Curso — Inventario y Existencias

Lecciones de tres minutos, en orden. Cada una arranca por el problema del negocio y termina en el paso a paso dentro de Kapi.

1 3:16 Tu inventario es dinero parado: el tablero del módulo 2 3:24 ¿Cuánto tengo y de qué? Buscar, filtrar y leer el stock 3 3:41 Corregir una existencia sin perder la historia: el ajuste con motivo 4 3:21 Conteo con escáner: código, cantidad y de vuelta al escáner 5 3:27 ¿Quién movió ese producto? El Kardex, movimiento por movimiento 6 3:19 ¿Qué sucursal lo tiene? La existencia de un producto en toda la empresa 7 3:21 Mínimos y máximos: que el sistema avise antes de que se acabe 8 3:30 El informe de movimientos: leer qué pasó con el inventario y por qué 9 3:27 La toma de inventario: el conteo formal, sin cerrar la tienda 10 3:17 Sacar el inventario a Excel: respaldo, contador y proveedor 11 Ajuste masivo por archivo: cargar un conteo completo de una vez En cuanto el demo tenga datos 12 3:27 La rutina del gerente: qué mirar del inventario cada semana 1 3:16 Tu inventario es dinero parado: el tablero del módulo 2 3:24 ¿Cuánto tengo y de qué? Buscar, filtrar y leer el stock 3 3:41 Corregir una existencia sin perder la historia: el ajuste con motivo 4 3:21 Conteo con escáner: código, cantidad y de vuelta al escáner 5 3:27 ¿Quién movió ese producto? El Kardex, movimiento por movimiento 6 3:19 ¿Qué sucursal lo tiene? La existencia de un producto en toda la empresa 7 3:21 Mínimos y máximos: que el sistema avise antes de que se acabe 8 3:30 El informe de movimientos: leer qué pasó con el inventario y por qué 9 3:27 La toma de inventario: el conteo formal, sin cerrar la tienda 10 3:17 Sacar el inventario a Excel: respaldo, contador y proveedor 11 Ajuste masivo por archivo: cargar un conteo completo de una vez En cuanto el demo tenga datos 12 3:27 La rutina del gerente: qué mirar del inventario cada semana

Las lecciones, una por una

1. 1 Tu inventario es dinero parado: el tablero del módulo

   Cada pieza en el estante es dinero que ya pagaste y todavía no regresa. El módulo existe para saber cuánto, dónde y desde cuándo.

   

   Cuándo la vas a necesitar: primer día del gerente · revisión de arranque de semana

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre el módulo de Inventario en tu Kapi un lunes, ubica en la barra de secciones las tres pestañas de la lección y luego, en el filtro de categoría, elige la opción sin departamento y pulsa Filtrar para descubrir cuántos productos tuyos viven sin familia. Solo mira: no captures nada en Nuevo Stock. Lo lograste si ves: La pantalla se llama Inventario de Productos y en la barra se leen Productos, Informe y Toma de Inventario; al filtrar por sin departamento la tabla muestra solo los productos sin categoría, o queda vacía si todos tienen la suya.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. ¿Cada cuándo debes abrir esta pantalla como gerente?

      • a) Solo cuando hay una crisis
      • b) Cada lunes, para arrancar la semana
      • c) Una vez al mes es suficiente
      Ver respuesta

      b) Si el módulo se visita poco, el Stock Actual y el estante terminan viviendo en mundos distintos.

   2. ¿Qué te muestra la columna Stock Actual?

      • a) Lo que el sistema cree que tienes
      • b) El conteo del papel anual
      • c) La corrección que vas a capturar
      Ver respuesta

      a) Stock Actual es el registro del sistema; la corrección se captura aparte, en Nuevo Stock.

   3. ¿A dónde caen los productos dados de alta sin categoría?

      • a) A la pestaña Toma de Inventario
      • b) Desaparecen de la lista
      • c) A la opción sin departamento del filtro
      Ver respuesta

      c) Cada producto sin categoría cae en sin departamento, y esa lista se termina revisando a ojo.

2. 2 ¿Cuánto tengo y de qué? Buscar, filtrar y leer el stock

   La pregunta más frecuente del mostrador y de las compras se contesta aquí en segundos, no contando cajas.

   

   Cuándo la vas a necesitar: ¿cuánto queda de X? · revisar una categoría completa · total de productos sin stock

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Cronometra tres consultas reales en tu Kapi: busca un producto por nombre en el campo Nombre, código o código de barras, otro por su código, y filtra una categoría completa con el selector y el botón Filtrar; termina pulsando Limpiar. La meta del guion: cada respuesta en menos de un minuto. Lo lograste si ves: En cada búsqueda la tabla se queda solo con lo que coincide y el Stock Actual del producto queda a la vista; al pulsar Limpiar la búsqueda queda en blanco y regresa la lista completa.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. Buscas gel, la tabla sale vacía, pero hay piezas en el estante. ¿Qué haces?

      • a) Contestar al cliente que no hay
      • b) Intentar con el código o código de barras
      • c) Ir a la bodega a contar cajas
      Ver respuesta

      b) El sistema puede tenerlo capturado con otro nombre, como fijador, y el código no falla.

   2. La tabla muestra pocos renglones y vas a armar el pedido. ¿Primer paso?

      • a) Pulsar Limpiar y revisar la lista completa
      • b) Armar el pedido con lo que se ve
      • c) Pedirle a bodega que confirme gritando
      Ver respuesta

      a) Un filtro olvidado hace leer una lista parcial como si fuera todo y el pedido sale incompleto.

   3. ¿Qué número te regresa la consulta de existencias?

      • a) El conteo físico del estante
      • b) Lo que gritó la bodega
      • c) Lo que el sistema tiene registrado
      Ver respuesta

      c) La lista dice cuántas piezas deberían estar; el conteo físico se reserva para verificar, no para operar.

3. 3 Corregir una existencia sin perder la historia: el ajuste con motivo

   Un número corregido sin motivo es un hueco que nadie puede explicar en el corte anual. El motivo es lo que separa un ajuste de un tapadero.

   

   Cuándo la vas a necesitar: el conteo físico no coincide · merma detectada · caducidad · corrección de captura

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Busca en tu Kapi un producto de poco movimiento, captura en su campo de Nuevo Stock una pieza más que su Stock Actual y pulsa el botón Aplicar 1 ajustes solo para abrir la confirmación: lee el resumen completo, despliega el selector Motivo del ajuste para conocer sus opciones y toca Cancelar sin aplicar nada, igual que en el demo; al final borra el número que dejaste en Nuevo Stock. Lo lograste si ves: La ventana pregunta ¿Confirmar 1 ajuste? y muestra el código, el producto, el Actual, el Nuevo y la diferencia de más uno, con el Motivo del ajuste obligatorio; tras tocar Cancelar el Stock Actual sigue igual que antes.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. Contaste veintiséis piezas y el sistema marca veinticinco. ¿Qué capturas en Nuevo Stock?

      • a) Uno, la pieza de más
      • b) Veintiséis, el total que contaste
      • c) Veinticinco, para no mover nada
      Ver respuesta

      b) Se captura el total contado; capturar la diferencia deja Nuevo en uno y una diferencia de menos veinticuatro.

   2. ¿Qué pasa si registras todos tus ajustes con un motivo cualquiera, como Otro?

      • a) Nada, el motivo es solo un trámite
      • b) El sistema rechaza el ajuste
      • c) El informe no podrá medir la merma
      Ver respuesta

      c) El motivo incorrecto invalida el informe: el día que quieras medir la merma no habrá nada que medir.

   3. ¿Quién debe aplicar los ajustes de inventario?

      • a) El gerente o quien él autorice
      • b) Todo el equipo del mostrador
      • c) Cualquiera, mientras escoja un motivo
      Ver respuesta

      a) Ajusta el gerente o su autorizado, nunca todo el equipo, en el momento de detectar la diferencia.

4. 4 Conteo con escáner: código, cantidad y de vuelta al escáner

   Contar con lector convierte una tarde de inventario en una hora: escaneas, capturas y el cursor regresa solo.

   

   Cuándo la vas a necesitar: conteo rápido de anaquel · recepción de mercancía contra caja

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Entra a la pestaña Productos, ubica un producto con el buscador (nombre, código o código de barras), captura en la columna Nuevo Stock una cifra distinta al Stock Actual y, cuando aparezca el botón Aplicar ajustes, tócalo y en el modal toca Cancelar, sin aplicar nada. Lo lograste si ves: El botón Aplicar ajustes con el número de productos capturados en el nombre y, después de tocar Cancelar, el Stock Actual del producto sin ningún cambio.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. ¿Qué pasa cuando capturas una cifra en la columna Nuevo Stock?

      • a) El ajuste se aplica en ese momento
      • b) Nada se escribe: solo se prepara la lista del conteo
      • c) El sistema corrige el Stock Actual solo
      Ver respuesta

      b) La lección lo dice tal cual: capturar no escribe, solo prepara la lista del conteo.

   2. Escaneas y el código no aparece en la tabla. ¿Qué revisas primero?

      • a) Que el cursor esté dentro del campo del escáner
      • b) Reiniciar el lector, seguro está fallando
      • c) Tocar Aplicar ajustes para forzar la lectura
      Ver respuesta

      a) Si el cursor anda en otro lado, el código cae donde no es y el lector parece fallar.

   3. Toca contar el anaquel y no traes lector. ¿Qué haces?

      • a) Posponer el conteo hasta conseguir un lector
      • b) Aplicar ajustes sin identificar el producto
      • c) Usar el buscador: acepta nombre, código o código de barras
      Ver respuesta

      c) El buscador junto al campo del escáner acepta nombre, código o código de barras.

5. 5 ¿Quién movió ese producto? El Kardex, movimiento por movimiento

   Cuando una existencia no cuadra, la discusión se acaba mirando la historia: cada entrada y salida con fecha, tipo y responsable.

   

   Cuándo la vas a necesitar: una existencia no cuadra · auditar un producto sensible

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Busca en la pestaña Productos un producto que hayas vendido o ajustado hace poco, abre los tres puntos de Acciones, elige Consultar Kardex y ubica el movimiento más reciente: su fecha, cantidad, stock final y usuario. Cierra la ventana al terminar; es pura consulta, nada se escribe. Lo lograste si ves: La ventana del Kardex con el nombre del producto en el título y al menos un renglón con fecha, cantidad, stock anterior, stock final y usuario.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. El sistema dice veinticinco y el anaquel tiene veintidós. ¿Primer paso?

      • a) Corregir el número y dar vuelta a la página
      • b) Consultar el Kardex antes de corregir nada
      • c) Aplicar un ajuste de inmediato con su motivo
      Ver respuesta

      b) Corregir sin mirar cierra el caso sin saber qué pasó; la respuesta está en la historia, no en el número.

   2. El kardex está limpio pero el anaquel no cuadra. ¿Qué señala eso?

      • a) El sistema perdió renglones del producto
      • b) El conteo físico seguro estuvo mal
      • c) Algo se movió por fuera, sin pasar por el sistema
      Ver respuesta

      c) Si alguien sacó producto sin registrarlo, en el kardex no hay renglón: esa es la señal de movimiento por fuera.

   3. ¿Cuántos movimientos muestra la ventana del Kardex como máximo?

      • a) Hasta los últimos cincuenta movimientos
      • b) Todos, desde el alta del producto
      • c) Solo los del día en curso
      Ver respuesta

      a) La ventana muestra hasta los últimos cincuenta; en un producto muy movido, lo viejo ya salió de la lista.

6. 6 ¿Qué sucursal lo tiene? La existencia de un producto en toda la empresa

   Decir «no hay» cuando la otra sucursal tiene seis piezas es una venta regalada a la competencia.

   

   Cuándo la vas a necesitar: agotado local con cliente enfrente · decidir un traspaso

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre en la fila de un producto el menú de Acciones (tres puntos), elige Stock en sucursales, escribe al menos dos caracteres, toca Buscar y marca la casilla Solo Con Existencia para ver solo dónde sí hay piezas. Al terminar, toca Cerrar; es una consulta de solo lectura, nada se ajusta ni se mueve. Lo lograste si ves: La ventana Consulta de Inventario Multi-Sucursal con la existencia del producto por sucursal en el área de resultados de abajo.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. La ventana responde Error al consultar inventario. ¿Qué haces?

      • a) Decirle al cliente que no hay en ninguna sucursal
      • b) Tomarlo como cero existencia y armar pedido
      • c) Cerrar, reintentar y, si sigue, reportarlo
      Ver respuesta

      c) Cero existencia es una respuesta; un error es que no hubo respuesta, así que no afirmes nada al cliente.

   2. Escribes una sola letra y la búsqueda no arranca. ¿Por qué?

      • a) La pantalla pide al menos dos caracteres
      • b) La ventana es de solo lectura
      • c) Falta marcar la casilla Solo Con Existencia
      Ver respuesta

      a) Con menos de dos caracteres la búsqueda ni arranca.

   3. La sucursal del centro tiene seis piezas. ¿Qué NO haces?

      • a) Decirle al cliente en qué sucursal sí hay
      • b) Prometer la pieza sin apartarla
      • c) Valorar un traspaso con números en mano
      Ver respuesta

      b) Esa existencia es de este momento y la otra sucursal también vende.

7. 7 Mínimos y máximos: que el sistema avise antes de que se acabe

   Sin mínimo definido no existe la alerta de stock: el faltante se descubre con el cliente enfrente, que es la forma más cara de enterarse.

   

   Cuándo la vas a necesitar: definir el punto de repedido · carga por archivo de mínimos

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Entra al módulo de inventario de tu Kapi, abre la pestaña Mín/Máx y pulsa Descargar plantilla; abre el archivo descargado y ubica sus tres columnas por producto, sin tocar Seleccionar archivo ni cargar nada. Lo lograste si ves: La pantalla Importar mínimos y máximos con los botones Descargar plantilla y Seleccionar archivo, y en el archivo descargado las columnas Código, Mínimo y Máximo.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. ¿Qué es el mínimo de un producto?

      • a) El techo: más allá es dinero dormido
      • b) Tu punto de repedido: hay que pedir ya
      • c) Lo que vendes cada semana
      Ver respuesta

      b) El mínimo avisa que lo que queda apenas cubre lo que tardas en resurtir; el techo es el máximo.

   2. ¿Cada cuánto revisas los mínimos y máximos que definiste?

      • a) Cada tres o seis meses, cuando cambia la temporada
      • b) Nunca: se definen una vez y quedan fijos
      • c) Cada semana, producto por producto en ratos libres
      Ver respuesta

      a) Dejarlos congelados es un error clásico: el número que pusiste en marzo no sirve en diciembre.

   3. ¿Por qué conviene partir de la plantilla en vez de capturar códigos a mano?

      • a) El sistema solo acepta la plantilla oficial
      • b) Así todos los productos quedan con igual mínimo
      • c) Una letra cambiada y el renglón ya no corresponde
      Ver respuesta

      c) El código equivocado a mano deja el renglón apuntando a otro producto; el sistema sí acepta cualquier Excel o CSV con las columnas correctas.

8. 8 El informe de movimientos: leer qué pasó con el inventario y por qué

   Los motivos de los ajustes cuentan la historia real del negocio: cuánta merma, cuánto sobrante, cuánta corrección. Ese patrón es el que hay que vigilar.

   

   Cuándo la vas a necesitar: revisión semanal del gerente · cuantificar la merma del mes

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre la pestaña Informe de tu Kapi, pon como periodo la semana anterior, elige Faltantes en el filtro de tipo y pulsa Filtrar; revisa los renglones y, si quieres respaldo, pulsa Exportar para bajarlo a Excel, sin modificar ningún movimiento. Lo lograste si ves: La pantalla Informe de Ajustes de Inventario con el filtro en Faltantes y la tabla mostrando en cada renglón producto, stock anterior, stock nuevo y la diferencia.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. En tu revisión semanal del informe, ¿por dónde empiezas?

      • a) Por Sobrantes: lo que apareció de más
      • b) Por Faltantes: ahí está lo que se esfumó
      • c) Por el total, sin fijarte en el motivo
      Ver respuesta

      b) Mirar el total sin motivo es el primer error: cien piezas por Recepción no son problema, diez por Merma repetida sí.

   2. Si aparecen movimientos con Sin motivo registrado, ¿qué son?

      • a) Ajustes viejos corregidos sin dejar rastro
      • b) Recepciones normales que no son problema
      • c) Merma ya cuantificada del mes
      Ver respuesta

      a) Son ajustes sin historia y deberían incomodarte: todos corrigen, nadie explica.

   3. ¿Qué indican correcciones del mismo usuario semana tras semana?

      • a) Que el inventario necesita más ajustes
      • b) Que la Corrección ya es costumbre normal
      • c) Un problema de captura que se arregla entrenando
      Ver respuesta

      c) Normalizar la Corrección es un error: el problema no es el inventario, es la captura.

9. 9 La toma de inventario: el conteo formal, sin cerrar la tienda

   El conteo anual de madrugada existe porque nadie contó en todo el año. La toma parcial y regular es la alternativa que no duele.

   

   Cuándo la vas a necesitar: conteo cíclico por categoría · auditoría sorpresa de un anaquel

   Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre la pestaña Toma de Inventario de tu Kapi, filtra una categoría en el selector, captura en Nuevo Stock de un producto una cantidad distinta a su Stock Actual, pulsa Aplicar ajustes y, cuando aparezca la pregunta ¿Confirmar ajuste?, toca Cancelar sin aplicar nada. Lo lograste si ves: El modal ¿Confirmar ajuste? mostrando Actual, Nuevo y la Dif del renglón; tras tocar Cancelar, el Stock Actual del producto queda igual que antes.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. Al aplicar una toma de inventario, ¿qué motivo eliges?

      • a) Otro, para terminar más rápido
      • b) Conteo físico
      • c) Corrección
      Ver respuesta

      b) Un conteo guardado como Otro ya no se clasifica en el informe; la toma se registra como Conteo físico.

   2. Si la Dif del modal sale absurda, ¿qué significa casi siempre?

      • a) Un dedazo de captura, no inventario real
      • b) Robo que debes ajustar de inmediato
      • c) Que el Stock Actual del sistema estaba mal
      Ver respuesta

      a) El modal enseña Actual, Nuevo y la diferencia justo para atrapar capturas como doscientos cincuenta donde eran veinticinco.

   3. ¿Cómo organizas el conteo cíclico como gerente?

      • a) Todo el catálogo en una noche, con tienda cerrada
      • b) Cada quien cuenta su anaquel porque lo conoce
      • c) Una categoría por semana y anaqueles cruzados
      Ver respuesta

      c) Las vueltas cortas detectan descuadres a días de ocurrir y los ojos cruzados encuentran más.

10. 10 Sacar el inventario a Excel: respaldo, contador y proveedor

    El archivo que te pide el contador, el seguro o el proveedor no se arma a mano: ya existe con un clic, con el corte del momento.

    

    Cuándo la vas a necesitar: cierre de mes con el contador · reclamo al seguro · cotizar reposición con proveedor

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Entra a Inventario, pestaña Productos, escoge una de tus categorías con el selector y pulsa Filtrar; luego toca Exportar Excel. Abre el archivo descargado, compara dos renglones contra la columna Stock Actual de la pantalla y guárdalo con la fecha de hoy en el nombre. Solo descarga: no cargues nada de vuelta ni entres a Ajuste Masivo. Lo lograste si ves: El Excel abierto junto a la tabla de Productos: las cantidades de los renglones que comparaste coinciden con la columna "Stock Actual" en pantalla, y el archivo quedó nombrado con la fecha de hoy.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Cada cuándo debes exportar el inventario, como mínimo?

       • a) Solo cuando el seguro te lo pida
       • b) Una vez al mes, el día del cierre con tu contador
       • c) Cada vez que vendes un producto
       Ver respuesta

       b) La lección marca mínimo una vez al mes, el día del cierre, y además cada vez que alguien de fuera pida cifras; exportar solo en emergencia te deja sin foto que mostrar.

    2. El archivo dice veinte piezas y el estante tiene doce. ¿Dónde está la verdad de hoy?

       • a) En el archivo exportado
       • b) En la pantalla del sistema
       • c) En la memoria del encargado
       Ver respuesta

       b) El archivo es una foto del momento en que lo sacaste: al día siguiente ya vendiste y ya recibiste, así que la verdad de hoy está en la pantalla.

    3. Además de ser la foto para el contador, ¿para qué sirve este mismo archivo?

       • a) Como plantilla para el Ajuste Masivo
       • b) Como sustituto del sistema
       • c) Para capturar las ventas del día
       Ver respuesta

       a) La lección señala el tip de Ajuste Masivo: descargas el archivo desde Productos, modificas los valores de Stock y lo cargas ahí, así que es la plantilla natural de un conteo.

11. 11 Ajuste masivo por archivo: cargar un conteo completo de una vez

    Después de una toma grande, capturar renglón por renglón no escala: el archivo con código y cantidad establece todo el conteo de una vez.

    El flujo está roto en el demo: el archivo se adjunta pero «Procesar Archivo» no emite ninguna petición (ProcesarAjusteMasivo nunca se llama — documentado desde el 29-jul). Se graba cuando el equipo lo repare.

    Cuándo la vas a necesitar: cargar el resultado de una toma · migración inicial de existencias

12. 12 La rutina del gerente: qué mirar del inventario cada semana

    El módulo no sirve por visitarlo, sirve por rutina: sin stock, mínimos vencidos, movimientos con motivo raro y el kardex de lo sensible.

    

    Cuándo la vas a necesitar: revisión semanal · preparar el pedido al proveedor

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Haz tu primera ronda en Kapi, solo mirando y anotando: en la pestaña Productos filtra la categoría que más vende y apunta los productos con Stock Actual en cero o casi cero; luego en la pestaña Informe acota las fechas a la semana pasada y aplica el filtro de motivo Sin motivo registrado; cierra abriendo desde Acciones el Kardex de un producto delicado. No corrijas ni captures ningún ajuste. Lo lograste si ves: La pestaña Informe con las fechas de la semana pasada y el filtro de motivo en "Sin motivo registrado", mostrando la diferencia y el usuario de cada ajuste; y el Kardex del producto delicado abierto con sus movimientos de la semana.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Cuánto debe durar la ronda semanal de inventario?

       • a) Veinte minutos, siempre los mismos
       • b) Una mañana contando toda la bodega
       • c) Lo que alcance cuando haya tiempo
       Ver respuesta

       a) La rutina no es contar toda la bodega sino mirar tres señales en veinte minutos fijos; "cuando haya tiempo" significa nunca y las señales se acumulan en silencio.

    2. En la pestaña Informe, ¿qué filtro destapa la mercancía que cambió sin explicación?

       • a) El motivo Sin motivo registrado
       • b) El motivo Otro
       • c) El selector de categorías
       Ver respuesta

       a) La opción de oro es filtrar por Sin motivo registrado: todo lo que sale ahí cambió sin explicación, con su diferencia y el usuario que capturó; llenar todo con "Otro" deja el informe mudo.

    3. En la primera parada ves un Stock Actual que parece imposible. ¿Qué haces?

       • a) Lo corriges de inmediato
       • b) Lo anotas; la segunda parada dirá qué pasó
       • c) Lo capturas con motivo Otro
       Ver respuesta

       b) La lección pide no corregirlo todavía: lo anotas y la segunda parada, el Informe, te dice qué pasó con él; importa el por qué, no solo cuánto falta.

13. 1 Tu inventario es dinero parado: el tablero del módulo

    Cada pieza en el estante es dinero que ya pagaste y todavía no regresa. El módulo existe para saber cuánto, dónde y desde cuándo.

    

    Cuándo la vas a necesitar: primer día del gerente · revisión de arranque de semana

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre el módulo de Inventario en tu Kapi un lunes, ubica en la barra de secciones las tres pestañas de la lección y luego, en el filtro de categoría, elige la opción sin departamento y pulsa Filtrar para descubrir cuántos productos tuyos viven sin familia. Solo mira: no captures nada en Nuevo Stock. Lo lograste si ves: La pantalla se llama Inventario de Productos y en la barra se leen Productos, Informe y Toma de Inventario; al filtrar por sin departamento la tabla muestra solo los productos sin categoría, o queda vacía si todos tienen la suya.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Cada cuándo debes abrir esta pantalla como gerente?

       • a) Solo cuando hay una crisis
       • b) Cada lunes, para arrancar la semana
       • c) Una vez al mes es suficiente
       Ver respuesta

       b) Si el módulo se visita poco, el Stock Actual y el estante terminan viviendo en mundos distintos.

    2. ¿Qué te muestra la columna Stock Actual?

       • a) Lo que el sistema cree que tienes
       • b) El conteo del papel anual
       • c) La corrección que vas a capturar
       Ver respuesta

       a) Stock Actual es el registro del sistema; la corrección se captura aparte, en Nuevo Stock.

    3. ¿A dónde caen los productos dados de alta sin categoría?

       • a) A la pestaña Toma de Inventario
       • b) Desaparecen de la lista
       • c) A la opción sin departamento del filtro
       Ver respuesta

       c) Cada producto sin categoría cae en sin departamento, y esa lista se termina revisando a ojo.

14. 2 ¿Cuánto tengo y de qué? Buscar, filtrar y leer el stock

    La pregunta más frecuente del mostrador y de las compras se contesta aquí en segundos, no contando cajas.

    

    Cuándo la vas a necesitar: ¿cuánto queda de X? · revisar una categoría completa · total de productos sin stock

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Cronometra tres consultas reales en tu Kapi: busca un producto por nombre en el campo Nombre, código o código de barras, otro por su código, y filtra una categoría completa con el selector y el botón Filtrar; termina pulsando Limpiar. La meta del guion: cada respuesta en menos de un minuto. Lo lograste si ves: En cada búsqueda la tabla se queda solo con lo que coincide y el Stock Actual del producto queda a la vista; al pulsar Limpiar la búsqueda queda en blanco y regresa la lista completa.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. Buscas gel, la tabla sale vacía, pero hay piezas en el estante. ¿Qué haces?

       • a) Contestar al cliente que no hay
       • b) Intentar con el código o código de barras
       • c) Ir a la bodega a contar cajas
       Ver respuesta

       b) El sistema puede tenerlo capturado con otro nombre, como fijador, y el código no falla.

    2. La tabla muestra pocos renglones y vas a armar el pedido. ¿Primer paso?

       • a) Pulsar Limpiar y revisar la lista completa
       • b) Armar el pedido con lo que se ve
       • c) Pedirle a bodega que confirme gritando
       Ver respuesta

       a) Un filtro olvidado hace leer una lista parcial como si fuera todo y el pedido sale incompleto.

    3. ¿Qué número te regresa la consulta de existencias?

       • a) El conteo físico del estante
       • b) Lo que gritó la bodega
       • c) Lo que el sistema tiene registrado
       Ver respuesta

       c) La lista dice cuántas piezas deberían estar; el conteo físico se reserva para verificar, no para operar.

15. 3 Corregir una existencia sin perder la historia: el ajuste con motivo

    Un número corregido sin motivo es un hueco que nadie puede explicar en el corte anual. El motivo es lo que separa un ajuste de un tapadero.

    

    Cuándo la vas a necesitar: el conteo físico no coincide · merma detectada · caducidad · corrección de captura

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Busca en tu Kapi un producto de poco movimiento, captura en su campo de Nuevo Stock una pieza más que su Stock Actual y pulsa el botón Aplicar 1 ajustes solo para abrir la confirmación: lee el resumen completo, despliega el selector Motivo del ajuste para conocer sus opciones y toca Cancelar sin aplicar nada, igual que en el demo; al final borra el número que dejaste en Nuevo Stock. Lo lograste si ves: La ventana pregunta ¿Confirmar 1 ajuste? y muestra el código, el producto, el Actual, el Nuevo y la diferencia de más uno, con el Motivo del ajuste obligatorio; tras tocar Cancelar el Stock Actual sigue igual que antes.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. Contaste veintiséis piezas y el sistema marca veinticinco. ¿Qué capturas en Nuevo Stock?

       • a) Uno, la pieza de más
       • b) Veintiséis, el total que contaste
       • c) Veinticinco, para no mover nada
       Ver respuesta

       b) Se captura el total contado; capturar la diferencia deja Nuevo en uno y una diferencia de menos veinticuatro.

    2. ¿Qué pasa si registras todos tus ajustes con un motivo cualquiera, como Otro?

       • a) Nada, el motivo es solo un trámite
       • b) El sistema rechaza el ajuste
       • c) El informe no podrá medir la merma
       Ver respuesta

       c) El motivo incorrecto invalida el informe: el día que quieras medir la merma no habrá nada que medir.

    3. ¿Quién debe aplicar los ajustes de inventario?

       • a) El gerente o quien él autorice
       • b) Todo el equipo del mostrador
       • c) Cualquiera, mientras escoja un motivo
       Ver respuesta

       a) Ajusta el gerente o su autorizado, nunca todo el equipo, en el momento de detectar la diferencia.

16. 4 Conteo con escáner: código, cantidad y de vuelta al escáner

    Contar con lector convierte una tarde de inventario en una hora: escaneas, capturas y el cursor regresa solo.

    

    Cuándo la vas a necesitar: conteo rápido de anaquel · recepción de mercancía contra caja

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Entra a la pestaña Productos, ubica un producto con el buscador (nombre, código o código de barras), captura en la columna Nuevo Stock una cifra distinta al Stock Actual y, cuando aparezca el botón Aplicar ajustes, tócalo y en el modal toca Cancelar, sin aplicar nada. Lo lograste si ves: El botón Aplicar ajustes con el número de productos capturados en el nombre y, después de tocar Cancelar, el Stock Actual del producto sin ningún cambio.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Qué pasa cuando capturas una cifra en la columna Nuevo Stock?

       • a) El ajuste se aplica en ese momento
       • b) Nada se escribe: solo se prepara la lista del conteo
       • c) El sistema corrige el Stock Actual solo
       Ver respuesta

       b) La lección lo dice tal cual: capturar no escribe, solo prepara la lista del conteo.

    2. Escaneas y el código no aparece en la tabla. ¿Qué revisas primero?

       • a) Que el cursor esté dentro del campo del escáner
       • b) Reiniciar el lector, seguro está fallando
       • c) Tocar Aplicar ajustes para forzar la lectura
       Ver respuesta

       a) Si el cursor anda en otro lado, el código cae donde no es y el lector parece fallar.

    3. Toca contar el anaquel y no traes lector. ¿Qué haces?

       • a) Posponer el conteo hasta conseguir un lector
       • b) Aplicar ajustes sin identificar el producto
       • c) Usar el buscador: acepta nombre, código o código de barras
       Ver respuesta

       c) El buscador junto al campo del escáner acepta nombre, código o código de barras.

17. 5 ¿Quién movió ese producto? El Kardex, movimiento por movimiento

    Cuando una existencia no cuadra, la discusión se acaba mirando la historia: cada entrada y salida con fecha, tipo y responsable.

    

    Cuándo la vas a necesitar: una existencia no cuadra · auditar un producto sensible

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Busca en la pestaña Productos un producto que hayas vendido o ajustado hace poco, abre los tres puntos de Acciones, elige Consultar Kardex y ubica el movimiento más reciente: su fecha, cantidad, stock final y usuario. Cierra la ventana al terminar; es pura consulta, nada se escribe. Lo lograste si ves: La ventana del Kardex con el nombre del producto en el título y al menos un renglón con fecha, cantidad, stock anterior, stock final y usuario.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. El sistema dice veinticinco y el anaquel tiene veintidós. ¿Primer paso?

       • a) Corregir el número y dar vuelta a la página
       • b) Consultar el Kardex antes de corregir nada
       • c) Aplicar un ajuste de inmediato con su motivo
       Ver respuesta

       b) Corregir sin mirar cierra el caso sin saber qué pasó; la respuesta está en la historia, no en el número.

    2. El kardex está limpio pero el anaquel no cuadra. ¿Qué señala eso?

       • a) El sistema perdió renglones del producto
       • b) El conteo físico seguro estuvo mal
       • c) Algo se movió por fuera, sin pasar por el sistema
       Ver respuesta

       c) Si alguien sacó producto sin registrarlo, en el kardex no hay renglón: esa es la señal de movimiento por fuera.

    3. ¿Cuántos movimientos muestra la ventana del Kardex como máximo?

       • a) Hasta los últimos cincuenta movimientos
       • b) Todos, desde el alta del producto
       • c) Solo los del día en curso
       Ver respuesta

       a) La ventana muestra hasta los últimos cincuenta; en un producto muy movido, lo viejo ya salió de la lista.

18. 6 ¿Qué sucursal lo tiene? La existencia de un producto en toda la empresa

    Decir «no hay» cuando la otra sucursal tiene seis piezas es una venta regalada a la competencia.

    

    Cuándo la vas a necesitar: agotado local con cliente enfrente · decidir un traspaso

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre en la fila de un producto el menú de Acciones (tres puntos), elige Stock en sucursales, escribe al menos dos caracteres, toca Buscar y marca la casilla Solo Con Existencia para ver solo dónde sí hay piezas. Al terminar, toca Cerrar; es una consulta de solo lectura, nada se ajusta ni se mueve. Lo lograste si ves: La ventana Consulta de Inventario Multi-Sucursal con la existencia del producto por sucursal en el área de resultados de abajo.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. La ventana responde Error al consultar inventario. ¿Qué haces?

       • a) Decirle al cliente que no hay en ninguna sucursal
       • b) Tomarlo como cero existencia y armar pedido
       • c) Cerrar, reintentar y, si sigue, reportarlo
       Ver respuesta

       c) Cero existencia es una respuesta; un error es que no hubo respuesta, así que no afirmes nada al cliente.

    2. Escribes una sola letra y la búsqueda no arranca. ¿Por qué?

       • a) La pantalla pide al menos dos caracteres
       • b) La ventana es de solo lectura
       • c) Falta marcar la casilla Solo Con Existencia
       Ver respuesta

       a) Con menos de dos caracteres la búsqueda ni arranca.

    3. La sucursal del centro tiene seis piezas. ¿Qué NO haces?

       • a) Decirle al cliente en qué sucursal sí hay
       • b) Prometer la pieza sin apartarla
       • c) Valorar un traspaso con números en mano
       Ver respuesta

       b) Esa existencia es de este momento y la otra sucursal también vende.

19. 7 Mínimos y máximos: que el sistema avise antes de que se acabe

    Sin mínimo definido no existe la alerta de stock: el faltante se descubre con el cliente enfrente, que es la forma más cara de enterarse.

    

    Cuándo la vas a necesitar: definir el punto de repedido · carga por archivo de mínimos

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Entra al módulo de inventario de tu Kapi, abre la pestaña Mín/Máx y pulsa Descargar plantilla; abre el archivo descargado y ubica sus tres columnas por producto, sin tocar Seleccionar archivo ni cargar nada. Lo lograste si ves: La pantalla Importar mínimos y máximos con los botones Descargar plantilla y Seleccionar archivo, y en el archivo descargado las columnas Código, Mínimo y Máximo.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Qué es el mínimo de un producto?

       • a) El techo: más allá es dinero dormido
       • b) Tu punto de repedido: hay que pedir ya
       • c) Lo que vendes cada semana
       Ver respuesta

       b) El mínimo avisa que lo que queda apenas cubre lo que tardas en resurtir; el techo es el máximo.

    2. ¿Cada cuánto revisas los mínimos y máximos que definiste?

       • a) Cada tres o seis meses, cuando cambia la temporada
       • b) Nunca: se definen una vez y quedan fijos
       • c) Cada semana, producto por producto en ratos libres
       Ver respuesta

       a) Dejarlos congelados es un error clásico: el número que pusiste en marzo no sirve en diciembre.

    3. ¿Por qué conviene partir de la plantilla en vez de capturar códigos a mano?

       • a) El sistema solo acepta la plantilla oficial
       • b) Así todos los productos quedan con igual mínimo
       • c) Una letra cambiada y el renglón ya no corresponde
       Ver respuesta

       c) El código equivocado a mano deja el renglón apuntando a otro producto; el sistema sí acepta cualquier Excel o CSV con las columnas correctas.

20. 8 El informe de movimientos: leer qué pasó con el inventario y por qué

    Los motivos de los ajustes cuentan la historia real del negocio: cuánta merma, cuánto sobrante, cuánta corrección. Ese patrón es el que hay que vigilar.

    

    Cuándo la vas a necesitar: revisión semanal del gerente · cuantificar la merma del mes

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre la pestaña Informe de tu Kapi, pon como periodo la semana anterior, elige Faltantes en el filtro de tipo y pulsa Filtrar; revisa los renglones y, si quieres respaldo, pulsa Exportar para bajarlo a Excel, sin modificar ningún movimiento. Lo lograste si ves: La pantalla Informe de Ajustes de Inventario con el filtro en Faltantes y la tabla mostrando en cada renglón producto, stock anterior, stock nuevo y la diferencia.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. En tu revisión semanal del informe, ¿por dónde empiezas?

       • a) Por Sobrantes: lo que apareció de más
       • b) Por Faltantes: ahí está lo que se esfumó
       • c) Por el total, sin fijarte en el motivo
       Ver respuesta

       b) Mirar el total sin motivo es el primer error: cien piezas por Recepción no son problema, diez por Merma repetida sí.

    2. Si aparecen movimientos con Sin motivo registrado, ¿qué son?

       • a) Ajustes viejos corregidos sin dejar rastro
       • b) Recepciones normales que no son problema
       • c) Merma ya cuantificada del mes
       Ver respuesta

       a) Son ajustes sin historia y deberían incomodarte: todos corrigen, nadie explica.

    3. ¿Qué indican correcciones del mismo usuario semana tras semana?

       • a) Que el inventario necesita más ajustes
       • b) Que la Corrección ya es costumbre normal
       • c) Un problema de captura que se arregla entrenando
       Ver respuesta

       c) Normalizar la Corrección es un error: el problema no es el inventario, es la captura.

21. 9 La toma de inventario: el conteo formal, sin cerrar la tienda

    El conteo anual de madrugada existe porque nadie contó en todo el año. La toma parcial y regular es la alternativa que no duele.

    

    Cuándo la vas a necesitar: conteo cíclico por categoría · auditoría sorpresa de un anaquel

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Abre la pestaña Toma de Inventario de tu Kapi, filtra una categoría en el selector, captura en Nuevo Stock de un producto una cantidad distinta a su Stock Actual, pulsa Aplicar ajustes y, cuando aparezca la pregunta ¿Confirmar ajuste?, toca Cancelar sin aplicar nada. Lo lograste si ves: El modal ¿Confirmar ajuste? mostrando Actual, Nuevo y la Dif del renglón; tras tocar Cancelar, el Stock Actual del producto queda igual que antes.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. Al aplicar una toma de inventario, ¿qué motivo eliges?

       • a) Otro, para terminar más rápido
       • b) Conteo físico
       • c) Corrección
       Ver respuesta

       b) Un conteo guardado como Otro ya no se clasifica en el informe; la toma se registra como Conteo físico.

    2. Si la Dif del modal sale absurda, ¿qué significa casi siempre?

       • a) Un dedazo de captura, no inventario real
       • b) Robo que debes ajustar de inmediato
       • c) Que el Stock Actual del sistema estaba mal
       Ver respuesta

       a) El modal enseña Actual, Nuevo y la diferencia justo para atrapar capturas como doscientos cincuenta donde eran veinticinco.

    3. ¿Cómo organizas el conteo cíclico como gerente?

       • a) Todo el catálogo en una noche, con tienda cerrada
       • b) Cada quien cuenta su anaquel porque lo conoce
       • c) Una categoría por semana y anaqueles cruzados
       Ver respuesta

       c) Las vueltas cortas detectan descuadres a días de ocurrir y los ojos cruzados encuentran más.

22. 10 Sacar el inventario a Excel: respaldo, contador y proveedor

    El archivo que te pide el contador, el seguro o el proveedor no se arma a mano: ya existe con un clic, con el corte del momento.

    

    Cuándo la vas a necesitar: cierre de mes con el contador · reclamo al seguro · cotizar reposición con proveedor

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Entra a Inventario, pestaña Productos, escoge una de tus categorías con el selector y pulsa Filtrar; luego toca Exportar Excel. Abre el archivo descargado, compara dos renglones contra la columna Stock Actual de la pantalla y guárdalo con la fecha de hoy en el nombre. Solo descarga: no cargues nada de vuelta ni entres a Ajuste Masivo. Lo lograste si ves: El Excel abierto junto a la tabla de Productos: las cantidades de los renglones que comparaste coinciden con la columna "Stock Actual" en pantalla, y el archivo quedó nombrado con la fecha de hoy.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Cada cuándo debes exportar el inventario, como mínimo?

       • a) Solo cuando el seguro te lo pida
       • b) Una vez al mes, el día del cierre con tu contador
       • c) Cada vez que vendes un producto
       Ver respuesta

       b) La lección marca mínimo una vez al mes, el día del cierre, y además cada vez que alguien de fuera pida cifras; exportar solo en emergencia te deja sin foto que mostrar.

    2. El archivo dice veinte piezas y el estante tiene doce. ¿Dónde está la verdad de hoy?

       • a) En el archivo exportado
       • b) En la pantalla del sistema
       • c) En la memoria del encargado
       Ver respuesta

       b) El archivo es una foto del momento en que lo sacaste: al día siguiente ya vendiste y ya recibiste, así que la verdad de hoy está en la pantalla.

    3. Además de ser la foto para el contador, ¿para qué sirve este mismo archivo?

       • a) Como plantilla para el Ajuste Masivo
       • b) Como sustituto del sistema
       • c) Para capturar las ventas del día
       Ver respuesta

       a) La lección señala el tip de Ajuste Masivo: descargas el archivo desde Productos, modificas los valores de Stock y lo cargas ahí, así que es la plantilla natural de un conteo.

23. 11 Ajuste masivo por archivo: cargar un conteo completo de una vez

    Después de una toma grande, capturar renglón por renglón no escala: el archivo con código y cantidad establece todo el conteo de una vez.

    El flujo está roto en el demo: el archivo se adjunta pero «Procesar Archivo» no emite ninguna petición (ProcesarAjusteMasivo nunca se llama — documentado desde el 29-jul). Se graba cuando el equipo lo repare.

    Cuándo la vas a necesitar: cargar el resultado de una toma · migración inicial de existencias

24. 12 La rutina del gerente: qué mirar del inventario cada semana

    El módulo no sirve por visitarlo, sirve por rutina: sin stock, mínimos vencidos, movimientos con motivo raro y el kardex de lo sensible.

    

    Cuándo la vas a necesitar: revisión semanal · preparar el pedido al proveedor

    Ahora hazlo tú — en tu Kapi, no hace falta demo: Haz tu primera ronda en Kapi, solo mirando y anotando: en la pestaña Productos filtra la categoría que más vende y apunta los productos con Stock Actual en cero o casi cero; luego en la pestaña Informe acota las fechas a la semana pasada y aplica el filtro de motivo Sin motivo registrado; cierra abriendo desde Acciones el Kardex de un producto delicado. No corrijas ni captures ningún ajuste. Lo lograste si ves: La pestaña Informe con las fechas de la semana pasada y el filtro de motivo en "Sin motivo registrado", mostrando la diferencia y el usuario de cada ajuste; y el Kardex del producto delicado abierto con sus movimientos de la semana.

    Comprueba que te quedó (3 preguntas)

    1. ¿Cuánto debe durar la ronda semanal de inventario?

       • a) Veinte minutos, siempre los mismos
       • b) Una mañana contando toda la bodega
       • c) Lo que alcance cuando haya tiempo
       Ver respuesta

       a) La rutina no es contar toda la bodega sino mirar tres señales en veinte minutos fijos; "cuando haya tiempo" significa nunca y las señales se acumulan en silencio.

    2. En la pestaña Informe, ¿qué filtro destapa la mercancía que cambió sin explicación?

       • a) El motivo Sin motivo registrado
       • b) El motivo Otro
       • c) El selector de categorías
       Ver respuesta

       a) La opción de oro es filtrar por Sin motivo registrado: todo lo que sale ahí cambió sin explicación, con su diferencia y el usuario que capturó; llenar todo con "Otro" deja el informe mudo.

    3. En la primera parada ves un Stock Actual que parece imposible. ¿Qué haces?

       • a) Lo corriges de inmediato
       • b) Lo anotas; la segunda parada dirá qué pasó
       • c) Lo capturas con motivo Otro
       Ver respuesta

       b) La lección pide no corregirlo todavía: lo anotas y la segunda parada, el Informe, te dice qué pasó con él; importa el por qué, no solo cuánto falta.

← Todas las rutas del curso