Cómo detectar faltantes y controlar a tus cajeros

Para detectar un faltante, compara el conteo del cajón con el Efectivo en caja de cada corte. Después revisa los registros que explican la diferencia: movimientos de efectivo, cancelaciones, devoluciones y reimpresiones. Kapi guarda cada uno con quién lo hizo y cuándo. Un faltante aislado dice poco; el que se repite con la misma persona dice mucho.

Para quién: dueños, gerentes y encargados de sucursal.

Cuánto debe haber en el cajón #

Al cerrar el turno, la ventana Cierre de caja muestra el Efectivo en caja y, junto a él, el Flujo de efectivo que lo forma: Inicial + Ventas + Entradas − Salidas.

• Inicial: lo que quedó en el cajón al cerrar el turno anterior. El turno empieza solo, sin abrir caja.
• Ventas: lo cobrado en efectivo en el turno. Lo cobrado con otras formas de pago aparece aparte, en Ventas por forma de pago.
• Entradas y Salidas: los movimientos de efectivo del turno. Una devolución en efectivo cuenta como salida.

Si el cajón no tiene esa cifra, falta registrar algo o algo se registró mal. Las secciones de abajo te dicen dónde buscar.

Cuenta el cajón antes de cerrar #

El conteo lo hace tu cajero, y Kapi le da la cifra para compararlo. Pide que en cada turno:

1. Abran Caja #1 → Cerrar caja-turno (o el menú de su caja). La ventana no cierra nada hasta que pulsen Retirar efectivo y acepten el aviso.
2. Cuenten el cajón y lo comparen con el Efectivo en caja.
3. Si no cuadra, revisen antes de cerrar: movimientos sin registrar y ventas cobradas con la forma de pago equivocada.
4. Anoten la diferencia que quede, con su nombre, la caja y la hora.
5. Escriban lo que van a retirar, no lo que contaron, y pulsen Retirar efectivo. Lo que no se retira queda como Inicial del turno siguiente.

Un corte no se reabre. Si faltó registrar un movimiento, se registra en el turno actual y en el motivo se anota que corresponde al turno anterior (ver ¿Se puede reabrir un corte?). Paso a paso para el cajero: Cómo hacer el corte de caja.

Revisa los cortes de cada turno #

El historial de cortes te dice quién cerró cada turno, cuándo y cuánto retiró. Lo tienes en tres lugares:

Qué buscar:

• El mismo cajero con diferencias turno tras turno. Un faltante suelto puede ser un error de cambio; la repetición no.
• Retiros fuera de lo normal: un turno que retira mucho menos de lo que había en caja.
• Salidas grandes o frecuentes dentro de un turno.
• Turnos muy largos o cerrados a deshoras.
• Ventas muy por debajo de lo normal para ese día y ese horario.

Más señales en Señales de alerta. Qué diferencia tolerar y a quién escalarla: Tolerancias y escalación.

Movimientos de efectivo #

Todo el dinero que entra o sale del cajón fuera de una venta se registra en Caja #1 → Registrar movimiento, como Salida o Entrada, con su Cantidad y su Motivo. El motivo es obligatorio y una salida no puede ser mayor que el Efectivo en caja. La opción solo aparece a quien tiene permiso para registrar movimientos de efectivo. Paso a paso para el cajero: Registrar movimiento de efectivo.

Revísalos en Reportes → Entradas-Salidas efectivo (folio, fecha, usuario, notas, total y tipo de movimiento) o en Informes Analíticos → Entradas/Salidas de Efectivo. Fíjate en salidas con motivos vagos o repetidos y en muchas salidas chicas del mismo usuario. Más detalle: Movimientos de efectivo.

El dinero que sale sin registrarse solo se nota como faltante en el conteo. Por eso la regla para tu equipo es una: si sale dinero del cajón, se registra.

Cancelaciones #

Cancelar una venta la anula completa y regresa el producto al inventario. Si la venta se cobró en efectivo en el mismo turno, deja de contar en el corte y el Efectivo en caja baja por ese monto. Por eso conviene revisar primero las cancelaciones hechas después de cobrar: el corte cuadra aunque la venta sí se haya cobrado. Si la venta se cobró en efectivo en un turno ya cerrado, Kapi registra esa cantidad como salida de efectivo en el turno actual.

Los controles:

• Por perfil: solo quien tiene el permiso de cancelar ve Cancelar venta. Revisa qué perfiles lo tienen en Perfiles que trae Kapi.
• Por sucursal, en Configuración → Ventas, tarjeta Cancelar venta: Permitir cancelar venta, Pedir clave de autorización con su Clave, y Días límite (0 es sin límite; 1, solo el mismo día). Escribe la clave: si activas la opción con el campo vacío, no se pide nada.
• En cada cancelación: el Motivo de la cancelación es obligatorio y queda registrado con el usuario que canceló.

Cómo cancela el cajero: Cancelar una venta. Detalle de la configuración: Cómo cancelar una venta.

Devoluciones con dinero #

Por omisión, una devolución va al Monedero del cliente y no sale dinero de la tienda. Si activas Permitir reembolsos en dinero en Configuración → General, tarjeta Devoluciones, el dinero también puede salir en efectivo, transferencia, reversa en terminal o vale con folio. Para esos casos:

• Hace falta el permiso de reembolso en dinero, y el cajero escribe su propia contraseña en Confirma tu contraseña.
• Con Límite de efectivo por operación y Límite de efectivo por caja al día, arriba del límite se pide la Clave de supervisor. 0 es sin límite.
• Días límite fija cuántos días después de la venta se acepta una devolución.
• Si usas Permitir cambio de producto, activa Pedir clave de supervisor en cada cambio: un cambio sin costo no mueve la caja, así que sin clave nadie lo supervisa.

Una devolución en efectivo suma a las Salidas del corte de ese turno. En Reportes → Entradas-Salidas efectivo aparece con la nota «Devolución ticket …» y, si se usó la clave de supervisor, «(autorizada con clave)». Paso a paso: Cómo hacer una devolución.

Reimpresiones de tickets #

Una copia del ticket puede servir para justificar una venta que no entró a la caja. Kapi registra cada copia: qué venta, quién la pidió, desde qué caja y a qué hora. La copia sale marcada REIMPRESION, con su número, la hora y Por: con el nombre de quien la pidió; el ticket original no cambia.

Revísalo en Informes Analíticos, en Informes → Herramientas → Reimpresiones de tickets, por sucursal, periodo, persona o ticket. Ver este registro pide su propio permiso. Si alguien sin permiso de reimprimir saca una copia, queda marcada «Sin permiso de reimpresión».

La copia se imprime en el momento y el registro queda para que lo revises. Si ves muchas copias de las mismas ventas, compáralas con los cortes de esos turnos. Más detalle: Reimpresiones de tickets.

Cambios de precio en la caja #

En la caja, un descuento se hace cambiando el Precio unitario del renglón. Eso solo se puede si la sucursal tiene Permitir cambiar precio en venta (Configuración → Ventas) y el perfil del cajero tiene el permiso. Si no, el precio aparece en solo lectura con la nota «Cambiar el precio pide permiso del supervisor».

Para descuentos que se repiten, usa promociones o el descuento fijo del cliente: así no dependen del criterio de cada cajero.

La Vigilancia del día, por correo #

Para no tener que entrar a revisar, programa el correo Vigilancia del día. Llega a los correos, en los días y a la hora que elijas, con las cancelaciones, devoluciones, ajustes de inventario y salidas de efectivo de las sucursales que marques:

• Cuántas hubo de cada una, con el monto de las cancelaciones, las devoluciones y las salidas, y las piezas de los ajustes.
• Las líneas que más dicen: la cancelación mayor (ticket, monto, quién la hizo y su motivo), la salida de efectivo mayor y el ajuste de inventario mayor, cada una con quién la registró.
• Con varias sucursales, primero una tabla por sucursal para saber dónde mirar.
• El detalle completo, en un archivo adjunto en Excel o CSV.

Las cancelaciones cuentan por el día en que se cancelaron, no por el de la venta. Al programarlo eliges si trae El día anterior, ya cerrado o El mismo día, hasta la hora de envío, y puedes filtrar con Avisar salidas de efectivo desde y Avisar ajustes desde. Si el día no tuvo nada que reportar, el correo llega diciendo que todo está en orden; si prefieres no recibirlo, activa No enviar si el día no tuvo nada que reportar.

Se programa en Informes Analíticos, con el botón del sobre, Envíos programados por correo. Más detalle: Cómo recibir tus ventas y la Vigilancia del día por correo.

Quién puede hacer qué #

• Un usuario por persona. Cada corte, cancelación, salida de efectivo y reimpresión queda a nombre del usuario que la hizo. Si dos cajeros comparten usuario, no sabrás quién fue.
• Perfiles con lo justo. El perfil define quién cancela, quién devuelve dinero, quién cambia precios y quién registra movimientos de efectivo. Ver Perfiles y permisos.
• Acceso desde la red de la tienda. Kapi puede pedir que los usuarios que elijas solo entren desde la red (dirección IP) de su sucursal; por ejemplo, tus cajeros. Los perfiles Administrador y Propietario entran desde cualquier lugar. Se activa: escríbenos y lo dejamos listo.

Una rutina corta #

• Cada mañana: lee la Vigilancia del día y revisa los cortes de ayer en Consultar → Cierres de caja.
• Cada semana: revisa las reimpresiones y las entradas y salidas de efectivo, y compara los cortes de tus cajeros.
• Cuando algo no cuadra: sigue el protocolo de reconciliación.

Si encuentras un cierre o un movimiento que no reconoces, escríbenos por WhatsApp con la sucursal, la caja y la hora. Para ver estos controles en una sola página: Control de cajeros.