Cómo recibir tus ventas y la Vigilancia del día por correo

Para recibir tus ventas por correo, entra a Informes Analíticos y pulsa el botón del sobre (Envíos programados por correo), arriba a la derecha. Pulsa Nuevo envío, elige el Reporte, las Sucursales, los Destinatarios y la Hora de envío, y pulsa Guardar. El correo llega solo, a la hora y los días que elijas.

Para quién: dueños y gerentes. Para programar envíos, tu perfil necesita un permiso de Informes Analíticos (ver Quién puede programarlos). Quien recibe el correo no necesita usuario de Kapi.

Qué reporte elegir #

Puedes programar varios envíos: por ejemplo, el detalle de ventas para tu contador y la Vigilancia del día para ti.

Quién puede programarlos #

• Para entrar a Informes Analíticos, el perfil necesita el permiso «Acceso al portal y reportes de ventas/operacion».
• Para ver el botón del sobre y programar envíos, necesita además «Administrar reportes dinamicos y consultas directas».
• Los perfiles Administrador y Propietario traen los dos. A otro perfil se los das en Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles, en el apartado Informes (ReportesBI). El cambio llega en unos minutos; ver Cómo hacer que un cambio de permisos se aplique. Cómo crear y editar perfiles: Usuarios y perfiles.
• Solo puedes elegir las sucursales a las que tienes acceso, y la lista te muestra los envíos de esas sucursales.

Programar un envío #

1. En la página de módulos, abre Informes Analíticos y pulsa el botón del sobre (Envíos programados por correo), arriba a la derecha. Se abre Envíos programados.
2. Pulsa Nuevo envío.
3. En Reporte, elige el que quieres recibir. Debajo verás qué trae.
4. En Sucursales, marca las sucursales de las que salen los datos.
5. En Destinatarios, escribe los correos separados por comas. El primero va como Para y el resto en copia.
6. Deja la Hora de envío en 07:00 o elige otra durante el día. En Zona horaria, elige la de tu sucursal: la hora se cuenta en esa zona.
7. En Días de envío, deja marcados los días en que quieres el correo.
8. En Datos de, deja El día anterior, ya cerrado para recibir el día completo. Con El mismo día, hasta la hora de envío, el correo trae lo que va del día.
9. En Formato del archivo, deja Excel: evita problemas de acentos al abrirlo.
10. En Asunto del correo, escribe {fecha} donde quieras la fecha de los datos, por ejemplo «Ventas Sucursal Centro {fecha}». El archivo adjunto lleva el mismo nombre, salvo en la Prueba de envío. Si lo dejas vacío, el asunto se pone solo.
11. Revisa las opciones de tu reporte: detalle de ventas, Vigilancia del día o tareas del CRM. Deja vacías las Opciones avanzadas.
12. Deja encendido Activar este envío y pulsa Guardar. Verás «Envío guardado correctamente».
13. Para comprobarlo, en la fila del envío pulsa Enviar ahora (el avión de papel). Verás «Enviado. Revisa la bandeja de …».

Enviar ahora no reemplaza al envío del día: el programado sale igual a su hora. En la Vigilancia del día y en las tareas del CRM, si encendiste No enviar si el día no tuvo nada que reportar y no hay nada que reportar, no sale correo, tampoco con Enviar ahora. En ese caso también verás «Enviado. Revisa la bandeja de …», pero en Últimos envíos el renglón dice «Sin movimientos que reportar; no se envió correo …» o, en las tareas del CRM, «Sin tareas vencidas ni por vencer hoy; no se envió correo …».

Cuándo llega el correo #

• Hora: sale en cuanto pasa la Hora de envío de tu zona; puede tardar unos minutos.
• Días: los que marcas son los días del envío. Con El día anterior, ya cerrado, el correo del lunes trae las ventas del domingo. Si cierras los domingos, desmarca Lun.
• Fecha: en el asunto y en el correo va como año-mes-día, por ejemplo 2026-10-20.
• Si un envío falla, se vuelve a intentar solo durante ese mismo día. Lo ves en Últimos envíos (ver Pausar, cambiar o revisar un envío).

El detalle de ventas del día #

El archivo trae un renglón por ticket con estas columnas: Ticket, Fecha, Venta, Abono, Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Crédito, Monedero, Cliente, Descuento, Descripción, Servicios, Cajero y Estatus.

• Descripción dice qué es cada renglón: VENTA, ABONO A VENTA, ANTICIPO A APARTADO o ABONO A APARTADO. Los abonos van en la columna Abono, no en Venta.
• Servicios trae los productos del ticket en una sola celda, por ejemplo «2x Producto A; Producto B».
• Estatus marca las ventas CANCELADA, DEVUELTA o DEVOLUCION PARCIAL.
• Con varias sucursales, el Excel trae una hoja Resumen con una línea por sucursal y el TOTAL, y después una pestaña por sucursal. En CSV, el archivo lleva una columna Sucursal.
• Un día sin ventas, el correo llega igual; en Excel, la hoja dice «Sin ventas registradas en el día».

Las opciones de este reporte:

• Ventas canceladas y devueltas:
  • Aparecen marcadas y restan del total (viene elegida): las canceladas y devueltas van en negativo y restan su importe en el renglón TOTAL y en el resumen del correo. Una devolución parcial solo aparece marcada; lo devuelto lo ves en la Vigilancia del día.
  • Aparecen marcadas, sin afectar los totales: van marcadas, con su importe en positivo, y ese importe se suma en el renglón TOTAL y en el resumen del correo, incluida la Venta del día.
  • No aparecen en el archivo: las canceladas y devueltas no se incluyen; las devoluciones parciales sí. Elígela para que las canceladas y devueltas no cuenten en esas sumas.
• Agregar un renglón de totales al final del archivo: un renglón TOTAL con la suma de cada columna de dinero.
• Incluir el resumen de totales en el cuerpo del correo: el correo trae Tickets, Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Crédito, Monedero, Descuento, Abonos y la Venta del día; si las hubo, también cuántas fueron Canceladas y devueltas. Con varias sucursales, primero una tabla Por sucursal. Se lee desde el celular sin abrir el archivo.

Con costo y utilidad #

Detalle de ventas del día con costo y utilidad es el mismo archivo con dos columnas más después de Descuento: Costo y Utilidad (venta menos costo de cada ticket). Los abonos van sin costo ni utilidad. El resumen del correo suma además Costo de venta y Utilidad.

• Al elegirlo, debajo del reporte verás: «Elige con cuidado a quién le llega: los destinatarios verán los márgenes.»
• En la lista de envíos, este reporte lleva la etiqueta Margen.
• Si cambias a este reporte un envío que ya existía, el primer Guardar te pide confirmar: «Este envío ahora incluirá el costo y la utilidad. Confirma que estos destinatarios deben ver los márgenes: …». Revisa los correos y pulsa Guardar otra vez.

La Vigilancia del día #

La Vigilancia del día te dice en el cuerpo del correo qué conviene revisar: cancelaciones, devoluciones, ajustes de inventario y salidas de efectivo, con quién los registró. El archivo adjunto queda para cuando hay que investigar.

• El correo empieza con «Movimientos del … que conviene revisar.» Luego, por sucursal, cuántas cancelaciones y devoluciones hubo y por cuánto, cuántos ajustes de inventario y de cuántas piezas, y cuántas salidas de efectivo y por cuánto.
• Lo más importante, sin abrir el archivo: la Cancelación mayor (ticket, monto, quién la registró y su nota), la Salida mayor y el Ajuste mayor.
• Con varias sucursales, primero una tabla Por sucursal con cancelaciones, devoluciones, ajustes, salidas y el efectivo que salió.
• El adjunto (en Excel, la hoja Vigilancia) trae cada movimiento con Tipo, Fecha, Referencia, Detalle, Cantidad, Monto, Usuario y Nota. En los ajustes, la nota dice el stock antes y después. Con varias sucursales, lleva además una columna Sucursal.
• Fechas: las cancelaciones cuentan el día en que se cancelaron, aunque la venta sea de otro día. Si cancelas una venta de un turno ya cerrado, aparece una sola vez, como cancelación.
• Un día sin movimientos, el correo llega sin adjunto y dice «Sin cancelaciones, devoluciones, ajustes de inventario ni salidas de efectivo en el día.»

Las opciones de este reporte:

• Avisar salidas de efectivo desde: el monto a partir del cual te avisa. 0 = todas las salidas de caja.
• Avisar ajustes desde: las piezas a partir de las cuales te avisa, en valor absoluto. 0 = todos los ajustes. Si usas un mínimo, el correo lo dice al pie («Filtros aplicados: …»).
• No enviar si el día no tuvo nada que reportar: apagado, el correo llega igual diciendo que todo está en orden; así sabes que el envío corrió.

Para revisar lo que te avisa: Cómo cancelar una venta, Cómo devolver o cambiar productos y Cómo hacer el corte de caja.

Las tareas del CRM #

El correo trae las tareas del CRM que vencen hoy, por prioridad, y las vencidas, la más antigua primero, con el responsable de cada una. Es un solo correo para la lista de Destinatarios, no uno para cada responsable.

• Siempre es al día del envío: para este reporte no se elige Datos de.
• Es de toda la empresa: marca cualquier sucursal activa; el correo no se divide por sucursal.
• Qué cuenta: las tareas que no están Completada ni Cancelada. Las que no tienen fecha de vencimiento no cuentan como vencidas; el correo te dice cuántas son.
• El correo trae las tablas Vencen hoy (con su Prioridad: Urgente, Alta, Media o Baja) y Vencidas (con la fecha en que vencía y los días que lleva). Con más de un responsable, primero una tabla Por responsable con cuántas tiene cada uno. El adjunto trae completas las que vencen hoy y las vencidas, más las que no tienen fecha, aunque el cuerpo del correo solo muestre las primeras.
• Sin pendientes, el correo dice «… sin tareas vencidas ni que venzan hoy. Todo al día.» Para no recibirlo esos días, enciende No enviar si el día no tuvo nada que reportar.

Pausar, cambiar o revisar un envío #

La lista de Envíos programados muestra cada envío con su Reporte, Sucursal, Destinatarios, Horario, Días, Formato y Estado (Activo o Pausado). En Acciones:

• Enviar ahora (avión de papel): lo manda en ese momento, sin esperar su hora.
• Últimos envíos (reloj): los últimos 10 intentos, con su fecha, la fecha de los datos y el resultado. Una palomita verde es un envío que salió; un triángulo rojo, uno que falló, con el motivo.
• Editar (lápiz): abre el envío para cambiar cualquier dato. Pulsa Guardar al terminar.
• Pausar o Activar: pausado, la configuración se conserva y el correo programado deja de salir. Enviar ahora lo manda aunque esté pausado. Para dejar de recibir un reporte, páusalo.

Si no funciona #

• No ves el botón del sobre: a tu perfil le falta «Administrar reportes dinamicos y consultas directas». Pídeselo a tu administrador.
• No ves Informes Analíticos en la página de módulos: a tu perfil le falta «Acceso al portal y reportes de ventas/operacion». Pídeselo a tu administrador.
• No llegó el correo: búscalo en la carpeta de spam o correo no deseado; llega de sistema@netcom.mx. Agrega esa dirección a tus contactos. Luego abre Últimos envíos: si dice «Enviado correctamente a …», revisa que el correo esté bien escrito. Si dice «… no se envió correo …», es porque no hubo nada que reportar y está encendido No enviar si el día no tuvo nada que reportar.
• «Todavía no hay envíos registrados de esta configuración»: aún no llega su hora, el día no está marcado en Días de envío o el envío está Pausado.
• En Últimos envíos, un día dice que la ventana del día pasó: la hora de envío quedó muy tarde en la noche. Elige una hora durante el día, por ejemplo 07:00 con El día anterior, ya cerrado, y pulsa Guardar.
• «El envío falló: …» en Últimos envíos: el motivo viene después de los dos puntos. Si no lo entiendes, escríbenos por WhatsApp con el reporte y la fecha.
• «No se pudo enviar. El detalle quedó en la bitácora del envío.» al pulsar Enviar ahora: abre Últimos envíos para ver el motivo. Si no hay un renglón nuevo, espera un momento y vuelve a intentarlo.
• «No se pudo enviar la prueba. Intenta nuevamente.»: espera un momento y vuelve a pulsar Enviar ahora. Si se repite, escríbenos por WhatsApp.
• «Acabas de enviar una prueba de este reporte. Espera … min para volver a enviarla.»: espera esos minutos y vuelve a pulsar Enviar ahora.
• «Máximo 10 destinatarios por envío. Si necesitas más, usa una lista de distribución.»: usa un correo de grupo que reenvíe a todos, o reparte los correos en dos envíos.
• «Captura al menos un correo destino válido.»: revisa que cada correo esté completo y que los separes con comas.
• Tareas del CRM: después del envío programado, Últimos envíos dice «Esta empresa no tiene preparado el módulo CRM»: el CRM se activa: escríbenos por WhatsApp y lo dejamos listo.
• «No se pudo cargar la lista»: revisa tu conexión y pulsa Reintentar.