Qué mide de verdad un reporte: periodo, alcance y unidad

Cuando dos reportes no cuadran, casi nunca es el dato. Es que uno mira un mes y el otro una semana, o uno una sucursal y el otro todas, o uno trae IVA y el otro no. Toda cifra de negocio necesita tres cosas pegadas: periodo, alcance y unidad.

Las tres preguntas #

• Periodo: de qué día a qué día.
• Alcance: qué parte del negocio entra. Una sucursal o todas, un vendedor o todo el equipo.
• Unidad: qué se está contando. Pesos o piezas. Con IVA o sin IVA. Venta cobrada o venta a crédito, que todavía no entra al banco.

Cambia una de las tres y el número cambia, aunque el negocio sea el mismo.

Un ejemplo con números redondos #

Los números son inventados. Tú dices que el mes pasado cerró en $110,000. Tu socio dice $95,000. Los dos abrieron el mismo sistema y ninguno se equivocó: tú miraste todas las sucursales y él solo la suya; tú incluiste el IVA y él no. La junta se fue en eso, y la decisión del pedido quedó para la otra semana.

Cuándo aplicarlo #

Cada vez que una cifra sale de tu cabeza hacia otra persona: el gerente, el contador, el socio, el banco. Son diez segundos. Si no lo haces, el costo no se ve el día de la junta. Se ve cuando compraste de más porque comparaste un mes completo contra tres semanas.

Cómo verlo en Kapi #

Toma como ejemplo Resumen Diario de Ventas, en Informes Analíticos, categoría Ventas.

El periodo y el alcance están en Filtros. Debajo del título del informe está el bloque Filtros:

• Sucursales es el alcance. Su ayuda dice «Haz clic para seleccionar una o más sucursales».
• Desagregar por sucursal decide si ves una fila por día y sucursal o los totales juntos.
• Fecha Inicio y Fecha Fin son el periodo. Las dos son obligatorias.
• Comparar con otro período pone un segundo periodo al lado, para que el número no esté solo.

La unidad está en el encabezado. Debajo del nombre, el informe dice qué mide: «Resumen de ventas agrupado por día, mostrando totales por forma de pago (efectivo, tarjeta, crédito, monedero) e IVA». Ahí está tu unidad, escrita. Trae crédito, que ya vendiste y todavía no cobras, y trae IVA.

Léelo en cada informe antes de usar su cifra. Los filtros de los demás informes están en Filtros y acciones del BI.

Por qué el IVA cambia la cifra #

Una venta con IVA trae dos cosas: tu venta y el impuesto que le trasladas al cliente. Al IVA que cobraste se le resta el IVA acreditable de tus compras, y la diferencia se paga al SAT. Por eso la venta con IVA no es, completa, dinero del negocio.

Con la tasa de 16 %, una venta de $116 son $100 de venta y $16 de IVA. Cuánto y cuándo pagar te lo dice tu contador.

Tres errores de criterio #

1. Comparar tu mes completo contra un mes que va a la mitad. El de la mitad casi siempre pierde, y no es que vendas menos.
2. Leer la venta con IVA como si fuera dinero del negocio. Una parte de esa cifra se va en el pago del IVA del mes.
3. Tratar la venta a crédito como cobrada. Se ve así: el informe subió y en la caja no hay más dinero que la semana pasada.

Cómo comprobarlo #

Antes de mandar una cifra, dila completa en voz alta: de tal día a tal día, en estas sucursales, en pesos con IVA. Si no puedes decirla completa, todavía no está lista.

Hay una cifra que casi nadie dice completa: la de una promoción. La venta sube y el margen no. Lo vemos en Lo que de verdad cuesta un descuento.