Vales prepagados: vende hoy lo que tu cliente recoge después

Si tu negocio vende por adelantado —un talonario de garrafones, un paquete de lavados, varias sesiones de un servicio—, lo normal es llevarlo en papelitos sellados, en una libreta o como saldo a favor que nadie sabe de qué es. Los Vales prepagados de Kapi lo ordenan: el cliente paga hoy, se lleva sus vales con folio y código, y los canjea cuando vuelve.

¿Qué es? #

Es la forma de Kapi de vender por adelantado un producto o servicio que el cliente recoge después. Marcas en tu catálogo un producto como vale y le dices qué ampara (un garrafón, un lavado, un servicio). Al venderlo, el punto de venta entrega un vale por cada pieza, con folio, código de canje y vencimiento, y en caja lo canjeas por el producto a precio cero.

Qué incluye #

• Vales por producto o servicio: cada vale ampara una pieza de un producto, de un servicio o de un kit.
• Folio y código en el ticket, con el producto que ampara y su fecha de vencimiento.
• Canje en caja con folio y código, o eligiendo al cliente cuando el vale se vendió a su nombre.
• Varios vales por cliente: ves cuántos le quedan y el ticket se lo recuerda.
• Vigencia por sucursal y, si quieres, por producto.
• Factura con el producto real: la venta del vale se factura con el nombre, la clave SAT, la unidad y el IVA del producto que ampara.
• Reporte de vales: vendidos, canjeados, por canjear y vencidos, por producto y por sucursal.

En la práctica: un cliente compra un talonario de 10 garrafones. Lo cobras como cualquier venta y el ticket trae sus 10 vales. Cada vez que regresa, en caja pulsas Canjear vale, eliges al cliente o escribes el folio y el código, y el garrafón sale a precio cero. El ticket le dice cuántos vales le quedan.

¿Para qué te sirve? #

Con los vales en Kapi:

1. Cada vale es único: su folio y su código solo sirven una vez, y un vale vencido o ya canjeado no pasa.
2. Tu catálogo queda limpio: el vale toma la clave SAT, la unidad y el IVA del producto que ampara, sin productos duplicados.
3. El inventario sale cuando entregas: el vale no tiene existencia propia, y el producto sale del inventario al canjearlo.
4. Sabes lo que debes entregar: el reporte te dice cuántos vales vendidos siguen por canjear.

Cómo funciona #

1. Marca un producto como vale #

En Catálogos, abre el producto que vas a vender como vale (por ejemplo, «Talonario garrafón»), pulsa Editar y entra a su pestaña Vale:

1. Marca Este producto es un vale.
2. En Producto que ampara, busca por código o nombre el producto o servicio que se entrega al canjear.
3. Si quieres, pon su Vigencia en días. Si la dejas vacía, se usa la de la sucursal.
4. Pulsa Guardar Cambios.

Al guardar, el producto toma la clave SAT, la unidad y el IVA del producto que ampara, y queda como servicio: sin inventario propio y sin generar monedero ni puntos.

2. Véndelo como cualquier producto #

Agrégalo al carrito y cobra. Cada pieza es un vale. Al terminar, Kapi muestra Se emitió 1 vale (o Se emitieron N vales) y te recuerda entregar el ticket, porque el código del vale va impreso ahí. Elige Imprimir ticket o Listo, ya lo entregué.

En el ticket aparece el bloque VALES PREPAGADOS con, por cada vale, su folio, su código de canje, el producto que ampara y su fecha de vencimiento.

3. Canjéalo en caja #

En la pantalla de venta, junto a Aplicar cupón, pulsa Canjear vale:

• Con folio y código: escribe el folio y el código del ticket, separados por un espacio.
• Eligiendo al cliente: si el vale se vendió a su nombre, al elegir al cliente verás cuántos vales tiene (por ejemplo, Canjear vale · 16). Escribe cuántas piezas canjea y Kapi usa primero los que vencen antes.

El producto entra al carrito a precio cero, con la marca Con vale. Si en la venta solo hay canjes, Kapi pregunta ¿Canjear N vales? y confirmas con Confirmar canje. El ticket del canje imprime VALES CANJEADOS y, si el cliente tiene más, Le quedan N vales.

Si el vale ampara un kit, al canjearlo sale el kit a precio cero y bajan sus piezas.

4. Revisa lo que tienes por entregar #

En el Dashboard Personalizado de Reportes, pulsa Agregar widget y elige Vales prepagados. Muestra:

• Vendidos hoy y Canjeados hoy;
• Por canjear y Vencidos sin canjear;
• Por canjear, por producto, con las piezas y lo cobrado;
• Sucursal que vendió, con lo vendido, lo que falta por canjear, lo canjeado y lo vencido de cada sucursal.

¿A quién le toca? #

A negocios que cobran hoy y entregan después:

• purificadoras de agua y hielo, con talonarios de garrafones;
• autolavados, con paquetes de lavados;
• negocios de servicios que venden sesiones o paquetes.

En la caja, el cajero vende y canjea; el encargado da de alta los productos vale y revisa el reporte.

Preguntas frecuentes #

¿Qué es un vale prepagado en Kapi? #

Es un producto de tu catálogo que, al venderse, entrega al cliente un vale por una pieza de otro producto o servicio: un garrafón, un lavado, una sesión. Cada vale lleva folio, código de canje y fecha de vencimiento, y se canjea en caja por lo que ampara.

¿Cómo canjea el cliente su vale? #

En la pantalla de venta pulsas «Canjear vale» y escribes el folio y el código del ticket, separados por un espacio. El producto entra al carrito a precio cero, marcado «Con vale». Si el vale se vendió a nombre de un cliente, también puedes elegir al cliente y canjear las piezas que pida.

¿Qué pasa si el cliente compró varios vales? #

Cada pieza vendida es un vale. Si la venta tiene cliente, al elegirlo en la caja ves cuántos vales le quedan, canjeas las piezas que pida y el ticket imprime «Le quedan N vales». Se usan primero los que vencen antes.

¿Los vales vencen? #

Sí, cada vale tiene su fecha de vencimiento. La vigencia la defines tú: una para la sucursal y, si quieres, una distinta por producto.

¿Cómo se ve el vale en la factura? #

La factura de la venta del vale lleva el nombre del producto que ampara, con su clave SAT, su unidad y su IVA, no la palabra «vale».

¿Puedo saber cuántos vales tengo por canjear? #

Sí. En el Dashboard Personalizado de Reportes agrega el widget «Vales prepagados»: muestra los vendidos y canjeados del día, los que están por canjear, los vencidos sin canjear y el detalle por producto y por sucursal.

¿Un vale sirve en otra sucursal? #

Sí, se canjea en las sucursales de tu empresa que facturan con la misma razón social.

¿Cómo empiezo? #

Lo activamos contigo en las sucursales que venden vales: revisamos qué productos vas a vender por adelantado, qué ampara cada uno y qué vigencia te conviene.

• Operaciones › Vales prepagados — resumen del módulo.
• ¿Trabajas por encargo, con medidas y fecha de entrega? Revisa las Órdenes de servicio.
• ¿Quieres que tus clientes vuelvan más seguido? Con la App de clientes (Aili) llevan su monedero y tus cupones en el teléfono.