Cómo dar de alta a un empleado y decidir qué puede hacer

Para dar de alta a un empleado, ve a Catálogos → Usuarios ▼ → Usuarios y pulsa Nuevo Usuario. Escribe su Nombre y su Correo electrónico, deja que la persona escriba su contraseña y pulsa Crear usuario. Kapi lo crea con acceso a la sucursal en la que estás y con el perfil Vendedor. Si su puesto o su sucursal son otros, cámbialos en su fila con Editar perfiles y Editar acceso.

Para quién: dueños, administradores y quien da de alta al personal en tu empresa.

Antes de empezar #

• Su correo, uno que la persona abra. Es su usuario para entrar a Kapi, y ahí le llega el código si un día olvida su contraseña. Cada correo sirve para un solo usuario.
• Entra a la sucursal donde va a trabajar. Al crearlo, Kapi le da acceso a la sucursal en la que estás. Así te ahorras un paso.
• Ten claro su puesto. De él depende el perfil que le vas a dar (ver Decide qué puede hacer).

Pasos #

1. Ve a Catálogos → Usuarios ▼ → Usuarios y pulsa Nuevo Usuario.
2. Escribe su Nombre y su Correo electrónico.
3. En Contraseña y Confirmar contraseña, que la persona escriba la suya: mínimo 6 caracteres, con una mayúscula, una minúscula y un número. Si no está contigo, ve La contraseña.
4. Pulsa Crear usuario. Verás «Usuario creado exitosamente.» y la persona aparece en la lista con la sucursal en la que estás y el perfil Vendedor. Si no la ves, escribe su nombre o su correo en Buscar Usuario.
5. Su perfil: si su puesto no es de vendedor, pulsa Editar perfiles en su fila, marca el perfil que le toca, desmarca Vendedor y pulsa Guardar perfiles. Deja siempre al menos un perfil marcado.
6. Sus sucursales: si trabajará en otra sucursal o en varias, pulsa Editar acceso, marca sus sucursales, desmarca las que no le tocan y pulsa Guardar accesos.
7. Pídele que entre a Kapi con su correo y su contraseña (ver Su primer inicio de sesión).

Editar perfiles y Editar acceso también están en el menú ⋮ de su fila.

La contraseña: que sea solo suya #

La contraseña la escribe la propia persona o se entrega en persona. No la mandes por chat ni por correo: el mensaje se queda guardado y se puede reenviar. Con una contraseña que solo ella conoce, cada venta queda a nombre de quien la cobró.

• Si está contigo: al crear su usuario, que ella misma escriba su contraseña en Contraseña y Confirmar contraseña.
• Si no está contigo: escribe una contraseña provisional y no se la mandes. Cuando entre por primera vez, que pulse Restablecer contraseña en la pantalla de inicio, escriba su correo, pulse Enviar código y cree la suya con el código que le llega. Pasos en Cómo recuperar tu contraseña.
• Si un día la olvida: que use Restablecer contraseña de la misma forma. Si no puede abrir su correo, restablécela tú desde el menú ⋮ de su fila, con Restablecer Contraseña, y entrégasela en persona.

Decide qué puede hacer: su perfil #

Lo que puede hacer cada persona lo decide su perfil. Elige el que corresponde a su puesto; si ninguno le queda, clona uno y ajústalo.

En Editar perfiles están los perfiles que trae Kapi. Si tu empresa ya creó los suyos, aparecen aparte, en Personalizados. Para empezar:

• Revisa qué incluye antes de asignarlo. En Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles, abre el menú ⋮ del perfil y elige Ver permisos. La columna Usuarios dice cuántas personas lo tienen.
• Si le das varios perfiles, se suman. Puede hacer todo lo que permita cualquiera de ellos. Por eso, al darle una variante más limitada, como Vendedor - No cancela ventas, desmarca Vendedor.
• Administrador y Propietario tienen acceso amplio y reciben solos los permisos que Kapi agrega. Dáselos solo a quien maneja el negocio.
• Su perfil vale igual en todas sus sucursales. Algunas funciones, además, se encienden en la configuración de cada sucursal (ver Perfiles y permisos).

Si ningún perfil le queda: clona uno #

1. Ve a Catálogos → Usuarios ▼ → Admin Perfiles.
2. En el perfil más parecido a lo que necesitas, abre el menú ⋮ y elige Clonar.
3. Cambia el nombre, que viene como «Copia de …», por uno que diga el puesto; por ejemplo, «Cajero de mostrador».
4. En Permisos, busca cada permiso por nombre (por ejemplo, «cancelar», «precio» o «factura») y márcalo o desmárcalo. Los que tienen candado son permisos que tu usuario no tiene, y no puedes darlos.
5. Pulsa Guardar perfil. Verás «Perfil creado correctamente.»
6. Asígnaselo en Editar perfiles: aparece en Personalizados.

Los perfiles marcados Global son plantillas y no se editan. Los de tu empresa, marcados Empresa, se cambian desde el menú ⋮ con Editar. Un cambio en un perfil alcanza a todas las personas que lo tienen.

Su primer inicio de sesión #

1. Si le pusiste una contraseña provisional, que primero cree la suya con Restablecer contraseña (ver La contraseña).
2. En puntodeventa.online, que escriba su Correo electrónico y su Contraseña y pulse Iniciar sesión.
3. Si tiene varias sucursales, que revise en cuál va a entrar; para elegir otra, que pulse Cambiar sucursal. Luego, Iniciar sesión.
4. Revisen juntos que vea lo que necesita para su trabajo. Si le falta algo, ajusta su perfil y pídele que recargue la página o que cierre sesión y vuelva a entrar (ver Cómo hacer que un cambio de perfil o permisos se aplique).

Si cambia de puesto o deja de trabajar contigo #

• Cambia de puesto: no le crees otro usuario. Cambia su perfil en Editar perfiles.
• Deja de trabajar contigo: el mismo día, pulsa Editar acceso en su fila, desmarca todas sus sucursales (si todas están marcadas, pulsa Quitar todas) y pulsa Guardar accesos. Si intenta entrar, verá «Tu usuario no tiene sucursales activas. Pide a tu administrador que te dé acceso.»
• Para encontrarlo después: la lista muestra a quien tiene acceso. En Acceso a Sucursales, elige Sin acceso. Si vuelve a trabajar contigo, dale acceso de nuevo con Asignar acceso.
• Eliminar aparece en su menú ⋮ solo cuando ya no tiene acceso a ninguna sucursal. Es permanente y no se puede deshacer.

Si no funciona #

• «El correo electrónico ya está registrado.»: ese correo ya es de un usuario de Kapi. En Acceso a Sucursales, elige Todos los usuarios y búscalo. Si es la misma persona, dale acceso con Asignar acceso o Editar acceso en vez de crear otro usuario. Si no aparece, usa otro correo suyo.
• «La contraseña debe tener mínimo 6 caracteres.», o te pide una mayúscula, una minúscula o un número: complétala con lo que falta.
• «Las contraseñas no coinciden.»: escribe la misma en Contraseña y en Confirmar contraseña.
• Un botón se ve gris y, al pasar el cursor, dice «No tienes permiso para esta acción. Pídeselo al administrador de tu empresa.»: a tu perfil le falta ese permiso; por ejemplo, el de crear usuarios o el de asignar perfiles. Pídeselo a quien administra los usuarios de tu empresa.
• No ves el menú Usuarios o la opción Admin Perfiles: a tu perfil le falta el permiso para ver usuarios o para administrar perfiles. Pídeselo a quien administra los usuarios de tu empresa.
• «No tiene acceso a una o más de las sucursales solicitadas…»: solo puedes dar acceso a las sucursales a las que tú también tienes acceso. Pídele el cambio a alguien con acceso a esa sucursal, como el propietario.
• «Ya existe un perfil con ese nombre en la empresa.»: ponle otro nombre al perfil.
• No le llega el código de Restablecer contraseña: que revise su carpeta de spam; llega de sistema@netcom.mx. Más casos en Si no puedes entrar.
• Entra, pero no ve una opción: ve Cómo hacer que un cambio de perfil o permisos se aplique.
• Nada de lo anterior: escríbenos por WhatsApp.

Por qué funciona así #

Lo que puede hacer una persona depende de tres cosas: los permisos de su perfil, las sucursales a las que tiene acceso y la configuración de cada sucursal. Más detalle en Perfiles y permisos. Para ver lo que el control de usuarios resuelve en tu negocio: Controla quién puede hacer qué. La pantalla, columna por columna: Usuarios y perfiles.