Guía del Cajero

Como cajero usas Kapi para vender, cobrar y cerrar tu caja. Esta guía cubre cada operación del día: desde una venta normal hasta devoluciones, crédito, monedero y el corte de caja al final del turno.

Buscar productos y armar el carrito #

Busca por nombre, código o lector de barras y haz clic en el producto para agregarlo. Ajusta cantidades con + / −, o escribe la cantidad directamente.

• Para quitar un renglón, usa el ícono de eliminar de la fila.
• Para aplicar un descuento autorizado, selecciona el renglón y captura el descuento (puede pedir autorización de un supervisor).
• El catálogo de la derecha tiene su propio filtro y el conmutador Productos / Categorías para navegar por tarjetas.
• Con Búsqueda libre (bajo la barra de búsqueda) vendes un artículo capturando el concepto y el precio directamente, sin que exista en el catálogo.

Proceso de cobro #

Para cobrar, haz clic en Finalizar venta, elige el método de pago, captura el monto y confirma. El ticket se imprime o se envía según tu configuración.

La ventana de cobro ofrece efectivo, tarjeta de crédito y tarjeta de débito; según la configuración de tu negocio también puedes cobrar con crédito del cliente, monedero o cortesía, y siempre puedes hacer pago mixto (combinar varias formas en una misma venta). Ahí mismo capturas comentarios de la venta y el vendedor.

Venta a crédito #

Si el cliente tiene crédito autorizado, elige Crédito como forma de pago. Es lo que en el mostrador se conoce como fiar o vender al fiado: la venta queda como cuenta por cobrar y se liquida después con abonos.

Devoluciones y monedero #

Para devolver un producto, busca la venta original en Consultar → Ventas, selecciona los productos a devolver y confirma. El importe no se entrega en efectivo: queda como monedero electrónico (saldo a favor del cliente) que puede usar en su próxima compra. Toda devolución requiere autorización de un administrador.

Consultar ventas y reimprimir tickets #

Desde Consultar revisas ventas, notas, movimientos de caja, traspasos, compras y cierres. Útil para reimprimir un ticket o aclarar una venta.

Caja: entradas, salidas y cierre #

Al inicio del turno abres caja; al final haces el corte de caja, también llamado arqueo de caja (cuadrar el efectivo físico contra el teórico). Durante el turno puedes registrar entradas y salidas de efectivo.

En la práctica esto se dice de muchas maneras: sacar dinero de la caja, hacer un retiro de efectivo, registrar una salida de dinero para pagar al repartidor, o meter un pago que llega en efectivo. Todo eso es lo mismo aquí: un movimiento de caja, de entrada o de salida, que queda con su monto, su motivo y el usuario que lo registró.

Resumen del turno #

Sin cerrar nada, Caja → Resumen del turno te muestra en vivo lo que lleva la caja: la venta acumulada del turno desglosada por forma de pago (efectivo, tarjeta y monedero) y las ventas de cada vendedor con su número de tickets. Es la cifra contra la que cuadras el efectivo del cajón antes de hacer el corte.

Registrar movimiento de efectivo #

Para sacar o meter dinero a la caja (por ejemplo, pagar un flete o un gasto menor), usa Registrar movimiento e indica el tipo — salida o retiro de efectivo (sale dinero de la caja) y entrada o depósito (entra dinero a la caja) —, el monto y el motivo.

Traspasos y checador #

• Traspasos: envía o recibe mercancía entre sucursales desde el menú Traspasos.
• Checador: registra tu entrada y salida del turno desde Checador.

Cancelar una venta #

Si registraste una venta por error, cancélala desde Consultar → Ventas: ubica la venta, ábrela y elige Cancelar. La cancelación regresa el inventario al stock y queda registrada para auditoría.

Buscar y registrar clientes #

Asignar un cliente a la venta te permite llevar su historial, su crédito y sus datos de facturación. En el panel derecho, parte de Público General para buscar un cliente o dar de alta uno nuevo.

• Buscar: escribe nombre, teléfono o RFC y selecciónalo.
• Registrar: captura su nombre y, si va a facturar, sus datos fiscales (RFC, régimen, código postal y uso de CFDI).

Reabrir caja #

Si cerraste la caja por error o necesitas registrar un movimiento del turno ya cerrado, un administrador puede reabrir el corte desde el historial de cierres. Mientras la caja está cerrada no puedes vender en ese turno.

Botones de la barra superior #

Existencia actual #

Productos → Existencia actual abre tu catálogo completo encima del carrito, sin salirte de la venta: existencia y precio de cada producto de la sucursal, con filtros de con existencia, stock bajo y agotados. Desde la misma fila puedes copiar el código, ver precios adicionales o mandar el producto al carrito; abajo tienes Imprimir ticket de existencias y Exportar Excel.

Atajos de teclado #

Preguntas frecuentes #

¿Puedo trabajar sin internet? No — Kapi es un sistema 100% web y necesita conexión. Si el internet de la sucursal falla, puedes seguir vendiendo al momento compartiendo los datos de un celular: el sistema corre en cualquier navegador, sin instalar nada.

No me deja aplicar un descuento. Algunos descuentos requieren autorización de un supervisor. Pídele que ingrese su clave.

¿Cómo reimprimo un ticket? En Consultar → Ventas, busca la venta y usa Reimprimir.