Tesorería en Kapi: a quién le debes, quién te debe y cuánto te fluye, en un solo tablero

El negocio vende, la caja cuadra, la gente compra… y aun así llega el jueves sin saber si alcanza para la factura que vence el viernes. No es mala suerte: es información desparramada. Lo que te deben vive en copias de facturas; lo que debes, en el correo del proveedor; el flujo de la semana, en un Excel que alguien arma cuando alcanza el tiempo. Tesorería de Kapi pone esas tres cosas en un solo tablero: a quién le debes, quién te debe y cuánto entra y sale, con la agenda de pagos y los indicadores del negocio al lado. Este artículo recorre qué incluye el módulo, cómo se ve en la operación de cada día y cómo se conecta con tus compras, con base en la guía oficial del manual de Kapi.

Si administras o eres dueño de un negocio que da crédito a sus clientes o compra a plazo con sus proveedores, esto te va directo.

Vender bien y aun así ahogarse: el problema que resuelve

El flujo de efectivo no se pierde de golpe; se filtra por operación. Tres fugas que el propio manual describe:

• Pagos que se enciman. Tres vencimientos caen la misma semana porque nadie los vio juntos a tiempo. El dinero alcanzaba repartido; junto, ya no.
• Clientes que deben y nadie cobra. No por decisión, por olvido operativo: nadie tiene hoy, sin calcular, la lista de quién debe qué y cuándo vencía. Y lo que nadie cobra, lo financias tú.
• Proveedores en mora. Pagas a las prisas para no quedar mal, a veces tarde, y la relación comercial se paga.

El patrón de fondo es uno: la información existe, pero vive en documentos sueltos y en la memoria de alguien. Un flujo que solo se lee cuando aprieta ya se leyó tarde.

Qué es Tesorería y qué incluye

El manual lo define sin rodeos: Tesorería es el centro financiero de Kapi. Reúne cuentas por pagar y por cobrar, agenda de pagos e indicadores del negocio, alimentados por tus ventas y tus compras —sin capturar nada dos veces.

Qué incluye el módulo

• Cuentas por pagar y por cobrar en un solo lugar.
• Agenda de pagos priorizada por vencimiento: próximos 7, 15 y 30 días, con lo urgente y lo vencido destacado.
• Registro de pagos por transferencia, cheque o efectivo, con referencia y comprobante.
• REP (recibo electrónico de pago) cuando la factura se paga a plazos.
• Indicadores financieros: días de pago y de cobro, liquidez, rotación y margen.

Dónde está y para quién

Ya viene en tu Kapi, en Operaciones › Tesorería — en el sistema lo abres como la pestaña Tesorería dentro de Adquisiciones. El acceso queda reservado a los perfiles de Tesorería y Admin. Al módulo le toca quien decide qué se paga, qué se cobra y con qué prioridad: administración, tesorería y dueños. Rinde más en negocios que dan crédito o compran a plazo: una mueblería que vende a meses, una distribuidora que surte a tiendas semanales, un abarrotero con cuentas abiertas de la colonia.

Para no confundirlo con lo que ya operas: el movimiento de caja registra el efectivo que entra y sale del turno cuando no es una venta, y el corte de caja cuadra el cajón al cerrar el turno. Tesorería vive un piso arriba: administra lo que está pendiente de pagar y de cobrar, con fechas.

Los indicadores del tablero

El módulo calcula los KPIs con tus datos registrados. El manual publica esta referencia:

Las metas son las del propio manual: una referencia para leer tus números, no una promesa. La regla de oro que subraya el manual: DSO menor que DPO — cobras antes de lo que pagas, y eso mantiene el flujo positivo. La revisión es mensual: si el DPO sube, puede haber un problema de liquidez; si el DSO sube, tus clientes a crédito están tardando demasiado y toca reforzar la cobranza.

La rutina de cada mañana

La recomendación del manual cabe en una línea: revisa la tesorería al inicio de cada día, para saber qué pagos vencen hoy y si hay cobranzas pendientes. En la práctica son tres pasos.

1. Mira qué vence hoy

El panel abre con las cuatro lecturas del día: cuentas por pagar (el total de facturas pendientes con proveedores), cuentas por cobrar (el total pendiente de cobro a clientes a crédito), los próximos vencimientos a 7, 15 y 30 días, y el flujo de efectivo del periodo (entradas contra salidas). La agenda se ve por día, semana o mes, y lo urgente se destaca solo.

2. Registra el pago con su comprobante

Para pagar una factura de proveedor, el manual marca cinco pasos:

1. Selecciona la factura del proveedor a pagar.
2. Elige la forma de pago: transferencia, cheque o efectivo.
3. Captura la referencia — número de transferencia o de cheque.
4. Adjunta el comprobante si aplica.
5. Confirma el pago.

Si el pago es parcial, el saldo se queda en la agenda y cada abono se registra con su comprobante. Un detalle que evita confusiones: pagarle a un proveedor no genera ningún CFDI en Kapi. Si la compra fue a plazos, el REP lo emite tu proveedor; cuando te lo mande, lo subes al Centro de REPs. Y cuando quien paga a plazos es tu cliente, entra el recibo electrónico de pago —ya le dedicamos un artículo completo, así que aquí solo lo nombramos.

3. Sigue tu día: el flujo se actualiza solo

El manual lo resume en la frase que define todo el módulo: cada mañana revisas qué facturas vencen hoy, eliges una, registras la forma de pago con su comprobante y el flujo de efectivo se actualiza solo. Sin pasar el dato a otra hoja ni avisarle a nadie. Si prefieres adelantar la semana, puedes programar pagos con fecha y método (transferencia o cheque) y dejar todo agendado de una vez.

Señales de que tu flujo se te está escapando

El manual nombra tres señales. Vale la pena leerlas como diagnóstico:

• No sabes hoy, sin calcular, cuánto te deben. Si responder la pregunta requiere abrir archivos y sumar a mano, la cartera se administra de oído — y de oído nadie cobra a tiempo.
• Pagas a las prisas para no quedar mal con un proveedor. El vencimiento siempre te encuentra de sorpresa. Con la agenda priorizada por vencimiento, la sorpresa se convierte en un calendario de 7, 15 y 30 días que ya viste desde la semana pasada.
• Armas tu flujo de efectivo en Excel cada semana. Es trabajo repetido que existe porque los datos no viven juntos. En Tesorería el flujo se arma solo, con las ventas y compras ya registradas en el sistema.

Si te reconoces en una, el módulo te ahorra trabajo. Si te reconoces en las tres, te ahorra el mal rato de fin de mes.

Tesorería y Adquisiciones: del pedido al pago, sin capturar dos veces

La cuenta por pagar no nace en Tesorería: nace cuando compras. Por eso el módulo rinde más junto con Adquisiciones: lo que compras genera la cuenta por pagar, y la pagas desde Tesorería sin diferencias. Antes del pago, el 3-Way Match cruza la orden de compra contra la recepción y la factura; si falta mercancía o llegó dañada, el pago se bloquea hasta aclarar. El flujo completo de compras lo cubrimos en reorden y compras en Kapi.

El hilo completo queda así: requisición → orden de compra → recepción → la cuenta por pagar aparece en tu tablero → el pago se agenda en la fecha que te conviene → se registra con su comprobante → el flujo de efectivo se actualiza. Un solo camino, cero hojas paralelas.

Empieza mañana con lo que vence mañana

No necesitas un proyecto de implementación para arrancar: la primera mañana basta — abrir el tablero, ver qué vence hoy, registrar el pago con su comprobante y dejar que el flujo se actualice. Los KPIs llegarán solos cuando el módulo acumule tus datos. Si quieres que te ayudemos a poner tu flujo en orden, escríbenos por WhatsApp y lo dejamos caminando en tu operación.

Fuentes: Tu flujo de efectivo, siempre claro — guía de Tesorería del manual (última actualización 2026-09-30) y Operaciones › Tesorería.