REP en Kapi: cómo emitir el Complemento de Pago cuando te pagan después (CFDI PPD)

Si tu negocio vende a crédito —mueblerías, refaccionarias, talleres, tiendas con apartado, cualquier giro donde "te lo llevas y me lo pagas después" es el día a día—, tarde o temprano te va a tocar emitir un REP. Y si nadie te lo explicó bien la primera vez, es probable que hasta ahora lo hayas asociado con un trámite raro del SAT que te daba miedo romper. Este artículo recorre, basado en el manual oficial de Kapi (kapi.mx/manual/facturacion/), cómo funciona el Complemento de Pago (REP) dentro del módulo de Facturación CFDI 4.0 de Kapi Punto de Venta: qué es exactamente, cuándo te corresponde emitirlo, cómo se timbra paso a paso desde el sistema, cómo se manejan los pagos parciales, y los errores típicos que conviene evitar para que el SAT no te rechace el documento. Toda la información de aquí viene del manual de Facturación de Kapi; si algo no coincide con lo que ves en tu sistema, escríbenos por WhatsApp (wa.me/5216621050329) y lo revisamos contigo. [BLOG]

Qué es el REP y por qué existe

El REP —Recibo Electrónico de Pago— es un CFDI de tipo Pago, según el catálogo de tipos de comprobante del SAT que el manual reproduce (kapi.mx/manual/facturacion/#tipos-de-cfdi). Su razón de existir es estrictamente contable: cuando una factura se emitió con método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), el cliente no pagó al momento; el REP es el comprobante que acredita, ante el SAT, que ese pago posterior sí ocurrió.

La tabla del manual lo deja explícito (kapi.mx/manual/facturacion/#tipos-de-cfdi):

Desde Kapi se emiten los CFDI de Ingreso, Egreso y Pago (REP), además de la factura global. Nómina y Traslado aparecen solo para que ubiques los tipos que existen (kapi.mx/manual/facturacion/).

La diferencia operativa con el CFDI de Ingreso es importante: la factura de Ingreso nunca se reemplaza. Aunque la factura PPD ya esté totalmente pagada, sigue vigente; lo que se acumula son los REP que la van saldando. Por eso, si después necesitas cancelar, la mecánica es distinta: la PPD se cancela y se sustituye por otra PPD, y cada REP asociado debe cancelarse también. Esa parte la cubrimos más abajo en la sección de errores típicos.

Cuándo te toca emitir un REP

La regla práctica, basada en el manual (kapi.mx/manual/facturacion/#metodo-de-pago-pue-ppd y kapi.mx/manual/facturacion/#rep), es muy sencilla: si la factura original se emitió como PPD, en algún momento te va a tocar emitir su REP. Si no lo haces, esa factura queda como PPD sin acreditar pago ante el SAT, y tu cliente —que es quien necesita la deducción o el comprobante— se queda sin el documento que cierra el ciclo.

La sección de REP del manual lo plantea directo: "Cuando facturas algo como PPD, el cliente no pagó al momento; al recibir su pago, total o parcial, debes emitir el REP" (kapi.mx/manual/facturacion/#rep). La consecuencia operativa también es clara: el SAT fija un plazo en días hábiles tras recibir el pago para emitir el REP; el manual no fija un número, pero la advertencia es "no lo dejes pendiente" (kapi.mx/manual/facturacion/#rep).

En qué casos de tu día a día aplica:

• Apartados con abonos. El cliente apartó un mueble y te va a pagar en dos o tres exhibiciones. Cada exhibición → un REP.
• Crédito a cliente recurrente. La refaccionaria le vende a un taller con pago a 15 días. Al recibir el pago, REP.
• Venta grande con enganche + finiquito. El cliente paga una parte al recibir el producto y el resto después. Dos REP: uno por el enganche, otro por el finiquito.
• Servicio profesional a meses sin intereses. El servicio se factura PPD al cierre del primer mes; cada cobro mensual del banco (o el pago total al final) amerita su REP.

Lo que no requiere REP es todo lo que facturaste como PUE (Pago en Una sola Exhibición): el cliente pagó al momento, la factura de Ingreso ya acredita el cobro, no hay nada que complementar. Esa es la mayoría de la venta de mostrador con tickets chicos, y por eso la mayor parte de tu facturación diaria no genera REP.

Una manera útil de identificar si una factura PPD necesita REP es revisar el Resumen Mensual del módulo de Facturación: el panel agrupa los REP emitidos en una métrica llamada "Pagos recibidos", y te deja ver de un vistazo cuántas facturas PPD ya tienen REP y cuántas siguen pendientes (kapi.mx/manual/facturacion/).

El flujo paso a paso en Kapi

La sección "Complemento de pago (REP)" del manual (kapi.mx/manual/facturacion/#rep) describe el camino completo. Son seis pasos, en este orden:

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Recibo de pago (REP).
2. Selecciona la(s) factura(s) PPD que el cliente está pagando.
3. Captura la información del pago:
   • Fecha de pago: cuándo se realizó.
   • Forma de pago: cómo pagó (transferencia, cheque, efectivo, tarjeta).
   • Monto: cuánto pagó.
   • Número de operación: referencia bancaria. Obligatoria en transferencias y cheques.
4. El sistema distribuye el pago entre las facturas seleccionadas.
5. Timbra el REP.

Dos detalles operativos que el manual resalta:

• Una sola factura o varias a la vez. Puedes seleccionar una sola factura PPD o varias en el mismo REP —el sistema hace la distribución—. Esto es útil cuando un cliente paga al mismo tiempo varias facturas PPD y todas van con el mismo pago (por ejemplo, una transferencia que cubre tres facturas).
• El sistema distribuye, tú no sumas a mano. El paso 4 lo dice el manual así: "El sistema distribuye el pago entre las facturas seleccionadas". Si la transferencia es por 10,000 y las facturas seleccionadas suman 12,000, el sistema aplica el pago en el orden en que aparecen las facturas hasta agotar el monto; el saldo pendiente queda pendiente para el siguiente REP.

Como en cualquier CFDI, necesitas CSD vigente y PAC conectado antes de timbrar. El panel principal de Facturación te avisa si algo falla antes de que pierdas tiempo (kapi.mx/manual/facturacion/). No es un requisito del REP en particular, pero sí una precondición que aplica a todo el módulo.

Forma de pago: cómo elegir la clave correcta

Aquí es donde la mayoría de los REP salen rechazados la primera vez. El catálogo de formas de pago que el manual reproduce (kapi.mx/manual/facturacion/#forma-de-pago) tiene seis claves que aplican al REP —cinco reales y una exclusiva de PPD—:

Las reglas prácticas:

• Transferencia o cheque → número de operación obligatorio. El manual lo dice textual en el paso 3 del REP: "Número de operación: referencia bancaria (obligatoria en transferencias y cheques)" (kapi.mx/manual/facturacion/#rep). Si lo dejas vacío, el SAT rechaza.
• Efectivo en REP es raro, pero existe. Puede aparecer cuando el cliente te paga en ventanilla una PPD que tenías abierta. Capturas la clave 01 sin número de operación.
• Tarjeta de crédito o débito → clave 04 o 28 según corresponda. La referencia de la operación es la autorización de la terminal.
• 99 "Por definir" es exclusiva de PPD. Esta clave solo aplica a la factura original cuando emites PPD y todavía no sabes cómo te van a pagar; en el REP no se usa, porque al momento del REP ya sabes cómo te pagaron.

Un detalle adicional que el manual rescata: la elección de la clave debe ser consistente con lo que dice tu cliente en su contabilidad. Si la transferencia salió de una cuenta a nombre del mismo RFC que aparece como receptor de la factura PPD, todo cuadra; si la transferencia salió de una cuenta de un tercero, tu cliente te lo va a hacer saber porque su banco no se lo va a dejar pasar fácil.

Pagos parciales: la parte que más confunde

La sección de REP del manual lo explica en una sola línea que vale la pena reproducir completa (kapi.mx/manual/facturacion/#rep): "Si el cliente paga solo una parte, emites un REP por ese monto. Cuando pague el resto, emites otro. Puedes emitir tantos REP como pagos parciales haga."

Lo que eso significa en la práctica:

• No hay límite de REP por factura PPD. Una factura PPD puede tener 1, 2, 5, 10 REP asociados —uno por cada abono—. La factura PPD original no se toca; sigue vigente, y va acumulando REP hasta saldarse.
• Cada REP es un CFDI independiente. Cada uno lleva su propio UUID, su propio timbrado, su propio PDF. Tu cliente recibe tantos documentos como pagos haya hecho.
• El sistema lleva el saldo por ti. Cuando seleccionas la(s) factura(s) PPD en el paso 2 del REP, el sistema te muestra cuánto lleva pagado y cuánto queda pendiente. Al timbrar, descuenta automáticamente el monto del saldo.
• El último REP suele ser el más limpio. Cuando queda un remanente pequeño, el sistema lo aplica completo y la factura PPD queda en ceros. No tienes que "cuadrar" el monto exacto contra la suma de REP; el sistema lo hace.

Dos errores típicos en este punto, que la sección de errores comunes del manual advierte:

• Pagar la PPD y olvidar emitir el REP. El cliente te pagó, el dinero entró, y se quedó en tu cabeza como "ya está". Pero si no timbraste el REP, la PPD sigue sin acreditar pago. Tu cliente te va a reclamar su comprobante, y el SAT no lo va a encontrar.
• Intentar "cancelar" la PPD cuando ya está pagada. La PPD no se cancela porque ya esté pagada —se cancela cuando fue un error y no debió existir—. Si la PPD es legítima y se pagó, lo que haces es seguir acumulando REP hasta saldarla. Si la PPD se pagó de más o por error, el camino correcto es nota de crédito (CFDI de Egreso) sobre la PPD, no cancelación.

La regla operativa, en una línea: tantas facturas PPD pagadas como abonos, tantos REP como cada uno de esos abonos.

Errores típicos y cómo evitarlos

La sección "Problemas comunes" del manual (kapi.mx/manual/facturacion/) lista los rechazos más frecuentes al operar el módulo de Facturación. Los que aplican directo al REP son:

• Número de operación faltante en transferencias o cheques. El REP sale del sistema, viaja al PAC, el PAC lo turna al SAT, y el SAT lo rebota porque la clave 03 o 02 sin número de operación no es válida. La captura es obligatoria para esas dos formas de pago (kapi.mx/manual/facturacion/#rep). Antes de timbrar, verifica que el campo esté lleno.
• Forma de pago mal elegida. Capturar 01 Efectivo cuando fue transferencia, o poner 99 Por definir en un REP (la 99 es exclusiva de la factura PPD original, no del REP). Si tienes duda, revisa la tabla del manual (kapi.mx/manual/facturacion/#forma-de-pago) y selecciona la clave que corresponde al medio real.
• No asociar el REP a la factura PPD correcta. Si el cliente tiene tres facturas PPD abiertas y pagaste solo una, seleccionar las tres por error aplica el pago a la primera y deja las otras dos con saldo. Revisa en el paso 2 que la selección de facturas coincide con la transferencia real.
• Pagos parciales sin REP. Lo cubrimos arriba: cada abono amerita su REP. La métrica "Pagos recibidos" del Resumen Mensual te muestra cuántas PPD siguen pendientes; úsala como cola de trabajo.
• CSD caducado al momento de timbrar. El panel te avisa; no lo ignores. Si el panel marca "certificado caducado" no podrás emitir facturas de ningún tipo, REP incluido, hasta renovar el CSD en el SAT y volverlo a cargar en la Configuración fiscal (kapi.mx/manual/facturacion/).
• Timbrar un REP sobre una factura que ya no es PPD. Si la factura original se canceló y se sustituyó por otra, el REP debe ir contra la factura vigente, no contra la cancelada. El manual lo cubre en su sección de cancelaciones; lo importante aquí es que un REP sobre UUID cancelado también sale rechazado.
• Olvidar el plazo del SAT. El manual no fija número, pero el "no lo dejes pendiente" (kapi.mx/manual/facturacion/#rep) es claro: emite el REP tan pronto como te paguen. La cola de REP pendientes no es una mochila que se pueda llevar tranquila al cierre del mes.

Cómo lo ves en el Resumen Mensual

El Resumen Mensual del módulo de Facturación es la herramienta de control de toda esta operación. La sección del manual (kapi.mx/manual/facturacion/) lo lista entre las métricas principales:

• Facturas realizadas: total de CFDI emitidos en el mes.
• Total facturado: monto total de las facturas emitidas.
• Desglose de IVA: subtotal con IVA 0%, subtotal con IVA 16% y total de IVA cobrado.
• Pagos recibidos: total de REP emitidos.
• Descuentos / bonificaciones: total en notas de crédito.
• Facturas canceladas: número y monto de cancelaciones.

La métrica "Pagos recibidos" es la que te dice cuántos REP timbraste en el periodo. Para tu cierre mensual, lo que necesitas ver es que coincida con la cantidad esperada de abonos PPD del mes. Si vendiste a crédito y esa métrica está en cero, hay REP pendientes por timbrar.

Un uso práctico: corre el Resumen Mensual el primer día hábil del mes siguiente. Compara "Pagos recibidos" contra tu lista de PPD abiertas del mes anterior. Lo que no cuadre es un REP que falta timbrar —o un cliente que dice haber pagado y no aparece en tu banco, que es otra historia—.

El Resumen Mensual también es lo que tu contador va a pedirte al cierre: con esos números arma la conciliación fiscal del mes. Tener la métrica al día evita que le entregues una lista armada a mano con "estos son los REP que me acuerdo".

Dejar el REP como parte del cierre, no como pendiente

La recomendación operativa, basada en el manual, es integrar la emisión del REP al flujo de cobranza, no dejarlo para "cuando me acuerde". El camino más limpio:

1. Al recibir un pago PPD, abre Kapi y ve directo a Facturación → Nuevo ▼ → Recibo de pago (REP).
2. Selecciona la(s) factura(s) PPD que ese pago está saldando.
3. Captura la fecha, la forma de pago y el número de operación (este último obligatorio en transferencias y cheques).
4. Timbra el REP y envía el PDF al cliente.
5. Al final del día, abre el Resumen Mensual y revisa que "Pagos recibidos" refleje los REP que timbraste.

Si haces ese ciclo a diario, el cierre mensual se vuelve una revisión, no una carga. Y tu contador recibe la información ya cuadrada, sin que tengas que reconstruir a mano cuántos REP timbraste en mayo.

¿Listo para dejar tu proceso fiscal en orden? Conversémoslo por WhatsApp [BLOG]