Pon a tu gerente al día en una tarde

Tu gerente ya sabe cobrar. Lo que sigue es otra cosa: responde por el inventario, por lo que sale a la otra sucursal, por las promociones que configura y por los números que te va a reportar. Esta ruta se lo enseña en una tarde, en orden. Tiempo de video: 1 hora 52 minutos, en dos sesiones — 1 h 1 min la primera, 51 minutos la segunda. Tuyo: siete comprobaciones de cinco minutos, cuando puedas.

Mándale esta página. Tú no tienes que ver las lecciones: al final de cada etapa hay una prueba que se hace en el sistema, con él enfrente, y en cinco minutos sabes si la etapa quedó.

Sesión 1 · Qué hay en el estante y quién lo movió (17 min de video)

Es la base de todo lo demás. Si el inventario del sistema no le merece confianza, las promociones y los informes tampoco se la van a merecer.

1. Tu inventario es dinero parado: el tablero del módulo
2. ¿Cuánto tengo y de qué? Buscar, filtrar y leer el stock
3. Corregir una existencia sin perder la historia: el ajuste con motivo — antes de darle permiso de tocar una existencia. Un número corregido sin motivo es un hueco que nadie puede explicar después.
4. ¿Quién movió ese producto? El Kardex, movimiento por movimiento — va justo después del ajuste: aquí ve su propio movimiento, con su nombre y su hora, y entiende que todo queda firmado.
5. El informe de movimientos: leer qué pasó con el inventario y por qué — el ajuste de uno se ve en el Kardex; el patrón de todos, aquí.

La prueba del inventario: pídele que corrija una existencia real con motivo y que enseguida te muestre ese mismo movimiento en el Kardex del producto. Tienes que leer en pantalla qué se ajustó, por qué y quién fue. Si el motivo viene vacío o dice «ajuste», la lección 3 se repite.

Sesión 1 · Que no falte ni se quede parado (14 min)

1. Mínimos y máximos: que el sistema avise antes de que se acabe — va primero: sin mínimo capturado la alerta de stock no existe, y la prueba de esta etapa se apoya en ella.
2. Conteo con escáner: código, cantidad y de vuelta al escáner
3. La toma de inventario: el conteo formal, sin cerrar la tienda — el conteo de verdad, ya con el lector en la mano.
4. ¿Qué sucursal lo tiene? La existencia de un producto en toda la empresa — cierra esta etapa y abre la siguiente: saber que la otra sucursal lo tiene sólo sirve si sabes traerlo.

La prueba de los mínimos: dale un día para capturar mínimos en los veinte productos que más vendes, y luego pídele las alertas de stock mínimo en pantalla. Si la lista sale vacía mientras en el estante ves huecos, los mínimos siguen en cero y no hay nada que avise.

Sesión 1 · Traspasos: mover producto sin perderle la pista (16 min)

1. Mover producto entre sucursales sin perderle la pista
2. Crear un traspaso: sucursal destino, productos y cantidades
3. Dar entrada a lo que llega: los traspasos pendientes — el lado que se olvida. Lo que llega y no se registra se vende sin descontarse.
4. Qué mandé y en qué estado: el listado por periodo — ésta es la pantalla que tú y él van a mirar juntos.
5. Cerrar el círculo: que nada se quede En tránsito — un traspaso En tránsito no es de nadie, y aparece como faltante en las dos sucursales.

La prueba de los traspasos: manda tú un traspaso de dos piezas a la otra sucursal y no le avises a nadie. Al día siguiente pídele el listado del periodo en pantalla. Si tu traspaso sigue En tránsito, todavía no hay rutina de entrada del otro lado.

Sesión 1 · La caja y las compras, con ojo de encargado (14 min)

Estas pantallas ya las conoce de cajero. Ahora las ve del otro lado: no cómo se hacen, sino qué tiene que exigir y qué leer en ellas.

1. Revisar la caja sin cerrarla — su ronda de media tarde: cachar el descuadre mientras alguien todavía se acuerda de qué pasó.
2. Cuadrar la caja al cerrar (y qué hacer cuando no cuadra) — la vio como cajero; ahora como quien la exige antes de que alguien se vaya.
3. Leer el histórico de cierres: el patrón, no el día — es la lección que lo convierte en el primero que detecta un faltante repetido, no el último.
4. Registrar la entrada de mercancía desde la caja — la mercancía que entra sin registrarse hace mentir al inventario de la etapa 1.
5. Qué pediste, qué llegó y a quién le debes

La prueba de la caja: al cierre de un turno cualquiera, párate junto a él con el resumen del turno abierto en pantalla y el efectivo ya contado sobre la mesa. Los dos números se comparan antes de tocar Cerrar. Si primero cierra y después cuenta, el orden está al revés.

Sesión 2 · Promociones que no se comen el margen (20 min)

1. Lo que de verdad cuesta un descuento — la única lección de Fundamentos de esta ruta, y va primero a propósito: quien configura promociones sin saber que el descuento sale entero del margen arma la que más vende y menos deja.
2. Promociones que se aplican solas al cobrar
3. Los seis tipos de promoción y cuándo usar cada uno
4. Crear una promoción paso a paso, sin dejar cabos sueltos
5. La vigencia: la fecha que decide si cobra bien o mal — el error caro de este módulo: una promoción vencida que sigue viva descuenta lo que ya no debía.
6. Cómo se ve la promoción en la caja al cobrar — cierra con lo que ve el cajero, porque si él no reconoce que la promoción entró, cobra de más por si acaso.

La prueba de las promociones: que arme una promoción con vigencia de hoy a hoy sobre un producto que se venda seguro. Vas al mostrador, la cobras tú y miras el ticket: el descuento tiene que salir solo, sin que el cajero toque nada.

Sesión 2 · Leer un informe sin equivocarte (10 min)

1. Dejar de gobernar el negocio desde el POS
2. Los tres filtros que decide cualquier informe: sucursal, periodo y con qué comparar — antes que cualquier reporte. Un informe con el periodo mal puesto contesta otra pregunta, y el error no se ve en la pantalla.
3. Ventas: diez informes y qué pregunta contesta cada uno

La prueba de los informes: dile un número tuyo sin decirle de dónde salió —«el mes pasado vendimos 118 mil»— y pídele que lo reproduzca en pantalla. Si no cuadra, que te enseñe los filtros que puso: casi siempre es el periodo o la sucursal, no el dato.

Sesión 2 · Los números que deciden, y la rutina (21 min)

1. Dónde está de verdad la utilidad: margen y ticket promedio
2. El inventario que no se mueve: estancados, mínimos y valorado — es el mismo dinero de la primera etapa, ahora visto desde arriba y en pesos.
3. Cortes de caja y movimientos de efectivo, vistos desde arriba — el otro lado de lo que ya aprendió a cerrar: todos los cortes juntos.
4. El tablero que quieres ver al abrir: widgets del Dashboard
5. Pedir el informe con tus palabras — nadie se aprende veinticinco nombres de informe, y con esto no tiene que hacerlo.
6. La rutina del gerente: qué mirar del inventario cada semana — la última a propósito: convierte todo lo anterior en una revisión semanal con día, hora y lista.

La prueba de la rutina: pídele su Dashboard armado con cuatro widgets y que te diga qué día y a qué hora de la semana lo abre. Si lo arma delante de ti en ese momento, es que todavía no lo abre.

El resto — de consulta, cuando la situación aparezca

• Cuando alguien de fuera pide el archivo: sacar el inventario a Excel y cuándo exportar un informe y cuándo la pantalla ya te bastaba.
• Cuando quiera que el sistema le proponga la agenda de la semana: el Asesor IA.
• Si manejas mayoreo o listas de precio: precios adicionales en el mostrador. Y para las salidas de efectivo que él autoriza, cómo sacar dinero de la caja sin descuadrar el corte.
• Si quiere entender el porqué detrás de los números —margen, rotación, ticket promedio, efectivo contra utilidad— está la ruta corta de Fundamentos del negocio, ocho lecciones de tres minutos que se ven en cualquier orden.
• Lo del mostrador que él ya sabe pero tiene que poder enseñar —devoluciones, cambios, cancelaciones, crédito, checador— vive completo en Punto de Venta y Caja.

Dar de alta un producto nuevo, cambiarle el precio de lista y decidir quién tiene permiso de ajustar una existencia todavía no tienen lección en video, pero sí están escritos: el alta y los precios en Catálogos · Productos, y los perfiles y permisos en Catálogos · Usuarios. Mándalo ahí y tú sólo decides el criterio.

Y tu parte como dueño

• Antes de la Sesión 1, decide quién puede ajustar existencias y quién puede crear traspasos. La ruta le enseña a dejar rastro; los permisos los pones tú.
• Fija el día y la hora de la revisión semanal y respétalo tú también. La última lección de la ruta arma esa revisión; si nadie la pide, no ocurre.
• Una vez al mes pídele dos pantallas y nada más: el listado de traspasos del periodo sin nada En tránsito, y el histórico de cierres. Son cinco minutos y cubren los dos agujeros más caros de una sucursal.
• Si prefiere leer antes que ver video, la Guía del Gerente escrita cubre el inventario, los traspasos y los cierres paso a paso; las promociones viven aparte, en Catálogos · Promociones.

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