Tener dinero en la caja no es haber ganado

El cajón lleno al cerrar no quiere decir que ganaste. Ese efectivo puede ser dinero de mercancía que todavía le debes al proveedor. Confundir el efectivo del día con la utilidad del mes es una forma común de descapitalizar un negocio sano.

Son dos cosas distintas #

• El efectivo es un flujo: cuánto dinero entró y cuánto salió.
• La utilidad es una resta: lo que vendiste, menos lo que te costó esa mercancía, menos la renta, la nómina y la luz.

Puedes tener caja y no tener utilidad: parte de ese efectivo se la debes a un proveedor que todavía no te cobra. Y puedes tener utilidad sin caja: vendiste a crédito y el cliente todavía no te paga.

Un ejemplo con números redondos #

Los números son inventados. Cierras el día, ves el cajón lleno y sacas $20,000 para un gasto personal. Tres semanas después llega el pedido del proveedor, $35,000, y no hay con qué pagarlo. No fue mala suerte: ese dinero era mercancía que ya vendiste y todavía no le pagabas al proveedor.

Y dentro de un solo turno:

De esos $2,125, $1,000 son el fondo: ni siquiera son venta. Y de los $1,125 que sí vendiste, todavía falta restar lo que te costó esa mercancía.

Quién decide y cuándo #

El cajero cuenta el efectivo al cerrar su turno. El dueño decide cuánto sale del negocio, y eso se piensa una vez al mes, con el corte y el margen enfrente. Si retiras cada vez que ves el cajón lleno, descapitalizas un negocio que estaba sano.

Cómo verlo en Kapi #

Kapi mide estas dos cosas en lugares distintos.

En la caja. Al cerrar el turno, la ventana muestra el Efectivo en caja y el Flujo de efectivo: Inicial, más Ventas, más Entradas, menos Salidas. Luego escribes cuánto retirar y pulsas Retirar efectivo. Paso a paso: Cómo hacer el corte de caja.

En Informes Analíticos, categoría Operaciones. Dos informes hablan de efectivo, y cada uno consulta una sucursal a la vez:

• Cortes de Caja: turno por turno, el fondo inicial, las entradas y salidas de efectivo, el total vendido, el efectivo esperado al cierre y lo que quedó después del retiro.
• Entradas/Salidas de Efectivo: el dinero que entró o salió de la caja sin ser una venta. Con Tipo de movimiento ves solo las entradas o solo las salidas.

La utilidad empieza en Análisis → Margen de Utilidad: lo que queda de la venta después del costo de la mercancía. De ahí salen todavía la renta, la nómina y la luz. Lo explicamos en Margen no es precio.

Para saber quién te debe por ventas a crédito, en Análisis está Clientes con Adeudo. Y para ver en un solo tablero a quién le debes y quién te debe, mira Tesorería.

Tres errores de criterio #

1. Retirar porque el cajón se veía lleno. El cajón no sabe qué le debes al proveedor.
2. Leer un corte alto y concluir que ganaste. Un corte alto puede venir de un día en que cobraste puros adeudos viejos.
3. Contar como ganancia el efectivo de mercancía que compraste a crédito. Ese dinero ya tiene dueño, y el dueño no eres tú.

Cómo comprobarlo #

Saca dos informes con las mismas fechas: Cortes de Caja primero y Margen de Utilidad después, para el mes que cerró y para el anterior. Si el efectivo subió y el margen no, no ganaste: cobraste. Y Entradas/Salidas de Efectivo del mismo mes te dice cuánto de lo que pasó por el cajón ni siquiera fue venta.

Si esos números no te cuadran, la pregunta no es cuál miente, sino qué periodo, qué sucursal y qué unidad mide cada uno: Qué mide de verdad un reporte.

Sobre los movimientos de efectivo en la caja, lee también Movimiento de caja en Kapi.