La rutina mínima: qué mirar cada día, semana y mes

Un reporte que se abre cuando ya hay un problema llega tarde. Lo que separa a un negocio que se entera a tiempo de uno que se entera en el conteo es una rutina de tres niveles, con día fijo y responsable. La frecuencia la marca qué tan rápido cambia el dato, no las ganas de mirar.

Lo que cuesta no tenerla #

Los números son inventados. Se te acaba el producto que más vendes y te enteras tres semanas después. Si ese producto vendía $500 al día, son más de $10,000 que ya no vuelven. La información estaba en Kapi desde el primer día; nadie la miró.

Los tres niveles #

• Diario: ¿pasó algo raro ayer? La venta de ayer, sucursal por sucursal. Lo hace quien abre, gerente o encargado, antes del mostrador. Pantalla: Dashboard; si la caja de ayer no cuadra, Cortes de Caja.
• Semanal: ¿hacia dónde va esto? Qué se está acabando y qué no se mueve. Lo haces tú, un día fijo. Pantallas: Alertas de Stock Mínimo y Productos Estancados.
• Mensual: ¿ganamos? Margen y ticket. Lo haces los primeros días del mes, con quien te lleva los números. Pantallas: Margen de Utilidad y Ticket Promedio por Sucursal.

La venta y la caja cambian todos los días: por eso son diarias. El margen y el ticket no cambian de martes a miércoles: por eso son mensuales.

Esta ronda cruza venta, margen, caja e inventario. No sustituye la rutina de inventario del gerente. Y sin día fijo, cuando haya tiempo quiere decir nunca.

Cómo armarla en Kapi #

El diario: el Dashboard. En la barra de arriba de Informes Analíticos, junto a Informes y Resumen, está Dashboard. Se arma con tarjetas: con Agregar widget eliges las que quieres, por ejemplo Resumen Diario por Sucursal, que abre con la fecha de ayer, Ventas Hoy o Reembolsos en efectivo (hoy). Lo armas una vez y después solo entras a leer. Tres controles importan:

• Sucursal: para pasar tienda por tienda si tienes más de una.
• Refrescar datos: vuelve a cargar las cifras, para no leer unas viejas creyendo que son las de ahora.
• Guardar: confirma el acomodo. También se guarda solo cada vez que agregas, quitas o mueves una tarjeta.

El acomodo se guarda en el navegador de la computadora donde lo armas. Ármalo en la computadora donde lo va a leer quien abre. Más sobre los widgets en Dashboard Personalizado.

El semanal: dos informes de Inventario. En Informes Analíticos, escribe el nombre en Buscar reporte o abre la categoría Inventario:

• Alertas de Stock Mínimo: lo que ya llegó a su mínimo, con semáforo: Sin stock o Bajo mínimo. Cuenta los productos que tienen su Existencia Mínima configurada; para cargarla a muchos a la vez, usa Mínimos y máximos por archivo.
• Productos Estancados: lo que no se mueve, del que más dinero detiene al que menos.

El mensual: dos informes de Análisis. Margen de Utilidad y Ticket Promedio por Sucursal, con el mes que cerró contra el anterior.

Son cuatro informes fijos, más Cortes de Caja, en la categoría Operaciones, el día que la caja de ayer no cuadre. Lo demás de lo diario, en Ventas y Operaciones, no se abre informe por informe cada mañana: para eso está el Dashboard.

Si no ves Informes Analíticos en tu página de módulos, a tu perfil le falta el permiso «Acceso al portal y reportes de ventas/operacion». Los perfiles Administrador y Propietario lo traen: pídele a tu administrador que te asigne, en Catálogos → Usuarios ▼ → Usuarios, un perfil que lo tenga (Perfiles y permisos).

Tres errores de criterio #

1. Quedarte en la venta del día. Que ayer vendieras bien no dice si ganaste. Treinta días de buena venta pueden cerrar con menos margen que el mes anterior.
2. Leer el efectivo del cajón como utilidad. Retiras en un mes bueno y al siguiente no alcanza para pagarle al proveedor.
3. Mirar sin decidir. Si terminas la ronda y no cambió ni el pedido ni el precio, no fue rutina.

Cómo comprobarlo #

Cada semana, una pregunta: ¿qué decidiste por algo que viste? Si la respuesta es nada, sobra pantalla o falta día fijo.

Escribe tu rutina en una hoja: los tres niveles, el día de cada uno y su responsable. Empieza mañana.

Todo esto sale de los fundamentos anteriores: margen, inventario, rotación, ticket promedio, efectivo, qué mide un reporte y descuentos. Para una revisión semanal más a fondo de Informes Analíticos, lee Los números que deberías ver cada semana.