Facturación en México explicada: CFDI, REP, público en general y cómo corregir una factura

En México, la factura es un CFDI: un archivo que se timbra ante el SAT. Aquí está lo que más se pregunta al facturar y dónde se hace cada cosa en Kapi. Para facturar paso a paso, ve a Cómo facturar una venta.

¿Qué es un CFDI? #

CFDI quiere decir Comprobante Fiscal Digital por Internet: es la factura electrónica del SAT. Kapi emite la versión 4.0.

• El XML es la factura. Es el archivo que vale ante el SAT; el PDF es su representación impresa, para leerla. Kapi le envía los dos por correo a tu cliente.
• Se timbra. Al timbrarla, un proveedor de certificación autorizado por el SAT (PAC) la valida y le asigna su folio fiscal (UUID): 36 caracteres con guiones que la identifican.
• Ya timbrada, no se modifica. Si tiene un error, se cancela y se emite otra (ver ¿Cómo se corrige una factura mal emitida?).

Para facturarle a un cliente necesitas su RFC, su nombre o razón social, su régimen fiscal y el código postal de su domicilio fiscal, escritos igual que en su Constancia de Situación Fiscal, además del uso de CFDI. Cada producto lleva también su clave del SAT. Dónde se capturan: Los datos que necesitas del cliente y Cómo asignar la clave SAT a un producto.

Para confirmar que una factura existe y está vigente, consulta su folio fiscal en la verificación de facturas del SAT.

Tipos de CFDI que emite Kapi #

El SAT clasifica cada CFDI con una letra según su tipo de comprobante. Desde Kapi emites los de ingreso, egreso y pago.

Aparte, el SAT tiene el CFDI de retenciones e información de pagos, que sigue otro estándar.

Dónde se emite cada uno en Kapi:

• Ingreso: en la caja, con Notas de venta → Facturar venta. En Facturación → Nuevo ▼, con Factura electrónica (conceptos capturados a mano), Factura basada en ventas (varias ventas de un cliente) y Factura global (las ventas a público en general).
• Egreso: Facturación → Nuevo ▼ → Nota de crédito.
• Pago: Facturación → Nuevo ▼ → Recibo de pago (REP).

Cada opción de Nuevo ▼ aparece si tu perfil tiene el permiso para timbrarla.

¿Qué es el REP y cuándo se emite? #

REP quiere decir Recibo Electrónico de Pago. Es el CFDI de pago que emites cuando cobras una factura que hiciste como PPD, es decir, antes de que te pagaran. El SAT también lo llama «complemento para recepción de pagos»; por eso en contabilidad se le dice complemento de pago.

PUE o PPD: de eso depende #

• PUE · Pago en una sola exhibición: el cliente pagó al momento de emitir la factura. No lleva REP: la factura ya está pagada.
• PPD · Pago en parcialidades o diferido: emites la factura y el cliente la paga después, en un pago o en varios. La forma de pago va como 99 · Por definir y, por cada pago que recibas, emites un REP.

Si al momento de la venta el cliente paga solo una parte, la factura va por el total como PPD y esa primera parte lleva su REP.

En la caja, al facturar eliges Pago en una sola exhibición o Pago en parcialidades o diferido. Con el segundo, la forma de pago cambia sola a Por definir.

Cuándo se emite #

• Cuando recibes el pago, no antes. El REP no se emite con una fecha de pago futura ni por una promesa de pago.
• A más tardar el quinto día natural del mes siguiente al pago. Por ejemplo, un pago recibido el 20 de octubre lleva su REP a más tardar el 5 de noviembre.
• Un REP por cada pago. Cuando recibas un pago, emite su REP. Si ese pago liquida varias facturas, va un solo REP con todas.
• Tu cliente lo necesita. Sin el REP no puede acreditar el IVA ni deducir esa compra; por eso te lo pide.

El REP en Kapi #

Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Recibo de pago (REP), o en Ver Historial abre el menú … de una factura PPD con saldo y elige Aplicar pago (REP). Busca al cliente en Buscar Receptor, elige las facturas que está pagando, captura la Fecha de pago, la Forma de pago y el Número de operación, y pulsa Generar recibo de pago. Kapi pone el uso de CFDI CP01 · Pagos, que es el que pide el SAT para el REP.

Paso a paso: Complemento de pago (REP).

¿Cómo se factura a público en general? #

Las ventas a quien no pide factura se reportan juntas en la factura global, a nombre de PUBLICO EN GENERAL. En Kapi la emites en Facturación → Nuevo ▼ → Factura global, y Kapi llena los datos que pide el SAT:

• RFC: XAXX010101000, el RFC genérico.
• Nombre: PUBLICO EN GENERAL.
• Régimen fiscal: 616, Sin obligaciones fiscales.
• Código postal: el de tu lugar de expedición.
• Uso de CFDI: S01, Sin efectos fiscales.
• Conceptos: uno por cada venta, con la clave del SAT 01010101.

Periodicidad: diaria, semanal, quincenal o mensual. La bimestral es solo para el régimen 621 (Incorporación Fiscal), y en Kapi aparece si tu régimen es ese.

Plazo: el SAT pide emitirla a más tardar 24 horas después del cierre del periodo. Por ejemplo, la mensual de octubre, a más tardar el 1 de noviembre.

En Kapi:

1. Ve a Facturación → Nuevo ▼ → Factura global.
2. Escribe la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin y pulsa Buscar.
3. Elige la Periodicidad, el Mes y el Año.
4. Pulsa Generar factura global.

Más detalle en Factura global. Qué ventas entran y cuáles no: Cómo funciona la factura global.

El ticket de una venta a público en general no le sirve a tu cliente para deducir ni para acreditar el IVA. Si lo necesita, factúrale a su nombre. Si su venta ya entró en la global, sigue Cómo facturar una venta que ya entró en la factura global.

¿Cómo se corrige una factura mal emitida? #

Una factura ya timbrada no se modifica: se cancela ante el SAT y se emite otra con los datos correctos. El motivo de cancelación depende del caso:

• Un dato equivocado (el RFC, el nombre, el régimen o el código postal del cliente, el uso de CFDI, la clave de un producto…). Hay dos motivos:
  • 02 · Con errores, sin factura que la sustituya: cancelas y después emites la correcta. Así lo indica el SAT, por ejemplo, cuando el RFC está mal. En Kapi es el que viene seleccionado.
  • 01 · Con errores, y otra factura la sustituye: la factura correcta ya está timbrada y relacionada con la que cancelas. Al cancelar, capturas su folio fiscal (UUID) en Folio fiscal de la factura que la sustituye.
• La venta o el servicio no se hizo: cancela con 03 · No se llevó a cabo la operación.
• Una venta que iba en la factura global y el cliente pidió su factura: si cancelas la global para rehacerla, el motivo es 04 · Operación nominativa incluida en una factura global. Ve Cómo facturar una venta que ya entró en la factura global.
• El monto cambió o salió de más (una devolución, un descuento o una bonificación): en lugar de cancelar, puedes restarlo con una nota de crédito en Facturación → Nuevo ▼ → Nota de crédito.

En Kapi, para la factura de una venta #

1. Corrige los datos del cliente. En la caja, abre Consultar cliente, búscalo, abre la pestaña Fiscal, corrige los datos como vienen en su Constancia de Situación Fiscal y pulsa Guardar datos fiscales.
2. Cancela la factura. En Facturación → Ver Historial, abre el menú … de la factura y elige Cancelar Factura.
3. En Motivo ante el SAT deja 02 · Con errores, sin factura que la sustituya, que viene seleccionado. Anota en Comentario por qué se cancela y pulsa Cancelar factura.
4. Vuelve a facturar la venta. Ya cancelada la factura, la venta queda sin factura: búscala en Notas de venta → Facturar venta con su número de venta y timbra la nueva. Si la factura juntaba varias ventas, todas quedan libres: vuelve a hacerla en Facturación → Nuevo ▼ → Factura basada en ventas. Si la cancelación necesita la aceptación de tu cliente, vuelve a facturar cuando el SAT la confirme; revísalo en la verificación de facturas del SAT.

Cuando hace falta su aceptación, tu cliente tiene 3 días hábiles para responder y, mientras, la factura sigue vigente ante el SAT. Más detalle en Cancelación de facturas y aceptación del cliente. Paso a paso: Cómo cancelar una factura.

¿Qué uso de CFDI pongo? #

El que te indique tu cliente. El uso de CFDI dice para qué usará la factura quien la recibe, y lo decide él. Pregúntaselo antes de timbrar: si después cambia, el SAT indica cancelar la factura y emitir otra con el uso correcto.

El uso tiene que corresponder al régimen fiscal y al tipo de persona del cliente (física o moral). Por ejemplo, D01 (honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios) es solo para personas físicas. Si no corresponde, la factura no se timbra y Kapi te pide elegir otro uso de CFDI.

Algunos usos del catálogo del SAT:

• En la caja, Kapi propone G01 · Adquisición de mercancías. Cámbialo si tu cliente te pide otro.
• S01 · Sin efectos fiscales es el que lleva la factura global a público en general.
• CP01 · Pagos lo lleva siempre el REP; Kapi lo pone solo.
• ¿Y P01 «Por definir»? Era de la versión 3.3, para cuando el cliente no sabía el uso. En CFDI 4.0 ya no existe: pon el que te indique tu cliente.

Para hacerlo paso a paso #

• Cómo facturar una venta
• Cómo cancelar una factura
• Cómo facturar una venta que ya entró en la factura global
• Cómo encontrar una factura
• Cómo asignar la clave SAT a un producto
• Cómo ver tus timbres y pedir más
• Cómo funciona la factura global
• Cancelación de facturas y aceptación del cliente

Las decisiones fiscales de tu negocio, consúltalas con tu contador. Si tienes una duda sobre cómo hacerlo en Kapi, escríbenos por WhatsApp.

Fuentes: SAT, Anexo 20, guía de llenado de los CFDI; guía de llenado del CFDI global; guía de llenado del complemento para recepción de pagos, y preguntas frecuentes sobre la cancelación de facturas (agosto de 2026).