REP en Kapi: cómo emitir el Complemento de Pago cuando te pagan después (CFDI PPD)
Si tu negocio vende a crédito —mueblerías, refaccionarias, talleres, tiendas con apartado, cualquier giro donde "te lo llevas y me lo pagas después" es el día a día—, tarde o temprano te va a tocar emitir un REP. Y si nadie te lo explicó bien la primera vez, es probable que hasta ahora lo hayas asociado con un trámite raro del SAT que te daba miedo romper. Este artículo recorre, basado en el manual oficial de Kapi Manual ↗, cómo funciona el Complemento de Pago (REP) dentro del módulo de Facturación CFDI 4.0 de Kapi Punto de Venta: qué es exactamente, cuándo te corresponde emitirlo, cómo se timbra paso a paso desde el sistema, cómo se manejan los pagos parciales, y los errores típicos que conviene evitar. Toda la información de aquí viene del manual de Facturación de Kapi; si algo no coincide con lo que ves en tu sistema, escríbenos por WhatsApp (wa.me/5216621050329) y lo revisamos contigo. [BLOG]
En este artículo (8 secciones)
Qué es el REP y por qué existe
El REP —Recibo Electrónico de Pago— es un CFDI de tipo Pago, como lo muestra la tabla de tipos de CFDI del manual Manual ↗. Su razón de existir es estrictamente contable: cuando una factura se emitió con método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), el cliente no pagó al momento; el REP es el comprobante que ampara ese pago cuando llega.
La tabla del manual lo deja explícito Manual ↗:
| Tipo | Código | ¿Para qué sirve? |
|---|---|---|
| Ingreso | I | Documenta una venta de productos o servicios. Es la factura más común. |
| Egreso | E | Nota de crédito: devoluciones, descuentos o bonificaciones sobre una factura previa. |
| Pago | P | Recibo Electrónico de Pago (REP): ampara el pago de una factura emitida como PPD. |
Desde Kapi se emiten los CFDI de Ingreso (incluida la factura global), Egreso y Pago (REP).
La diferencia operativa con el CFDI de Ingreso es importante: el REP no reemplaza a la factura de Ingreso. Aunque la factura PPD ya esté totalmente pagada, sigue vigente; lo que se acumula son los REP que la van saldando. Por eso, si después necesitas corregirla, la mecánica es distinta: en el Historial usa Corregir y volver a timbrar, y Kapi te avisa si esa factura no se puede sustituir Manual ↗. Esa parte la cubrimos más abajo en la sección de errores típicos.
Cuándo te toca emitir un REP
La regla práctica, basada en el manual (kapi.mx/manual/entender/facturacion-preguntas/#pue-ppd y kapi.mx/manual/facturacion/#rep), es muy sencilla: si la factura original se emitió como PPD, en algún momento te va a tocar emitir su REP. Si no lo haces, esa factura se queda sin el comprobante de su pago, y tu cliente se queda sin el documento que cierra el ciclo.
La sección de REP del manual lo plantea directo: "Emite el REP por un pago recibido, no por una promesa" Manual ↗. El plazo también es claro: el REP se emite a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al pago (kapi.mx/manual/facturacion/#rep y la guía de llenado del complemento de pagos del SAT). Por ejemplo, un pago recibido el 20 de octubre lleva su REP a más tardar el 5 de noviembre.
En qué casos de tu día a día aplica:
- Apartados con abonos. El cliente apartó un mueble y te va a pagar en dos o tres exhibiciones. Cada exhibición → un REP.
- Crédito a cliente recurrente. La refaccionaria le vende a un taller con pago a 15 días. Al recibir el pago, REP.
- Venta grande con enganche + finiquito. El cliente paga una parte al recibir el producto y el resto después. Dos REP: uno por el enganche, otro por el finiquito.
- Servicio profesional a meses sin intereses. El servicio se factura PPD al cierre del primer mes; cada cobro mensual del banco (o el pago total al final) amerita su REP.
Lo que no requiere REP es todo lo que facturaste como PUE (Pago en Una sola Exhibición): el cliente pagó al momento, la factura de Ingreso ya acredita el cobro, no hay nada que complementar. Esa es la mayoría de la venta de mostrador con tickets chicos, y por eso la mayor parte de tu facturación diaria no genera REP.
Una manera útil de identificar qué facturas PPD siguen esperando pago es el Historial: elige Facturas y filtra por Con adeudo Manual ↗. En Inicio, el bloque Para atender también reúne los adeudos. Revisa cada pago recibido antes de timbrar su REP.
El flujo paso a paso en Kapi
La sección "Recibo de pago" del manual Manual ↗ describe el camino completo. Son cinco pasos, en este orden:
- Ve a Facturación → Nuevo → Recibo de pago (REP).
- Selecciona la(s) factura(s) PPD que el cliente está pagando.
- Captura la información del pago:
- Fecha de pago: cuándo se realizó.
- Forma de pago: cómo pagó (transferencia, cheque, efectivo, tarjeta).
- Monto: cuánto pagó.
- Número de operación: referencia bancaria, si corresponde. Captúrala en transferencias y cheques.
- Captura cuánto paga de cada factura; si partes de un monto total, escríbelo en ¿Te pagó un monto? y pulsa Repartir. Revisa los importes.
- Timbra el REP.
Dos detalles operativos que el manual resalta:
- Una sola factura o varias a la vez. Puedes seleccionar una sola factura PPD o varias en el mismo REP —si el pago liquida varias facturas del mismo cliente, van en el mismo recibo—. Esto es útil cuando un cliente paga al mismo tiempo varias facturas PPD y todas van con el mismo pago (por ejemplo, una transferencia que cubre tres facturas).
- Tú decides cuánto va a cada factura. El manual lo dice así: "marca las facturas y captura cuánto paga de cada una" Manual ↗. Si la transferencia es por 10,000 y las facturas seleccionadas suman 12,000, escribe los 10,000 en ¿Te pagó un monto?, pulsa Repartir y revisa los importes antes de timbrar; lo que no se cubra queda pendiente para el siguiente REP.
Como en cualquier CFDI, necesitas CSD vigente y PAC conectado antes de timbrar. El panel principal de Facturación te avisa si algo falla antes de que pierdas tiempo Manual ↗. No es un requisito del REP en particular, pero sí una precondición que aplica a todo el módulo.
Forma de pago: cómo elegir la clave correcta
Aquí conviene ir con cuidado. Estas son las claves más comunes del catálogo de formas de pago del SAT (Anexo 20); la última va en la factura PPD, no en el REP:
| Clave | Descripción |
|---|---|
| 01 | Efectivo |
| 02 | Cheque nominativo |
| 03 | Transferencia electrónica de fondos |
| 04 | Tarjeta de crédito |
| 28 | Tarjeta de débito |
| 99 | Por definir (se usa con PPD) |
Las reglas prácticas:
- Transferencia o cheque → captura el número de operación. El paso 3 del REP en el manual pide Número de operación "si corresponde" Manual ↗: en transferencias y cheques, registra la referencia bancaria para que el pago se identifique sin problema.
- Efectivo en REP es raro, pero existe. Puede aparecer cuando el cliente te paga en ventanilla una PPD que tenías abierta. Capturas la clave 01 sin número de operación.
- Tarjeta de crédito o débito → clave 04 o 28 según corresponda. La referencia de la operación es la autorización de la terminal.
- 99 "Por definir" va en la factura PPD, no en el REP. Esta clave corresponde a la factura original cuando emites PPD y todavía no sabes cómo te van a pagar (Kapi la fija sola al elegir PPD); en el REP captura la forma real, porque al momento del REP ya sabes cómo te pagaron.
Un detalle adicional: la clave debe corresponder al medio real con el que te pagó tu cliente. Si tienes duda sobre cómo registrar un pago, consulta la guía de llenado del complemento para recepción de pagos del SAT y confirma el tratamiento aplicable con tu contador.
Pagos parciales: la parte que más confunde
La sección de REP del manual lo explica en una sola línea que vale la pena reproducir completa Manual ↗: "Si el cliente paga solo una parte, emites un REP por ese monto. Cuando pague el resto, emites otro. Puedes emitir tantos REP como pagos parciales haga."
Lo que eso significa en la práctica:
- No hay límite de REP por factura PPD. Una factura PPD puede tener 1, 2, 5, 10 REP asociados —uno por cada abono—. La factura PPD original no se toca; sigue vigente, y va acumulando REP hasta saldarse.
- Cada REP es un CFDI independiente. Cada uno lleva su propio UUID, su propio timbrado, su propio PDF. Tu cliente recibe tantos documentos como pagos haya hecho.
- El sistema lleva el saldo por ti. Cuando seleccionas la(s) factura(s) PPD en el paso 2 del REP, el sistema te muestra cuánto lleva pagado y cuánto queda pendiente. Al timbrar, descuenta automáticamente el monto del saldo.
- El último REP cierra la factura. Cuando el cliente paga el remanente, captura ese importe en el REP y la factura PPD queda saldada. Antes de timbrar, revisa el saldo que quedará.
Dos errores típicos en este punto, que la sección de errores comunes del manual advierte:
- Pagar la PPD y olvidar emitir el REP. El cliente te pagó, el dinero entró, y se quedó en tu cabeza como "ya está". Pero si no timbraste el REP, la PPD sigue sin el comprobante de su pago. Tu cliente te va a reclamar ese comprobante.
- Intentar "cancelar" la PPD cuando ya está pagada. La PPD no se cancela porque ya esté pagada —se cancela cuando fue un error y no debió existir—. Si la PPD es legítima y se pagó, lo que haces es seguir acumulando REP hasta saldarla. Si hay que aplicar un descuento, una bonificación o una devolución sobre la PPD, el camino es una nota de crédito (CFDI de Egreso), no la cancelación.
La regla operativa, en una línea: tantas facturas PPD pagadas como abonos, tantos REP como cada uno de esos abonos.
Errores típicos y cómo evitarlos
La sección "Si algo sale mal" del manual Manual ↗ cubre los avisos generales del módulo de Facturación. Los errores que más conviene evitar en el REP son:
- Número de operación faltante en transferencias o cheques. Sin la referencia bancaria, a tu cliente y a ti les cuesta más identificar el pago al conciliar. Antes de timbrar, verifica que Número de operación esté lleno Manual ↗.
- Forma de pago mal elegida. Capturar 01 Efectivo cuando fue transferencia, o poner 99 Por definir en un REP (la 99 va en la factura PPD original, no en el REP). Si tienes duda, revisa la tabla de arriba y selecciona la clave que corresponde al medio real.
- No asociar el REP a la factura PPD correcta. Si el cliente tiene tres facturas PPD abiertas y te pagó solo una, marcar las tres por error puede aplicar el pago a facturas que no te pagó. Revisa en el paso 2 que la selección de facturas y el importe de cada una coincidan con la transferencia real.
- Pagos parciales sin REP. Lo cubrimos arriba: cada abono amerita su REP. El Historial filtrado por Con adeudo te muestra las facturas que siguen pendientes; úsalo como cola de trabajo.
- CSD caducado al momento de timbrar. El panel te avisa; no lo ignores. Si el panel marca "certificado caducado" no podrás emitir facturas de ningún tipo, REP incluido, hasta renovar el CSD en el SAT y volverlo a cargar en la Configuración fiscal Manual ↗.
- Timbrar un REP sobre una factura que ya no es PPD. Si la factura original se canceló y se sustituyó por otra, el REP debe ir contra la factura vigente, no contra la cancelada. El manual lo cubre en su sección de cancelaciones; antes de timbrar, confirma en el Historial que el UUID corresponde a la factura vigente.
- Olvidar el plazo del SAT. El REP se emite a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al pago Manual ↗: emítelo tan pronto como te paguen. La cola de REP pendientes no es una mochila que se pueda llevar tranquila al cierre del mes.
Cómo lo ves en Inicio y en el Historial
El resumen de Inicio del módulo de Facturación muestra Facturado, Cobrado, Por cobrar y Canceladas Manual ↗. Es la vista rápida; el control factura por factura de toda esta operación se lleva en el Historial.
Para revisar facturas pendientes, abre Historial, elige Facturas y filtra por Con adeudo. Revisa cada pago recibido antes de timbrar su REP. Para ver los REP que ya timbraste, elige Recibos de pago (REP) y el periodo.
Un uso práctico: el primer día hábil del mes siguiente, compara las facturas Con adeudo contra los depósitos de tu banco del mes anterior. Una factura que ya te pagaron y sigue con adeudo es un REP que falta timbrar —o un cliente que dice haber pagado y no aparece en tu banco, que es otra historia—. Para los pagos del mes anterior, tienes hasta el quinto día natural de este mes para emitir su REP.
Para el cierre, Más → Reportes ofrece Antigüedad de saldos (quién te debe y desde cuándo) y Cierre del mes (los pendientes que debes resolver). Tener los REP al día evita que le entregues a tu contador una lista armada a mano con "estos son los REP que me acuerdo".
Dejar el REP como parte del cierre, no como pendiente
La recomendación operativa, basada en el manual, es integrar la emisión del REP al flujo de cobranza, no dejarlo para "cuando me acuerde". El camino más limpio:
- Al recibir un pago PPD, abre Kapi y ve directo a Facturación → Nuevo → Recibo de pago (REP).
- Selecciona la(s) factura(s) PPD que ese pago está saldando.
- Captura la fecha, la forma de pago y el número de operación (este último en transferencias y cheques).
- Timbra el REP y envía el PDF al cliente.
- Al final del día, abre Historial → Recibos de pago (REP) y revisa que estén los REP que timbraste; las facturas que ya te pagaron no deben seguir Con adeudo.
Si haces ese ciclo a diario, el cierre mensual se vuelve una revisión, no una carga. Y tu contador recibe la información ya cuadrada, sin que tengas que reconstruir a mano cuántos REP timbraste en mayo.
¿Listo para dejar tu proceso fiscal en orden? Conversémoslo por WhatsApp [BLOG]
Fuentes: Guía de llenado del complemento de pagos (SAT) · Anexo 20 (SAT)
¿Tienes varias sucursales?
Escríbenos por WhatsApp y lo vemos con tus productos. Kapi es el sistema para comercios con sucursales y franquicias en México.
Sigue leyendo
¿Comparando sistemas? Descarga el checklist de 26 preguntas o recíbelo por correo.