mes.
• Autolavados, con paquetes de lavados que se usan cada tanto.
• Negocios de servicios que venden sesiones o paquetes: cualquier modalidad de «paga el paquete, viene cuando pueda».

En la caja, el cajero vende los talonarios y canjea los vales; el encargado da de alta los productos vale y revisa el reporte de lo pendiente por entregar.

Una aclaración que ahorra confusiones: no confundas estos vales con el vale de una devolución. La forma de pago VALE de la ventana de cobro es el vale con folio que entrega una devolución — dinero que el cliente usa para pagar. Los vales prepagados se canjean con el botón Canjear vale de la pantalla de venta. Son cosas distintas con flujos distintos.

Cómo empezar

Vales prepagados es una mejora opcional según tu plan. La activación es operativa y la hacemos contigo en las sucursales que van a vender vales: revisamos qué productos vas a vender por adelantado, qué ampara cada uno y qué vigencia te conviene.

Para arrancar tú mismo el diagnóstico, esto es lo que vale definir antes del alta:

1. Qué productos se venden por adelantado hoy en papel: talonarios, paquetes, sesiones.
2. Qué ampara cada vale: el producto o servicio exacto que se entrega al canjear — o el kit completo.
3. Qué vigencia le conviene a cada uno: la general de la sucursal, o una distinta por producto.
4. Quién vende y quién revisa: el cajero vende y canjea; el encargado lleva el widget de vales en su reporte.

Con eso, dar de alta el primer producto vale toma minutos, y la primera venta del talonario ya sale con sus vales foliados y codificados.

¿Quieres activar vales prepagados con tus productos y tus vigencias? Escríbenos por WhatsApp y lo dejamos listo en tus sucursales.

¿Trabajas por encargo, con medidas y fecha de entrega? Revisa las Órdenes de servicio. ¿Quieres que tus clientes vuelvan más seguido? Conoce la App de clientes (Aili) y el resumen de operaciones de Kapi.