Curso — Traspasos

Lecciones de tres minutos, en orden. Cada una arranca por el problema del negocio y termina en el paso a paso dentro de Kapi.

Este módulo forma parte de un plan: Pon a tu gerente al día en una tarde →

1. 1 Mover producto entre sucursales sin perderle la pista

   

   Por qué importa

   La mercancía parada en una sucursal es dinero muerto mientras en la otra se pierde la venta por falta de existencia; el traspaso mueve el producto sin que el inventario se descuadre.

   Cuándo la usas

   una sucursal agotada y otra con excesoreacomodo de temporada

   Practícalo

   Abre Traspasos en la barra del punto de venta y no toques nada más: lee las tres opciones y di en voz alta cuál es la salida, cuál la entrada y cuál la memoria. Después entra a Ver listado y cuenta cuántos renglones dicen «En tránsito». Ese número es cuánta mercancía tuya no está en el piso de nadie ahora mismo. Lo lograste si ves: El menú Traspasos con sus tres opciones, y en Ver listado la columna de estado con los renglones «En tránsito» contados. Si el número es cero, tu inventario y tu estante dicen lo mismo hoy.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. ¿Qué le pasa al inventario total de tu empresa cuando haces un traspaso?

      • a) Baja, porque el producto sale de la sucursal
      • b) No se mueve ni un peso: sólo cambia dónde está el producto
      • c) Sube en la sucursal que recibe y no baja en la que manda
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      b) La lección lo define así: un traspaso no es venta ni compra, el dinero no cambia de manos y el inventario total no se mueve; lo único que cambia es dónde está el producto.

   2. Un traspaso donde alguien sacó la mercancía pero del otro lado nunca le dieron entrada, ¿qué es?

      • a) Un traspaso a medias que se completa solo con el tiempo
      • b) Un traspaso normal, sólo falta la confirmación
      • c) Un faltante: un traspaso con una sola mitad no es traspaso
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      c) «Tiene dos mitades obligatorias: alguien lo saca de un lado y alguien lo mete del otro. Un traspaso con una sola mitad no es traspaso, es un faltante.»

   3. ¿En qué momento se captura el traspaso?

      • a) Antes de que la mercancía salga, con el producto todavía adentro
      • b) Cuando el repartidor confirma que ya entregó
      • c) Al final del día, junto con el corte
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      a) Si sale primero y se registra después, en ese hueco caben ventas, mermas y discusiones.

2. 2 Crear un traspaso: sucursal destino, productos y cantidades

   

   Por qué importa

   Un traspaso mal armado —sin destino o con cantidades a ojo— convierte una ayuda entre sucursales en un faltante que nadie sabe explicar.

   Cuándo la usas

   mandar producto a la sucursal que lo pidióreacomodar exceso

   Practícalo

   Abre Traspasos → Crear traspaso y detente en el umbral: sin elegir sucursal, comprueba que el botón «Crear traspaso» está apagado y lee la ayuda que dice qué falta. Elige la sucursal destino, busca un producto y mira las columnas EXISTENCIA y CANTIDAD una junto a la otra. Cierra con Cancelar: no mandes nada. Lo lograste si ves: El botón «Crear traspaso» apagado mientras ENVIAR A esté vacío, y ya con un producto agregado, la columna EXISTENCIA mostrando tu existencia real de esta sucursal al lado de la cantidad que capturarías.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. ¿Para qué sirve la columna EXISTENCIA de la tabla del traspaso?

      • a) Para mostrar la existencia de la sucursal destino
      • b) Para frenarte: si capturas más de lo que dice, estás mandando algo que no tienes
      • c) Para calcular el precio del traspaso
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      b) La existencia es la tuya, la de esta sucursal, y está ahí para frenarte.

   2. ¿Dónde se cuenta la cantidad que vas a capturar?

      • a) En la caja, con el producto en la mano
      • b) En la pantalla, según lo que pidió la otra sucursal
      • c) Al llegar la mercancía del otro lado
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      a) «La cantidad se cuenta en la caja, no en la pantalla»; capturar de memoria es donde se rompe todo.

   3. Dejas vacío el campo de notas o comentarios. ¿Qué pierdes?

      • a) Nada, es un campo opcional sin consecuencia
      • b) La posibilidad de cancelar el traspaso después
      • c) Quién llevó la mercancía y por qué se mandó: en dos semanas ese traspaso no tiene ni dueño ni motivo
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      c) Es el segundo error clásico de la lección: sin notas, el traspaso queda sin dueño ni motivo.

3. 3 Dar entrada a lo que llega: los traspasos pendientes

   

   Por qué importa

   El producto que llega y no se registra existe en el estante pero no en el sistema: se vende sin descontarse y el inventario miente desde ese día.

   Cuándo la usas

   llegó la caja de la otra sucursalrevisión de fin de día del gerente

   Practícalo

   Entra a Traspasos → Ver pendientes aunque estés seguro de que no hay nada. Lee el subtítulo «Por recibir en tu sucursal» y confirma que ahí sólo aparece lo que otros te mandaron, no lo que tú mandaste. Si sale «Estás al día», ciérralo: acabas de comprobar que nadie te dejó producto sin registrar. Lo lograste si ves: El modal «Traspasos pendientes» con la línea «Por recibir en tu sucursal». O bien renglones por recibir, o el mensaje «Estás al día» — las dos cosas son un dato, no un error.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. En «Ver pendientes», ¿qué ves exactamente?

      • a) Sólo lo que otras sucursales te mandaron a ti
      • b) Todo lo que se ha traspasado en la empresa
      • c) Lo que tú mandaste y sigue en tránsito
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      a) «Aquí no ves lo que tú mandaste, solo lo que otros te mandaron a ti»: es tu bandeja de entrada de mercancía.

   2. Llega la caja y tu encargado acomoda todo en el estante antes de darle entrada. ¿Cuál es el problema?

      • a) El sistema no deja dar entrada después de acomodar
      • b) Ya no vas a poder contarla contra lo que dice el traspaso
      • c) Se pierde la fecha de recepción
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      b) Es el primer error de la lección, el de flojera: si la guardas primero, ya no la puedes contar.

   3. Le das entrada a un traspaso sin abrir la caja. ¿Qué acabas de hacer?

      • a) Ganar tiempo sin consecuencias, el conteo se puede repetir luego
      • b) Dejar el traspaso pendiente hasta el conteo físico
      • c) Firmar por piezas que no viste: lo que sobró o faltó ya es tuyo
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      c) Dar entrada es firmar de recibido; una vez que le diste entrada, lo que sobró o faltó ya es tuyo.

4. 4 Qué mandé y en qué estado: el listado por periodo

   

   Por qué importa

   Un traspaso que salió y nunca se recibió es inventario en el limbo: no está en tu sucursal ni en la otra, y solo el listado lo delata.

   Cuándo la usas

   revisión semanal del gerenteaclarar un faltante con otra sucursal

   Practícalo

   Abre Traspasos → Ver listado. Llega puesto en MES ACTUAL: cámbialo a los tres meses anteriores y vuelve a leer. Anota en una hoja los traspasos que sigan «En tránsito» con su número, su fecha y su sucursal destino. Esa hoja es tu lista de llamadas del lunes. Lo lograste si ves: El modal «Traspasos realizados» con el periodo cambiado, y tu lista escrita con número, fecha y sucursal de cada renglón «En tránsito». Con eso reclamas; sin eso, opinas.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. El listado llega puesto en MES ACTUAL. ¿Por qué importa?

      • a) Porque el traspaso que se atoró salió el mes pasado y no aparece hasta que cambies el rango
      • b) Porque el mes actual es el único periodo que el sistema conserva
      • c) Porque los traspasos viejos se borran al cerrar el mes
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      a) Es el primer error de la lección: revisar sólo lo que trae puesto deja invisible al traspaso atorado.

   2. Un renglón dice «En tránsito». ¿Qué significa?

      • a) Que ya se entregó y falta la firma
      • b) Que va en la camioneta en este momento
      • c) Que nadie del otro lado lo aceptó todavía
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      c) Leer «En tránsito» como si dijera entregado es el segundo error que enseña la lección.

   3. ¿Cada cuándo se revisa este listado?

      • a) Una vez por semana y sin falta antes del cierre de mes
      • b) Sólo cuando alguien reclama un faltante
      • c) En la toma de inventario, dos veces al año
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      a) Son dos minutos; si esperas al reclamo o a la toma de inventario, ya nadie se acuerda de qué caja se subió a qué camioneta.

5. 5 Cerrar el círculo: que nada se quede En tránsito

   

   Por qué importa

   El traspaso solo termina cuando alguien le da entrada del otro lado; mientras siga En tránsito, las dos sucursales tienen razón al decir que ese producto no es suyo.

   Cuándo la usas

   rutina semanalcierre de mes con diferencias

   Practícalo

   Ponte de acuerdo con el gerente de la otra sucursal para revisar el mismo día de la semana, cinco minutos cada quien: tú abres Ver listado y buscas sólo los «En tránsito»; la otra persona abre Ver pendientes y revisa si tiene algo por recibir. Comparen los números por teléfono y dejen el acuerdo reflejado en la pantalla, no en el chat. Lo lograste si ves: Dos pantallas que dicen lo mismo: en tu listado, ningún renglón atorado en «En tránsito»; en pendientes del otro lado, «Estás al día» porque de verdad no hay nada que recibir.

   Comprueba que te quedó (3 preguntas)

   1. ¿Cuántas firmas tiene un traspaso completo?

      • a) Una, la de quien lo captura en el sistema
      • b) Dos: la de quien manda y la de quien recibe
      • c) Tres: quien manda, quien transporta y quien recibe
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      b) Con una sola firma el producto queda en el limbo y las dos sucursales tienen razón cuando dicen que no es suyo.

   2. Arreglan una diferencia por teléfono y nadie toca el sistema. ¿Qué queda?

      • a) El acuerdo vive en el chat y el renglón sigue diciendo «En tránsito»
      • b) El sistema se actualiza solo con la siguiente venta
      • c) El traspaso se cierra al cierre de mes
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      a) Es la segunda forma de romperlo: el acuerdo no está en la pantalla, así que para el sistema no pasó.

   3. ¿Por qué un envío sin cerrar ensucia dos negocios a la vez?

      • a) Porque el sistema duplica el producto en las dos sucursales
      • b) Porque las dos existencias quedan mal y las compras del mes se deciden con números falsos
      • c) Porque bloquea nuevos traspasos entre esas dos sucursales
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      b) Lo peor no es la pieza: las dos existencias quedaron mal, así que las compras se deciden con números que no son.

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