Citas en Kapi: agenda tus citas y servicios por horario, sin libretas ni empalmes

Si tu negocio vende tiempo —una silla, una sala, un consultorio, un taller— cada hueco de la agenda es mercancía: la cita empalmada no se cobra doble y el hueco olvidado no se recupera. Cuando la agenda vive en una libreta o repartida entre chats de WhatsApp, el final es conocido: dos clientes para el mismo horario, un servicio que nadie apuntó y mañanas en las que nadie sabe cómo viene cargado el día. El módulo de Citas de Kapi Punto de Venta existe para eso: lleva la agenda de citas y servicios al sistema, con disponibilidad real por horario y conectada al cobro en el punto de venta.

Fuentes: Manual de Kapi — Citas.

Qué es el módulo de Citas

Es la agenda de citas y servicios de Kapi, con disponibilidad por horario. Vive dentro del mismo sistema donde ya cobras: desde ahí reservas, reprogramas y ves la carga del día, y al terminar el servicio la cita se enlaza con el cobro en el punto de venta, ligada al cliente.

La mecánica que evita los empalmes es directa: eliges cliente, servicio, quién atiende y el día; Kapi te muestra solo los horarios libres de esa persona, y al elegir uno la cita queda en su agenda al instante. La disponibilidad no depende de la memoria de recepción ni de hojear la libreta: la calcula el sistema con los horarios definidos y las citas que ya existen.

Qué incluye

Según la guía del manual, el módulo trae:

• Agenda completa por cita: cliente, servicio, quién atiende, fecha y duración.
• Horario por empleado: qué días trabaja cada quien y de qué hora a qué hora.
• Catálogo de servicios agendables, con duración y precio de cada uno.
• Vistas por día, semana y lista, con conteo de citas por confirmar, confirmadas y atendidas.
• Estados de la cita: confirmar, reagendar, realizada, no asistió, imprimir o cancelar.
• Citas periódicas con la opción de repetir.
• Página pública con enlace y código QR para que el cliente agende solo.
• Google Calendar por empleado: la cita aparece, se mueve y se cancela también en el calendario de quien la atiende.
• Avisos por correo al cliente: confirmación, reagenda, cancelación y recordatorio.
• Cobro en el POS al terminar, ligado al cliente.

Cada pieza ataca una fuga distinta de la libreta. Vamos por partes.

Horario por empleado: la disponibilidad no se inventa

Cada persona del equipo tiene sus días y su horario definidos, y la agenda solo ofrece huecos reales dentro de ese horario. Si el colaborador no trabaja ese día o ya tiene una cita tomada, ese hueco simplemente no se ofrece. El empalme deja de depender de que alguien revise bien la libreta: no hay cómo agendar donde no hay hueco.

Servicios con duración y precio

El catálogo de servicios agendables lleva la duración y el precio de cada uno. Con eso la agenda calcula cuánto ocupa cada cita — un servicio corto no bloquea el día igual que uno largo — y el precio queda listo para el cobro del POS, sin aclaraciones de mostrador sobre cuánto cuesta qué.

Vistas y estados: el día, a primera vista

La agenda se ve por día, semana o lista, y el conteo de citas por confirmar, confirmadas y atendidas dice en qué estado viene la operación sin abrir cita por cita. Sobre cada cita actúas con sus estados: confirmar, reagendar, marcarla realizada, registrar que no asistió, imprimirla o cancelarla. Quien atiende mostrador y quien agenda ven lo mismo: el mismo calendario y el mismo estado por cita.

Página pública: el cliente agenda solo

El módulo genera una página pública con enlace y código QR. Compartes el enlace — o pones el QR donde el cliente lo vea — y el cliente agenda por sí mismo, dentro de la disponibilidad real. Lo que el cliente agenda entra directo a la misma agenda que ve recepción: no hay segundo pase de captura ni notas que trasladar.

Google Calendar y avisos por correo

Cada cita vive también en el Google Calendar del empleado que la atiende: si la cita se mueve o se cancela, se mueve o se cancela en su calendario. Y el cliente recibe por correo su confirmación — con la invitación para su calendario —, el aviso si se reagenda o se cancela, y un recordatorio antes de la cita. El recordatorio y la invitación van de la casa: no hay que acordarlos cliente por cliente.

El cobro, conectado

Al terminar el servicio, cobras la cita en el punto de venta, ligada al cliente, sin recapturar nada: el servicio, su precio y quién lo atendió ya están en el sistema. El ticket sale del POS como cualquier venta, y la operación queda en un solo hilo: se agendó, se atendió y se cobró lo mismo.

Un día con la agenda en Kapi

Así lo describe la guía del manual:

1. A primera hora abres la vista del día y sabes cómo viene la carga: quién está lleno y dónde hay huecos.
2. Llama un cliente para reservar. El sistema te muestra la disponibilidad real del colaborador y no te deja empalmarlo.
3. El cliente recibe su confirmación por correo, con la invitación para su calendario, y un recordatorio antes de la cita.
4. Alguien reprograma: mueves la cita de lugar y el hueco queda libre para otro cliente.
5. Termina el servicio y lo cobras en el POS ligado al cliente, sin recapturar nada.

Revisa lo que ya no pasó ese día: nadie agendó dos clientes en el mismo horario, nadie andaba preguntando «¿a qué hora era su cita?», y el hueco que dejó quien reprogramó quedó libre para que otro cliente lo tomara. Nada de eso depende de disciplina heroica: lo sostiene el sistema.

A quién le toca

A recepción y los negocios de servicio: belleza, estética, salud, talleres, renta de espacios y similares. En la operación, el módulo ordena tres papeles que hoy viven mezclados: quien recibe y agenda ve la disponibilidad real y el estado de cada cita; quien atiende tiene la cita en su horario y en su Google Calendar; y quien cobra liquida en el POS una cita que ya viene ligada al cliente. Cada quien en su pantalla, todos sobre la misma agenda.

Cómo empezar

Citas es un módulo propio de Kapi y una mejora opcional según tu plan, como figura en el índice del manual. Para dejarla trabajando:

1. Abre Citas desde el menú de módulos. La primera vez, el sistema prepara el módulo en cada sucursal.
2. Define los horarios del personal: qué días trabaja cada quien y de qué hora a qué hora.
3. Arma el catálogo de servicios que se agendan, cada uno con su duración y su precio.
4. Comparte el enlace o el código QR de la página pública para que tus clientes agenden solos.

La configuración va según tus horarios y tus servicios: no hay que acomodar tu operación a una plantilla fija.

Empieza hoy

Si tu agenda vive hoy en una libreta, en notas sueltas o en la memoria de recepción, este es el camino corto para sacarla del papel:

1. Abre el módulo de Citas y define el horario de tu personal.
2. Captura tus servicios con duración y precio.
3. Agenda las citas de la semana y comparte el enlace o el QR de tu página pública.
4. Cobra la primera cita terminada en el POS y verifica que quedó ligada al cliente.

¿Quieres activarlo? Citas se configura según tus horarios y tus servicios: escríbenos por WhatsApp y lo dejamos listo.

¿Das seguimiento a esos clientes después de la cita? Llévalos al CRM con WhatsApp. ¿Quieres medir al equipo que atiende? Ve la guía de Metas y bonos. Y la referencia completa del módulo — agenda, estados, configuración por pestañas y recordatorios — está en Operaciones › Citas del manual.