Guía del Cajero
Todo lo que usas en el día a día de la caja
Como cajero usas Kapi para vender, cobrar y cerrar tu caja. Esta guía cubre cada operación del día: desde una venta normal hasta devoluciones, crédito, monedero y el corte de caja al final del turno.
Buscar productos y armar el carrito
Busca por nombre, código o lector de barras y haz clic en el producto para agregarlo. Ajusta cantidades con + / −, o escribe la cantidad directamente.
- Para quitar un renglón, usa el ícono de eliminar de la fila.
- Para aplicar un descuento autorizado, selecciona el renglón y captura el descuento (puede pedir autorización de un supervisor).
- El catálogo de la derecha tiene su propio filtro y el conmutador Productos / Categorías para navegar por tarjetas.
- Con Búsqueda libre (bajo la barra de búsqueda) vendes un artículo capturando el concepto y el precio directamente, sin que exista en el catálogo.
Proceso de cobro
Para cobrar, haz clic en Finalizar venta, elige el método de pago, captura el monto y confirma. El ticket se imprime o se envía según tu configuración.
La ventana de cobro ofrece efectivo, tarjeta de crédito y tarjeta de débito; según la configuración de tu negocio también puedes cobrar con crédito del cliente, monedero o cortesía, y siempre puedes hacer pago mixto (combinar varias formas en una misma venta). Ahí mismo capturas comentarios de la venta y el vendedor.
El cobro con tarjeta se hace en tu terminal bancaria, que es independiente de Kapi. En la ventana de cobro solo seleccionas Tarjeta de crédito o Tarjeta de débito como forma de pago, para que el corte de caja cuadre con lo procesado en la terminal.
Si el cliente paga con dos formas (por ejemplo, parte en efectivo y parte con tarjeta), agrega cada forma de pago antes de confirmar. La suma debe cubrir el total.
Venta a crédito
Si el cliente tiene crédito autorizado, elige Crédito como forma de pago. Es lo que en el mostrador se conoce como fiar o vender al fiado: la venta queda como cuenta por cobrar y se liquida después con abonos.
Los abonos a ventas a crédito se registran desde el módulo de pagos. Revisa la Guía del Gerente para reportes de cobranza.
Devoluciones y monedero
Para devolver un producto, busca la venta original en Consultar → Ventas, selecciona los productos a devolver y confirma. El importe no se entrega en efectivo: queda como monedero electrónico (saldo a favor del cliente) que puede usar en su próxima compra. Toda devolución requiere autorización de un administrador.
Consultar ventas y reimprimir tickets
Desde Consultar revisas ventas, notas, movimientos de caja, traspasos, compras y cierres. Útil para reimprimir un ticket o aclarar una venta.
Caja: entradas, salidas y cierre
Al inicio del turno abres caja; al final haces el corte de caja, también llamado arqueo de caja (cuadrar el efectivo físico contra el teórico). Durante el turno puedes registrar entradas y salidas de efectivo.
Asegúrate de haber registrado todas las entradas y salidas de efectivo del turno. Un corte mal hecho complica la reconciliación del gerente.
Registrar movimiento de efectivo
Para sacar o meter dinero a la caja (por ejemplo, pagar un flete o un gasto menor), usa Registrar movimiento e indica el tipo — salida o retiro de efectivo (sale dinero de la caja) y entrada o depósito (entra dinero a la caja) —, el monto y el motivo.
Traspasos y checador
- Traspasos: envía o recibe mercancía entre sucursales desde el menú Traspasos.
- Checador: registra tu entrada y salida del turno desde Checador.
Cancelar una venta
Si registraste una venta por error, cancélala desde Consultar → Ventas: ubica la venta, ábrela y elige Cancelar. La cancelación regresa el inventario al stock y queda registrada para auditoría.
Cancelar una venta suele pedir la clave de un supervisor o administrador. Si la venta ya se facturó, primero hay que cancelar el CFDI (ver Facturación → Cancelaciones).
Buscar y registrar clientes
Asignar un cliente a la venta te permite llevar su historial, su crédito y sus datos de facturación. En el panel derecho, parte de Público General para buscar un cliente o dar de alta uno nuevo.
- Buscar: escribe nombre, teléfono o RFC y selecciónalo.
- Registrar: captura su nombre y, si va a facturar, sus datos fiscales (RFC, régimen, código postal y uso de CFDI).
Solo los clientes con crédito autorizado pueden pagar con Crédito. El alta y el límite de crédito se configuran en Catálogos → Clientes.
Reabrir caja
Si cerraste la caja por error o necesitas registrar un movimiento del turno ya cerrado, un administrador puede reabrir el corte desde el historial de cierres. Mientras la caja está cerrada no puedes vender en ese turno.
Reabrir una caja modifica el corte; por eso requiere permiso de administrador y queda registrado.
Botones de la barra superior
| Botón | Función |
|---|---|
| Logo / nombre del negocio | Regresar al menú de módulos |
| Caja #1 | Entradas/salidas de efectivo, cierre de turno |
| Consultar | Ventas, notas, movimientos, traspasos, compras, cierres |
| Productos | Catálogo y existencia |
| Traspasos | Enviar/recibir entre sucursales |
| Compras | Registrar compras a proveedores |
| Checador | Registro de entrada/salida de personal |
Atajos de teclado
| Acción | Cómo |
|---|---|
| Buscar un producto | Haz clic en la barra de búsqueda y escribe nombre o código |
| Usar lector de código de barras | Conéctalo por USB y escanea con el cursor en la búsqueda |
| Buscar en este manual | Pulsa / para enfocar el buscador |
Preguntas frecuentes
¿Puedo trabajar sin internet? No — Kapi es un sistema 100% web y necesita conexión. Si el internet de la sucursal falla, puedes seguir vendiendo al momento compartiendo los datos de un celular: el sistema corre en cualquier navegador, sin instalar nada.
No me deja aplicar un descuento. Algunos descuentos requieren autorización de un supervisor. Pídele que ingrese su clave.
¿Cómo reimprimo un ticket? En Consultar → Ventas, busca la venta y usa Reimprimir.
Última actualización: 2026-07-17
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