Órdenes de servicio: del mostrador al taller, sin hojas sueltas

En un negocio que trabaja por encargo, el problema rara vez es vender: es que el trabajo llegue completo al taller, que nadie pierda la fecha de entrega y que el cliente reciba lo que pagó. Las Órdenes de servicio de Kapi convierten cada venta por encargo en una orden con su trabajo, su responsable y su etapa, a la vista del mostrador y del taller.

¿Qué es? #

Es el módulo de Kapi para trabajos por encargo: lonas, viniles, impresión de gran formato, sublimación, bordado, rotulación y personalización. Cobras en el punto de venta, marcas la venta como orden de servicio y llenas el trabajo de cada producto: medidas, diseño, acabados, especificaciones, fecha de entrega y quién lo hace. El taller lo ve en su pantalla y la orden avanza por etapas hasta que el cliente la recoge.

Qué incluye #

• Orden desde el cobro: la casilla Orden de servicio en la ventana de cobro crea la orden ligada al ticket.
• El trabajo de cada producto: medidas (con los m² calculados y comparados con lo cobrado), diseño, acabados, especificaciones, fecha de entrega y responsable.
• Hoja del taller impresa, en media carta y sin precios.
• Tablero de órdenes con lo que está sin entregar, lo que se entrega hoy o mañana, lo atrasado y lo que espera al cliente.
• Pantalla del taller, que se actualiza sola y no muestra precios.
• Etapas por las que pasa cada orden, de la recepción a la entrega; regresar una orden o entregarla con saldo pendiente pide confirmación.
• Personal del taller para asignar trabajos sin darle cuenta de acceso a nadie.
• Búsqueda por folio, ticket, cliente o teléfono.
• Permisos por acción: quién ve, quién llena el trabajo, quién avanza o regresa una orden, quién asigna y quién administra al personal.

En la práctica: el cliente pide una lona de 3 × 2 m con ojillos para el viernes. La cobras, marcas Orden de servicio, llenas medidas, diseño, acabado y fecha, y pulsas Guardar e imprimir. El taller la ve en su pantalla, la mueve a la siguiente etapa cuando la termina y el mostrador sabe que ya está para entregar.

¿Para qué te sirve? #

Con las órdenes en Kapi:

1. Ninguna orden avanza en blanco. Mientras el trabajo esté vacío, la orden aparece como Sin llenar y se queda en la primera etapa. Antes de pasarla al taller, revisa que cada producto tenga su trabajo completo.
2. Cada producto tiene su responsable y su fecha. Con varios productos, «Asignar todo a» y «Usar en todos» llenan el trabajo en segundos.
3. El mostrador ve el día de un vistazo: cuántas órdenes se entregan hoy o mañana, cuáles van atrasadas y cuáles esperan al cliente.
4. El dinero y el trabajo van juntos: la orden está ligada al ticket, y el tablero marca si tiene saldo pendiente antes de entregar.

Cómo funciona #

1. Cobra y marca «Orden de servicio» #

En la ventana de cobro del punto de venta marca la casilla Orden de servicio (viene sin marcar en cada cobro) y cobra como siempre. Kapi muestra Orden N creada, con dos opciones:

• Llenar el trabajo: abre el trabajo de la orden para capturarlo en ese momento.
• Después, desde el tablero: lo llenas más tarde desde el tablero de órdenes.

Si vendes por metro cuadrado (lonas, viniles), al agregar el producto la caja te pide el largo y el ancho y calcula el total del renglón. Ver cantidad con decimales.

¿Se te olvidó la casilla? En el tablero pulsa Orden desde una venta, escribe el Número de ticket, pulsa Buscar y luego Crear la orden.

2. Llena el trabajo #

En el trabajo de la orden capturas:

• El cliente: nombre, Núm. teléfono a 10 dígitos y, si quieres, correo.
• Fecha de entrega, con los atajos Hoy, Mañana, Pasado mañana y En una semana.
• Por cada producto, que aparece con la etiqueta Viene de la venta:
  • Medidas (por ejemplo, «3 x 2 m»); Kapi calcula los m² y los compara con lo cobrado;
  • Diseño;
  • Acabados;
  • Especificaciones;
  • la entrega;
  • Asignado a.
• Observaciones generales.

Si la orden tiene dos o más productos, usa Asignar todo a para darle todo a la misma persona y Usar en todos para repetir un dato en todos los productos.

Al terminar elige Solo guardar o Guardar e imprimir. La hoja impresa va en media carta, sin precios. Trae el folio, la fecha en que se recibió y la de entrega, el cliente y su teléfono, el ticket y, por producto, la cantidad, el material, las medidas, el diseño, los acabados, la entrega y quién lo hace.

3. Sigue la orden en el tablero #

El tablero de órdenes de servicio es la vista del mostrador:

• Cifras del día, que también filtran la lista: Sin entregar, Entregan hoy o mañana, Atrasadas y Por recoger.
• Buscar orden por folio, ticket, cliente o teléfono, y filtros por Etapa, Acabado y fechas.
• Columnas:
  • Folio, con su ticket debajo;
  • Recibida, Cliente, Entrega, Acabados y Asignados;
  • una por cada etapa;
  • Saldo, que marca Pendiente si la venta aún debe.
• Para avanzar una orden, pulsa el círculo de la etapa siguiente. Para regresarla, Kapi te pide confirmar.
• Al entregar una orden con saldo pendiente, Kapi te avisa y eliges Entregar de todos modos o No entregar.

Desde el tablero también abres Personal del taller y Pantalla del taller.

4. El taller trabaja en su pantalla #

La pantalla del taller muestra una columna por cada etapa del taller y se actualiza sola. Cada tarjeta lleva el folio, el ticket, el cliente y la fecha de entrega, sin precios. Desde ahí el taller:

• elige quién la Hace;
• pasa la orden a la siguiente etapa con Pasar a….

Si una orden llega sin trabajo, la tarjeta dice Falta el trabajo: pídelo al mostrador.

¿Tienes una computadora o pantalla fija en el taller? Si creas un perfil llamado Taller con el permiso de abrir la pantalla del taller, quien entre con ese perfil llega directo a su pantalla.

5. Las etapas #

Al activar el módulo dejamos listas las etapas de tu sucursal. Las de uso común son Recibida → En proceso → En mostrador → Avisada → Entregada:

• el taller trabaja las dos primeras;
• el mostrador, las últimas;
• el trabajo se puede corregir mientras la orden sigue en el taller.

6. Personal del taller #

En Personal del taller das de alta a cada persona con su Nombre y, si quieres, su Teléfono, y pulsas Agregar al taller. Estas personas no tienen cuenta ni entran al sistema: sirven para asignar trabajos y saber quién hizo qué. Cuando alguien se va, pulsas Dar de baja; si regresa, Reactivar.

¿A quién le toca? #

• Al mostrador: cobra, marca la orden, llena el trabajo y entrega.
• Al taller: produce, asigna y mueve la orden de etapa.
• Al dueño o encargado: revisa en el tablero lo atrasado y lo que espera al cliente.

Cada paso tiene su permiso en el perfil. Por omisión los tienen el Administrador y el Propietario, y tú los das a los demás perfiles en Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles.

Preguntas frecuentes #

¿La orden de servicio se cobra aparte? #

No. La orden nace de una venta del punto de venta: cobras como siempre, marcas la casilla «Orden de servicio» y Kapi crea la orden ligada a ese ticket. En el tablero ves si la venta tiene saldo pendiente.

¿Qué pasa si se me olvidó marcar la casilla al cobrar? #

En el tablero pulsas «Orden desde una venta», escribes el número de ticket, pulsas «Buscar» y luego «Crear la orden».

¿El taller ve los precios? #

No. La hoja impresa y la pantalla del taller no llevan precios: muestran el folio, el ticket, el cliente, la fecha de entrega y el trabajo de cada producto.

¿La gente del taller necesita usuario de Kapi? #

No para que les asignes trabajo: en «Personal del taller» das de alta a cada persona con su nombre y, si quieres, su teléfono, y no entra al sistema. Si quieres que alguien del taller mueva las órdenes desde su propia pantalla, dale un usuario con los permisos de abrir la pantalla del taller y de avanzar órdenes.

¿Puedo saber qué órdenes van atrasadas? #

Sí. El tablero muestra cuántas órdenes están sin entregar, cuántas se entregan hoy o mañana, cuántas van atrasadas y cuántas esperan al cliente. Cada cifra filtra la lista con un clic.

¿Sirve si tengo varias sucursales? #

Sí. Cada sucursal tiene su tablero, su pantalla del taller y su personal, y las órdenes siguen ligadas al ticket de la sucursal que cobró.

¿Cómo empiezo? #

Lo activamos contigo: dejamos listas las etapas, los acabados que manejas y el folio de tus órdenes en cada sucursal, y después das de alta a tu personal del taller.

• Operaciones › Órdenes de servicio — resumen del módulo.
• ¿Cobras por adelantado lo que el cliente recoge después? Revisa los Vales prepagados.
• ¿Le das seguimiento a tus prospectos y clientes? Llévalo al CRM.
• ¿Cotizas antes de cobrar? Ve Cotizaciones.